Cách vẽ sơ đồ quy trình công việc

Lưu đồ là sơ đồ thể hiện các bước trong một quy trình. Lưu đồ cơ bản rất dễ tạo, đồng thời, vì các hình đều đơn giản và trực quan nên lưu đồ cũng rất dễ hiểu.

Lưu ý    Bạn cũng có thể tạo lưu đồ cơ bản tự động từ dữ liệu bằng cách sử dụng sơ đồ từ Công cụ trực quan hóa Dữ liệu trong Visio Pro for Office 365. Để biết thêm thông tin, xem mục Tạo sơ đồ từ Công cụ trực quan hóa Dữ liệu.

Mẫu Lưu đồ Cơ bản trong Visio đi kèm với các hình mà bạn có thể sử dụng để hiển thị nhiều loại quy trình, đồng thời, mẫu này đặc biệt hữu ích để hiển thị các quy trình kinh doanh cơ bản như quy trình phát triển đề xuất được hiển thị trong hình sau đây.

Ngoài mẫu Lưu đồ Cơ bản, Visio còn cung cấp nhiều mẫu khác cho các loại sơ đồ cụ thể hơn, chẳng hạn như sơ đồ dòng dữ liệu, đường thời gian và mô hình hóa phần mềm. Để tìm hiểu thêm về các mẫu khác, xem mục Làm thế nào để biết công dụng của từng mẫu Visio?

Sửa căn chỉnh và giãn cách

1. Nhấn CTRL+A để chọn tất cả mọi thứ trên trang bản vẽ.

2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Sắp xếp, bấm vào Vị trí, rồi bấm Tự Căn chỉnh & Giãn cách.

Nếu tính năng đó không thực hiện điều bạn muốn, nhấn Ctrl+Z để hoàn tác, rồi thử một số tùy chọn khác bên dưới nút Căn chỉnh và Vị trí.

Nội dung mà hình lưu đồ thể hiện

Khi bạn mở mẫu Lưu đồ Cơ bản, bộ mẫu tô Hình Lưu đồ Cơ bản cũng sẽ mở theo. Mỗi hình trên bộ mẫu tô thể hiện một bước khác nhau trong quy trình.

bao gồm nhiều bộ mẫu tô và các hình chuyên dụng khác mà bạn có thể sử dụng trong sơ đồ lưu đồ của mình. Để biết thêm thông tin về cách tìm thêm hình, hãy xem mục Sử dụng cửa sổ Hình để sắp xếp và tìm hình.

• Bắt đầu/Kết thúc    Sử dụng hình này cho bước đầu tiên và cuối cùng của quy trình.

• Quy trình    Hình này thể hiện một bước trong quy trình của bạn.

• Quy trình con    Sử dụng hình này cho tập hợp các bước kết hợp lại để tạo thành quy trình con được xác định ở nơi khác, thường là trên một trang khác trong cùng bản vẽ.

• Tài liệu    Hình này thể hiện một bước dẫn đến việc tạo ra tài liệu.

• Dữ liệu    Hình này cho biết thông tin đang được đưa vào quy trình từ bên ngoài hoặc đang rời khỏi quy trình. Cũng có thể sử dụng hình để thể hiện các tài liệu và đôi khi, hình này còn được gọi là hình Đầu vào/Đầu ra.

• Tham chiếu trên trang    Vòng tròn nhỏ này cho biết bước tiếp theo (hoặc trước đó) nằm ở nơi khác trên bản vẽ. Điều này đặc biệt hữu ích cho những lưu đồ lớn, nếu không bạn sẽ phải sử dụng đường kết nối dài, khiến mọi người khó có thể theo dõi.

• Tham chiếu ngoài trang    Khi bạn thả hình này vào trang bản vẽ của mình, một hộp thoại sẽ mở ra, tại đây, bạn có thể tạo tập hợp các siêu kết nối giữa hai trang của một lưu đồ hoặc giữa một hình của quy trình con và một trang lưu đồ riêng lẻ thể hiện các bước trong quy trình con đó.

Nội dung mà hình lưu đồ thể hiện

Khi bạn mở mẫu Lưu đồ Cơ bản, bộ mẫu tô Hình Lưu đồ Cơ bản cũng sẽ mở theo. Mỗi hình trên bộ mẫu tô thể hiện một bước khác nhau trong quy trình.

Chỉ có một vài hình trong tất cả các hình ở bộ mẫu tô Hình Lưu đồ Cơ bản được sử dụng thường xuyên. Những hình thường được sử dụng được mô tả dưới đây. Để biết thêm thông tin về các hình sử dụng ít thường xuyên hơn, hãy mở liên kết có thể bung rộng (Hình lưu đồ ít được sử dụng thường xuyên) ở cuối mục này.

