Khi tạo cấu trúc của Table thuộc tính Required dùng để

CHƯƠNG II.BẢNG

Trong chương này sẽ trình bầy cách sử dụng công cụ TABLE đểlàm việc với các bảng gồm:

· Tạo bảng mới

· Đặt khoá chính và tạo các chỉ mục cho bảng

· Nhập dữ liệu vào bảng

· Chỉnh sửa cấu trúc của bảng

· Thiết lập quan hệ giữa các bảng

· Sử dụng thuộc tính của tr­ường để trình bầy dạng dữ liệu củatr­ường và kiểm tra tính hơp lệ của dữ liệu khi cập nhật.

I. KHÁI NIỆM BẢNG

Bảng là nơi chứa dữ liệu của một đối tượng nào đó.

Một cơ sở dữ liệu (CSDL) th­ường gồm nhiều bảng.

Một bảng gồm nhiều tr­ường có các kiểu khác nhau như­: Text, Number, Date/Time…

Các bảng trong một CSDL th­ường có quan hệ với nhau.

II. TẠO BẢNG

Từ cửa sổ Database chọn mục Table

· Chọn nút New dùng để tạo bảng mới

· Nút nút Open dùng để mở nhập liệu cho bảng đ­ược chọn.

· Nút nút Design dùng để xem, sửa cấu trúc cua bảng đ­ược chọn

Để tạo bảng mới ta chọn nút New, kết qủa có được:

II.1. Tạo bảng bằng Design View.

Chọn Design View trong cửa sổ New Table, kết quả nhận được cửa sổ thiết kế bảng như sau:

Cửa sổ Table đ­ược chia làm 2 phần:

- Phần trên gồm 3 cột: Field Name, Data Type và Description,dùng để khai báo các trường của bảng, mỗi tr­ường khai báo trên 1dòng.

- Phần dưới dùng để qui định các thuộc tính cho các trường.

B1: Gõ tên trường ở ô trong cột Fieldname

Tên tr­ường (Field Name): Là một dãy không quá 64 ký tự, baogồm chữ cái, chữ số, khoảng trống.

B2. Chọn kiểu trường trong cột Data Type

Access gồm các kiểu sau:

Tên trường Mô tả Độ lớn

Text Ký tự dài tối đa 255 Byte

Memo Ký tự dài tối đa 64000 Byte

Number Số nguyên, thực dài : 1 , 2, 4 hoặc 8 Byte

Date/time Ngày tháng/giờ dài 8 Byte

Currency Tiền tệ dài 8 Byte

AutoNumber Số dài 8 Byte

Yes/No Boolean 1 Bit

OLE OObject Đối tượng 1 Giga Byte

Hyperlink Ký tự hoặc kết hơpký tự và số

Lookup Wizard Cho phép chọn giá trịtừ bảng khác

B3. Mô tả (Discreption): Để giải thích cho rõ hơn một tr­ường nàođó Văn bản mô tả sẽ đ­ược hiển thị khi nhập số liệu cho các tr­ường.Phần này có thể có hoặc không.

B4. Xác định các thuộc tính của trường trong bảng Properties

(các thuộc tính này sẽ được nêu chi tiết hơn trong phần sau, tại đây ta có thể dùng các giá trị thuộc tính mặc định).

II.2. Tạo bảng bằng Datasheet View :

