Các chức năng chính của ms excel là gì?

10 năm qua đã chứng kiến ​​làn sóng phần mềm dữ liệu lớn sáng tạo được thiết kế để phân tích, thao tác và trực quan hóa dữ liệu. Tuy nhiên, đối với những người lao động tri thức bình thường, Microsoft Excel, 30 năm trôi qua, vẫn là sản phẩm dành cho những người muốn hiểu dữ liệu. Satya Nadella, Giám đốc điều hành của Microsoft, khẳng định rằng Excel vẫn là sản phẩm duy nhất của Microsoft đứng trên phần còn lại — và 750 triệu nhân viên tri thức trên toàn thế giới hỗ trợ yêu cầu này hàng ngày

Chúng tôi đã giảng dạy và thử nghiệm Microsoft Excel trong một thập kỷ và một cuộc khảo sát với hàng trăm nhân viên văn phòng do chúng tôi thực hiện cho thấy chúng tôi dành hơn 10% thời gian trong cuộc đời làm việc của mình để lập bảng tính; . 5 giờ một ngày

Sau đó, hãy tưởng tượng nếu tỷ lệ đáng kể này của lực lượng lao động toàn cầu sử dụng ứng dụng tốt hơn một chút. Thời gian sẽ được tiết kiệm và năng suất sẽ được cải thiện

Năm ngoái, chúng tôi đã tổng hợp “100 mẹo Excel hữu ích nhất”, mà chúng tôi đã tham khảo ý kiến ​​của các chuyên gia Excel và xem xét hàng chục nghìn kết quả kiểm tra cũng như dữ liệu sử dụng khóa học. Mặc dù mọi tính năng của Excel đều có trường hợp sử dụng nhưng không một người nào sử dụng mọi tính năng của Excel. Bỏ qua hơn 500 chức năng và bạn còn lại khoảng 100 chức năng và tính năng thực sự hữu ích cho phần lớn nhân viên tri thức hiện đại. Chúng tôi đã chọn 10 từ danh sách đó đặc biệt dễ học (tổng cộng khoảng hai giờ) và có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể đối với năng suất. 10 thứ này được liệt kê theo thứ tự tiện ích giảm dần từ danh sách 100 thứ hàng đầu của chúng tôi. Nếu, giống như nhiều người, bạn không biết phải học gì tiếp theo trong Excel, thì bạn có thể muốn xem ma trận 2×2 này, yếu tố nào ảnh hưởng đến tính hữu ích và thời gian cần thiết để học một kỹ năng

[  1  ]Dán Đặc biệt (10 phút để tìm hiểu)

Sao chép và dán là một trong những chức năng đơn giản và được sử dụng nhiều nhất trong Excel. Nhưng chúng tôi thường chuyển sang một định dạng mà chúng tôi không muốn hoặc chúng tôi sao chép một công thức trong khi thay vào đó chúng tôi chỉ muốn một giá trị

Những sự thất vọng nhỏ này có thể mất thời gian để khắc phục, đó là lý do tại sao Paste Special rất…đặc biệt. Dán Đặc biệt cho phép bạn chọn thành phần nào của ô đã sao chép mà bạn mang đến. Sau khi bạn đã sao chép ô của mình (Ctrl+C), hãy nhấn Ctrl+Alt+V (hoặc đi tới phần Bảng nhớ tạm của dải băng Trang chủ hoặc Chỉnh sửa > Dán Đặc biệt) để hiển thị Dán Đặc biệt và thực hiện lựa chọn của bạn. Alt+E+S+V là lối tắt để chỉ dán các giá trị — có lẽ là cách sử dụng phổ biến nhất của Paste Special

[  2  ]Thêm nhiều hàng (2 phút để tìm hiểu)

Chúng tôi thường cần thêm các hàng mới giữa các hàng hiện có. Phím tắt (Ctrl+Shift++ [dấu cộng]) khá tiện dụng, đặc biệt là bạn có thể chuyển đổi + để thêm nhiều hàng. Thông thường, chỉ cần đánh dấu số hàng bạn muốn thêm (giả sử là năm) và sử dụng nhấp chuột phải+chèn sẽ nhanh hơn khi thêm hàng loạt vì thao tác này sẽ thêm số hàng bạn đã đánh dấu

[  3  ]Flash Fill (30 phút để tìm hiểu) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Excel đã phát triển trí tuệ của riêng mình vào năm 2013 với tính năng này. Flash Fill tự động điền dữ liệu của bạn khi nó cảm nhận được một mẫu