• Điểm kết thúc    Sử dụng hình này cho bước đầu tiên và cuối cùng của quy trình.

• Quy trình    Hình này thể hiện một bước trong quy trình của bạn.

• Quy trình được xác định trước    Sử dụng hình này cho tập hợp các bước kết hợp lại để tạo thành quy trình con được xác định ở nơi khác, thường là trên một trang khác trong cùng bản vẽ.

• Quyết định    Hình này cho biết một điểm mà tại đó kết quả của một quyết định sẽ chỉ định bước tiếp theo. Có thể có nhiều kết quả, tuy nhiên, thông thường chỉ có hai —có và không.

• Tài liệu    Hình này thể hiện một bước dẫn đến việc tạo ra tài liệu.

• Dữ liệu    Hình này cho biết thông tin đang được đưa vào quy trình từ bên ngoài hoặc đang rời khỏi quy trình. Cũng có thể sử dụng hình để thể hiện các tài liệu và đôi khi, hình này còn được gọi là hình Đầu vào/Đầu ra.

• Hình của lưu đồ    Bạn có thể bấm chuột phải vào hình đa dạng này để đặt thành bất kỳ hình nào sau đây: Quy trình, Quyết định, Tài liệu hoặc Dữ liệu. Mọi văn bản được bạn nhập vào hình hoặc thông tin được bạn thêm vào Dữ liệu Hình đều vẫn được giữ nguyên với hình đó.

  Đây là diện mạo của hình trên mẫu tô:

  Đây là điều bạn thấy khi kéo hình vào trang vẽ và bấm chuột phải vào hình đó:

• Dữ liệu được lưu trữ    Sử dụng hình này cho bước dẫn đến thông tin được lưu trữ.

• Tham chiếu trên trang    Vòng tròn nhỏ này cho biết bước tiếp theo (hoặc trước đó) nằm ở nơi khác trên bản vẽ. Điều này đặc biệt hữu ích cho những lưu đồ lớn, nếu không bạn sẽ phải sử dụng đường kết nối dài, khiến mọi người khó có thể theo dõi.

• Tham chiếu ngoài trang    Khi bạn thả hình này vào trang bản vẽ của mình, một hộp thoại sẽ mở ra, tại đây, bạn có thể tạo tập hợp các siêu kết nối giữa hai trang của một lưu đồ hoặc giữa một hình của quy trình con và một trang lưu đồ riêng lẻ thể hiện các bước trong quy trình con đó.

Hình lưu đồ ít được sử dụng thường xuyên

• Bộ kết nối động    Bộ kết nối này vẽ một đường xung quanh các hình mà bộ kết nối đi qua.

• Đường kết nối cong    Đường kết nối này có độ cong có thể điều chỉnh.

• Hộp Chiều cao tự động     Đây là hộp văn bản có đường viền sẽ điều chỉnh sao cho phù hợp với lượng văn bản mà bạn nhập. Bạn có thể đặt độ rộng bằng cách kéo các cạnh của hình. Mặc dù hình này không thể hiện bước nào trong quy trình nhưng đây là một cách thuận tiện để thêm hộp văn bản vào lưu đồ.

• Chú giải     Hộp văn bản trong ngoặc sẽ điều chỉnh sao cho phù hợp với lượng văn bản bạn nhập. Bạn có thể đặt độ rộng bằng cách kéo các cạnh của hình. Chẳng hạn như hình hộp Chiều cao tự động, hình này không thể hiện bước nào trong quy trình. Sử dụng hình này để thêm chú thích về hình lưu đồ của bạn.

• Nhập thủ công    Đây là bước khi có người cung cấp thông tin cho quy trình.

• Thao tác thủ công    Đây là bước phải do một người thực hiện.

• Lưu trữ nội bộ    Hình này thể hiện thông tin được lưu trữ trên máy tính.

• Dữ liệu trực tiếp    Hình này thể hiện thông tin được lưu trữ để có thể truy nhập trực tiếp mọi bản ghi đơn. Điều này thể hiện cách lưu trữ dữ liệu trên ổ cứng máy tính .

• Dữ liệu tuần tự    Hình này thể hiện thông tin được lưu theo trình tự, như dữ liệu trên một băng từ. Khi dữ liệu được lưu trữ tuần tự, dữ liệu phải được truy xuất tuần tự. Ví dụ: để truy nhập bản ghi 7, trước hết, bạn sẽ phải đi qua bản ghi từ 1 đến 6.