B1: Từ cửa sổ Database, chọn Table Tab, chọn New

B2: Chọn Datasheet View từ hộp thoại New Table, OK

B3: Đặt tên trường : Kích đúp chuột vào tên trường à Nhập tên trường mới à Enter

B4: Nhập các bản ghi dữ liệu

B5: Ghi bảng : Mở Menu File, chọn Save, đặt tên, chọn OK

II.3. Tạo bảng bằng Table Wizard

B1: Từ cửa sổ Database, chọn Table Tab, chọn New

B2: Chọn Table Wizard từ hộp thoại New Table, OK

B3: Chọn các trường cần thiết , Kích nút next

* Đổi tên trường :chọn Rename Field, gõ tên trường mới,OK

B4: chọn Next, đặt tên bảng à Finish

B5: Nhập dữ liệu vào bảng

II.4. Tạo bảng bằng Import Table

B1: Từ cửa sổ Database, chọn Table Tab, chọn New

B2: Chọn Import Table từ hộp thoại New Table, OK

B3: Chọn thư mục, kiểu file và tên file cần lấy

B4: Chọn Import

II.5. Tạo bảng bằng Link Table

B1: Từ cửa sổ Database, chọn Table Tab, chọn New

B2: Chọn Link Table từ hộp thoại New Table, OK

B3: Chọn thư mục, kiểu file và tên file cần lấy

B5: Chọn Link

III. THUỘC TÍNH CỦA TRƯỜNG

III.1. Công dụng:

· Điều khiển hình thức thể hiện dữ liệu.

· Nhập liệu theo mẫu.

· Kiểm tra dữ liệu, ngăn cản nhập sai.

· Tăng tốc độ tìm kiếm.

III.2. Cách đặt giá trị cho các thuộc tính.

Trong cửa sổ thiết kế bảng, mỗi khi chọn một trường ở nửa trênthì nửa dưới thể hiện các thuộc tính của trường vừa chọn. Mỗi thuộctính nằm trên mộl dòng.

Lúc đầu mỗi thuộc tính hoặc chưa dùng (bỏ trống) hoặc có giátrị mặc định, ví dụ giá trị mặc định của thuộc tính FieldSize củatrường kiểu Text là 50, của trường kiểu Number là Double.

III.3. Tổng quan về các thuộc tính của trường

III.4. Chi tiết về các thuộc tính của trường

III.4.1.Thuộc tính Field Size

· Với trường TextĐộ dài mặc định là 50Độ dài hợp lệ có thể đặt là từ 1à255

· Với trường Number: Mặc định là Double (8 byte), có thể chọn các kiểu sau từ Combo Box:

FieldSize Miền giá trị Số byte lưu trữ

Byte Oà255 1

Integer -32768à32767 2

LongInteger -2147483648à214743647 4

Single -3.4*l038 à3.4*1038 4

Double - 1.797*10308 à 1.797 * 10308 8

III.4.2.Thuộc tính Format.

Nếu bỏ qua Format, Access sẽ trình bày dữ liệu theo dạngGeneral.

Các giá trị của thuộc tính Format đối với trường Number (giảđịnh Decimal Places=2 - Hai chữ số phần thập phân)

Giá trị Format Số Được trình bày

General Number 1234.5 1234.5

Fixed 1234.5 1234.50

1234.568 1235.57

Standard 1234.5 1,234.50 (dấu phẩy

ngăncách hàng ngàn)

Percent 0.824 82.40 %

Scientific 1234.5 1.23E+03

Currency 1234.5 1,234.50(UK)(dấu phẩy

hàng ngàn)

Ghi chú:

1. General Number: Không phụ thuộc vào Decimal Places, hiện sốchữ số thập phân cần thiết nhất

2. Decimal Places = n : Mọi dạng (trừ General Number) hiện đúngn chữ số thập phân.

3. Decimal Places = Auto : Khi đó:

Dạng Fixed: 0 số lẻ

Dạng khác (trừ General): 2 số lẻ

Các giá trị của thuộc tính Format đối với trường DATE/TIME.

Giá trị Format Ngày/giờ được trình bày

General Date 1/31/92 4:30:00 PM (U.S)

31/01/92 16:30:00 (U.K)

Long Date Friday, January 31 , 1992 (U.S)

31 January 1992 (U.K)

Medium Date 31-Jan- 1992

Short Date 1/31/92 (U.S)

31/01/92(U.K)

Long Time 4:30:00 PM

Medium Time 04:30 phần mềm

Short Time 16:30

Các giá trị của thuộc tính Format đối với trường YES/NO

Giá trị Format ý nghĩa

Yes/No Giá trị logic là Yes và No

True/Falsse Giá trị logic là True và False

On/Off Giá trị logic là On và Off

III.4.3.Thuộc tính Input Mask (mặt lạ nhập liệu).