Giả sử bạn có một danh sách các số sản phẩm trong 10 ô đầu tiên của cột A, ví dụ: “ABC-00001” đến “ABC-00010” và bạn chỉ cần các số sau dấu “-”. Bạn có thể dễ dàng loại bỏ “ABC” bằng cách sử dụng Flash Fill. Trước năm 2013, điều này có thể thực hiện được nhưng dựa vào sự kết hợp của các chức năng (TÌM, TRÁI, v.v.). Bây giờ, điều này nhanh hơn nhiều và sẽ gây ấn tượng với mọi người

Thiết lập mẫu bằng cách nhập “00001” vào ô trống đầu tiên. Nếu Flash Fill được bật (Tùy chọn tệp, Nâng cao), chỉ cần bắt đầu nhập số sản phẩm tiếp theo vào ô bên dưới và Flash Fill sẽ nhận dạng mẫu và điền vào các số sản phẩm còn lại cho bạn. Chỉ cần nhấn phím Enter để chấp nhận. Hoặc làm cho nó hoạt động theo cách thủ công bằng cách nhấp vào Dữ liệu > Flash Fill hoặc Ctrl+E

Flash Fill giống như ma thuật và có thể được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau. Đó là một trình tiết kiệm thời gian tuyệt vời khi bạn cần nhập hoặc thay đổi nhiều dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác

[ 4 ]CHỈ SỐ/TRẬN ĐẤU (45 phút học)

Ngoài VLOOKUP (tìm kiếm giá trị trong một cột và trả về giá trị tương ứng từ cột khác), INDEX và MATCH là những công cụ mạnh nhất và được sử dụng rộng rãi nhất trong Excel để thực hiện tra cứu. Được sử dụng riêng biệt, các chức năng này là vô giá, nhưng khi bạn kết hợp chúng, sức mạnh thực sự của chúng sẽ được giải phóng. INDEX và MATCH được sử dụng kết hợp giúp bạn trích xuất dữ liệu bạn cần từ một tập dữ liệu lớn một cách hiệu quả và chính xác. Việc thành thạo các hàm này không chỉ khiến bạn trông giống như một chuyên gia Excel trong mắt đồng nghiệp và người quản lý của mình — mà còn giúp các công việc nhàm chán, nhàm chán trở nên nhanh chóng và đơn giản. Đây là cách các chức năng này hoạt động

VLOOKUP là một chức năng tuyệt vời, nhưng nó có những hạn chế. Nó chỉ có thể tra cứu các giá trị từ trái sang phải. Giá trị tra cứu phải ở bên trái trong bảng tra cứu. INDEX và MATCH cho phép bạn tra cứu một giá trị ở bất kỳ đâu trong bảng tra cứu bất kể vị trí của nó

Giả sử bạn có một bảng tính với danh sách các sản phẩm. Bạn có các cột có tiêu đề “Số sản phẩm”, “Lợi nhuận”, “Tên sản phẩm” và “Doanh thu. ” Trên một bảng tính khác, bạn có một danh sách tên các sản phẩm và bạn muốn tra xem mỗi sản phẩm đã tạo ra bao nhiêu lợi nhuận. Trong trường hợp này, chúng tôi đang sử dụng tên sản phẩm (giá trị tra cứu của chúng tôi) để tra cứu lợi nhuận. Tên sản phẩm nằm bên phải của lợi nhuận, vì vậy hàm VLOOKUP sẽ không hoạt động. Đây là kịch bản hoàn hảo cho INDEX và MATCH

Cú pháp sẽ là

=INDEX(cột Lợi nhuận),MATCH(Giá trị tra cứu,cột Tên sản phẩm),0

Đây là một cách tốt để ghi nhớ cách nó hoạt động

=INDEX (cột tôi muốn giá trị trả về), MATCH (giá trị tra cứu của tôi, cột tôi muốn tra cứu), Nhập “0” (Số 0 cung cấp cho bạn kết quả khớp chính xác; bạn có thể khớp với giá trị nhỏ hơn [-1] hoặc . )

Thoạt nhìn và thậm chí là cái nhìn thứ hai, INDEX và MATCH có vẻ phức tạp. Nó chắc chắn cần một số thực hành, nhưng nó đáng để bạn tìm hiểu vì nó linh hoạt hơn và mạnh mẽ hơn VLOOKUP. Đó là một trong những ứng dụng quan trọng nhất của Excel, thời gian

Đây là một trong những hàm đầu tiên bạn có thể học trong Excel — cách tính tổng một hàng hoặc một cột. Nhưng bạn có biết rằng bạn có thể chọn ô ở cuối hàng hoặc cột và nhấn Alt++ [dấu cộng] để thực hiện chức năng này trong vài giây không?