• Thẻ và Băng giấy    Hình này thể hiện thẻ hoặc băng giấy thật. Các hệ thống máy tính ban đầu sử dụng hệ thống thẻ và băng giấy đục lỗ để lưu trữ và truy xuất dữ liệu, đồng thời lưu trữ và chạy các chương trình.

• Hiển thị    Hình này thể hiện thông tin được hiển thị cho một người, thường là trên màn hình máy tính.

• Chuẩn bị    Hình này cho biết nơi các biến số được khởi tạo để chuẩn bị cho một quy trình.

• Chế độ song song    Hình này hiển thị nơi hai quy trình khác nhau có thể hoạt động cùng lúc.

• Giới hạn vòng lặp    Hình này đánh dấu số lần tối đa một vòng lặp có thể chạy trước khi phải tiếp tục đến bước tiếp theo.

• Kiểm soát truyền    Hình này cho biết một bước đi tới một bước khác mà không phải là bước tiếp theo thông thường khi các điều kiện nhất định được đáp ứng.

Tạo lưu đồ

1. Trên menu Tệp, trỏ đến Mới, trỏ đến Lưu đồ, rồi bấm vào Lưu đồ Cơ bản.

2. Để thêm từng bước vào quy trình bạn đang tạo, hãy kéo hình lưu đồ vào bản vẽ của bạn.

3. Kết nối các hình thuộc lưu đồ bằng một trong các cách sau đây.

   Kết nối hai hình với nhau.

   1. Bấm vào công cụ Đường kết nối trên

      thanh công cụ Tiêu chuẩn.

   2. Kéo từ một điểm kết nối

      trên hình đầu tiên tới một điểm kết nối trên hình thứ hai. Điểm cuối của đường kết nối sẽ chuyển sang màu đỏ khi các hình được kết nối.

   Kết nối một hình với nhiều hình từ một điểm kết nối duy nhất.

   Theo mặc định, các đường kết nối được đặt là Góc Vuông nên nếu bạn kết nối một điểm duy nhất trên một hình với ba hình khác thì đường kết nối sẽ trông giống như hình dưới đây.

   Để có từng đường kết nối xuất phát thẳng từ điểm trung tâm của hình đầu tiên đến các điểm trên từng hình còn lại, bạn cần phải đặt đường kết nối thành Đường kết nối Thẳng như hình sau đây.

   1. Bấm vào công cụ Đường kết nối trên

      thanh công cụ Tiêu chuẩn.

   2. Đối với mỗi hình bạn muốn kết nối, kéo từ cùng điểm kết nối

      trên hình đầu tiên tới điểm kết nối trên từng hình còn lại.

   3. Bấm chuột phải vào từng đường kết nối, rồi bấm vào Đường kết nối Thẳng.

4. Bấm vào công cụ Con trỏ

   trên thanh công cụ Tiêu chuẩn để quay về chỉnh sửa bình thường.

5. Để thêm văn bản vào hình hoặc đường kết nối, chọn hình hoặc đường kết nối, rồi nhập. Khi bạn nhập xong, bấm vào khu vực trống của trang.

6. Để thay đổi hướng mũi tên của đường kết nối, chọn kết nối, rồi trên menu Hình, trỏ đến Thao tác và bấm vào Đảo ngược Đầu.

In lưu đồ lớn

Cách dễ nhất để in một lưu đồ lớn hơn giấy vừa cỡ máy in của bạn là in lưu đồ trên nhiều trang giấy, rồi dán các trang giấy đó lại với nhau.

Tuy nhiên, trước khi bắt đầu in, điều quan trọng là cần đảm bảo rằng trang vẽ, khi xuất hiện trong Visio, chứa toàn bộ lưu đồ. Tất cả các hình nằm ngoài cạnh của trang vẽ trong Visio đều sẽ không được in. Bạn có thể xem liệu trang bản vẽ có đủ lớn cho lưu đồ không bằng cách kiểm tra bản xem trước trên hộp thoại Thiết lập Trang (menu Tệp, Thiết lập Trang, tab Thiết lập In).

1. Lưu đồ quá lớn so với trang vẽ trong Visio.

2. Lưu đồ phù hợp với trang bản vẽ trong Visio.

Làm cho trang bản vẽ trong Visio của bạn phù hợp với lưu đồ

1. Mở lưu đồ, trên menu Tệp, bấm vào Thiết lập Trang.

2. Bấm vào tab Cỡ Trang.

3. Bên dưới Cỡ trang, bấm vào Đặt kích cỡ phù hợp với nội dung bản vẽ.

Để xem lưu đồ được in như thế nào, xem mục Xem trước khi In trên menu Tệp. Hình dưới đây hiển thị lưu đồ được in trên bốn trang giấy khổ letter.