· Công dụng:

1. Tạo khuôn dạng nhập liệu cho dễ nhìn. Trên khuôn dạng có thểthấy các vị trí để nhập liệu và các ký tự phân cách (ví dụ dấuchấm phân cách phần nguyên và phần phân, dấu gạch ngang đểphân cách các cụm ký tự của số tài khoản,...)

2. Kiểm tra tính hơp lệ của mỗi ký tự gõ vào. Tại mỗi vị trí trênkhuôn dạng có thể quy định lớp ký tự được phép gõ (ví dụ nếuquy định các chữ số thì Access sẽ không nhận các ký tự khôngphải là chữ số).

3. Tự động biến đổi ký tự được nhập (ví dụ chuyển sang chữ hoa).

4. Che dấu thông tin gõ vào: Dùng mặt nạ kiểu Password, khi đócác ký tự gõ vào được thể hiện thành dấu *.

· Cách tạo mặt lạ nhập liệu:Mặt lạ nhập liệu là một dẫy ký tự gồm các loại sau:

1. Ký tự khuôn dạng: Mỗi ký tự khuôn dạngthể hiện một vị trí giành cho ký tự gõ vào và quy định lớp ký tựđược gõ.

0 vị trí dành cho chữ số 0..9, bắt buộc

9 vị trí dành cho chữ số 0..9, không bắt buộc

# vị trí dành cho chữ số, dấu + - dấu cách

L vị trí dành cho một chữ cái, bắt buộc

? vị trí dành cho chữ cái hoặc dấu cách, không bắt buộc

A vị trí dành cho ký tự chữ hoặc số, bắt buộc

a vị trí dành cho ký tự chữ hoặc số, không bắt buộc

& vị trí dành cho một ký tự bất kỳ, bắt buộc

C vị trí dành cho một ký tự bất kỳ, không bắt buộc

2. Ký tự chuyển đổi gồm:

o Ký tự < dùng để đổi các ký tự đứng sau < sang chữ thường.

o Ký tự > dùng để đổi các ký tự đứng sau < sang chữ hoa.

3. Ký tự canh phải là ký tự chấm than. Các ký tự nhập vào sẽ đượcdồn sang phải. Ví dụ nếu dùng mặt lạ:Input Mask: !aaaaa(a là ký tự khuôn dạng giành cho các ký tự chữ và số, không bắtbuộc phải nhập). Nếu nhập 2 ký tự HA thì 2 ký tự này sẽ dồn bênphải và 3 dấu cách đặt bên trái.

4. Các ký tự phân cách. Các ký tự này được hiển thị trên khuôn đểtách các phần trong dẫy dữ liệu nhập vào với mục đích dễ quansát, dễ kiểm tra. Có thể dùng bất kỳ ký tự nào ngoài các ký tựtrong 3 điểm trên làm ký tự phân cách. Sau đây là một số ký tựphân cách hay dùng:

o Dấu . để phân cách phần nguyên và phần phân.

o Dấu , để phân cách hàng nghìn, triệu, tỷ,...

o Dấu - hoặc 1 dùng để phân cách trong dữ liệu Date/Time (tuỳthuộc cách thiết lập trong mục Control Panel, Intemational)

III.4.4. Thuộc tính Default Value

Dùng thuộc tính này để đặt giá trị mặc định cho trường. Giá trịmặc định có thể là một hằng hay một hàm của Access.

III.4.5. Thuộc tính Required (trường bắt buộc phải có số liệu)

Muốn bắt buộc trường phải có số liệu ta đặt thuộc tính Requiredthành Yes.

