Cách gửi file Excel qua Outlook

12/01/2021 10753

Hiện nay, công việc gửi mail đang là một hình thức trao đổi thông tin và dữ liệu. Bên cạnh đó hình thức gửi mail đang được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng để quảng cáo, tiếp thị, sản phẩm và dịch vụ của mình. Do đó cần phải có phương thức để gửi email cho nhiều người nhằm nhanh chóng và tránh mất thời gian. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ đến bạn cách gửi mail hàng loạt trong outlook cho nhiều người rất đơn giản.

Nếu phải gửi mail cho 1000 khách hàng trong đó mỗi email khi gửi đi bạn phải điền một số thông tin khách hàng với chức vụ và loại hình dịch vụ mà họ sử dụng, sẽ khiến bạn mất nhiều nhiều thời gian và công sức. Chính vì thế chức năng gửi mail hàng loạt kết hợp từ Outlook và Mail Merge sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng Mail Merge trong Outlook 2016, 2017, 2018, 2019 hay phiên bản 2020 mới nhất sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng.

Các bước chuẩn bị

Để gửi mail cho hàng loạt khách hàng, bạn cần chuẩn bị như sau: 

Một file word chứa nội dung gửi email

Một Microsoft Outlook đã cài tài khoản nhận gửi bình thường 

Một file excel chứa thông tin khách hàng 

Các bước thực hiện Mail Merge trong Outlook

Bước 1: Soạn nội dung email và trỏ nguồn dữ liệu 

Bạn hãy mở file word đã chuẩn bị, vào tab mailings

Chọn Start Mail Merge

Chọn Email Messages

Chọn Select Receipients 

Chọn Use an Exiting List 

Hãy trỏ đường dẫn đến file excel 

Chọn đường dẫn đến file thông tin khách hàng 

Sau đó nhấn OK để đồng ý sheet đầu tiên trong bảng thông tin khách hàng là nơi lấy dữ liệu. 

Bước 2: Đưa dữ liệu khách hàng vào nội dung 

Tô chọn nội dung muốn thay đổi

Chọn Insert Merge Field -> chọn tiêu đề cột chứa nội dung 

Bước 3: Match Fields

Kiểm tra cột email được dùng cho trường Email - Address trong Microsoft Outlook.

Bước 4: Kiểm tra nội dung trước khi gửi

Để kiểm tra nội dung trước khi gửi bạn hãy chọn Preview Results 

Bước 5: Hoàn thành và gửi

Chọn Finish & Merge

• Edit individual document: để thay đổi nội dung cho những cá nhân đặc biệt 

• Send email messages: Gửi mail hàng loạt 

• Print Document: dùng để in hàng loạt rồi gửi bưu điện 

Thông tin Merge email

• To: dùng để in hàng loạt rồi gửi thư bưu điện

• Subject line: tiêu đề thư 

• Mail format:

           html: gửi mail dạng này thì định dạng màu sắc, kiểu chữ, chèn link hình ảnh thoải mái 

           plain text: mail không có định dạng

Bấm OK để bắt đầu gửi 

Kiểm tra thành quả 

Mở outlook và kiểm tra thư trong mục Sent Mail

Mail sẽ tự động gửi hết 

Gửi email là một hình thức người dùng trao đổi thông tin và dữ liệu với nhau, outlook còn được coi là kênh tiếp thị quảng cáo nhằm giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của các đơn vị doanh nghiệp rất hiệu quả. Trên đây là cách gửi mail hàng loạt trong Outlook và Mail Merge, hi vọng bài viết này sẽ trở nên thật hữu ích cho công việc của các bạn.

Bạn đang lưu trữ danh sách liên hệ khách hàng bao gồm tên, email từ file excel, để tiện gửi thư và dễ quản lý, bạn có thể chuyển ngay thông tin qua Outlook mail. Sử dụng chức năng import để nhập dữ liệu từ file .csv vào danh bạ rất đơn giản và nhanh chóng, sucmanhso.net thực hiện trên Office 2019 (bao gồm Excel và Outlook) với các phiên bản khác các bạn cũng thực hiện tương tự

Như bên dưới là file excel bình thường có các thông tin về họ tên và địa chỉ email mà bạn đang lưu trữ và muốn tất cả được chuyển vào danh bạn Outlook mail

Bước đầu tiên: lưu file dưới dạng đuôi .csv

Tại thanh công cụ file excel ở trên bạn chọn vào tab File, rồi nhấn Save As để chọn vị trí lưu file mới, lưu ý, phải chọn CSV (Comma delimited) (*.csv) tại dòng Save as type (có thể đặt lại tên tại dòng File name)
Nhấn Save để hoàn tất

Bước thứ hai: Import dữ liệu file .csv ở trên vào Outlook mail

Sau khi bật Outlook xong, bạn chọn vào tab File trên thanh công cụ, rồi bấm vào mục Open & Exportsau đó chọn vào Import/Export như hình bên dưới

Ngay sau đó, hộp thoại Import and Export Wizard xuất hiện, tại ô Choose an action to performbạn chọn vào dòng Import from another program or file, sau đó nhấn Next

Tại hộp thoại Import a File, tại ô Select file type to import from: bạn chọn vào dòng Comma Separated Valuesrồi bấm Next

Tại mục File to import của hộp thoại Import a File, bạn bấm vào Browse để chọn file mà lúc ban đầu đã lưu dưới dạng .csv. Tại mục Options, bạn tick chọn vào Replace Duplicates with Items Imported rồi nhấn Next để tiếp tục

Bạn sẽ nhận được hộp thoại thông báo, bạn tick vào ô dòng Import Book1.csv into folder: Danh bạ có nghĩa là nhập dữ liệu từ file .csv vào thư mục Danh bạ
Bạn nhấn Finish để hoàn thành

Hộp thoại Map custom Fields, bạn kéo từng giá trị (Value) tức là tiêu đề cột trong file .csv sang tương ứng với Filed của Danh bạ. Chẳng hạn cột địa chỉ email sẽ được Map với E-mail Address như minh hoạ bên dưới
Bạn nhấn OK để kết thúc

Chờ vài giây hệ thống Outlook kết nối và xử lý dữ liệu, để kiểm tra bạn vào mục Danh bạ (biểu tượng hình 2 người) để thấy những liên hệ của file .csv đã được nhập vào Oulook

Chúc bạn thành công