Nêu quy tắc nhập văn bản trong Word?

Bộ kiểm tra khả năng truy cập của Microsoft Office giúp nhanh chóng xác định và giải quyết nhiều vấn đề về khả năng truy cập phổ biến

Nêu quy tắc nhập văn bản trong Word?

Tổng quan

Trình kiểm tra khả năng truy cập của Microsoft Office phát hiện các vấn đề về khả năng truy cập phổ biến như thiếu văn bản thay thế và bảng không có hàng tiêu đề

Kết quả kiểm tra được phân loại theo 3 cách

  • Lỗi chỉ ra nội dung mà người khuyết tật không thể đọc được
  • Cảnh báo cho biết nội dung mà người khuyết tật có thể khó đọc
  • Mẹo đưa ra hướng dẫn cho một số yếu tố bạn cần kiểm tra thủ công, chẳng hạn như thứ tự đọc hợp lý

Lưu ý quan trọng

Bộ kiểm tra khả năng truy cập rất hữu ích để quét và báo cáo về nhiều vấn đề phổ biến. Tuy nhiên, nó không thể kiểm tra mức độ tương phản màu sắc, mức độ liên quan của tiêu đề, hình ảnh của văn bản và các vấn đề cơ bản khác cần xem xét thủ công

kỹ thuật

Khởi chạy Trình kiểm tra trợ năng

  1. Chọn tệp, kiểm tra sự cố, kiểm tra khả năng truy cập
  2. Nêu quy tắc nhập văn bản trong Word?
  3. Chọn Lỗi, Cảnh báo hoặc Mẹo đầu tiên
  4. Tham khảo Thông tin bổ sung để được trợ giúp khắc phục sự cố

 

Nêu quy tắc nhập văn bản trong Word?

tiêu đề

Tổng quan

Sử dụng các kiểu tiêu đề tài liệu để tạo các cấp tiêu đề phân cấp. Các kiểu đầu đề được nhóm trong dải băng Microsoft Word Home

Trình đọc màn hình có thể xác định tối đa 6 cấp độ tiêu đề – Tiêu đề 1 (H1) đến Tiêu đề 6 (H6). Hãy coi các cấp tiêu đề là 'tiêu đề phụ' xác định mối quan hệ nội dung

Ghi chú. Các tiêu đề phải luôn được lồng vào nhau một cách chính xác. Ví dụ: H1 tiếp theo H2, H2 tiếp theo H2 hoặc H3, H3 tiếp theo H4

Ngoài ra, chỉ sử dụng kiểu tiêu đề cho tiêu đề. Không sử dụng nó để định dạng trực quan nội dung không có ý nghĩa như một tiêu đề

kỹ thuật

Sử dụng kiểu tiêu đề đúng (không phải kiểu 'giả')

  1. Bấm vào văn bản tiêu đề
  2. Chọn kiểu tiêu đề từ nhóm Kiểu tab Trang chủ.
     

    Nêu quy tắc nhập văn bản trong Word?
  3. Mở rộng cửa sổ Kiểu nếu không thấy tiêu đề bạn đang tìm.
     
    Nêu quy tắc nhập văn bản trong Word?
  4. Để thay đổi hình thức của tiêu đề, bấm chuột phải vào kiểu tiêu đề, rồi chọn Sửa đổi

Lưu ý quan trọng

Nếu bạn đang sửa đổi kiểu dáng, hãy cẩn thận kiểm tra độ tương phản màu sắc và tuân thủ nguyên tắc thương hiệu

Danh sách được đánh số và gạch đầu dòng

Giống như tiêu đề, danh sách cho phép người dùng trình đọc màn hình nhanh chóng tìm và điều hướng qua nội dung

Tổng quan

Có hai loại danh sách

  1. ra lệnh
  • không có thứ tự

Mỗi loại danh sách được sử dụng trong các trường hợp khác nhau

Danh sách được yêu cầu

Sử dụng danh sách có thứ tự (được đánh số) khi các mục trong danh sách có trình tự logic – ví dụ: hướng dẫn công thức

  1. Đun nóng bơ trong chảo rán
  2. Đổ hỗn hợp pancake vào chảo
  3. Lật bánh khi bong bóng xuất hiện

danh sách không có thứ tự

Sử dụng danh sách không có thứ tự (gạch đầu dòng) khi thứ tự mục danh sách không quan trọng. Ví dụ, một danh sách rượu vang

  • Shiraz
  • Cabernet Sauvignon
  • Pinot Noir
  • Merlot

kỹ thuật

Thực hiện danh sách được đánh số và gạch đầu dòng

Sử dụng chức năng danh sách được đánh số/gạch đầu dòng trong Word để giúp danh sách có thể truy cập được thay vì thụt lề và đặt ký tự gạch ngang hoặc dấu chấm

  1. Chọn kiểu danh sách trong Trang chủ trong Đoạn văn.
     
    Nêu quy tắc nhập văn bản trong Word?
  2. Sử dụng hướng dẫn về kiểu nội dung để đảm bảo bạn đang sử dụng đúng định dạng

dòng trống

Sử dụng định dạng, thụt lề và kiểu để tạo khoảng trắng thay vì lặp lại các ký tự trống

Kĩ thuật

Tạo khoảng cách đoạn văn

  1. Sử dụng Tùy chọn Giãn cách Dòng trong Trang chủ để tăng khoảng cách giữa các dòng.
     
    Nêu quy tắc nhập văn bản trong Word?

