Cách tạo tài liệu trên Google Drive

Bài viết dưới đây hướng dẫn cách  tạo mới 1 tài liệu trực tuyến Google Docs, Excel, PowerPoint và cách chia sẻ cho mọi người giúp các bạn có thể làm việc nhóm có tính  tương tác cao.

Để tạo mới 1 tài liệu trực tuyến Google Docs, Excel, PowerPoint và cách chia sẻ cho mọi người bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào đường link https://drive.google.com để đăng nhập vào tài khoản (Nếu chưa có tài khoản bạn cần tạo 1 tài khoản Google) -> nhập tài khoản muốn đăng nhập:

Cách tạo tài liệu trên Google Drive

Bước 2: Nhập mật khẩu cho tài khoản:

Cách tạo tài liệu trên Google Drive

Bước 3: Sau khi đăng nhập thành công bạn đã truy cập vào Drive của bạn -> kích chọn vào New -> lựa chọn kiểu định dạng muốn tạo, có các lựa chọn sau:

- Google Docs: Tạo tài liệu trực tuyến tương tự như file Word.

- Google Sheets: Tạo tài liệu trực tuyến tương tự như file Excel.

- Google Sildes: Tạo tài liệu trực tuyến tương tự như file Powpoint.

Ví dụ ở đây tạo tài liệu trực tuyến Google Sheets:

Cách tạo tài liệu trên Google Drive

Bước 4: Sau khi lựa chọn Google Sheets chuyển sang trang docs.google.com có giao diện gần giống như file Excel. Thực hiện tạo nội dung cho tài liệu cần chia sẻ:

Cách tạo tài liệu trên Google Drive

Bước 5: Các chức năng chính trên Excel đều có trên docs.google.com, thực hiện chỉnh sửa tương tự Excel:

Cách tạo tài liệu trên Google Drive

- Tương tự chỉnh sửa font chữ:

Cách tạo tài liệu trên Google Drive

- Tạo đường viền:

Cách tạo tài liệu trên Google Drive

- Kết quả đã tạo được khung dữ liệu ban đầu:

Cách tạo tài liệu trên Google Drive

Bước 6: Sau khi tạo xong tài liệu, bạn muốn chia sẻ file này cho mọi người tự điền thông tin cá nhân, tài khoản lên web bạn thực hiện kích chọn Share:

Cách tạo tài liệu trên Google Drive

Bước 7: Hộp thoại xuất hiện đặt tên cho flle tài liệu -> Save:

Cách tạo tài liệu trên Google Drive

Bước 8: Hộp thoại Share with others xuất hiện nhập tên mail của những người bạn muốn chia sẻ tài liệu này trong mục People, nhập thêm nội dung thông báo trong ô trống -> cuối cùng kích chọn Send:

Cách tạo tài liệu trên Google Drive

- Kết quả tài liệu của bạn đã được chia sẻ và được gửi tới của những người bạn đã chọn chia sẻ. Khi di chuyển chuột vào nút share hiển thị số người được chia sẻ tài liệu này:

Cách tạo tài liệu trên Google Drive

- Muốn thiết lập thêm quyền cho người được chia sẻ kích chọn Tools -> Protect Sheet:

Cách tạo tài liệu trên Google Drive

- Trong mục Range editing permissions lựa chọn quyền chỉnh sửa trên vùng dữ liệu, mục Add editors thực hiện lựa chọn thêm những người có quyền chỉnh sửa cuối cùng nhấn Done:

Cách tạo tài liệu trên Google Drive

- Trường hợp bạn muốn lấy đường link chia sẻ tài liệu này kích chọn File -> Public to the web thực hiện copy link:

Cách tạo tài liệu trên Google Drive

Trên đây là hướng dẫn cách tạo mới 1 tài liệu trực tuyến Google Docs, Excel, PowerPoint và cách chia sẻ cho mọi người hy vọng giúp ích cho các bạn trong quá trình làm việc. Chúc các bạn thành công!

Đây là hướng dẫn cơ bản của Học Excel Online để bạn có thể bắt đầu tạo lập Google docs, công cụ soạn thảo online tuyệt vời của Google

Tạo file mới trên Google Drive

Google Drive cung cấp cho bạn rất nhiều công cụ cho phép bạn tạo lập và chỉnh sửa nhiều loại files như : tài liệu, trang tính và powerpoint. Dưới đây là các loại files mà bạn có thể tạo trên Google Drive

  • Documents (Tài liệu): dùng để đánh văn bản (giống như Microsoft Word documents)
  • Spreadsheets (Trang tính): Lưu trữ và tổ chức thông tin ( giống Microsoft Excel workbooks)
  • Presentations (Trình chiếu): Tạo slideshow (tương tự như Microsoft Powerpoint presentations)
  • Forms (Biểu mẫu): Thu thập và phân tích dữ liệu
  • Drawings: Tạo các hình ảnh và biểu đồ đơn giản

Quá trình tạo ra các file trên đều giống nhau. Hãy xem video dưới đây để biết thêm chi tiết:

Cách tạo một file mới

  1. Từ Google Drive, chọn “New” rồi chọn loại file bạn muốn tạo. Ví dụ, trong trường hợp này là Google Docs
Cách tạo tài liệu trên Google Drive
1- Hướng Dẫn Tạo Lập Google Docs

2. Một file mới sẽ xuất hiện trong new tab. Nhấn vào Untitled Document ở góc trên bên trái.

Cách tạo tài liệu trên Google Drive
2- Hướng Dẫn Tạo Lập Google Docs

3. Xuất hiện hộp thoại “Rename”. Gõ tên file của bạn và nhấn OK.

Cách tạo tài liệu trên Google Drive
3- Hướng Dẫn Tạo Lập Google Docs

4. File của bạn đã được đổi tên. Bây giờ bạn có thể truy cập vào file của mình bất cứ lúc nào từ Google Drive, nó được lưu tự động trên đây. Đơn giản chỉ cần nhấn đúp chuột để mở lại file.

Cách tạo tài liệu trên Google Drive
4- Hướng Dẫn Tạo Lập Google Docs

Lưu ý: Bạn có thể nhận thấy rằng không có nút “Save”. Đó là bởi vì Google Drive sử dụng tính năng “autosave”, tự động lưu lại mọi thay đổi ngay sau khi bạn chỉnh sửa chúng.

Cách tạo tài liệu trên Google Drive
5- Hướng Dẫn Tạo Lập Google Docs

Sử dụng Templates

Có nhiều loại file được thiết kế sẵn –template, giúp bạn có thể nhanh chóng tạo một document mới. Các template thường bao gồm custom formatting (định dạng tùy chỉnh) và designs (các mẫu thiết kế), vì vậy nó tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức cho bạn mỗi khi bạn cần tạo một project mới. Hầu hết các template được thiết kế để giúp bạn tạo được một dạng file cụ thể. Ví dụ, bạn có thể sử dụng template để tạo một resume hoặc newsletter.

Cách tạo tài liệu trên Google Drive

Bạn có thể tìm thấy rất nhiều mẫu template trong Google Drive Template Gallery. Tuy nhiên, các templates này được thiết kế không thực sự đẹp mắt và thường gây khó khăn cho người dùng khi muốn tìm một template phù hợp. Vì lý do đó, bạn nên sử dụng các templates được tạo bởi Google, chúng thường có chất lượng tốt hơn.

Hướng dẫn cách sử dụng một  Template chính thức từ Google

1.Đi đến Templates submitted by Google

Cách tạo tài liệu trên Google Drive
6- Hướng Dẫn Tạo Lập Google Docs

2.Xuất hiện rất nhiều templates.  Bạn có thể lựa chọn chúng theo chủ đề (category) hoặc trên thanh tìm kiếm.

Cách tạo tài liệu trên Google Drive
7- Hướng Dẫn Tạo Lập Google Docs

3.Khi tìm thấy template bạn muốn dùng, ấn chọn “Use this template”, có thể ấn vào “Preview” để xem trước.

Cách tạo tài liệu trên Google Drive
8- Hướng Dẫn Tạo Lập Google Docs

4. Một file mới sẽ được tạo dựa trên template bạn lựa chọn. Bây giờ bạn có thể tùy chỉnh chúng với thông tin của mình.

Cách tạo tài liệu trên Google Drive
9- Hướng Dẫn Tạo Lập Google Docs

Thử thách!

  1. Hãy chắc chắn rằng bạn đã có tài khoản Google, và mở Google Drive Template Gallery.
  2. Tìm một template và chọn “Use this template”.
  3. Đổi tên file.
  4. Thử quay lại Google Drive để xem file mới đã được thêm chưa.
  5. Nếu bạn đang sử dụng máy tính, hãy thêm file từ máy tính của bạn vào trong Google Drive.