Các nguyên tắc quản lý trong khoa học quản lý
|
Nguyên tắc quản lí (tiếng Anh: Principles of management) là những qui tắc chỉ đạo, những tiêu chuẩn hành vi, những quan điểm cơ bản có tác dụng chi phối mọi hoạt động quản lí mà các nhà quản lí phải tuân thủ. Show
 Hình minh họa Định nghĩa Nguyên tắc quản lí tạm dịch trong tiếng Anh là Principles of management. Nguyên tắc quản lí là những qui tắc chỉ đạo, những tiêu chuẩn hành vi, những quan điểm cơ bản có tác dụng chi phối mọi hoạt động quản lí mà các nhà quản lí phải tuân thủ. Hiểu theo cách đơn giản, nguyên tắc quản lí là tài liệu hướng dẫn, hỗ trợ các nhà quản lí thực hiện quản lí đúng cách và hiệu quả. Đặc trưng và vai trò của các nguyên tắc quản lí- Trong quá trình vận dụng qui luật khách quan vào quản lí, bước cơ bản nhất là phân tích thực trạng của hệ thống, nhận thức các qui luật khách quan để đề ra các nguyên tắc quản lí làm cơ sở cho việc tiến hành các hoạt động quản lí. - Qui tắc chỉ đạo qui định tính xuyên suốt, chi phối toàn bộ quá trình quản lí, qui định tính nguyên tắc bắt buộc phải thực hiện. - Tiêu chuẩn hành vi qui định chuẩn mực đánh giá hoạt động quản lí. - Quan điểm cơ bản trong quản lí nói lên tính định hướng và phạm vi quản lí, đòi hỏi các nhà quản lí phải nắm vững và kiên định thực hiện trong mọi hành động quản lí và trong suốt quá trình quản lí. - Nguyên tắc quản lí có vai trò vô cùng quan trọng trong công tác quản lí, nó định hướng, hướng dẫn hoạt động quản lí, đảm bảo cho quản lí đi đúng quĩ đạo và đạt được các mục tiêu đề ra. Vì vậy, trong công tác quản lí phải đề ra và chấp hành đúng hệ thống nguyên tắc quản lí. Những căn cứ hình thành nguyên tắc quản líCác nguyên tắc quản lí do con người đặt ra những không phải từ ý chí chủ quan mà phải dựa vào những căn cứ sau: - Mục tiêu của tổ chức Mục tiêu của tổ chức là trạng thái tương lai, là cái đích phải hướng tới. Nó định hướng, chi phối sự vận động của toàn bộ tổ chức, phải căn cứ vào mục tiêu để quản lí và quản lí vì mục tiêu. Nguyên tắc quản lí đặt ra cũng nhằm để thực hiện mục tiêu. Do đó, mục tiêu là cơ sở đề ra các nguyên tắc quản lí. - Yêu cầu các qui luật khách quan có liên quan đến sự tồn tại và phát triển của tổ chức Hệ thống qui luật khách quan là cơ sở lí luận trực tiếp hình thành các nguyên tắc quản lí. Chỉ trên cơ sở tuân thủ yêu cầu của các qui luật khách quan, các nguyên tắc quản lí mới chứa đựng nội dung khoa học đảm bảo cho công tác quản lí đạt hiệu quả. Nghệ thuật của việc đề ra các nguyên tắc quản lí là ở chỗ biến được đòi hỏi của các qui luật khách quan thành nội dung của các nguyên tắc quản lí. - Thực trạng và xu thế phát triển của tổ chức Việc đề ra các nguyên tắc quản lí cần phải trên cơ sở nghiên cứu và nắm vững thực trạng của tổ chức. Các nguồn lực của tổ chức (tài chính, vật tư, thiết bị, lao động, tài nguyên, năng lực của đội ngũ các nhà quản lí...) các điểm mạnh, yếu, xu thế phát triển trong tương lai của tổ chức. Đây là những căn cứ quan trọng để đề ra các nguyên tắc quản lí cho tổ chức. - Các ràng buộc của môi trường Trong xu thế toàn cầu hóa với hội nhập kinh tế quốc tế, môi trường hoạt động của các tổ chức cũng luôn thay đổi với tốc độ ngày càng nhanh. Các nhà quản lí phải đối mặt với một nhiệm vụ hết sức khó khăn là phải chuẩn bị và thích nghi với những thay đổi đó thay vì thụ động tuân theo. Do vậy nhận thức được các khuynh hướng và dữ kiện của sự thay đổi môi trường bên ngoài là một trong các căn cứ để đề ra các nguyên tắc quản lí. Ngoài ra kinh nghiệm quản lí của một quốc gia, các doanh nghiệp thành đạt trên thế giới cũng là các căn cứ quan trọng để đề ra các nguyên tắc quản lí. (Tài liệu tham khảo: Giáo trình Khoa học quản lí, NXB Tài chính; Quora)
QUẢNG CÁO Vài Phút Quảng Cáo Sản Phẩm
