Cách viết mail cho giáo viên hướng dẫn
|
Khi đi học, sẽ có những lúc sinh viên cần trao đổi về các vấn đề học tập, học bổng, hoặc có những thắc mắc, khiếu nại liên quan tới điểm số, xếp loại học lực, điểm rèn luyện,… thì các em cần phải viết email gửi giảng viên, thầy cô phụ trách trong trường để được xử lý nhanh chóng và dứt điểm. Tuy nhiên, một số sinh viên chưa nắm được cách gửi mail, nên các em đã viết email một cách thiếu chuyên nghiệp, đầu đuôi không rõ ràng, trình bày lủng củng… khiến thầy cô thấy khó chịu. Dưới đây là cách viết email gửi giảng viên, thầy cô trong trường đại học mà sinh viên cần lưu ý: Viết email là một kỹ năng mềm quan trọng Viết email không chỉ đơn thuần là cách để sinh viên trao đổi thông tin với giảng viên, thầy cô phụ trách trong trường. Trên thực tế, đây là một kỹ năng mềm cực kỳ quan trọng, nhất là khi sinh viên ra trường tìm việc và đi làm sau này. Khi ứng tuyển việc làm, chắc chắn các em cần gửi email ứng tuyển, đính kèm CV xin việc trong đó, email càng chỉn chu thì càng có cơ hội cao. Khi đi làm, viết email cũng sẽ trở thành một đầu việc mà bất kỳ ai cũng cần thành thạo, càng có kỹ năng viết email tốt, thì càng được đánh giá là chuyên nghiệp trong công việc, giúp mình hoàn thành công việc thuận lợi hơn. Đặc biệt, những ai làm các công việc văn phòng, thường xuyên sử dụng máy tính, trao đổi công việc chính thống qua email với khách hàng, đối tác, ứng viên,… thì chắc chắn cần phải biết cách viết email sao cho chuyên nghiệp và chỉn chu nhất, không được để xảy ra bất kỳ lỗi sai nào, dù chỉ là lỗi sai nhỏ. Chính vì thế, ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường, sinh viên cần dành thời gian và nỗ lực để trau dồi cho mình kỹ năng viết email. Sinh viên rèn luyện kỹ năng viết email có khó không? Có một câu hỏi được đông đảo sinh viên băn khoăn chính là rèn luyện kỹ năng viết email có khó không? Câu trả lời là không khó, bất kỳ ai cũng có thể tự tìm hiểu và rèn luyện cho mình kỹ năng mềm này. Thông thường, khi mới bắt đầu tập viết email, thì tất nhiên chúng ta sẽ dễ mắc phải những sai sót, thiếu cái này, quên cái kia, trình bày email còn lủng củng, dài dòng, thiếu chuyên nghiệp. Nhưng điều quan trọng là các em nhận ra những điểm thiếu sót, biết rút kinh nghiệm để tránh lặp lại các lỗi ấy trong tương lai, ngày qua ngày, chắc chắn các em sẽ tiến bộ rất nhiều và sớm thành thạo kỹ năng viết email sao cho chỉn chu và chuyên nghiệp nhất. Sinh viên hãy xem những lần viết email gửi giảng viên, thầy cô chính là cơ hội để mình thực hành, rèn giũa kỹ năng viết email, tất nhiên, trước khi nhấn nút gửi thì các em cần review kỹ nhé. Khi nào sinh viên cần viết email gửi giảng viên, thầy cô? Trên thực tế, sẽ có khá nhiều trường hợp mà sinh viên cần viết email gửi giảng viên, thầy cô phụ trách trong trường. Đầu tiên và phổ biến nhất là trường hợp các em có thắc mắc liên quan tới điểm số, chẳng hạn như điểm kiểm tra, điểm bài thi cuối kỳ hoặc điểm trung bình môn học, điểm trung bình tích luỹ. Khi đó, viết email gửi giảng viên, thầy cô là điều cần làm càng sớm càng tốt, trước khi nhà trường chốt điểm. Tiếp theo là trường hợp viết email gửi thầy cô phụ trách trong trường liên quan tới chủ đề học bổng, tức là viết để hỏi về các tiêu chí học bổng, hoặc là thắc mắc về kết quả học bổng. Bên cạnh đó, cũng có một số trường hợp thắc mắc, khiếu nại về các vấn đề khác nên sinh viên phải viết email gửi đến trực tiếp các thầy cô trong phòng đào tạo hoặc các phòng ban khác trong trường đại học, tức là những thầy cô làm việc trên văn phòng, không phải là giảng viên đứng lớp, mình cũng chưa từng gặp bao giờ, khi đó, nhiều sinh viên sẽ thấy run, lo lắng, vì sợ lỡ các thầy cô khó tính, lỡ mình viết email chưa chỉn chu, còn nhiều sai sót thì thế nào? Đừng quá lo lắng, dưới đây là hướng dẫn cách viết email gửi giảng viên, thầy cô trong trường mà sinh viên cần lưu ý. Cách viết email gửi giảng viên, thầy cô mà sinh viên cần lưu ý Khi viết email gửi giảng viên, thầy cô trong trường, sinh viên cần đặc biệt lưu ý đến sự chỉn chu, tức là mình sẽ viết câu cú rõ ràng, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề, tránh việc dài dòng lan man khiến thầy cô khó lòng nắm được điều mình mong muốn, bên cạnh đó, việc trình bày email cũng cần đảm bảo sự rõ ràng, ngắt câu, ngắt đoạn, xuống dòng, gạch đầu dòng, im đậm,… cần được linh hoạt sử dụng đúng lúc. Đó là về mặt tổng thể, còn chi tiết hơn thì khi viết email gửi giảng viên, các em cần đảm bảo nội dung email đã có đầy đủ những phần quan trọng này:
Bên cạnh các nội dung trên, nếu muốn email của mình chuyên nghiệp hơn, thì sinh viên có thể thử thiết kế chữ ký email, thường trong đó sẽ bao gồm họ tên và một số thông tin liên lạc cá nhân của mình, để dù gửi email cho bất kỳ ai, thì khi họ cần liên lạc với mình để trao đổi thêm cũng sẽ dễ dàng hơn. Các lỗi thường gặp khi viết email mà sinh viên cần tránh Song song với những nội dung quan trọng cần lưu ý khi viết email gửi giảng viên, thì sinh viên cũng cần nắm được các lỗi thường gặp để phòng tránh. Đầu tiên chính là lỗi quên ghi tiêu đề email, nhấn nút gửi xong mới tá hoả phát hiện ra nhưng đã quá muộn màng. Tiếp theo là lỗi chính tả nếu các em chưa kiểm tra kỹ lưỡng nội dung email trước khi gửi, hoặc cũng có một số bạn quen tay nên lỡ viết tắt, viết teen code trong email gửi giảng viên, thầy cô, khiến email nhìn vào sẽ bị thiếu chuyên nghiệp, thậm chí còn bị phản cảm. Một lỗi khác cũng khá phổ biến khi sinh viên viết email gửi giảng viên chính là trình bày nội dung lủng củng, không rõ đầu đuôi, lan man, ngắt câu, ngắt đoạn lung tung khiến thầy cô khó lòng hiểu được mong muốn hoặc dễ hiểu lầm. Ngoài ra, một số trường hợp sinh viên cũng quên đính kèm các file quan trọng, lỡ gửi mail xong mới phát hiện ra, rồi lại phải mắc công gửi lại thêm lần nữa. Bài viết này đã giúp sinh viên hiểu rõ tầm quan trọng của kỹ năng viết email, nắm được các trường hợp cần viết email gửi giảng viên, hướng dẫn cách viết email gửi giảng viên, thầy cô trong trường, đồng thời, lưu ý các lỗi thường gặp khi viết email để các em phòng tránh. Hy vọng rằng những nội dung này sẽ hữu ích với các em! |
