Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel

Làm việc với Excel, sẽ đến một ngày bạn cần tham chiếu dữ liệu từ sổ làm việc này sang sổ làm việc khác. Đó là một trường hợp sử dụng phổ biến và khá dễ thực hiện. Tham gia với chúng tôi khi chúng tôi giải thích cách liên kết hai tệp Excel và thảo luận về nhiều tình huống có thể xảy ra

Mục lục ẩn

Cách liên kết các tệp Excel – các tùy chọn khả dụng là gì?

Làm cách nào để liên kết các tệp cục bộ trong Excel?

Làm cách nào để liên kết giữa các tệp trong Excel trên máy tính để bàn?

Làm cách nào để liên kết giữa các tệp dựa trên đám mây trong Excel?

Làm cách nào để liên kết hai tệp Excel?

Làm cách nào để liên kết nhiều loại ô với Excel hoặc dịch vụ khác?

Làm cách nào để liên kết các tệp Excel và đồng bộ hóa trong thời gian thực?

Câu hỏi thường gặp. Cách liên kết file Excel

Làm cách nào để liên kết các ô trong các tệp Excel khác nhau?

Làm cách nào để liên kết hai tệp Excel mà không cần mở tệp nguồn?

Làm cách nào để liên kết các cột Excel giữa các tệp?

Làm cách nào để liên kết các trường giữa nhiều tệp trong Excel?

Cách liên kết file Excel – tổng hợp

Cách liên kết các tệp Excel – các tùy chọn khả dụng là gì?

Cũng như có nhiều phiên bản Excel khác nhau, cách liên kết dữ liệu cũng khác nhau. Sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu bạn chia sẻ các tệp Excel của mình trong OneDrive thay vì chia sẻ cục bộ nhưng chúng ta sẽ thảo luận về cả hai trường hợp

Việc chọn cách liên kết dữ liệu cũng phụ thuộc vào khối lượng tuyệt đối của những gì bạn muốn liên kết. Nếu chúng ta đang nói ở đây về các ô cụ thể hoặc một cột trong sổ làm việc của bạn, thì các phương thức mặc định sẽ hoạt động tốt. Nếu bạn muốn liên kết toàn bộ tệp Excel, hãy sử dụng các công cụ như Coupler. io với các tích hợp Excel của nó có thể tỏ ra hiệu quả hơn. Nhưng chúng ta sẽ đạt được điều đó

Làm cách nào để liên kết các tệp cục bộ trong Excel?

Bạn có thể liên kết hai hoặc nhiều tệp Excel được lưu trữ trên ổ cứng của mình. Khi dữ liệu thay đổi trong tệp Nguồn, thay đổi đó sẽ nhanh chóng được phản ánh trong tệp Đích

Hạn chế của phương pháp này là nó sẽ chỉ hoạt động trên máy cục bộ của bạn. Ngay cả khi bạn chia sẻ cả hai tệp với người dùng khác, liên kết sẽ không còn tồn tại và họ sẽ buộc phải thêm lại. Hơn nữa, dữ liệu sẽ chỉ được cập nhật nếu cả hai tệp được mở cùng một lúc

Vì vậy, nếu bạn có lựa chọn, tốt hơn hết là thêm cả hai tệp vào OneDrive của bạn. Nếu chúng đã ở trong đó, bạn cũng có thể chuyển sang phần Cách liên kết giữa các tệp Excel dựa trên đám mây

Để liên kết 2 tệp Excel được lưu trữ cục bộ, bạn có hai tùy chọn

  • Nhập công thức tham chiếu vị trí chính xác trong tệp Nguồn
  • Sao chép các ô mong muốn và dán chúng dưới dạng liên kết

Làm cách nào để liên kết giữa các tệp trong Excel trên máy tính để bàn?