III.4.6. Thuộc tính AllowZerolength

Nếu đặt là Yes sẽ cho phép các trường Text và memo nhận cácchuỗi rỗng.

III.4.7. Thuộc tính ValidationRule

Dùng thuộc tính này để kiểm tra sự hơp lệ của dữ liệu nhập vào.Muốn vậy trong thuộc tính ValidationRule ta đặt một biểu thức (điềukiện) hơp lệ.

Ví dụ:

<> giá trị nhập vào phải khác 0

0 or >l00 giá trị nhập vào phải bằng 0 hoặc lớn hơn 100

Like "K???" phải nhập 4 ký tự, ký tự đầu phải là K

Like "CTY*" ba ký tự đầu phải là CTY

<#l/1/92# ngày nhập trước năm 1992

>-#l/1/91# and <#l/1/92# ngày nhập phải trong năm 1991

III.4.8. Thuộc tính Indexed

Thuộc tính này có thể nhận các giá trị:

No Không tạo chỉ mục hoặc xoá chỉ mục đã lập

Yes (Dupticates Ok) Tạo chỉ mục

Yes (No Duplicates) Tạo chỉ mục kiểu Unique (các giá trịcần khác

nhau như thể khoá chính).

IV. THAY ĐỔI THIẾT KẾ, CHỈNH SỬA CẤU TRÚC BẢNG

Khi thiết kế bảng, th­ường có các yêu cầu sau:

· Xoá một hoặc nhiều tr­ường

· Thay đổi tên, kiểu, mô tả và thuộc tính của tr­ường

· Thay đổi vị trí của tr­ường

· Thêm tr­ường mới

Dưới đây sẽ trình bày cách để thực hịện những yêu cầu trên:

· Xoá tr­ường: Chọn tr­ường, bấm phím Delete hoặc chọn DeleteRow từ Menu Edit. Chú ý: Để xoá đồng thời nhiều tr­ường, ta có thể dùng các phímShift và Ctrl để chọn các tr­ường cần xoá, rồi bấm phím Delete hoặcchọn Edit, Delete Row.

· Để thay đổi nội dung (tên, kiểu, ...) của một tr­ường, ta chỉ việcdùng bàn phím để thực hiện các thay đổi cần thiết.

· Để chèn thêm một tr­ường mới ta làmnhưsau: Chọn tr­ường màtr­ường mới sẽ đ­ược chèn vào trước, rồi chọn Edit, Insert Row.

· Di chuyển tr­ường: Chọn tr­ường cần di chuyển, rồi kéo tr­ường tớivị trí mới.

V. ĐẶT KHOÁ CHÍNH

V.1. Định nghĩa

Khoá chính là một hoặc nhiều tr­ường xác định duy nhất một bảnghi.

V.2. Lợi ích.

Access tự động tạo chỉ mục (Index) trên khoá nhằm tăng tốc độtruy vấn và các thao tác khác.

Khi xem mẫu tin (dạng bảng hay mẫu biểu), các mẫu tin sẽ đ­ượctrình bầy theo thứ tự khoá chính.

Khi nhập số liệu, Access kiểm tra sự trùng nhau trên khoá chính.

Access dùng khoá chính để tạo sự liên kết giữa các bảng.

V.3. Xử lý khoá chính

· Đặt khoá chính

Chọn các tr­ường làm khoá chính.

Chọn Edit, Primary key hoặc nhắp biểu tượng khoá trên thanh công cụ à Các tr­ường đ­ược chọn làm khoá sẽ có hình chìa khoá ở đầu.

· Đặt lại khoá chính- Chọn lại các tr­ường làm khoá, rồi cũng thực hiện như trên.

· Xoá khoá chính:Khoá chính là không bắt buộc. Khi đã thiết lập khoá chính, mà talại muốn xoá đi thì cách làm như sau:Chọn View àIndexes. Kết quả nhận đ­ược cửa sổ Indexes trong đóchứa các trường của khoá chính như sau:

Chọn các tr­ường (của khoá chính, mỗi tr­ường trên một dòng) cầnxoá rồi bấm phím Delete.

