Cách sử dụng phác thảo trong Excel

Nếu lượng dữ liệu trong trang tính của bạn trở nên quá tải, việc tạo dàn bài có thể hữu ích. Điều này không chỉ cho phép bạn sắp xếp dữ liệu của mình thành các nhóm rồi hiển thị hoặc ẩn chúng khỏi chế độ xem mà còn cho phép bạn tóm tắt dữ liệu để phân tích nhanh bằng cách sử dụng lệnh Tổng phụ (ví dụ: tổng phụ chi phí vật tư văn phòng tùy thuộc vào loại

Trong bài học này, bạn sẽ học cách phác thảo trang tính của mình để tóm tắt và kiểm soát cách dữ liệu của bạn được hiển thị

phác thảo dữ liệu

Đề cương cung cấp cho bạn khả năng nhóm dữ liệu mà bạn có thể muốn hiển thị hoặc ẩn khỏi chế độ xem, cũng như để tạo một bản tóm tắt nhanh bằng cách sử dụng lệnh Tổng phụ. Vì các phác thảo dựa trên việc nhóm dữ liệu có liên quan với nhau nên bạn phải sắp xếp trước khi có thể phác thảo. Để biết thêm thông tin, bạn có thể muốn xem lại bài học của chúng tôi về Sắp xếp dữ liệu

Không bắt buộc. Bạn có thể tải ví dụ này về để thực hành thêm

Phác thảo dữ liệu bằng Subtotal

Lệnh Tổng phụ có thể được sử dụng để phác thảo trang tính của bạn theo nhiều cách. Nó sử dụng các hàm phổ biến như SUM, COUNT và AVERAGE để tóm tắt dữ liệu của bạn và đặt dữ liệu đó vào một nhóm. Để tìm hiểu thêm về các hàm, hãy truy cập bài học Làm việc với các hàm cơ bản của chúng tôi

Trong ví dụ này, chúng ta sẽ sử dụng lệnh Subtotal để đếm số cỡ áo phông đã được đặt hàng tại một trường trung học địa phương. Điều này cũng sẽ đặt từng cỡ áo phông vào một nhóm, giúp có thể hiển thị số lượng nhưng ẩn các chi tiết không quan trọng để đặt hàng (chẳng hạn như số chủ nhiệm của học sinh và ngày thanh toán)

Để phác thảo dữ liệu bằng Subtotal

1. Sắp xếp theo dữ liệu bạn muốn phác thảo. Các phác thảo dựa trên dữ liệu nhóm có liên quan. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ phác thảo trang tính theo Kích thước áo phông, đã được sắp xếp từ nhỏ nhất đến lớn nhất
   Sắp xếp theo kích cỡ áo thun

2. Chọn tab Data, sau đó xác định vị trí nhóm Outline
3. Nhấn vào lệnh Subtotal để mở hộp thoại Subtotal
   Mở hộp thoại Tổng phụ

4. Trong trường Tại mỗi thay đổi trong, hãy chọn cột bạn muốn sử dụng để phác thảo trang tính của mình. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chọn Kích cỡ áo phông
5. Trong trường Sử dụng hàm, chọn từ danh sách các hàm có sẵn để tính tổng phụ. Chúng tôi sẽ sử dụng hàm COUNT để kiểm đếm số lượng của từng kích thước
6. Chọn cột mà bạn muốn tổng phụ xuất hiện trong đó. Ta sẽ chọn cột Size T-Shirt
7. Nhấp vào OK
   Nhấp vào OK để tính tổng phụ

8. Nội dung của bảng tính của bạn sẽ được vạch ra. Mỗi kích cỡ áo phông sẽ được đặt trong nhóm riêng và tổng phụ (số lượng, trong trường hợp này) sẽ được liệt kê bên dưới mỗi nhóm
   vạch ra với tổng phụ