Để tham chiếu một ô trong một tệp cục bộ khác, bạn sẽ sử dụng công thức sau

=[SourceWorkbook.xlsx]Sheet1!$A$1

Thay thế Sổ làm việc Nguồn. xlsx với tên của tệp được lưu trữ trên máy của bạn. Sau đó, trỏ đến một trang tính chính xác và một ô. Một tham chiếu đến một dải ô có thể như thế này

=[MyFile.xlsx]Sheet1!A1:C8

Nhấn ENTER để lưu công thức và kéo dữ liệu. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel cũ hơn, bạn có thể cần nhấn CTRL+SHIFT+ENTER thay thế

Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel
Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel

Khi bạn đóng tệp Nguồn, các công thức sẽ thay đổi để bao gồm toàn bộ đường dẫn của tệp – ví dụ:

='C:\[MyFile.xlsx]Sheet1'!A1:C8

Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel
Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel

Thay vào đó, bạn có thể.  

  • Mở tệp Nguồn, chọn các ô mong muốn và sao chép chúng
Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel
Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel
  • Quay trở lại tệp Đích, nhấp chuột phải vào một ô hoặc các ô mong muốn và chọn dán dưới dạng liên kết
Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel
Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel
  • Đây là kết quả
Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel
Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel

Lưu ý rằng nếu Tệp nguồn bị đóng và bạn tham chiếu tệp đó bằng một công thức, thì sẽ không có dữ liệu nào được lấy cho đến khi bạn mở tệp.  

Làm cách nào để liên kết giữa các tệp dựa trên đám mây trong Excel?

Khi bạn muốn liên kết các tệp Excel Online hoặc sử dụng các tệp được lưu trữ trong OneDrive, mọi việc sẽ trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể tự do chia sẻ tệp giữa các đồng nghiệp và mọi liên kết sẽ không bị ảnh hưởng. Các liên kết trong tệp cũng được làm mới gần như theo thời gian thực, giúp bạn yên tâm rằng mình đang làm việc với dữ liệu mới nhất

Tính năng cho phép nó được gọi là Liên kết sổ làm việc. Chúng tôi sẽ giải thích cách nó hoạt động trong các chương sau

Liên kết sổ làm việc phù hợp với từng ô hoặc phạm vi của chúng. Bạn cũng có thể liên kết các cột riêng lẻ nhưng càng có nhiều dữ liệu thì tính toán của bạn sẽ càng chậm. Nếu bạn sắp liên kết toàn bộ trang tính hoặc sổ làm việc, thì tốt hơn hết là bạn nên tập trung vào việc nhập thay vì liên kết chúng. Điều này được thực hiện tốt nhất với các công cụ chuyên dụng.  

Có nhiều thông tin hơn về điều đó trong chương Cách liên kết nhiều loại ô với Excel hoặc chương dịch vụ khác

Làm cách nào để liên kết hai tệp Excel?

Hãy bắt đầu với trường hợp sử dụng cơ bản nhất – bạn đang chạy một số thao tác trong sổ làm việc Excel của mình. Ở một trong các trường, bạn muốn sử dụng (các) giá trị từ sổ làm việc khác và để nó tự động cập nhật

Dòng chảy đơn giản

  • Trong sổ làm việc 1 (nguồn), đánh dấu dữ liệu bạn muốn liên kết và sao chép dữ liệu đó
  • Trong sổ làm việc 2 (đích), nhấp chuột phải vào hàng đầu tiên và chọn biểu tượng Liên kết
Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel
Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel

Dữ liệu mới nhất sẽ được nhập. Tuy nhiên, một thanh màu vàng sẽ xuất hiện ngay bây giờ cũng như mỗi khi bạn mở sổ làm việc đích

Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel
Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel

Để bật đồng bộ dữ liệu, hãy chọn Bật nội dung.  

Đối với một số cài đặt nâng cao hơn, bạn có thể chọn nút Quản lý liên kết sổ làm việc để tra cứu danh sách các sổ làm việc được kết nối và trạng thái của từng sổ làm việc – rất có thể đó là Kết nối bị chặn.  