VI. LƯU CẤU TRÚC BẢNG VÀ ĐẶT TÊN BẢNG

Sau khi hoàn chỉnh việc thiết kế, ta cần ghi cấu trúc bảng lên (ravà đặt tên cho bảng. Cách làm như sau:

Trong hộp Table Name ta đưa vào tên bảng, rồi bấm OK. Ví dụchọn tên bảng là [DANH SACH THI SINH]

Nếu trong thiết kế chưa đặt khoá chính thì Access sẽ hỏi người sử dụng có muốn Access tự động đặt khoá chính (bằng trường ID có kiểu AutoNumber) nếu chọn YES, ngược lại nếu chọn NO thì bảng không có khoá chính.

VII. THAY ĐỔI CẤU TRÚC BẢNG VÀ NHẬP DỮ LIỆU.

VII.1. Thay đổi cấu trúc bảng

Trong cửa sổ Tables chọn bảng cần thay đổi cấu trúc, rồi bấmnút Design. Kết quả nhận được cửa sổ thiết kế của bảng được chọn.Trong cửa sổ thiết kế ta có thể xem và thay đổi cấu trúc bảngnhư đã khi sử dụng cách tạo bảng bằng Design. Cuối cùng ghi lại các thay đổi.

VII.2. Nhập dữ liệu vào bảng.

Để nhập dữ liệu vào bảng đã tồn tại, ta làm như sau:

Từ cửa sổ Database chọn mục Table đề mở cửa sổ Tables.

Trong cửa sổ Tables chọn bảng cần nhập dữ liệu, rồi bấm nútOpen.

Kết quả nhận được cửa sổ nhập liệu chứa các bản ghi đã nhập.

Ta có thể xem, sửa và bổ sung các bản ghi mới trong cửa sổnhập liệu.

Chú ý: Để chọn Font chữ thích hơp, ta dùng chức năng Font củamenu Format.

VII.3. Chuyến đổi giữa hai chế độ nhập dữ liệu và thiết kế bảng.

Khi đang ở cửa sổ thiết kế, ta có thể chuyển sang cửa sổ nhập liệuvà ngược lại, bằng cách dùng menu View. Chọn menu View sẽ nhậnđược các chức năng sau:Datasheet View – Hiện cửa sổ nhập dữ liệu, Design View – Hiện cửa sổ thiết kế

VIII. LẬP QUAN HỆ GIỮA CÁC BẢNG.

Access dùng quan hệ để đảm bảo những ràng buộc toàn vẹn giữa các bảng liên quan trong các phép thêm, sửa xoá bản ghi.

Nguyên tắc đặt quan hệ là chỉ định một hoặc một nhóm trường chứa cùng giá trị trong các mẫu tin có liên quan.

Thông thường đăt quan hệ giữa khoá chính của một bảng với trường nào đó của bảng khác (bảng này gọi là bảng quan hệ), các trường này thường cùng tên, cùng kiểu.

VIII.1. Các loại quan hệ trong Access.

* Quan hệ 1-1: Các trường sử dụng để tạo quan hệ trong hai bảng đều là khoá chính. Khi đó, mỗi bản ghi trong bảng quan hệ phải có một bản ghi tương ứng trong bảng khoá chính, ngược lại, với mỗi giá trị khóa trong bảng chính thì chỉ có duy nhất một bản ghi tương ứng trong bảng quan hệ.

* Quan hệ 1-n: trường liên kết dùng trong bảng chính phải là khoá chính, còn trường trong bảng quan hệ không phải là khoá chính của bảng đó (khoá ngoại).

VIII.2. Cách tạo quan hệ

B1 : Trong cửa sổ Database, từ menu Tools chọn Relationships để mởcửa sổ Add Table: