Hướng dẫn how to input data in google sheets - cách nhập dữ liệu vào google sheet

Hướng dẫn Google Sheets này sẽ giúp bạn từ người mới bắt đầu tuyệt đối hoặc người dùng cơ bản, thông qua một người dùng cấp trung cấp tự tin, có năng lực.

Google Sheets là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ, cho tất cả mọi thứ, từ tiếp thị kỹ thuật số đến mô hình hóa tài chính, từ quản lý dự án đến phân tích thống kê, trên thực tế, bất kỳ hoạt động nào liên quan đến việc ghi và phân tích dữ liệu.

Và nếu bạn (tương đối) mới, nó thực sự trả cổ tức để tìm hiểu cách sử dụng Google Sheets một cách chính xác. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn chuyển từ Newbie sang Ninja trong thời gian ngắn!

Nếu bạn mới sử dụng Google Sheets, thì tôi khuyên bạn nên bắt đầu từ đầu bài viết này.

Tuy nhiên, nếu bạn đã sử dụng các tờ trước đó, hãy thoải mái bỏ qua Phần 1 và 2 và bắt đầu với phần Dữ liệu và Công thức cơ bản.

Một mẫu có sẵn để sao chép vào ổ đĩa của bạn, để đi kèm với hướng dẫn này:

Ngoài ra, các tài nguyên tiên tiến khác nhau được liệt kê để bạn tiến thêm một bước. Tìm logo này: Tài nguyên nâng cao

Nội dung

1. Cách sử dụng Google Sheets: Tổng số người mới bắt đầu
   • Google Sheets là gì?
   • Làm thế nào khác với Excel?
   • Cách tạo tờ Google đầu tiên của bạn
   • Cửa sổ chỉnh sửa Google Sheets
   • Làm việc với dữ liệu trong Google Sheets
2. Cách sử dụng Google Sheets: Cửa sổ chỉnh sửa
   • Chỉnh sửa cột và hàng
   • Tạo các tab mới
   • Định dạng
   • Loại bỏ định dạng
3. Cách sử dụng Google Sheets: Dữ liệu và Công thức cơ bản
   • Các loại dữ liệu khác nhau
   • Làm toán về các số
   • Chức năng khởi động: Đếm, tổng, trung bình
   • Tách dữ liệu trong các ô
   • Kết hợp dữ liệu trong các ô
4. Cách sử dụng Google Sheets: Các tính năng giết người
   • Thêm nhận xét và ghi chú
   • Chia sẻ tờ của bạn
   • Hợp tác thời gian thực
5. Cách sử dụng Google Sheets: Kỹ thuật trung gian
   • Tấm đóng băng để dễ dàng xem
   • Hiểu tham chiếu tế bào
   • Định dạng có điều kiện cơ bản
   • Sắp xếp và lọc dữ liệu
   • Thêm biểu đồ
   • Sử dụng tính năng khám phá
   • Tiền thưởng: Hàm Vlookup
6. Cách sử dụng Google Sheets: Các bước tiếp theo

Google Sheets là gì?

Làm thế nào khác với Excel?

Làm thế nào khác với Excel?

Cách tạo tờ Google đầu tiên của bạn

Cửa sổ chỉnh sửa Google Sheets

Làm việc với dữ liệu trong Google Sheets

• Cách sử dụng Google Sheets: Cửa sổ chỉnh sửa
• Chỉnh sửa cột và hàng
• Tạo các tab mới
• Định dạng
• Loại bỏ định dạng
• Cách sử dụng Google Sheets: Dữ liệu và Công thức cơ bản

Các loại dữ liệu khác nhau

Làm toán về các số

Chức năng khởi động: Đếm, tổng, trung bình

Tách dữ liệu trong các ô

• Kết hợp dữ liệu trong các ô
• Cách sử dụng Google Sheets: Các tính năng giết người
• Thêm nhận xét và ghi chú
• Chia sẻ tờ của bạn

Hợp tác thời gian thực

Cách sử dụng Google Sheets: Kỹ thuật trung gian

Tấm đóng băng để dễ dàng xem

Hiểu tham chiếu tế bào

Ok, tôi lấy nó ở đâu? Cách tạo tờ Google đầu tiên của bạn

Nếu đây là lần đầu tiên của bạn với Sheets, hãy đến trang chủ của Google Sheets:

Nhấp vào nút Đi đến Google Sheets ở giữa màn hình. Bạn sẽ được nhắc đăng nhập:Go To Google Sheets button in the middle of the screen. You’ll be prompted to login:

Và sau đó bạn đến màn hình chính Google Sheets, sẽ hiển thị bất kỳ bảng tính nào trước đây mà bạn đã tạo.

Nhấp vào nút Green Plus khổng lồ để tạo một tờ Google mới:

Mở tờ Google đầu tiên của bạn từ ổ đĩa

Bạn có thể tạo các bảng Google mới từ thư mục ổ đĩa của mình bằng cách nhấp vào nút mới màu xanh:

Khi bạn tạo một tờ Google mới, nó sẽ được tạo trong thư mục ổ đĩa chính của bạn (thư mục gốc của bạn):

.

Ở đây bạn có thể kéo nó vào một thư mục khác nếu bạn muốn (để giữ mọi thứ được tổ chức). Làm điều này bằng cách nhấp vào và giữ tệp và kéo đến nơi bạn muốn nó đi:

Cửa sổ chỉnh sửa trang Google

Đây là những gì mà tờ Google của bạn sẽ trông như thế nào:

Bạn có thể đổi tên tờ của bạn ở góc trên cùng bên trái. Nhấp vào nơi mà nó nói bảng tính không có tiêu đề và nhập bất kỳ tên nào bạn muốn đưa ra tờ của bạn, trong ví dụ này, tờ mới.

Vì vậy, hãy để giới thiệu một số thuật ngữ chính và khái niệm cơ bản mà bảng tính hoạt động:

Có hai hàng menu phía trên trang tính của bạn, trong đó chúng tôi sẽ thấy hơn nữa trong hướng dẫn này.

Cửa sổ chính bao gồm một lưới các tế bào. Một ô riêng lẻ là một hình chữ nhật duy nhất, ở giao điểm của một cột và một hàng, và nó sẽ giữ một đoạn dữ liệu duy nhất.

Các cột là phạm vi dọc của các ô, được dán nhãn bởi các chữ cái chạy trên đỉnh của tờ.

Hàng là phạm vi ngang của các ô, được dán nhãn bởi các số chạy xuống phía bên trái của tấm của bạn.

Trong ví dụ trên, tôi đã tô sáng cột E và hàng 10.

** Khái niệm cơ bản của bảng tính: **

Cột E và hàng 10 giao nhau tại một ô và chỉ một ô. Do đó, chúng ta có thể kết hợp chữ cái cột và số hàng để tạo một tham chiếu duy nhất cho ô này, E10. Bây giờ khi chúng tôi muốn tham khảo ô này, ví dụ để truy cập dữ liệu trong ô này, chúng tôi sử dụng địa chỉ E10 để làm điều đó.

Hiểu điều này và bạn hiểu bảng tính. Phần còn lại chỉ là những chi tiết!

Nhập, chọn, xóa và di chuyển dữ liệu

Bây giờ niềm vui thực sự bắt đầu! Hãy để bắt đầu sử dụng tấm trống mới này mà chúng tôi đã tạo ra.