Để đồng bộ hóa, nhấn nút Bật nội dung từ thanh màu vàng

Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel
Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel

Nếu có bất kỳ lỗi nào xảy ra, bạn sẽ thấy chúng trong menu bên phải. Đối với mỗi tệp được kết nối, bạn có thể nhấn nút Làm mới để lấy dữ liệu mới nhất theo cách thủ công. Bạn cũng có thể sử dụng nút ở trên để làm mới dữ liệu cho tất cả các liên kết của mình

Tất nhiên, toàn bộ ý tưởng tạo liên kết giữa các sổ làm việc không phải để tiếp tục làm mới dữ liệu theo cách thủ công. Khi dữ liệu đã được làm mới, tùy chọn đặt cập nhật tự động sẽ được bật

Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel
Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel

Nếu bạn đánh dấu Làm mới tự động, dữ liệu sẽ bắt đầu được làm mới định kỳ.  

Làm cách nào để liên kết nhiều loại ô với Excel hoặc dịch vụ khác?

Bạn càng liên kết nhiều dữ liệu, Excel của bạn càng cần thực hiện nhiều tính toán hơn để lấy và làm mới dữ liệu. Sẽ không thành vấn đề nếu bạn có một vài hoặc vài chục liên kết trải rộng trên các tệp.  

Tuy nhiên, nếu bạn muốn thường xuyên kéo hàng nghìn ô vào sổ làm việc của mình, điều đó sẽ làm chậm đáng kể sổ làm việc của bạn. Nó có thể làm chậm quá trình làm mới dữ liệu và có thể khiến bạn băn khoăn liệu dữ liệu đã được làm mới hay chưa

Để tránh điều đó, đối với các hoạt động lớn hơn, tốt hơn là sử dụng các công cụ dành riêng cho việc nhập dữ liệu, chẳng hạn như Bộ ghép nối. io. với khớp nối. io, bạn có thể kéo trực tiếp các phạm vi ô mong muốn vào một sổ làm việc hoặc trang tính Excel khác. Sau đó, bạn có thể tự động làm mới dữ liệu theo lịch trình đã chọn

Nếu muốn, bạn cũng có thể nhập dữ liệu Excel vào các dịch vụ khác, chẳng hạn như Google Trang tính hoặc Google BigQuery hoặc đưa dữ liệu đó vào Excel từ Airtable, Pipedrive, Hubspot, v.v.

Để bắt đầu với Coupler. io, tạo tài khoản, đăng nhập và nhấp vào nút Thêm nhà nhập khẩu

Từ danh sách các ứng dụng nguồn, chọn Excel

Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel
Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel

Tiếp theo, nhấp vào nút Kết nối. Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của bạn và cho phép Coupler. io để kết nối

Sau khi kết nối, bạn sẽ cần chọn sổ làm việc từ OneDrive của mình mà chúng tôi sẽ nhập từ đó. Đồng thời chọn trang tính trong tệp này

Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel
Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel

Mặc dù đó là tùy chọn, nhưng thông thường bạn sẽ muốn chỉ định phạm vi ô sẽ nhập. Nếu không, tất cả dữ liệu từ một trang tính nhất định sẽ được tìm nạp

Bạn có thể sử dụng định dạng Excel tiêu chuẩn và kéo, ví dụ: các ô C1. D8. Bạn cũng có thể kéo toàn bộ cột bằng cách nhập, ví dụ: C1. C

Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel
Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel

Chuyển đến cài đặt Đích, chọn nơi nhập dữ liệu vào. Chúng tôi sẽ sử dụng Excel vì chúng tôi chỉ muốn di chuyển dữ liệu từ sổ làm việc này sang sổ làm việc khác nhưng cũng có sẵn các tùy chọn khác

Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel
Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel

Nếu bạn đang nhập từ Excel sang Excel, bạn không cần phải kết nối lại tài khoản của mình, trừ khi bạn đang nhập vào tài khoản của người khác. Chọn nó và chỉ định điểm đến chính xác

Cuối cùng, bạn có thể tạo lịch trình khi nhập dữ liệu. Chọn những gì phù hợp nhất với bạn và chạy trình nhập

Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel
Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel

Đợi một chút để tải, sau đó mở trang tính đích để xem kết quả

Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel
Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel

Làm cách nào để liên kết các tệp Excel và đồng bộ hóa trong thời gian thực?