_Điều khiển hệ thống là quá trình tác động liên tục lên hệ thống để hướng hành vi của nó tới mục tiêu đã định trong điều kiện môi trường luôn luôn biến động. _Các phương pháp điều khiển: +Phương pháp kế hoạch hoá:
+Phương pháp dùng hàm kích thích:
Câu 12: Nguyên lý điều khiển là gì? Có những nguyên lý điều khiển nào? Ý nghĩa của nó trong quản lý?_Nguyên lý điều khiển là các quy tắc chỉ đạo, những tiêu chuẩn hành vi bắt buộc mà chủ thể điều khiển phải tuân theo trong quá trình điều khiển. _Những nguyên lý điều khiển: +Nguyên lý mối liên hệ ngược: Đòi hỏi chủ thể trong quá trình điều khiển phải nắm chắc được hành vi của đối tượng thông qua các thông tin phản hồi về các hành vi đó. Mối liên hệ ngược gồm 2 loại:
+Nguyên lý bổ xung từ bên ngoài ( Thử-sai-sửa): Chủ thể cấp trên muốn nắm chắc được cấp dưới thì phải có đủ thời gian và thông qua nhiều lần tác động khác nhau, tránh chủ quan duy ý chí. +Nguyên lý độ đa dạng cần thiết: Đòi hỏi hành vi của đối tượng rất đa dạng và ngẫu nhiên, để điều khiển có hiệu quả thì chủ thể phải có một hệ thống các tác động với độ đa dạng tương ứng, để hạn chế độ bất định của hành vi các đối tượng bị điều khiển. +Nguyên lý phân cấp( tập trung dân chủ): Một hệ thống phức tạp, nếu chủ thể độc quyền xử lý thông tin để đề ra các quyết định, thì thường phải sử dụng đến một khối lượng thông tin rất lớn. Muốn điều khiển tốt thì chủ thể phải phân cấp việc điều khiển cho các phân hệ. Có 2 cực phân cấp :
+Nguyên lý thích nghi với môi trường: Hệ thống phải biết tận dụng tiềm năng của môi trường để biến thành nội lực của mình. +Nguyên lý khâu xung yếu: Trong quá trình điều khiển, hệ thống thường xuất hiện sự đột biến ở một vài đối tượng nào đó với những mối liên hệ ngược âm dẫn đến sự phá vỡ cơ cấu của đối tượng, đó là khâu yếu, nó sẽ ảnh hưởng tới đối tượng khác và cả hệ thống. _Ý nghĩa trong quản lý Hiểu, nắm vững những nguyên lý điều khiển để vận dụng trong quản lý một cách nhuần nhuyễn nhằm đạt hiệu quả cao. Câu 13: Quy luật là gì? Vì sao nói để quản lý thành công phải nhận thức và vận dụng đúng yêu cầu của các quy luật khách quan?_Quy luật là mối liên hệ bản chất, tất yếu, phổ biến, bền vững, thường xuyên lặp đi lặp lại của các sự vật và hiện tượng trong những điều kiện nhất định. _Để quản lý thành công phải nhận thức và vận dụng đúng yêu cầu của các quy luật khách quan vì : + Mọi sự vật, hiện tượng trong tự nhiên và xã hội đều tồn tại và vận động theo những quy luật khách quan. + Đòi hỏi của các quy luật khách quan liên quan đến sự tồn tại và phát triển của tổ chức. + Hệ thống quy luật khách quan là cơ sở lý luận trực tiếp hình thành các nguyên tắc quản lý. Chỉ trên cơ sở tuân thủ yêu cầu của các quy luật khách quan, các nguyên tắc quản lý mới chứa đựng nội dung khoa học đảm bảo cho công tác quản lý đạt hiệu quả. Câu 14: Đặc điểm hoạt động của các quy luật kinh tế? Vai trò của quy luật kinh tế và quy luật tâm lý trong quản lý?_Đặc điểm hoạt động của các quy luật kinh tế: + Chỉ tồn tại và hoạt động thông qua hoạt động của con người. + Nền kinh tế tồn tại 1 hệ thống các quy luật kinh tế bao gồm nhiều quy luật và các quy luật này có sự tác động qua lại lẫn nhau do vậy khi xem xét 1 quy luật kinh tế nào đó thì không thể xem xét riêng các quy luật dó mà phải xem xét nó trong mối quan hệ với các quy luật khác. + Các quy luật kinh tế kém bền lâu hơn các quy luật tự nhiên vì tuyệt đại đa số các quy luật kinh tế nhất là quy luật kinh tế đặc thù chỉ hoạt động trong một hình thái kinh tế nhất định còn các quy luật tự nhiên thì không gắn liền với sự quá độ từ phương thức sản xuất này đến phương thức sản xuất khác. _Vai trò của quy luật kinh tế và quy luật tâm lý trong quản lý: + Quy luật kinh tế là quy luật có vai trò quan trọng nhất trong quản lý vì lợi ích kinh tế thúc đẩy hoạt động của con người, khuyến khích có hiệu quả tính tích cực lao động của họ. + Quy luật tâm lý ảnh hưởng tới hành vi trước khi ra quyết định trong quản lý.