Hiện và ẩn dữ liệu

Để hiển thị hoặc ẩn một nhóm

1. Nhấp vào dấu trừ—còn được gọi là biểu tượng Ẩn chi tiết—để thu gọn nhóm
   Ẩn một nhóm mở rộng

2. Nhấp vào dấu cộng—còn được gọi là biểu tượng Hiển thị chi tiết—để mở rộng lại nhóm
   Đang hiển thị một nhóm đã thu gọn

Bạn cũng có thể sử dụng các nút Hiển thị và Ẩn chi tiết trên tab Dữ liệu trong nhóm Đại cương. Chọn một ô trong nhóm mà bạn muốn hiển thị hoặc ẩn, sau đó nhấp vào lệnh thích hợp

Để xem các nhóm theo cấp độ

Các nhóm trong phác thảo của bạn, dựa trên thứ bậc của chúng, được đặt ở các cấp độ khác nhau. Bạn có thể nhanh chóng hiển thị ít hoặc nhiều thông tin như bạn muốn bằng cách nhấp vào các nút Cấp độ ở bên trái trang tính của bạn. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ xem các cấp độ theo thứ tự giảm dần, bắt đầu với toàn bộ trang tính được hiển thị, sau đó kết thúc với tổng số lớn. Mặc dù ví dụ này chỉ chứa ba cấp độ nhưng Excel có thể chứa tới tám cấp độ

1. Nhấp vào cấp cao nhất (cấp 3 trong ví dụ này) để xem và mở rộng tất cả các nhóm của bạn. Xem các nhóm ở mức cao nhất sẽ hiển thị toàn bộ trang tính của bạn
   Xem dữ liệu ở mức cao nhất
   

2. Nhấp vào cấp độ tiếp theo (cấp độ 2 trong ví dụ này) để ẩn chi tiết của cấp độ trước đó. Trong ví dụ này, cấp 2 chứa mỗi tổng phụ
   Xem dữ liệu ở mức 2

3. Nhấp vào mức thấp nhất (mức 1 trong ví dụ này) để hiển thị mức độ chi tiết thấp nhất. Trong ví dụ này, cấp 1 chỉ chứa tổng số lớn
   Xem dữ liệu ở mức 1

Loại bỏ các nhóm và tổng phụ

Để tách nhóm dữ liệu

1. Chọn các hàng hoặc cột bạn muốn tách nhóm. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ hủy nhóm kích thước Nhỏ
   Chọn các ô để tách nhóm

2. Từ tab Dữ liệu, nhấp vào lệnh Ungroup. Phạm vi ô sẽ được tách nhóm
   Rã nhóm các ô đã chọn

Để hủy nhóm tất cả các nhóm trong phác thảo của bạn, hãy mở menu thả xuống bên dưới lệnh Ungroup, sau đó chọn Clear Outline

Ungroup và Clear Outline sẽ không xóa tính tổng phụ khỏi trang tính của bạn. Dữ liệu tóm tắt hoặc tổng phụ sẽ giữ nguyên vị trí và tiếp tục hoạt động cho đến khi bạn xóa dữ liệu đó

Để tách nhóm dữ liệu và loại bỏ tổng phụ

1. Từ tab Dữ liệu, nhấp vào lệnh Tổng phụ để mở hộp thoại Tổng phụ
2. Nhấp vào Xóa tất cả
   Loại bỏ các nhóm và tổng phụ

3. Tất cả dữ liệu sẽ được tách nhóm và tổng phụ sẽ bị xóa
   Dữ liệu không có nhóm hoặc tổng phụ

Tạo các nhóm của riêng bạn

Lệnh Nhóm cho phép bạn nhóm bất kỳ phạm vi ô nào—cột hoặc hàng. Nó không tính toán tổng phụ hoặc dựa vào dữ liệu của bạn được sắp xếp. Điều này cung cấp cho bạn khả năng hiển thị hoặc ẩn bất kỳ phần nào trong trang tính của bạn và chỉ hiển thị thông tin bạn cần

Để tạo và kiểm soát nhóm của riêng bạn

Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chuẩn bị một danh sách các màu và kích cỡ áo phông cần được phân phối cho mỗi chủ nhiệm. Một số dữ liệu trong bảng tính không liên quan đến việc phân phối áo phông;