Nhấp vào ô A1 (đó là giao điểm của cột A với hàng 1, ô ở góc trên cùng bên trái của tờ) và bạn sẽ thấy một hộp màu xanh xung quanh ô, để cho biết nó được tô sáng:

Sau đó, bạn chỉ cần bắt đầu gõ và bạn sẽ thấy dữ liệu được nhập vào ô đó:

Nhấn Enter khi bạn hoàn thành việc nhập dữ liệu và bạn sẽ chuyển xuống ô tiếp theo, đã hoàn thành mục nhập dữ liệu của bạn. Nếu bạn nhấn phím tab thay thế, bạn sẽ di chuyển qua một ô sang phải!

Nó có giá trị chỉ ra một sắc thái quan trọng ở đây:

Nhấp vào một lần trên ô làm nổi bật toàn bộ ô. Nhấp vào hai lần nhập vào ô, để bạn chỉ có thể chọn hoặc làm việc với dữ liệu.ONCE on the cell highlights the whole cell. Clicking TWICE enters into the cell, so you can select or work with the data only.

Nếu bạn thấy mình bị mắc kẹt trong một ô, bạn có thể nhấn phím Escape để bỏ chọn nội dung và đi lên một cấp độ, để chỉ có ô được chọn.ESCAPE key to deselect the contents and go up a level, to just having the cell selected.

Hãy tự mình thử và xem cách con trỏ xuất hiện bên trong ô khi bạn nhấp đúp, cho phép bạn chỉnh sửa dữ liệu.

Để xóa dữ liệu chúng tôi vừa nhập, nhấp vào ô một lần và nhấn phím Xóa, hoặc, nhấp vào ô hai lần và sau đó nhấn phím Xóa cho đến khi tất cả dữ liệu của bạn được xóa.

Cứu giúp! tôi đã phạm một sai lầm

Trước hết, đừng hoảng sợ!

Google Sheets tiết kiệm từng bước công việc của bạn để bạn luôn có thể quay lại một bước (hoặc hai) nếu cần.

Nhấn CMD + Z nếu bạn trên máy Mac hoặc Ctrl + Z nếu bạn trên PC và bạn sẽ hoàn tác bước trước đó. Tiếp tục nhấn và bạn chỉ cần quay trở lại thông qua các thay đổi của bạn. .Cmd + Z if you’re on a Mac, or Ctrl + Z if you’re on a PC and you’ll undo your previous step. Keep pressing and you’ll simply go further back through your changes. (Pressing Cmd + Y on a Mac, or Ctrl + Y on a PC moves your forwards, to redo your last step.)

Bạn cũng có thể hoàn tác bằng cách sử dụng mũi tên hoàn tác trên menu:

Tạo một bảng cơ bản

Đúng vậy, với tất cả những điều đó trong tâm trí, đó là thời gian cho một bài tập nhanh chóng.

Xem nếu bạn có thể tạo bảng sau đây cho trang web thành viên phòng tập thể dục hư cấu của chúng tôi, bằng cách nhập dữ liệu vào các ô chính xác (không có định dạng hoặc các thủ thuật khác được sử dụng trong giai đoạn này):

Hãy sử dụng dữ liệu của riêng bạn nếu bạn muốn. Cũng lưu ý rằng các ngày được nhập ở trên là định dạng của Hoa Kỳ, với tháng trước, vì vậy đừng lo lắng nếu bàn của bạn có ngày đầu tiên.

2. Cách sử dụng Google Sheets: Môi trường làm việc

Thay đổi kích thước, chèn, xóa, ẩn/mở các cột và hàng

Để chọn một hàng hoặc cột, nhấp vào số (hàng) hoặc chữ cái (cột) của hàng hoặc cột bạn muốn chọn. Điều này sẽ làm nổi bật toàn bộ hàng hoặc cột màu xanh, để cho biết bạn đã chọn nó., click on the number (rows) or letter (columns) of the row or column you want to select. This will highlight the whole row or column blue, to indicate you have it selected.

Để thay đổi chiều rộng của một cột hoặc chiều cao của một hàng, hãy di chuyển con trỏ của bạn trên đường màu xám biểu thị cạnh của cột hoặc hàng, cho đến khi con trỏ của bạn thay đổi giống như thế này:, hover your cursor over the grey line denoting the edge of the column or row, until your cursor changes to look like this:

Sau đó nhấp và kéo con trỏ bên trái hoặc phải để thay đổi chiều rộng của cột này. Nó cùng một quá trình để thay đổi chiều cao của các hàng.

Pro-tip: Để nhanh chóng thay đổi chiều rộng cột để phù hợp với nội dung ô của bạn, nhấp đúp vào khi bạn lơ lửng trên đường màu xám. To quickly change the column width to fit your cell contents, double-click when you’ve hovered over the grey line.

Cách thêm các cột vào Google Sheets: Để chèn các cột hoặc hàng bổ sung, nhấp vào cột hiện có hoặc hàng bên cạnh nơi bạn muốn chèn một cột hoặc hàng mới. Với cột hoặc hàng được chọn (màu xanh lam nổi bật), nhấp chuột phải để hiển thị menu Tùy chọn, sau đó chọn Chèn trước (hoặc Chèn sau) cho các cột hoặc chèn ở trên (hoặc chèn bên dưới) cho các hàng:To insert additional columns or rows, click on the existing column or row next to where you’d like to insert a new column or row. With the column or row selected (highlighted blue), right-click to bring up the options menu, then select Insert Before (or Insert After) for Columns, or Insert Above (or Insert Below) for Rows:

Thêm các hàng và cột bổ sung ở cuối

Nếu bạn đạt đến các cạnh bên ngoài của một tờ Google, bạn sẽ nhận thấy các hàng và/hoặc cột dừng lại. Nhưng đừng lo lắng, bạn có thể thêm nhiều hơn.

Nếu bạn đã cuộn tất cả các cách đến đáy của trang của bạn (hoặc thêm nhiều dữ liệu đó), bạn sẽ nhận thấy rằng bạn đã đưa ra 1.000 hàng theo mặc định. Có một nút để thêm nhiều hàng hơn nếu bạn cần, 1.000 như được hiển thị hoặc bất kỳ số nào bạn muốn (lên đến một giới hạn, nhiều hơn ở bên dưới).

Nếu bạn đạt đến cạnh phải của trang tính, tức là cột cuối cùng, thì bạn thêm nhiều cột theo cách tiêu chuẩn. Nhấp chuột phải vào một ô trong cột cuối cùng để hiển thị menu và sau đó chọn thêm một cột ở bên phải.

Pro-tip: Nếu bạn muốn thêm nhiều cột, thì có một mẹo để thực hiện nó trong một lần. Ví dụ, giả sử bạn muốn thêm ba cột mới vào phía bên phải của trang tính của bạn, bắt đầu bằng cách tô sáng ba cột cuối cùng đã có, sau đó nhấp chuột phải và chọn để chèn các cột mới. Sau đó, nó sẽ chèn ba cột mới cho bạn! If you want to add more than one column, there’s a trick to do it in one go. As an example, say you wanted to add three new columns to the right side of your Sheet, begin by highlighting the last three columns that are there already, then right-clicking and choosing to insert new columns. It’ll then insert three new columns for you!