( Tâm lý là một tiềm năng to lớn của quản lý vì nó tạo ra (hoặc làm mất đi) niềm tin, và môi trường tâm lý tốt đẹp cho con người trong quản lý ) Câu 15: Phân tích cơ sở khoa học của các nguyên tắc quản lý?Cơ sở khoa học của các nguyên tắc quản lý: _Mục tiêu của tổ chức Mục tiêu của tổ chức là cái đích phải hướng tới, nó định hướng, chi phối sự vận động của toàn bộ tổ chức. Nguyên tắc quản lý đặt ra cũng nhằm thực hiện mục tiêu, do đó mục tiêu là cơ sở của nguyên tắc quản lý. _Yêu cầu của các quy luật khách quan liên quan đến sự tồn tại và phát triển của tổ chức Hệ thống quy luật khách quan là cơ sở lý luận trực tiếp hình thành các quy luật quản lý. Chỉ trên cơ sở tuân thủ yêu cầu của các quy luật khách quan, các nguyên tắc quản lý mới chứa đựng nội dung khoa học đảm bảo cho công tác quản lý đạt hiệu quả. _Các ràng buộc của môi trường Trong xu thế toàn cầu hoá cùng với xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, môi trường hoạt động của tổ chức luôn thay đổi với tốc độ nhanh. Các nhà quản lý phải chuẩn bị và thích nghi với những thay đổi đó thay vì thụ động tuân theo, do vậy phải nhận thức được khuynh hướng và dữ kiện thay đổi của môi trường bên ngoài để đề ra các nguyên tắc quản lý. _Thực trạng và xu thế phát triển của tổ chức Việc đề ra các nguyên tắc quản lý cần dựa trên cơ sở nghiên cứu và nắm vững thực trạng của tổ chức. Các nguồn lực của tổ chức ( nhân lực, vật lực, tài lực…) là các điểm mạnh, yếu, xu thế phát triển trong tương lai của tổ chức. Câu 16: Trình bày các nguyên tắc quản lý cơ bản trong quản lý?_Tuân thủ pháp luật và thông lệ xã hội: Nhà quản lý phải có sự sáng tạo trong mỗi quyết định, xử lý linh hoạt các yếu tố của quá trình sản xuất- kinh doanh, đảm bảo cho tổ chức tồn tại và phát triển vững chắc. _Tập trung dân chủ: Phải đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ và tối ưu giữa tập trung và dân chủ trong quản lý, tập trung trên cơ sở dân chủ, dân chủ thực hiện trong khuôn khổ tập trung. Đây là nguyên tắc rất quan trọng, nó có tính khách quan phổ biến song thực hiện không đơn giản, phụ thuộc vào bản lĩnh, phẩm chất đạo đức và phong cách của người quản lý. _Kết hợp hài hoà các loại lợi ích: kết hợp hài hoà các loại lợi ích có liên quan đến tổ chức trên cơ sở những đòi hỏi của quy luật khách quan. Quản lý kinh tế trước hết là quản lý con người, nhà quản lý phải chú ý đến lợi ích của con người để khuyến khích có hiệu quả tính tích cực lao động của họ. _Chuyên môn hoá: đòi hỏi việc quản lý phải được thực hiện bởi những người có chuyên môn, được đào tạo, có kinh nghiệm và khả năng điều hành để thực hiện các mục tiêu của tổ chức một cách có hiệu năng và hiệu quả. _Biết mạo hiểm: đòi hỏi nhà lãnh đạo phải biết tìm ra các giải pháp độc đáo để tăng sức cạnh tranh cho tổ chức. _Hoàn thiện không ngừng: đòi hỏi người quản lý phải biết khai thác các thông tin có lợi từ mọi nguồn để kịp thời có đối sách tận dụng thời cơ. Đặc biệt là các thông tin cung cầu, công nghệ mới, chính sách Nhà nước có liên quan và sự biến động trong cách thức quản lý của các tổ chức khác có ảnh hưởng tới tổ chức mình. _Tiết kiệm và hiệu quả: đòi hỏi người quản lý phải có quan điểm đúng đắn, biết phân tích hiệu quả trong từng tình huống, biết đặt lợi ích của tổ chức lên đầu, từ đó ra quyết định tối ưu nhằm đạt lợi ích nhất cho tổ chức. Câu 17: Trình bày hệ thống kế hoạch của tổ chức?