Một trong những lợi thế của việc sử dụng các tệp Excel được lưu trữ trên OneDrive là khả năng đồng bộ hóa dữ liệu giữa chúng với nhau. Microsoft quảng cáo nó là đồng bộ hóa thời gian thực nhưng sau một số thử nghiệm, chúng tôi sẽ gọi nó là gần thời gian thực.  

Ví dụ: nếu bạn đã quen với tốc độ làm mới của Google Trang tính, thì bạn có thể thất vọng. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, một chút chậm trễ sẽ không gây ra rắc rối nào

Để liên kết các tệp trong Excel, hãy làm theo các bước chúng tôi đã nêu trong chương Cách liên kết các tệp Excel

Khi dữ liệu được thay đổi trong tệp đích, rất có thể bạn sẽ không thấy bản cập nhật hiển thị ngay trong tệp nguồn. Nếu bạn không làm gì với nó và chỉ chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo, bạn sẽ thấy một số được làm mới trong một ô sau vài phút. Sau đó, nó sẽ tiếp tục làm mới đều đặn

Nếu bạn muốn tăng tốc mọi thứ, bạn có thể chạy làm mới tức thì bằng cách bấm vào Dữ liệu -> Liên kết sổ làm việc trong menu rồi nhấp vào biểu tượng để làm mới dữ liệu từ một sổ làm việc cụ thể

Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel
Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel

Cách này thường hiệu quả, nhưng chỉ khi dữ liệu trong sổ làm việc nguồn đã được lưu. Một lần nữa, nó không xảy ra ngay lập tức mà chỉ ở những khoảng thời gian đều đặn (khá thường xuyên).  

Nếu bạn muốn dữ liệu được làm mới ngay bây giờ, bạn có thể cân nhắc làm mới tệp nguồn sau khi thực hiện thay đổi. Thao tác này sẽ nhắc lưu tự động. Sau đó, buộc làm mới dữ liệu theo cách thủ công trong tệp đích và nó sẽ tìm nạp dữ liệu đã lưu mới nhất

Xin nhắc lại, nếu bạn sử dụng Coupler. io để nhập dữ liệu từ sổ làm việc Excel này sang sổ làm việc Excel khác, bạn quyết định lịch làm mới. Đối với một số người, đồng bộ hóa buổi sáng từ Thứ Hai đến Thứ Sáu sẽ hoạt động tốt. Những người khác sẽ thích đồng bộ hóa thường xuyên hơn – với Coupler. io bạn thậm chí có thể làm điều đó cứ sau 15 phút.  

Câu hỏi thường gặp. Cách liên kết file Excel

Bây giờ chúng ta hãy thảo luận về một số trường hợp sử dụng cụ thể về cách liên kết các tệp trong Excel. Mẹo dưới đây áp dụng cho các tệp được lưu trữ trong OneDrive. Nếu bạn chỉ sử dụng Excel cục bộ, hãy quay lại phần Cách liên kết các tệp cục bộ trong Excel

Làm cách nào để liên kết các ô trong các tệp Excel khác nhau?

Để liên kết các ô riêng lẻ trên các tệp, quy trình này rất giống với quy trình mà chúng tôi đã thảo luận trước đó

  • Đánh dấu ô bạn muốn sử dụng lại ở nơi khác và sao chép ô đó
  • Nhấp chuột phải vào đích mong muốn và chọn biểu tượng Liên kết từ phần Tùy chọn Dán

Nếu bạn đang nhập vào cùng một sổ làm việc như trước đây, bạn sẽ không cần phải Bật lại nội dung. Nếu bạn đã tải lại nó trong thời gian chờ đợi hoặc chỉ đang liên kết dữ liệu với một sổ làm việc mới, hãy chọn Quản lý liên kết sổ làm việc rồi chọn Bật nội dung từ cùng một thanh

Lưu ý rằng nếu bạn liên kết nhiều tập hợp ô hoặc phạm vi dữ liệu từ cùng một sổ làm việc đóng vai trò là Nguồn, thì tất cả chúng sẽ xuất hiện dưới dạng một vị trí trong danh sách Liên kết sổ làm việc của bạn.  

Trong ví dụ bên dưới, bạn có thể xem dữ liệu chúng tôi đã nhập từ cửa hàng Shopify mẫu bằng Coupler. io.  

Chúng tôi có một loạt các mức giá ở bên trái được liên kết từ sổ làm việc tương ứng. Bên dưới cũng có tên của một trong những sản phẩm của chúng tôi được liên kết từ một nơi khác trong cùng một sổ làm việc. Ở bên phải, chúng tôi có thể làm mới dữ liệu cho tất cả các trường được liên kết hoặc, ví dụ: bật làm mới dữ liệu tự động

Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel
Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel

Làm cách nào để liên kết hai tệp Excel mà không cần mở tệp nguồn?

Bạn có thể liên kết các tệp trong Excel mà không cần thực sự mở tệp nguồn. Tất nhiên, bạn sẽ cần biết chính xác vị trí của ô hoặc phạm vi ô mà bạn muốn liên kết. Ngoài ra, để liên kết các tệp Excel Online hoặc bất kỳ thứ gì khác được lưu trữ trên OneDrive của bạn, bạn sẽ cần tìm nạp ID duy nhất của mình

Để làm như vậy, hãy thiết lập liên kết theo cách truyền thống mà chúng tôi đã mô tả ở trên. Sau đó, nhấp vào bất kỳ ô được liên kết nào trong tệp Đích và kiểm tra công thức của nó. Nó sẽ trông giống như thế này

='https://d.docs.live.net/18644c626caae38c/[myworkbook1.xlsx]Sheet1'!$C$2

ID sẽ theo ngay sau khi trực tiếp. liên kết mạng

Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel
Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel

Để chèn liên kết từ bất kỳ sổ làm việc cụ thể nào, hãy sao chép công thức bằng ID của bạn và hoán đổi tên tệp cũng như phạm vi ô bằng các giá trị phù hợp. Nhấn ENTER và dữ liệu mới nhất sẽ được tìm nạp

Làm cách nào để liên kết các cột Excel giữa các tệp?

Việc chọn một dải ô sẽ giới hạn bạn chỉ với các giá trị hiện có trong sổ làm việc Nguồn. Nếu bất cứ điều gì mới xuất hiện, nó sẽ không được liên kết và do đó, sẽ không xuất hiện trong sổ làm việc Đích

Giải pháp thường là liên kết toàn bộ một cột và tham chiếu nó trong một tệp khác. Để làm như vậy, hãy nhấp vào bất kỳ cột nào trong tệp Nguồn và sao chép nó

Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel
Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel

Sau đó, chọn hàng đầu tiên của cột bạn muốn thêm liên kết và chọn biểu tượng Liên kết. Tất cả các hàng từ cột đã chọn sẽ được nhập

Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel
Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel

Thay vì nhấp chuột, bạn cũng có thể nhập công thức trực tiếp. Để liên kết toàn bộ một cột, tốt nhất là liên kết đến ô đầu tiên rồi kéo công thức sang các hàng khác

Khi bạn chèn công thức cho hàng đầu tiên, hãy nhớ xóa ký hiệu $ (đô la) thứ hai trỏ đến ô cụ thể. Vì vậy, thay vì tham chiếu

(...)Sheet1'!$C$2

làm cho nó

(...)Sheet1'!$C2

Làm cách nào để liên kết các trường giữa nhiều tệp trong Excel?