Giới hạn dữ liệu: Cuối cùng, hãy nhớ rằng mỗi tờ Google được giới hạn ở 10 triệu ô, nghe có vẻ rất nhiều nhưng sớm lấp đầy. Dù sao, bạn sẽ thấy các tờ chậm lại đáng kể trước khi đạt đến giới hạn đó. Hầu hết mọi người báo cáo chậm một chút với hàng chục ngàn hàng dữ liệu và các công thức và mô hình phức tạp. Finally, keep in mind that each Google Sheet is limited to 10 million cells, which sounds like a lot but soon fills up. Anyway, you’ll find Sheets slows down considerably before reaching that limit. Most people report a slight slow down with tens of thousands of rows of data and complex formulas and models.

Thêm/xóa nhiều tờ, đổi tên chúng

Siêu dễ dàng!

Nhấp vào nút Big Plus ở phía dưới bên trái của tờ Google của bạn để thêm một tờ mới (còn được gọi là tab).to add a new Sheet (also called a Tab).

Tại sao sử dụng nhiều tab trong trang Google của bạn?

Vâng, giống như một cuốn sách với các chương về các chủ đề khác nhau, nó có thể giúp phân tách dữ liệu khác nhau và giữ cho tờ của bạn được tổ chức.

Ví dụ: bạn có thể chỉ có một tờ để ghi lại các cài đặt toàn cầu của mình (bất kỳ biến nào như tên, email, thuế suất, số lượng đầu người) và một biến khác cho dữ liệu giao dịch, và một biến khác cho phân tích và biểu đồ.

Nút có ba thanh, bên cạnh Plus, là nút Index của bạn, liệt kê tất cả các tab trong tờ Google của bạn. Điều này rất hữu ích khi bạn bắt đầu có nhiều tab khác nhau để quản lý.index button, listing all of the tabs in your Google Sheet. This is super useful when you start having a lot of different tabs to manage.

Để đổi tên một tờ hoặc xóa một tờ, nhấp vào mũi tên nhỏ bên cạnh tên (ví dụ: Sheet1) để hiển thị menu. Tại đây, bạn sẽ thấy tùy chọn đổi tên, xóa, hoặc thậm chí ẩn (và bỏ bên)., click the small arrow next to the name (e.g. Sheet1) to bring up the menu. Here you’ll see the option to rename, to delete, or even hide (and unhide) Sheets.

Để đặt tên, tôi cố gắng chỉ ra những gì trong tab đó, vì vậy hãy sử dụng các tên như cài đặt, bảng điều khiển, biểu đồ, dữ liệu thô.

Định dạng

Bạn sẽ tìm thấy tất cả các tùy chọn định dạng trên thanh công cụ hàng đầu, để bạn có thể tập trung các tiêu đề của mình, làm cho chúng in đậm, định dạng dưới dạng tiền tệ, v.v. , như thể hiện trong hình ảnh này:More button, as shown in this image:

Họ tương tự như một trình xử lý văn bản và khá tự giải thích. Bạn luôn có thể nhấn Undo nếu bạn mắc lỗi (CMD + Z trên Mac hoặc Ctrl + Z trên PC).

Hãy thử các phần sau để định dạng bảng cơ bản của chúng tôi:

> Làm cho tiêu đề in đậm và kích thước 14px> Trung tâm các tiêu đề cột và làm cho chúng in đậm> Trung tâm Cột cấp> Thay đổi định dạng ngày thành 01-tháng 1-2018 (Gợi ý: Định dạng ngày được tìm thấy dưới nút cho biết 123.)>> Thêm một dấu hiệu đô la, $, vào cột Phí> Thêm một đường viền xung quanh toàn bộ bảng.
> Center the column headings and make them bold
> Center the tier column
> Change the date format to 01-Jan-2018 (Hint: the date format is found under the button that says 123.)
> Add a dollar sign, $, to the fee column
> Add a border around the whole table.

Ở đây, một GIF để hướng dẫn bạn:

(Lưu ý, bạn cũng có thể tìm thấy các tùy chọn định dạng trong menu Định dạng, giữa các tùy chọn menu Chèn và Dữ liệu.)Format menu, between the Insert and Data menu options.)

Màu sắc xen kẽ

Hãy để tôi chỉ cho bạn tùy chọn để thêm màu hàng xen kẽ (dải) vào bảng của bạn.alternating row colors (banding) to your tables.

Hãy để áp dụng nó vào bảng cơ bản của chúng tôi, bằng cách tô sáng bảng và sau đó từ menu:

Định dạng> Màu sắc xen kẽ

Như thể hiện ở đây:

Hãy nhớ rằng, một chút định dạng đi một chặng đường dài. Nếu tấm của bạn dễ đọc và ngăn nắp hơn, mọi người sẽ có nhiều khả năng hiểu nó và tiếp thu thông tin.

Loại bỏ định dạng

Đây là mẹo năng suất số 1 của tôi trong Google Sheets.

Để loại bỏ tất cả các định dạng từ một ô (hoặc phạm vi của các ô), hãy nhấn CMD + \ trên Mac hoặc Ctrl + \ trên PC. (or range of cells), hit Cmd + \ on a Mac or Ctrl + \ on a PC.

Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi bạn muốn xóa định dạng đó là của bạn hoặc bạn không còn muốn hoặc cần.

3. Cách sử dụng Google Sheets: Dữ liệu và các công thức cơ bản

Các loại dữ liệu khác nhau

Bạn đã thấy các loại dữ liệu khác nhau trong Google Sheets trong bảng cơ bản của chúng tôi.

Điểm quan trọng để hiểu với dữ liệu bảng tính là mỗi ô chứa chính dữ liệu và một định dạng được áp dụng cho dữ liệu đó.

Ví dụ: giả sử một ô có chứa:

2, hoặc 2.00 hoặc $2 hoặc $2.00
2.00, or
$2, or
$2.00

Trong mỗi trường hợp, dữ liệu cơ bản là số 2, nhưng với một định dạng khác nhau được áp dụng mỗi lần. Nếu chúng ta thêm 2 vào mỗi ô này, chúng ta sẽ lấy lại số 4 trong mọi trường hợp (với định dạng được áp dụng).

Bạn có thể nhận thấy rằng dữ liệu tiền tệ, dữ liệu tỷ lệ phần trăm và thậm chí ngày thực sự chỉ là những con số dưới mui xe (ngày? Thực sự? Vâng, họ là, nhưng đó là một cuộc thảo luận cho một ngày khác). Họ tất cả đều được liên kết đúng, đi chơi ở cạnh phải của phòng giam.

Văn bản được liên kết trái theo mặc định.

Nếu bạn muốn buộc một cái gì đó được lưu trữ dưới dạng văn bản, bạn có thể tạo ra một trích dẫn duy nhất, ' trước nội dung ô. Vì vậy, việc gõ vào '0123 sẽ hiển thị là 0123 trong ô của bạn và được liên kết trái. Nếu bạn bỏ qua dấu trích dẫn đơn, thì nó sẽ được lưu trữ dưới dạng một số và hiển thị là 123 mà không có 0.

Làm toán về các số

Dễ dàng, giống như bạn làm trên máy tính.