_Theo cấp kế hoạch +Các kế hoạch chiến lược do những nhà quản lý cấp cao của tổ chức thiết kế nhằm xác định những mục tiêu tổng thể cho tổ chức. Chúng liên quan đến mối quan hệ giữa con người của tổ chức với con người của những tổ chức khác. +Các kế hoạch tác nghiệp bao gồm những chi tiết cụ thể hoá của các kế hoạch chiến lược thành những hoạt động hàng năm, hàng tháng, hàng tuần, thậm chí hàng ngày như kế hoạch nhân công. Chúng chỉ liên quan đến những con người của chính tổ chức đó. _Các hình thức thể hiện: +Chiến lược : là loại kế hoạch đặc biệt quan trọng với mỗi tổ chức. +Chính sách: là quan điểm, phương hướng và cách thức chung để quyết định trong toor chức. Chính sách là kế hoạch theo nó là những quy định chung để hướng dẫn khai thông cách suy nghĩ và hành động khi ra quyết định. +Thủ tục: là kế hoạch thiết lập phương pháp cần thiết cho việc điều hành các hoạt động trong tương lai. Đó là một chuỗi các hoạt động cần thiết theo thứ tự thời gian, theo cấp bậc quản lý. +Quy tắc: giải thích rõ ràng những hành động nào có thể làm, những hành động nào không được làm. Đây là loại kế hoạch đơn giản nhất. Các quy tắc gắn với hướng dẫn hành động mà không ấn định trình tự thời gian. +Chương trình: bao gồm một số các mục đích, chính sách, thủ tục, quy tắc và các yếu tố khác. Chương trình được hỗ trợ bằng những ngân quỹ cần thiết. +Ngân quỹ: bản tường trình các kết quả mong muốn được biểu thị bằng các con số. Ngân quỹ không chỉ đơn thuần là ngân quỹ bằng tiền, mà còn có ngân quỹ nhân công, ngân quỹ nguyên vật liệu,… _Theo thời gian thực hiện kế hoạch: +Kế hoạch dài hạn: kế hoạch cho thời kỳ từ 5 năm trở lên. +Kế hoạch trung hạn: cho thời kỳ từ 1 năm đến 5 năm. +Kế hoạch ngắn hạn: cho thời kỳ dưới 1 năm. Câu 18: Trình bày các bước của quá trình lập kế hoạch và mối liên hệ giữa các bước đó?Quá trình lập kế hoạch bao gồm các bước cơ bản: _Bước 1: Nghiên cứu và dự báo + Phải có hiểu biết về môi trường, điểm mạnh và điểm yếu của mình so với các đối thủ cạnh tranh. +Phải dự đoán được các yếu tố không chắc chắn và đưa ra phương án đối phó. _Bước 2: Thiết lập các mục tiêu +Các mục tiêu đưa ra cần phải xác định rõ thời hạn thực hiện và được lượng hoá đến mức cao nhất có thể. +Mục tiêu cũng cần được phân nhóm theo các thứ tự ưu tiên khác nhau. _Bước 3: Phát triển các tiền đề +Tiền đề lập kế hoạch là các dự báo, các chính sách cơ bản để áp dụng, là giả thiết cho việc lập kế hoạch. +Tiền đề có thể là địa bàn, quy mô hoạt động, mức giá, mức chi phí. _Bước 4: Xây dựng các phương án +Tìm ra và nghiên cứu các phương án hành động để lựa chọn. +Cần giảm bớt các phương án lựa chọn, chỉ có phương án triển vọng nhất được đưa ra phân tích. _Bước 5: Đánh giá các phương án Đánh giá theo tiêu chuẩn phù hợp với mục tiêu và trung thành cao nhất với các tiền đề đã định. _Bước 6: Lựa chọn phương án và ra quyết định Sau quá trình đánh giá, một vài phương án sẽ được lựa chọn. Lúc này, cần ra quyết định phân bổ con người và các nguồn lực khác của tổ chức để thực hiện kế hoạch. Mối liên hệ: _Sự phân chia các bước lập kế hoạch chỉ mang tính tương đối. Các bước lập kế hoạch có mối quan hệ hữu cơ với nhau. Việc áp dụng các bước lập kế hoạch cần căn cứ vào đặc thù của từng tổ chức cụ thể (tổ chức mới thành lập, tổ chức kinh tế…) Câu 19: Ba cấp chiến lược là gì? Chúng khác nhau như nào?_Ba cấp chiến lược: +Chiến lược cấp tổ chức: do bộ phận quản lý cao nhất vạch ra nhằm nắm bắt được những mối quan tâm và hoạt động trong một tổ chức. Ở cấp này, các câu hỏi thường đặt ra là: Tổ chức nên hoạt động trong lĩnh vực nào? Mục tiêu và kỳ vọng của mỗi lĩnh vực đó? Phân bổ các nguồn lực ra sao để đạt được những mục tiêu đó? +Chiến lược cấp ngành: chỉ liên quan đến những mối quan tâm và hoạt động trong một ngành của tổ chức. Ở cấp này, những câu hỏi thường đặt ra là: Lĩnh vực này của tổ chức có vị trí nào trong môi trường hoạt động của nó? Nên đưa ra những sản phẩm/ dịch vụ nào? Cần hướng vào phục vụ ai? Nguồn lực được phân bổ trong ngành ra sao? +Chiến lược cấp chức năng: được đặt ra trong khuôn khổ một lĩnh vực hoạt động của tổ chức, là sự chi tiết hoá cho chiến lược cấp ngành và liên quan đến việc quản lý các hoạt động chức năng. Vai trò của chiến lược cấp chức năng là hỗ trợ chiến lược cấp tổ chức và tạo ra một lược đồ, cách thức quản lý nhằm đạt được các mục tiêu đặt ra đối với lĩnh vực chức năng đó. _Sự khác nhau: về quy mô +Chiến lược cấp tổ chức: Vấn đề chiến lược tổng thể của các ngành và mối quan hệ giữa chúng. + Chiến lược cấp ngành: Vấn đề chiến lược đề cập ít hơn đến việc phối kết hợp giữa các ngành mà đề cập sâu hơn đến hoạt động trong ngành đó. +Chiến lược cấp chức năng :
Câu 20: Hãy nêu vai trò của quản lý tác nghiệp? Nội dung của quản lý tác nghiệp?_Vai trò của quản lý tác nghiệp: +Hoạt động quản lý tác nghiệp dẫn đến tăng năng suất lao động thông qua việc cải tiến cách thức làm việc như áp dụng các kỹ thuật quản lý mới. +Hoạt động quản lý tác nghiệp còn giúp cho việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng được hoàn hảo hơn. _Nội dung : +Quản lý nguồn lực: Nguồn lực của tổ chức bao gồm con người, công nghệ, yếu tố vật chất và tài chính. Quản lý nguồn lực là một mảng trọng yếu của quản lý tác nghiệp. +Quản lý chất lượng Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt ở hầu hết lĩnh vực, chất lượng sản phẩm, dịch vụ có ý nghĩa sống còn với mỗi tổ chức. Những giải pháp quản lý chất lượng được đưa ra như Quy trình ISO, Quản lý chất lượng đồng bộ,…đã đem lại hiệu quả rõ rệt trong nhiều lĩnh vực sản xuất và dịch vụ. +Lập kế hoạch và kiểm tra công việc
+Thiết kế và phát triển các hoạt động
Page 2
QUẢNG CÁO Vài Phút Quảng Cáo Sản Phẩm
_Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận( đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định. _Quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức cần đảm bảo cho cơ cấu có được những thuộc tính cơ bản là : +Chuyên môn hoá công việc: tạo nên những nhiệm vụ đơn giản, dễ đào tạo để thực hiện, mỗi người có thể lựa chọn cho mình công việc và vị trí phù hợp với tài năng, lợi ích của họ. Điều này thúc đẩy chuyên môn hoá lực lượng lao động, biến mỗi người thành chuyên gia trong một số công việc nhất định. +Phân chia tổ chức thành các bộ phận: Cơ cấu tổ chức thể hiện hình thức cấu tạo của tổ chức, bao gồm các bộ phận mang tính độc lập tương đối thực hiện những hoạt động nhất định. Việc hình thành những bộ phận của cơ cấu phản ánh quá trình chuyên môn hoá và hợp nhóm chức năng quản lý. Nếu không biết cách phân chia tổ chức thành các bộ phận thì sự hạn chế về số thuộc cấp có thể quản lý trực tiếp sẽ làm hạn chế quy mô của tổ chức. +Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức:
+Cấp quản lý, tầm quản lý Nguyên nhân có các cấp quản lý trong tổ chức là bởi giới hạn của tầm quản lý- số người và bộ phận mà một nhà quản lý có thể kiểm soát có hiệu quả. Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý và ngược lại. +Phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý
+Phối hợp các bộ phận của tổ chức: để đạt được sự thống nhất hoạt động của các bộ phận bên trong và cả với bên ngoài tổ chức. Một tổ chức đặt ra hệ thống mục tiêu càng lớn đòi hỏi mức độ phối hợp càng cao. Câu 22: Trong tổ chức tồn tại những mối quan hệ quyền hạn nào? Việc sử dụng những loại quyền hạn sẽ dẫn đến những mô hình tổ chức nào? Ví dụ minh hoạ?_Những mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức : +Quyền hạn trực tuyến: là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới. Đó là mối quan hệ quyền hạn giữa cấp trên và các cấp dưới trải dài từ cấp cao nhất xuống cấp thấp nhất trong tổ chức. +Quyền hạn tham mưu: Bản chất của mối quan hệ tham mưu là cố vấn. Các cán bộ tham mưu điều tra, nghiên cứu, phân tích và đưa ra ý kiến tư vấn cho những người quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ. Sản phẩm lao động của cán bộ tham mưu là lời khuyên chứ không phải quyết định cuối cùng. +Quyền hạn chức năng: là quyền trao cho một cá nhân hay bộ phận được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác. _Việc sử dụng những loại quyền hạn sẽ dẫn đến những mô hình tổ chức: +Mô hình tổ chức theo kiểu trực tuyến- tham mưu: Ví dụ: Trong trường học, hiệu trưởng là người quản lý cấp cao nhất. Các hiệu phó tham mưu cho hiệu trưởng. +Mô hình tổ chức kiểu trực tuyến- chức năng: Ví dụ: Trong công ty, tổng giám đốc được các phòng ban chức năng: phòng tài chính, phòng nhân sự, phòng marketing… giúp sức để chuẩn bị và ra quyết định. Câu 23: Tầm quản lý và cấp quản lý có mối quan hệ với nhau như thế nào? Nêu các mô hình cơ cấu tổ chức xét theo số cấp quản lý?_Mối quan hệ: +Nguyên nhân có các cấp quản lý trong tổ chức là bởi giới hạn của tầm quản lý- số người và bộ phận mà một nhà quản lý có thể kiểm soát có hiệu quả. Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý và ngược lại. _Các mô hình cơ cấu tổ chức xét theo số cấp quản lý: +Cơ cấu nằm ngang:
+Cơ cấu mạng lưới:
+Cơ cấu hình tháp:
Câu 24: Thế nào là tập trung, phân quyền và uỷ quyền trong quản lý các tổ chức? Nêu quá trình uỷ quyền và những tiền đề để có thể thực hiện quá trình đó có hiệu quả ?_Trong quản lý tổ chức: + Tập trung là phương thức tổ chức trong đó mọi quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức. + Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho những cấp quản lý thấp hơn trong hệ thống thứ bậc, là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho một người không thể đảm đương được mọi công việc quản lý. + Uỷ quyền trong quản lý tổ chức là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định. _Quá trình uỷ quyền: +Xác định mục tiêu cần đạt được, từ đó xác định với công việc. +Lựa chọn người phù hợp với công việc được uỷ quyền. +Giao cho người được uỷ quyền mục tiêu cần đạt được và trao quyền lực để họ có thể thực hiện được mục tiêu đó. +Yêu cầu người được uỷ quyền cam kết hoàn thành nhiệm vụ. _Tiền đề để thực hiện quá trình đó có hiệu quả: + Uỷ quyền theo mục tiêu: sự uỷ quyền trước hết nhằm thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Sự uỷ quyền chỉ là một công cụ quản lý, không thể thay thế cho toàn bộ quy trình quản lý. + Theo chức năng chuyên môn: những người được uỷ quyền phải có đủ kinh nghiệm thực hiện sự uỷ quyền theo đúng chức năng chuyên môn thì khi đó sự uỷ quyền mới có hiệu quả. + Sự uỷ quyền càng xuống cấp dưới càng phải rõ ràng, chi tiết. + Nguyên tắc trách nhiệm tuyệt đối: cấp dưới khi nhận uỷ quyền phải dám đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm về công việc của mình, không đùn đẩy cho cấp trên. +Tương xứng với quyền hạn và trách nhiệm. Câu 25: Vì sao cần phải phối hợp hoạt động của các cá nhân, bộ phận và tổ chức? Có những công cụ nào? Ví dụ minh hoạ?_ Cần phải phối hợp hoạt động của các cá nhân, bộ phận và tổ chức vì: + Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của con người, bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức. +Không có phối hợp, con người không thể nhận thức được vai trò của mình trong tổng thể và có xu hướng theo đuổi những lợi ích riêng thay vì hướng tới những mục tiêu chung. +Một tổ chức đặt ra cho mình hệ thống mục tiêu càng lớn càng đòi hỏi mức độ cao của sự phối hợp. _Có những công cụ: + Các kế hoạch. + Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế-kỹ thuật. + Các công cụ cơ cấu. + Giám sát trực tiếp. + Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông. + Văn hoá tổ chức. _Ví dụ: Một doanh nghiệp muốn đạt được doanh số bán hàng cao cần phải có sự phối hợp tốt giữa bộ phận bán hàng và Marketing. Bởi danh sách khách hàng tiềm năng – được coi là sản phẩm của bộ phận Marketing nếu có chất lượng cao sẽ hỗ trợ rất tốt và tiết kiệm thời gian cho bộ phận bán hàng, ngược lại, khi bộ phận bán hàng khai thác tốt danh sách này, sẽ tăng hiệu quả của một chiến dịch Marketing. Câu 26: Trình bày yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức và các nguyên tắc tổ chức?_Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức: + Tính thống nhất trong mục tiêu. Một cơ cấu tổ chức được gọi là có kết quả nếu nó cho phép mỗi cá nhân góp phần công sức vào các mục tiêu của tổ chức. + Tính tối ưu. Trong cơ cấu tổ chức có đầy đủ các phân hệ, bộ phận và con người để thực hiện các hoạt động cần thiết. Giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập được những mối quan hệ hợp lý với cấp số nhỏ nhất, nhờ đó cơ cấu sẽ mang tính năng động cao, đi sát và phục vụ mục đích đề ra của tổ chức. + Tính tin cậy. Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của tổ chức. + Tính linh hoạt. Được coi là một hệ tĩnh, cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như ngoài môi trường. + Tính hiệu quả. Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện những mục tiêu của tổ chức với chi phí nhỏ nhất. _Các nguyên tắc tổ chức: + Nguyên tắc xác định theo chức năng. + Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn. + Nguyên tắc bậc thang. + Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh. + Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc. + Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm. + Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm. + Nguyên tắc quản lý sự thay đổi. + Nguyên tắc cân bằng. Câu 27: Trong tổ chức có những loại cán bộ quản lý nào? Họ giữ vai trò gì đối với tổ chức?_Những loại cán bộ quản lý: +Theo cấp quản lý:
+ Theo phạm vi quản lý:
_Vai trò: + Vai trò liên kết bao hàm những công việc trực tiếp với những người khác. + Vai trò thông tin bao hàm sự trao đổi thông tin với những người khác. + Vai trò quyết định bao hàm việc ra quyết định để tác động lên con người. Câu 28: Trong những yêu cầu đối với cán bộ quản lý, yêu cầu nào là quan trọng nhất? Tại sao?_Trong những yêu cầu đối với cán bộ quản lý, yêu cầu về kỹ năng quản lý( kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng thực hiện các mối quan hệ, kỹ năng nhận thức) là quan trọng nhất. _Vì khi cán bộ quản lý đạt được những yêu cầu về kỹ năng quản lý, họ dựa trên cơ sở đó mới có thể nắm bắt các vấn đề cơ bản về công việc, hoàn thiện kết quả công việc cho mục tiêu đề ra một cách hiệu quả. + Kỹ năng kỹ thuật: Cán bộ quản lý phải có một vốn kiến thức nhất định trong quá trình quản lý các hoạt động thuộc lĩnh vực chuyên môn của mình như : hệ thống luật và thuế trong kinh doanh, về marketing… để ra quyết định hiệu quả. + Kỹ năng thực hiện các mối quan hệ con người: Cán bộ quản lý phải có khả năng làm việc được với những người khác ( xây dựng và làm việc theo nhóm, chủ trì các cuộc họp, có kĩ năng giao tiếp và đàm phán, giải quyết tốt các mâu thuẫn trong tập thể,…) + Kỹ năng nhận thức: Cán bộ quản lý phải có khả năng phát hiện, phân tích và giải quyết những vấn đề phức tạp; nhận ra được nhân tố chính trong mỗi hoàn cảnh; nhân thức được mối quan hệ giữa các phần tử, bộ phận trong tổ chức và mối quan hệ của tổ chức với môi trường. Câu 29: Lãnh đạo bao gồm các nội dung nào? Nội dung nào quan trọng nhất? Tại sao?