Tính toán nâng cao có thể yêu cầu dữ liệu tham khảo từ nhiều bảng tính cùng một lúc. Theo cách tương tự, dữ liệu được tính toán sau đó có thể được tham chiếu trong các sổ làm việc khác, tạo ra một mạng phức tạp gồm các liên kết được kết nối với nhau

Như bạn nhớ lại từ các chương trước, các công thức để liên kết các ô giữa các tệp Excel Online trông giống như sau

='https://d.docs.live.net/18373e637ca3e48c/[Shopify Products - prices.xlsx]Sheet1'!$C$8

Với mục đích chạy bất kỳ phép tính nào hoặc chỉ điều chỉnh các công thức khi chúng tôi thực hiện, liên kết quá phức tạp. Sẽ tốt hơn nhiều nếu liên kết các trường mong muốn vào sổ làm việc đích, sau đó tham chiếu chúng từ một trang tính khác trong cùng một sổ làm việc

Để làm như vậy, hãy tạo một trang tính riêng trong tệp đích của bạn, nơi bạn sẽ liên kết tất cả dữ liệu ngoài. Đặt tên cho phù hợp – ví dụ: “Sources”. Liên kết dữ liệu mong muốn bằng cách sao chép dữ liệu đó từ tệp nguồn rồi dán dưới dạng liên kết (giống như chúng tôi đã làm trước đây)

Sau đó, chuyển đến trang tính trong tệp đích. Để tham chiếu dữ liệu từ một trang tính khác, hãy sử dụng mẫu sau

Sheet_name!$A$1

Ví dụ: để tính giá trị trung bình của một dải ô hiện có trong một trang tính khác, chúng tôi sẽ sử dụng

________số 8)

Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel
Liên kết đường dẫn tệp cập nhật Excel

Bạn cũng có thể nhập dấu “=” (có thể thêm tên hàm) rồi chuyển sang trang tính khác và tô sáng các đối số. Nhấn ENTER và công thức sẽ được giải quyết

Trong phiên bản tiêu chuẩn của Excel, cách tiếp cận gần như giống nhau, chỉ với một số thay đổi nhỏ trong cú pháp của các liên kết, như chúng tôi đã đề cập trước đó

Cách liên kết file Excel – tổng hợp

Liên kết các tệp Excel có thể giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian và giúp bạn tự động hóa nhiều quy trình nhàm chán.  

Nó cũng có thể khiến mọi thứ trở nên khó khăn hơn nếu bạn bắt đầu liên kết từ tệp này sang tệp khác, rồi đến tệp khác và tệp khác. Càng nhiều sổ làm việc được kết nối với nhau thì việc khắc phục sự cố toàn bộ quy trình sẽ càng phức tạp hơn.  

Tìm sự cân bằng phù hợp và sử dụng các phương pháp phù hợp để liên kết dữ liệu của bạn

Khi di chuyển các ô riêng lẻ hoặc phạm vi của chúng, Liên kết sổ làm việc hoạt động hoàn hảo và rất dễ thiết lập

Để di chuyển các tập dữ liệu lớn giữa các sổ làm việc hoặc liên kết toàn bộ tệp, tốt hơn hết là sử dụng các công cụ như Bộ ghép nối. io. Bạn sẽ có thể thiết lập lịch trình nhập của riêng mình và tất cả quá trình truyền dữ liệu sẽ diễn ra bên ngoài Excel. Do đó, sẽ không có tài nguyên Excel nào được sử dụng và bạn sẽ có thể làm việc trơn tru hơn nhiều trong khi thông tin được đồng bộ hóa trong nền