Bạn nhấp vào ô bạn muốn thực hiện tính toán của mình, nhập một dấu bằng (=) để cho biết bạn đang thực hiện tính toán và sau đó nhập công thức của bạn, ví dụ:

Lưu ý cách tính toán sẽ hiển thị trong thanh công thức (1) cũng như trong ô (2).(1) as well as in the cell (2).

Bạn có thể nhận thấy rằng bạn nhận được một bản xem trước của câu trả lời (trong trường hợp này là 25) trên công thức.

Bắt đầu với các chức năng: đếm, tổng, trung bình

Về mặt kỹ thuật, bạn đã viết công thức đầu tiên của mình trong phần trên về tính toán toán học, nhưng thực sự, sự nghiệp công thức của bạn bắt đầu khi bạn bắt đầu sử dụng các chức năng tích hợp (trong đó có hàng trăm!).

Quay trở lại bảng cơ bản của chúng tôi, hãy để đếm số lượng thành viên chúng tôi có, tổng phí hàng tháng là bao nhiêu và phí trung bình hàng tháng là bao nhiêu.

ĐẾM

Nhấp vào ô B8, nhập một bằng (=) và sau đó bắt đầu nhập số từ. Bạn sẽ nhận thấy một menu tự động hoàn chỉnh xuất hiện cho thấy tất cả các chức năng bắt đầu bằng C, như thế này:COUNT. You’ll notice an auto-complete menu comes up showing all of the functions beginning with C, like this:

Bạn có thể tiếp tục nhập đếm đầy đủ hoặc tìm nó và chọn từ danh sách (di chuột qua nó và nhấp vào nó hoặc nhấn vào hoặc nhấn tab).

Tiếp theo, bạn sẽ thấy cửa sổ trợ giúp công thức hiển thị, điều này cho bạn biết về cú pháp công thức và cách điền chính xác:

Trong trường hợp này, hàm đếm đang mong đợi một danh sách các giá trị số.

Bạn phải chọn phạm vi của các ô bạn muốn đếm. Vì vậy, nhấp vào B4, giữ cho bạn chuột xuống và kéo xuống B7, để bốn ô được tô sáng trong Orange và B4: B7 đang hiển thị trong chức năng của bạn:

Sau đó, đóng chức năng bằng khung đóng)

=COUNT(B4:B7)

Lưu ý: Đếm được sử dụng để đếm số. Nếu bạn muốn đếm văn bản (ví dụ: tên) thì Count won Won Work (nó sẽ cung cấp cho bạn 0). Thay vào đó, hãy sử dụng Counta (với A A ở cuối), nếu không phương pháp này giống nhau. COUNT is used to count numbers. If you want to count text (for example the names) then COUNT won’t work (it’ll give you a 0). Instead use COUNTA (with an A at the end), otherwise the method is the same.

TỔNG

Lượt của bạn! Hãy thử tạo tổng cộng cho phí thành viên trong Cell D8. Thực hiện theo quy trình tương tự như hàm đếm, ngoại trừ sử dụng tổng và tô sáng các giá trị trong cột D.

=SUM(D4:D7)

TRUNG BÌNH

Bạn có thể sử dụng một cuộn, vì vậy hãy tiếp tục và tính trung bình phí thành viên. Sử dụng chức năng trung bình trong ô D9.

=AVERAGE(D4:D7)

PSST, bạn sẽ nhận thấy rằng Google thậm chí đôi khi giúp bạn ra ngoài và đề xuất công thức chính xác mà bạn đã theo sau:

Bạn đi đây:

Nếu bạn mắc lỗi với công thức của mình, bạn sẽ thấy một tin nhắn lỗi, có thể là một cái gì đó như #N/A, #Ref !, #Div/0, v.v.

Bạn cần phải nhập lại công thức của mình và sửa nó trước khi tiến hành. Mặc dù vậy, những thông báo lỗi này cung cấp rất nhiều bối cảnh, vì vậy họ rất đáng để hiểu.

Điều gì khác biệt giữa một chức năng và một công thức?

Chà, cả hai đều được sử dụng thay thế cho nhau và khá lỏng lẻo vì vậy tôi sẽ không bị treo lên trên nó.

Đối với phạm vi phạm vi, một hàm đề cập đến từ một phương thức duy nhất (ví dụ: tổng) trong khi công thức đề cập đến toàn bộ hoạt động sau khi dấu bằng, thường bao gồm nhiều hàm.

Tách dữ liệu với tính năng văn bản thành cột

Hãy giả sử bạn muốn họ và họ và họ, thay vì chỉ đơn giản là tên như chúng ta có trong bảng thành viên tác giả nổi tiếng của chúng ta. Làm thế nào để chúng ta làm điều đó?First Name and Last Name, rather than just simply Name as we have in our dead famous authors membership table. How do we go about doing that?

Tất nhiên, như với tất cả mọi thứ trong bảng tính, có rất nhiều cách, nhưng hãy để tôi chỉ cho bạn dễ nhất, sử dụng tính năng văn bản cho các cột.

Quay lại bảng cơ bản của chúng tôi, hãy tạo một cột mới ở bên phải tên trước cột Cấp, tức là tạo một cột mới, trống B.

Đánh dấu bốn tên và nhấp chuột:

Dữ liệu> Tách văn bản thành các cột

Trên các menu phụ hiển thị chọn không gian và ngạc nhiên về cách Google Sheets tách toàn bộ tên thành tên đầu tiên và họ. Vui lòng đổi tên các cột và họ cũng vậy.

Kết hợp các tế bào

Ôi, tôi nghe bạn nói! Bạn cũng muốn giữ cột tên đầy đủ đó.Name column as well.

Không có vấn đề gì, hãy để học cách kết hợp văn bản để chúng ta có thể xây dựng lại nó.

Chèn một cột trống mới giữa B và C (giữa tên cuối cùng và cấp) và gọi nó là tên đầy đủ, trong ô C3.Full Name, in cell C3.

Thêm công thức này trong ô C4:

2.000

Đó là A4, ampersand, b4.

Những gì nó làm là kết hợp dữ liệu trong ô A4 với dữ liệu trong ô B4 và xuất nó trong ô C4.

Hmm, nhưng điều này cho một đầu ra như sau:

Charles Dickens

Điều đó rõ ràng là không đủ tốt! Chúng ta cần một khoảng trống giữa các tên!

Thay đổi công thức thành này, bằng cách nhấp ngay sau khi ampersand và thêm trích dẫn kép, không gian, báo giá kép, ampersand:

2.001

Ở đây, chúng tôi đã nói với Google Sheets thêm một không gian vào hỗn hợp và đầu ra bây giờ sẽ là:

Charles Dickens

Voilà, đó là tốt hơn!

Công thức của bạn đang ngồi đẹp trong Cell C4, nhưng làm thế nào để bạn làm cho nó hoạt động cho các hàng khác?

Sao chép nó!

Bạn có thể: i) Nhấp chuột phải, sao chép, di chuyển xuống để chọn ô tiếp theo, nhấp chuột phải lại, nhấp vào Dán hoặc ii) CMD + C (trên Mac) hoặc Ctrl + C (trên PC), di chuyển xuống để chọn ô tiếp theo, sau đó CMD + V (trên Mac) hoặc Ctrl + V (trên PC) hoặc III) kéo công thức xuống bằng cách giữ hộp nhỏ màu xanh ở góc dưới bên phải của màu xanh nổi bật xung quanh ô ban đầu.
i) right-click, copy, move down to select the next cell, right click again, click paste, or
ii) Cmd + C (on Mac) or Ctrl + C (on PC), move down to select next cell, then Cmd + V (on Mac) or Ctrl + V (on PC), or
iii) drag the formula down by holding the little blue box at the bottom right corner of the blue highlighting around the original cell.