[  6  ]Ctrl+Z và Ctrl+Y (1 phút để tìm hiểu)

Đây là thẻ ra tù Excel của bạn. Nếu bạn không sử dụng Ctrl+Z để hoàn tác các lỗi trong Excel, thì bạn nên. Điều mà nhiều người không biết là Ctrl+Y làm ngược lại — làm lại. Cả hai hoạt động song song rất độc đáo và bạn có thể lặp đi lặp lại công việc của mình cho đến khi tìm được công việc phù hợp

[  7  ]Loại bỏ các bản sao (10 phút để tìm hiểu)

Điều này là rất đơn giản và nhanh chóng để sử dụng. Loại bỏ các bản sao thực hiện chính xác những gì bạn mong đợi — nó loại bỏ các bản sao trong bất kỳ phạm vi dữ liệu nhất định nào. Lời khuyên của chúng tôi là xóa các giá trị bạn muốn loại bỏ và đặt chúng vào một trang tính khác. Nó được tìm thấy trên tab Dữ liệu trong phần Công cụ dữ liệu của dải băng

Nếu bạn chỉ muốn đánh dấu các bản sao, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng Định dạng có điều kiện. Phím tắt để đưa bạn đến đó là Alt+H+L (hoặc tìm nó trên ruy-băng Trang chủ bên dưới Kiểu)

[ số 8 ]Freeze Panes (15 phút để tìm hiểu) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Bạn đã bao giờ cuộn xuống một bảng dữ liệu lớn chỉ để quên cột nào chưa? . Bạn chỉ có thể cố định hàng trên cùng, cột đầu tiên hoặc bất kỳ số nào trong số đó. Xác định các cột và hàng của khu vực bạn muốn đóng băng. Sau đó, chọn ô ngay bên phải của các cột đó và bên dưới các hàng đó. Chuyển đến tab Xem và Freeze Panes trong phần Cửa sổ. Alt+W+F là phím tắt

Có hai cách đặc biệt thỏa mãn để sử dụng F4 trong Excel. Đầu tiên là khi tạo Tham chiếu tuyệt đối. F4 chuyển bạn qua các tùy chọn khác nhau. Thứ hai là một thứ mà ít người biết đến, nhưng có thể cải thiện đáng kể năng suất Excel của bạn. F4 lặp lại hành động cuối cùng của bạn, nếu có. Ví dụ: nếu bạn vừa áp dụng đường viền cho một ô, hãy sử dụng F4 để áp dụng đường viền đó cho các ô khác

[  10  ]Ctrl+Mũi tên (5 phút để tìm hiểu)

Nếu bạn thấy mình cuộn qua một tập dữ liệu để đến cuối tập dữ liệu đó, hãy dừng lại ngay bây giờ và bắt đầu sử dụng Ctrl+phím mũi tên. Lối tắt đơn giản này sẽ đưa bạn thẳng đến cuối dữ liệu trong một cột hoặc hàng mà bạn đang sử dụng. Kết hợp nó với Ctrl+Shift để đánh dấu/chọn vùng dữ liệu lớn trong vài giây

Cảnh báo. Nếu bạn có khoảng trống trong dữ liệu của mình, điều này sẽ đưa bạn xuống khoảng trống đầu tiên. Vì vậy, nếu bạn muốn xuống đáy nhanh, hãy chọn một cột dữ liệu không có khoảng trống

Chuyển đổi kỹ thuật số không chậm lại. Đảm bảo rằng tổ chức của bạn cũng không

.

Khai thác chỉ một vài trong số 10 mục này và bạn có thể thay đổi ngày làm việc điển hình của mình. Cho dù bạn muốn giúp chứng minh các quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu ở cấp độ cao hay chỉ đơn giản là về nhà sớm hơn với gia đình, thì việc nắm vững các hàm Excel phù hợp là một cách nhanh chóng và dễ dàng để tối đa hóa năng suất của bạn

5 hàm cơ bản của Excel là gì?

10 chức năng của MS Excel là gì?

MS Excel là gì và chức năng của nó?

4 chức năng của MS Excel là gì?