_Các nội dung của lãnh đạo: + Hiểu rõ con người trong hệ thống: Đây là nội dung đầu tiên hết sức quan trọng mà người lãnh đạo phải nắm vững để có thể đưa ra quyết định là lựa chọn đúng các phương pháp lãnh đạo. Mỗi con người là một tế bào của hệ thống, có đặc điểm và hoàn cảnh sống riêng; từ đó tạo nên một hệ thống các nhu cầu và động cơ làm việc của mình, cũng như xử lý các mối quan hệ của mình trong tập thể, trong hệ thống. + Đưa ra các quyết định lãnh đạo thích hợp Sản phẩm của người lãnh đạo suy tới cùng là các quyết định. Quyết định là hành vi sáng tạo của người lãnh đạo nhằm định ra chương trình, tính chất hoạt động của các bộ phận và cá nhân trong hệ thống nhằm đạt tới mục tiêu đã định. + Xây dựng nhóm làm việc Trong mỗi hệ thống thông thường đều được phân chia thành những phân hệ và nhóm nhỏ, mỗi phân hệ và nhóm này bao gồm một số người hoạt động theo cùng một nhóm chức năng nghiệp vụ. Nếu không được tổ chức tốt và không hình thành được mối liên hệ chặt chẽ giữa các nhóm và phân hệ khác thì khó có thể đem lại kết quả hoạt động chung tốt đẹp cho cả hệ thống. + Dự kiến các tình huống và tìm cách ứng xử tốt. Người lãnh đạo phải tỉnh táo vạch ra mọi tình huống có thể xảy ra, đối chiếu với mục đích và mục tiêu mong muốn, căn cứ vào thực tế khả năng, cơ hội và nguồn lực có thể có được để đối phó với mọi tình huống. + Giao tiếp và đàm phán Quá trình lãnh đạo là quá trình tiếp xúc và làm việc với con người thông qua hoạt động giao tiếp và đàm phán, cho nên người lãnh đạo không thự hiện tốt nội dung này thì khó có thể đưa hệ thống giành lấy mục tiêu mong muốn. _Nội dung quan trọng nhất là hiểu rõ con người trong hệ thống. Vì con người luôn giữ vị trí trung tâm trong hoạt động hệ thống; thực tiễn cho thấy, bất kì hoạt động nào, dù là hoạt động xã hội, hoạt động kinh tế, giáo dục… muốn thực hiện được những mục đích đề ra thì phải hiểu rõ con người trong hệ thống. Để lãnh đạo có hiệu quả, người lãnh đạo phải thấu hiểu sâu sắc về nhu cầu cơ bản, tính cách của nhân viên nói chung và khách hàng nói riêng. Câu 30: Phương pháp lãnh đạo con người trong quản lý hệ thống là gì? Có những phương pháp nào để lãnh đạo con người trong hệ thống? Phương pháp nào là quan trọng nhất? Vì sao? Ví dụ minh hoạ?_Phương pháp lãnh đạo con người trong hệ thống là tổng thể các cách thức tác động có thể có và có chủ đích của người lãnh đạo lên con người cùng với các nguồn lực khác của hệ thống để đạt được các mục tiêu quản lý đề ra. _Những phương pháp để lãnh đạo con người trong hệ thống: +Các phương pháp giáo dục, vận động và tuyên truyền: các cách tác động vào nhận thức và tình cảm của con người trong hệ thống, nhằm nâng cao tính tự giác và nhiệt tình lao động của họ trong việc thực hiện nhiệm vụ. +Các phương pháp hành chính: cách tác động trực tiếp của người lãnh đạo lên tập thể những con người dưới quyền bằng các quyết định dứt khoát, mang tính bắt buộc, đòi hỏi mọi người trong hệ thống phải chấp hành nghiêm ngặt, nếu vi phạm sẽ bị xử lý kịp thời, thích đáng. +Các phương pháp kinh tế: các phương pháp tác động gián tiếp vào đối tượng quản lý thông qua các lợi ích kinh tế, để cho đối tượng bị quản lý tự lựa chọn phương án hoạt động hiệu quả nhất trong phạm vi hoạt động của họ. _Phương pháp quan trọng nhất là phương pháp kinh tế vì: +Mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của con người đều tuân theo các quy luật kinh tế khách quan, tạo ra động lực thúc đẩy con người tích cực lao động. +Các phương pháp kinh tế tạo ra sự quan tâm vật chất thiết thân của đối tượng nên tác động linh hoạt, phát huy được tính chủ động sáng tạo của con người. +Các phương pháp kinh tế là các phương pháp quản trị tốt nhất để thực hành tiết kiệm và nâng cao hiệu quả kinh tế. Bằng chế độ thưởng phạt vật chất, trách nhiệm kinh tế chặt chẽ để điều chỉnh hoạt động của các bộ phận, các cá nhân, xác lập chế độ trách nhiệm cho mọi bộ phận cho đến từng người cá nhân. +Ngày nay, xu hướng chung của mọi hệ thống là mở rộng việc áp dụng các phương pháp kinh tế. _Ví dụ minh hoạ: Trong hệ thống giáo dục, áp dụng phương pháp kinh tế như quy định về chế độ tiền lương, tiền thưởng để khuyến khích giáo viên, học sinh thi đua đạt thành tích tốt… |