Điều gọn gàng là khi bạn sao chép công thức này xuống, các tham chiếu ô sẽ thay đổi từ hàng 4 sang hàng 5, hàng 5 sang hàng 6, v.v., tự động! Thật tuyệt làm sao!

(Đây là những gì được gọi là tài liệu tham khảo tương đối. Thêm vào đó trong Phần 5 dưới đây.)

Ở đây, một GIF để hiển thị kỹ thuật này trong hành động:

4. Cách sử dụng Google Sheets: Các tính năng giết người

Hãy cùng xem một số tính năng độc đáo, mạnh mẽ mà Google Sheets có, như một phần mềm dựa trên đám mây.

Nhận xét (và ghi chú)

Bạn muốn thêm một số ngữ cảnh vào các số trong các ô của bảng của bạn, mà không cần phải thêm các cột hoặc làm rối loạn định dạng của bạn?

Thêm một bình luận vào một ô!

Bạn có thể gắn thẻ mọi người (thông qua địa chỉ email của họ) những người bạn cũng muốn xem nhận xét. Họ có thể trả lời và đánh dấu nó được giải quyết một khi nó đã được hành động.

Bạn cũng có thể thêm các ghi chú đơn giản vào các ô nếu bạn muốn.

Nhận xét và ghi chú cũng có thể bị xóa khi không bắt buộc nữa.

Để thêm nhận xét vào ô, trước tiên hãy chọn ô, sau đó nhấp chuột phải để hiển thị menu của các tùy chọn. Chọn Chèn Chèn Nhận xét và sau đó chỉ cần nhập nhận xét của bạn., first select the cell, then right click to bring up the menu of options. Select “Insert comment” and then simply type in your comment.

Để gắn thẻ ai đó trong nhận xét của bạn, hãy nhập dấu cộng (+) và tên hoặc địa chỉ email của họ (bạn sẽ thấy các tùy chọn tự động hoàn thành từ danh bạ của bạn, vì vậy bạn không nên nhập toàn bộ địa chỉ email)., type the plus sign (+) and their name or email address (you’ll see auto-complete options from your contacts, so you shouldn’t have to type in the whole email address).

Bạn có thể nhận thấy một hình tam giác màu cam nhỏ ở góc trên cùng bên phải của ô để chỉ ra nhận xét. Nhận xét sẽ xuất hiện khi bạn di chuột qua ô này. Nếu bạn nhấp vào ô, nó cũng sẽ thêm màu cam vào nền ô.

Nhận xét có thể được chỉnh sửa, xóa, liên kết đến, trả lời và giải quyết (nhận xét biến mất khỏi tờ và được lưu trữ).

Bạn có thể tiếp cận và kiểm soát tất cả các nhận xét trong bảng của mình từ nút nhận xét lớn ở phía trên bên phải màn hình, bên cạnh nút chia sẻ màu xanh.Comments button in the top right of the screen, next to the blue Share button.

(Lần đầu tiên bạn gắn thẻ ai đó trong một bình luận, bạn sẽ được yêu cầu chia sẻ trang tính với họ. Xem thêm về điều này dưới đây.)

Bạn cũng có thể thêm một ghi chú vào các ô theo cùng một cách (tìm nó trong menu bên cạnh để chèn nhận xét). Nó giống như một phiên bản giảm bớt của một bình luận, dành cho tài liệu tham khảo của riêng bạn.note to cells in the same way (look for it in the menu next to Insert Comment). It’s like a pared down version of a comment, intended for your own reference.

Chia sẻ tờ của bạn

(Nếu bạn vừa thêm một bình luận và được gắn thẻ người khác, như được hiển thị ở trên, thì bạn có thể đã thực hiện bước này!)

Bạn có thể chia sẻ bảng Google của bạn với người khác. Vì nó trên đám mây, họ có thể truy cập bảng của bạn và xem cùng một tờ trực tiếp mà bạn đang ở.

Nói cách khác nếu bạn thực hiện các thay đổi, họ sẽ tự động hiển thị và gần thời gian thực cho mọi người xem trang tính.

Bạn có thể có nhiều người xem và làm việc trên cùng một tờ.

Về cơ bản, bạn có ba tùy chọn để chia sẻ bảng của bạn với:

• Truy cập chỉ xem, để người đó không thể thay đổi hoặc nhận xét về bất kỳ dữ liệu nào, so that person can not change or comment on any data
• Truy cập chỉ nhận xét, để người đó có thể thêm nhận xét nhưng vẫn không thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với dữ liệu trong trang tính, so that person can add comments but still not make any changes to the data in the Sheet
• Chỉnh sửa quyền truy cập, để người đó có thể thay đổi trang tính (bao gồm cả bình luận), so that person can make changes to the sheet (including comments)

Các tùy chọn chia sẻ được tìm thấy bằng cách nhấp vào nút Big Blue ở góc trên cùng bên phải, sẽ mở ra các cài đặt chia sẻ:

Bạn có thể lấy liên kết (URL) vào trang, chọn cài đặt chia sẻ (Xem/Nhận xét/Chỉnh sửa) và sau đó chia sẻ liên kết đó với những người bạn muốn xem trang này. (1)(1)

Hoặc, bạn có thể nhập trực tiếp địa chỉ email của ai đó, chọn cài đặt chia sẻ (xem/bình luận/chỉnh sửa) và sau đó chia sẻ trang tính trực tiếp với người đó. (2)(2)

Nếu bạn muốn xem lại cài đặt chia sẻ hoặc thậm chí có nhiều quyền kiểm soát hơn, hãy nhấp vào các nút Tùy chọn nâng cao. (3)(3)

Cửa sổ Cài đặt chia sẻ nâng cao:

Ở đây bạn có thể:

> Lấy liên kết chia sẻ (1)> Đánh giá ai có quyền truy cập (2)> Thay đổi quyền truy cập của bất kỳ ai được liệt kê (3)> Mời người mới truy cập trang tính (4)> Thay đổi cài đặt chủ sở hữu nâng cao, để hạn chế ai có thể kiểm soát Cài đặt chia sẻ và quyền xem/nhận xét cụ thể (5)> Xác nhận khi bạn hoàn thành (6)(1)
> Review who has access (2)
> Change the access rights of anyone listed (3)
> Invite new people to access the Sheet (4)
> Change the advanced owner settings, to restrict who can control the sharing settings and specific view/comment rights (5)
> Confirm when you’re finished (6)

Tôi đã sử dụng liên kết từ các cài đặt chia sẻ để chia sẻ mẫu cho hướng dẫn này với bạn!

Hợp tác thời gian thực

OK, vì vậy bạn đã chia sẻ tờ của mình với ai đó. Nếu họ mở nó trong khi bạn vẫn đang làm việc trong tờ, bạn sẽ thấy con trỏ của họ xuất hiện trên bất kỳ ô (hoặc phạm vi) nào mà họ đã chọn. Nó sẽ là một màu khác, ví dụ màu xanh lá cây với màu xanh của bạn.

Nếu họ nhập dữ liệu hoặc xóa dữ liệu, bạn sẽ thấy nó xảy ra trong thời gian thực!

Trong trường hợp này, ô hoạt động của tôi là ô màu xanh. Tôi thấy người khác, được biểu thị bằng ô màu xanh lá cây, hiển thị trong bảng này và nhập dữ liệu vào một vài ô trước khi xóa nó.blue-outlined cell. I see somebody else, denoted by the green-outlined cell, show up in this Sheet and enter data into a few cells before deleting it.

Magic!

5. Cách sử dụng Google Sheets: Kỹ thuật trung gian

Panes đóng băng

Đây là một trong những thủ thuật hữu ích nhất mà bạn có thể học trong Google Sheets, đó là lý do tại sao tôi đã giới thiệu bạn học nó ngày hôm nay.

Sớm muộn gì bạn cũng sẽ làm việc với một bảng dữ liệu tiếp tục vượt ra ngoài khu vực bạn thấy trên màn hình (ví dụ, tôi có thể thấy xa như hàng 26, nhưng nó phụ thuộc vào kích thước màn hình của bạn và các yếu tố khác).

Khi bạn cuộn xuống để nhìn vào dữ liệu sâu hơn trong bảng của bạn, bạn sẽ mất các tiêu đề cột ngoài đỉnh màn hình của bạn và do đó có thể thấy bối cảnh của các cột của bạn.

Tất nhiên, cuộn lên và xuống để xem những gì các tiêu đề cột không có ý nghĩa gì. Nó là một con đường chắc chắn đến các lỗi bảng tính và sự điên rồ!

Hãy xem bảng dữ liệu này cho thấy các tòa nhà cao nhất trên thế giới, mở rộng dưới đáy của những gì bạn có thể thấy trên một màn hình duy nhất trong các tờ. Kết quả cuộn trong hàng tiêu đề biến mất, vì vậy bạn không còn biết cột nào là nào:

Những gì bạn cần làm là đóng băng các hàng tiêu đề.

Rất may, nó siêu dễ dàng.

Nhấp vào số hàng của hàng với các tiêu đề cột của bạn trong (ví dụ: hàng 3), sau đó từ menu Chọn:

Xem> Đóng băng> Up to Row hiện tại (3)

Bây giờ các tiêu đề của bạn sẽ giữ nguyên vị trí. Ah, điều đó tốt hơn nhiều!

Bạn có thể làm tương tự với các cột, ví dụ, nếu bạn muốn đóng băng tên, vì vậy bạn có thể cuộn theo chiều ngang trên nhiều cột dữ liệu.

Tài liệu tham khảo tương đối/tuyệt đối

Đây được cho là khái niệm khó nhất để nắm bắt trong hướng dẫn này. Nếu bạn hiểu nó và có thể áp dụng nó, thì bạn có một sự hiểu biết thực sự tốt về cách các bảng tính hoạt động và bạn đang trên đường trở thành một người dùng lành nghề.

Giả sử bạn có một số dữ liệu trong ô A1 và bạn nhập công thức sau vào ô B1:

2.002

Công thức này sẽ lấy bất kỳ dữ liệu nào trong ô A1 và hiển thị nó trong ô B1.

Bây giờ sao chép công thức (CMD + C trên Mac hoặc Ctrl + C trên PC) và dán nó (CMD + V trên Mac hoặc Ctrl + V trên PC) ở một nơi khác trên trang tính của bạn, ví dụ như ô D5.

Không có gì sẽ xuất hiện trong D5. Trong thực tế, bạn có thể tự hỏi liệu bản sao của bạn có hoạt động hay không. Có một cái nhìn trong thanh công thức và bây giờ bạn sẽ thấy điều này tuy nhiên:

2.003

Công thức ở đó, nhưng nó chỉ ra một ô khác, không phải A1, vì vậy không hiển thị dữ liệu từ A1.

Nhưng nó vẫn chỉ vào tế bào là một bên trái và cùng hàng với công thức ban đầu.

Ah ha! Eureka!

Công thức sao chép hoàn hảo, giữ cùng một cấu trúc, chỉ vào ô bên trái.

Thuộc tính tuyệt vời này được gọi là tham chiếu tương đối, có nghĩa là nó liên quan đến ô có công thức (ví dụ: một bên trái).relative reference, meaning it’s in relation to the cell where the formula is (e.g. one to the left).

Đó là lý do tại sao bạn có thể kéo các công thức xuống các cột và chúng sẽ tự động thay đổi để tính toán với dữ liệu từ hàng của chúng.

Có cái đó?

Bây giờ, nếu bạn muốn sửa chữa công thức của mình (ví dụ: nó luôn chỉ vào ô A1) thì bạn sẽ muốn sử dụng cái mà Lọ gọi là tham chiếu tuyệt đối.Absolute Referencing.

Chúng tôi khóa tham chiếu ô trong công thức, vì vậy Google Sheets biết không di chuyển tham chiếu khi công thức được di chuyển.

Cú pháp sử dụng một dấu hiệu đô la, $, ở phía trước tham chiếu cột và phía trước tham chiếu hàng để khóa chúng tương ứng, như vậy:

2.004

Bây giờ, bất cứ nơi nào bạn sao chép công thức này, đầu ra sẽ luôn chỉ vào ô A1 và trả lại cho bạn dữ liệu từ ô A1.

Lưu ý, bạn chỉ có thể khóa cột hoặc chỉ khóa tham chiếu hàng và để phần khác làm tài liệu tham khảo tương đối, nhưng đó là vượt quá phạm vi của hướng dẫn này.

Làm việc với các công thức trên các tờ

Bám sát chủ đề tham chiếu các ô khác trong thời điểm này, làm thế nào để liên kết với dữ liệu trên một tờ khác?

Quay trở lại một lần nữa vào bảng thành viên phòng tập thể dục cơ bản của chúng tôi cho các tác giả nổi tiếng đã chết, trong tờ 1, hãy để lấy lại tiêu đề bảng và in nó ra trong tờ 2 với công thức này, nhập vào ô A1 trên tờ 2:

2.005

Lưu ý điểm nhấn dấu ở cuối tham chiếu đến Sheet1, tức là Sheet1!Sheet1!

Bây giờ, hãy để Lừa thực hiện một tổng dữ liệu đơn giản trên trang 1, nhưng hiển thị câu trả lời của chúng tôi trên tờ 2.

Trong ô A3 trong trang 2, nhập công thức sau:

2.006

Điều này sẽ trả lại tổng của phạm vi của các ô F4 đến F7 trong trang 1 và in ra câu trả lời trong trang 2.

Định dạng có điều kiện cơ bản

Định dạng có điều kiện là một kỹ thuật mạnh mẽ để áp dụng các định dạng khác nhau (ví dụ như tạo nền nền) cho các ô dựa trên một số điều kiện.

Hãy cùng xem một ví dụ về định dạng có điều kiện, nghĩa là định dạng dựa trên các điều kiện thay đổi.

Ví dụ, trong một mô hình tài chính, bạn có thể hiển thị sự tăng trưởng tài sản tích cực với màu phông chữ màu xanh lá cây và nền màu xanh lá cây nhạt, trong khi tăng trưởng âm có thể được hiển thị với chữ màu đỏ trên nền màu đỏ nhạt. Điều này cung cấp bối cảnh bổ sung cho các số của bạn và các thuộc tính dự đoán (màu sắc) giúp truyền tải thông điệp hiệu quả hơn.

Lấy bản sao đơn giản của bảng thành viên (nhấn CMD + Z trên máy Mac hoặc Ctrl + Z trên PC để quay lại nếu bạn cần), hãy đánh dấu cột cuối cùng của phí thành viên, sau đó từ menu:

Định dạng> Định dạng có điều kiện

Ở đây bạn có thể chọn một quy tắc, ví dụ, các giá trị dưới 100 đô la và làm nổi bật chúng màu đỏ:

Lưu ý phạm vi được hiển thị (1), sau đó là menu thả xuống để chọn quy tắc (2) và sau đó là tùy chọn định dạng (3), có màu đỏ mặc định trong trường hợp này, mặc dù bạn có thể hoàn toàn tùy chỉnh nếu bạn chọn.(1), then a drop-down menu to choose a rule (2) and then the formatting option (3), which is default red in this case, although you can go completely custom if you choose.

Sức mạnh của định dạng có điều kiện là làm nổi bật dữ liệu một cách linh hoạt. Định dạng dựa trên một quy tắc, vì vậy nếu một giá trị khác sẽ giảm xuống dưới ngưỡng ($ 100 trong trường hợp này), nó sẽ kích hoạt quy tắc định dạng và được tô màu đỏ.

Sắp xếp dữ liệu

Sắp xếp dữ liệu của bạn là một yêu cầu chung, ví dụ để hiển thị các giao dịch từ doanh thu cao nhất đến doanh thu thấp nhất hoặc khách hàng có số lượng mua lớn nhất đến số lượng mua ít nhất. Hoặc để hiển thị các nhà cung cấp theo thứ tự bảng chữ cái. Bạn nhận được ý tưởng.

Vì vậy, hãy để sắp xếp bảng thành viên phòng tập thể dục nổi tiếng của các tác giả đã chết, từ các thành viên sớm nhất đến hầu hết các thành viên gần đây, tức là chúng tôi sẽ sắp xếp bảng của chúng tôi dựa trên cột ngày.

Làm nổi bật toàn bộ bảng, bao gồm hàng tiêu đề. Sau đó từ menu:

Dữ liệu> Sắp xếp phạm vi…

Và hãy chắc chắn kiểm tra tùy chọn Dữ liệu có tiêu đề. Sau đó, bạn có thể chọn cột bạn muốn sắp xếp và sắp xếp tùy chọn từ A đến Z hoặc Z đến A.

Điều này sắp xếp lại bảng, cho thấy các thành viên sớm nhất trước:

Lọc dữ liệu

Bước tiếp theo sau khi sắp xếp dữ liệu của bạn là lọc nó để ẩn những thứ bạn không muốn xem. Sau đó, bạn chỉ có thể nhìn vào dữ liệu có liên quan đến vấn đề trong tay.

Lấy lại dữ liệu tòa nhà cao nhất thế giới, hãy để áp dụng bộ lọc chỉ để hiển thị các tòa nhà chọc trời được xây dựng trước những năm 2000.

Nhấp vào nơi nào đó bên trong bảng dữ liệu (nhấp vào ô chứa dữ liệu trong bảng), sau đó thêm các bộ lọc từ menu:

Dữ liệu> Bộ lọc

Hoặc bằng cách nhấp vào biểu tượng này trên thanh menu phía trên trang tính của bạn:

Bạn sẽ nhận thấy một bóng màu xanh lá cây nhạt được áp dụng cho các tiêu đề hàng và cột của bảng được lọc của bạn, và cũng là một đường viền màu xanh lá cây xung quanh bàn của bạn. Mặc dù vậy, quan trọng nhất, bây giờ bạn sẽ có các nút lọc màu xanh lá cây nhỏ trong mỗi ô tiêu đề của bạn.

Để lọc tất cả các tòa nhà được xây dựng vào năm 2000 hoặc sau đó, nhấp vào hình tam giác nhỏ màu xanh lá cây bên cạnh tiêu đề cột được xây dựng, để đưa ra menu lọc.Built, to bring up the filter menu.

Bạn có thể nhận thấy bạn có thể chọn thủ công hoặc khử các mục để hiển thị. Mặc dù vậy, hãy tạo ra một quy tắc lần này.

Trong phần Bộ lọc theo điều kiện, chọn, chọn ít hơn so với và nhập 2000 vào hộp giá trị:

Đánh OK.

Ta-da!

Bạn sẽ thấy một bảng giảm chỉ với 9 kết quả. 9 tòa nhà chọc trời được xây dựng trước năm 2000:

Để loại bỏ bộ lọc, hãy nhấp vào nút Tam giác màu xanh lá cây (giờ là màu xanh lá cây rắn) và dưới bộ lọc của các điều kiện, đặt quy tắc thành quy tắc.

Ngoài ra còn có một chức năng bộ lọc gốc, theo đó bạn có thể lọc dữ liệu của mình một cách công thức.

Thêm biểu đồ

Là một bài tập cuối cùng với dữ liệu xây dựng cao nhất, hãy để vẽ một biểu đồ để hiển thị các tòa nhà được xây dựng theo năm, để chúng ta có thể thấy xu hướng đồ họa.

Đầu tiên, hãy để sắp xếp bảng theo năm được xây dựng theo năm, từ lâu đời nhất đến mới nhất. Chúng tôi có thể làm điều này bằng cách sử dụng chức năng sắp xếp được cung cấp trong menu khi bạn nhấp vào Tam giác màu xanh lá cây (từ bộ lọc).Built column, from oldest to newest. We can do this using the sort function that is provided in the menu when you click on the green triangle (from the filter).

Sau đó làm nổi bật cột duy nhất này được gọi là được xây dựng và từ menu:

Chèn> Biểu đồ

Điều này tạo ra một biểu đồ mặc định trong cửa sổ của bạn và mở công cụ chỉnh sửa biểu đồ trong thanh bên.

Tại đây, bạn có thể thay đổi phạm vi dữ liệu và loại biểu đồ của mình, cũng như vô số các tùy chọn định dạng tùy chỉnh biểu đồ (thường có thể truy cập bằng cách nhấp vào các phần tử trực tiếp trong biểu đồ).

Một biểu đồ là một đối tượng trong trang tính của bạn bây giờ. Nhấp vào nó để chọn nó, vì vậy nó có một đường viền màu xanh xung quanh nó. Bạn có thể thay đổi kích thước nó và kéo nó để di chuyển nó, giống như bạn làm với một hình ảnh.

Sử dụng tính năng khám phá

Các robot đang đến!

Chẳng mấy chốc, chúng tôi đã giành chiến thắng để tạo ra các công thức phức tạp hoặc biểu đồ. Chúng tôi chỉ cần yêu cầu tờ của chúng tôi làm điều đó cho chúng tôi. Âm thanh xa vời?

Vâng, bạn có thể làm điều đó ngay bây giờ! Tương lai là ở đây.

.

Google Sheets có một tính năng gọi là Khám phá, được cung cấp bởi máy học/AI/Deep Learning/Neural Network Sorcery, sẽ nhập dữ liệu của bạn, phân tích nó và cho bạn thấy một số câu trả lời phổ biến (như số tiền, số lượng, v.v. ) và các biểu đồ cơ bản:

Hãy cùng xem một ví dụ, sử dụng dữ liệu về các tòa nhà cao nhất thế giới. Làm nổi bật cột hiển thị những năm khi mỗi tòa nhà chọc trời được xây dựng và sau đó nhấp vào nút Khám phá (góc dưới bên phải) dẫn đến những hiểu biết này:

52 tòa nhà trong bộ của tôi. Tòa tháp sớm nhất trong danh sách được xây dựng vào năm 1931 (Tòa nhà Empire State đáng kính!) Và gần đây nhất được xây dựng vào năm 2017. Trung bình của tất cả các năm được xây dựng là năm 2007.

Một số điểm dữ liệu thú vị và hữu ích, mà không cần phải làm một công việc!

Tôi đã đề cập đến các biểu đồ, vì vậy, hãy để xem một ví dụ về điều đó với cột chiều cao (ft). Google Sheets Khám phá tạo ra một biểu đồ cho chúng tôi, hiển thị sự phân phối của độ cao tháp:

Chúng tôi cũng có được bản tóm tắt thú vị và sâu sắc này:

Phạm vi từ 1.148 đến 2.717, nhưng 80% giá trị nhỏ hơn hoặc bằng 1.480.

Ồ! Nhìn thoáng qua, chúng tôi có độ cao tối đa và tối đa, nhưng ấn tượng hơn, chúng tôi biết rằng 80% cao dưới 1.480ft.

Không phải tất cả các hiểu biết của người Viking đều hữu ích, và tôi không sử dụng nhiều tính năng này, nhưng nó cho thấy một cái nhìn thoáng qua về cách chúng tôi sẽ làm việc với các tờ trong tương lai.

Nếu bạn vẫn không lo lắng về việc AI đảm nhận công việc của mình (cho dù đó là phân tích dữ liệu của Lọ hay thứ gì khác) trong 10 đến 50 năm tới, thì hãy đọc bài viết này.

Tiền thưởng: Vlookup

Không có cách nào để sử dụng bài viết của Google Sheets, sẽ hoàn thành mà không có ít nhất một cái nhìn nhanh về chức năng Vlookup.

Why?

Bởi vì nó là chức năng nổi tiếng nhất. Nói với bất cứ ai bạn làm việc với dữ liệu và bảng tính và họ sẽ ngay lập tức hỏi, Có Có, nhưng bạn có biết cách thực hiện một vlookup không?

Nó có một tiếng chuông tốt cho năng lực bảng tính, mặc dù cuối cùng có những cách tốt hơn để làm việc với dữ liệu. Nó cũng là một công thức tương đối tiên tiến so với những gì chúng tôi đã thấy cho đến nay, vì vậy nếu bạn có thể hiểu nó, nó sẽ nói rõ.

Nó làm gì sau đó?

Nó được sử dụng để tìm kiếm một thuật ngữ và trả lại thông tin về thuật ngữ đó từ một bảng khác.

Nói chung, nó được sử dụng khi bạn có hai bảng chia sẻ một số thuộc tính chung (ví dụ: tên, số ID hoặc email), nhưng nếu không, lưu trữ thông tin khác nhau. Giả sử bạn muốn mang thông tin này lại với nhau. Vâng, bạn có thể và bạn liên kết thông tin thông qua thuộc tính chung đó.

Một bảng có thể có chi tiết một tên và địa chỉ của nhân viên, và bảng khác có thể có tên và chi tiết công việc của họ như tiêu đề và tiền lương. Bạn có thể sử dụng chức năng Vlookup để mang các bit dữ liệu này lại với nhau trong một bảng.

Cú pháp như sau:

2.007

Trong Words: Bạn chọn một thuật ngữ tìm kiếm mà bạn tìm kiếm trong cột đầu tiên của bảng tìm kiếm. Nếu bạn tìm thấy nó, bạn sẽ trả về một phần thông tin từ bảng tìm kiếm liên quan đến thuật ngữ tìm kiếm (vì nó trên cùng một hàng). Số cột đề cập đến cột nào của bảng tìm kiếm bạn trả về dữ liệu từ (1 là cột bạn đã tìm kiếm, vì vậy thông thường số này là 2 hoặc cao hơn).

Hãy cùng xem một ví dụ, bằng cách thêm địa chỉ vào bảng thành viên phòng tập thể dục nổi tiếng của các tác giả đã chết.

Tôi đã thêm một bảng thứ hai vào tờ 1, hiển thị địa chỉ của các tác giả nổi tiếng đã chết của chúng tôi. Những gì tôi muốn làm là thêm dữ liệu đó vào bàn tập thể dục ban đầu.

Tôi muốn làm điều đó một cách hiệu quả với công thức Vlookup, thay vì thêm chúng theo cách thủ công. Không chỉ là nó, nhanh hơn nhiều với các bảng lớn hơn (tưởng tượng mười nghìn hàng dữ liệu), mà còn ít dễ bị lỗi.

Bảng địa chỉ nằm trong các cột I và J, với các tên trong cột I và địa chỉ trong cột J.

Vì vậy, tôi sẽ tìm kiếm tên tác giả của mình trong cột I và trả lại địa chỉ từ cột J và in đầu ra vào bất kỳ ô nào tôi tạo công thức của mình.

Công thức là:

2.008

Và đây là những gì mà xảy ra:

Tôi tìm kiếm tên (1) trong bảng tìm kiếm (2) và trả về dữ liệu từ cột 2 của bảng tìm kiếm (3).(1) in the search table (2) and return the data from column 2 of the search table (3).

Tôi không mong bạn hiểu tất cả những điều này ngay lập tức (và có nhiều thứ hơn cho công thức này hơn những gì tôi đã trình bày ở đây), nhưng nếu bạn thử nó và kiên trì, bạn sẽ đến đó và nhận ra nó thực sự không phải là quá khó khăn.

.

6. Các bước tiếp theo

Các câu ngạn ngữ cũ thực hành làm cho hoàn hảo là đúng với Google Sheets như bất cứ điều gì khác, vì vậy hãy nhảy lên nó!

Giữ cập nhật với các bài viết mới, ra mắt khóa học và ưu đãi độc quyền, bằng cách đăng ký nhận bản tin Google Sheets của tôi và nhận ebook Google Sheets miễn phí của tôi với 100 mẹo.

Khi bạn đã sẵn sàng, hãy xem các hướng dẫn của Google Sheets trung gian và nâng cao trên trang web này.

Kiểm tra khóa học cần thiết Google Sheets của tôi cho người mới bắt đầu.

Kiểm tra khóa học thử thách công thức nâng cao miễn phí của tôi.

Nếu tất cả những người khác thất bại, hãy yêu cầu giúp đỡ trên Diễn đàn Google Sheets.

Wow, đó là hướng dẫn của Google Sheets! Bảng tính hạnh phúc!

Tìm kiếm một chuyên gia Google Sheets để giúp dự án tiếp theo của bạn? Lên lịch tư vấn ngay hôm nay với một chuyên gia Google Sheets được Ben chấp thuận.