Chèn ngắt trang

  1. Thêm Ngắt trang (trong Chèn) để chuyển tới trang mới.
     
    Nêu quy tắc nhập văn bản trong Word?

Vị trí hình ảnh

Trình đọc màn hình thường bỏ qua hình ảnh nổi trong MS Word. Trong ví dụ này, khi hình ảnh được thả nổi ở bên phải văn bản, người dùng trình đọc màn hình thậm chí sẽ không biết hình ảnh ở đó

Nêu quy tắc nhập văn bản trong Word?
Lorem ipsum dolor sit amet, qui omnesque detraxit no, an duo periculis temporibus, dolore persius nam te. Mel reque Referrentur ei, quot disputando pri eu. Solum menandri praesent mei tại. Vis perpetua intellegam eloqutiam ei

Để trình đọc màn hình thông báo văn bản thay thế hình ảnh của bạn, bạn phải đặt chúng thẳng hàng với văn bản

Kĩ thuật

Gói hình ảnh thông tin phù hợp với văn bản

  1. Chọn hình ảnh
  2. Từ tab Công cụ Ảnh, chọn Vị trí, Cùng dòng với Văn bản.  
    Nêu quy tắc nhập văn bản trong Word?

Ghi chú. Bạn có thể sử dụng hình ảnh nổi nếu định dạng cuối cùng của tài liệu là PDF vì hình ảnh nổi được công bố trong PDF. Tuy nhiên, bạn phải đảm bảo trình đọc màn hình thông báo chúng ở đúng vị trí trên trang

Hình ảnh và văn bản thay thế

Nhiều độc giả dựa vào trình đọc màn hình hoặc thiết bị chữ nổi để thông báo văn bản thay thế ('alt') cho hình ảnh. Văn bản thay thế này phải truyền đạt mục đích của hình ảnh

Tổng quan

Hình ảnh được chia thành hai loại lớn

  • Hình ảnh cung cấp thông tin cần văn bản thay thế mô tả
  • Hình ảnh trang trí phải có văn bản thay thế được đặt thành "trang trí"

Cách viết văn bản thay thế cho hình ảnh thông tin

Hình ảnh thông tin truyền đạt thông tin ngoài văn bản trang. Nội dung sẽ không đầy đủ nếu không có những hình ảnh này. Để khám phá mục đích của chúng, hãy dùng tay che hình ảnh và đọc nội dung trang. Có gì thiếu không?

Một số loại hình ảnh có xu hướng cung cấp thông tin

  • ảnh
  • logo
  • hình ảnh của văn bản
  • hình ảnh phức tạp

kỹ thuật

Thêm văn bản thay thế cho hình ảnh thông tin

  1. Nhấp chuột phải vào hình ảnh
  2. Chọn Định dạng Ảnh, Bố cục và Thuộc tính, Văn bản Thay thế
  3. Nhập mô tả văn bản vào trường Mô tả.
     
    Nêu quy tắc nhập văn bản trong Word?

Thêm văn bản thay thế cho hình ảnh trang trí

  1. Nhấp chuột phải vào hình ảnh
  2. Chọn Định dạng Ảnh, Bố cục & Thuộc tính, Văn bản Thay thế
  3. Nhập từ 'trang trí' vào trường Mô tả

Hình ảnh phức tạp

Tổng quan

Hình ảnh phức tạp, chẳng hạn như biểu đồ, biểu đồ và bản đồ phức tạp, hiển thị nhiều thông tin hơn mức có thể được chuyển tải trong một vài câu ngắn gọn

Biểu đồ đường
 

Nêu quy tắc nhập văn bản trong Word?

Sao chép dưới dạng hình ảnh phẳng

Biểu đồ từ và Nghệ thuật thông minh là những đồ họa phức tạp, nhiều lớp mà bạn phải làm phẳng thành hình ảnh được tạo ra – ví dụ: JPG, PNG hoặc GIF – với một lớp văn bản thay thế duy nhất

Để làm phẳng một biểu đồ

  1. Nhấp vào cạnh bên ngoài của biểu đồ của bạn
  2. Chọn sao chép
  3. Nhấp vào nơi khác trong tài liệu của bạn
  4. Nhấp chuột phải chọn Paste as picture.
     
    Nêu quy tắc nhập văn bản trong Word?

siêu liên kết

Tổng quan

Siêu kết nối có thể là bên ngoài (ví dụ: liên kết đến một trang web) hoặc bên trong (ví dụ: liên kết đến một phần hoặc địa điểm trong tài liệu)

Sử dụng văn bản liên kết mô tả

Văn bản liên kết phải mô tả đích đến của liên kết. Văn bản liên kết tốt xác định mục đích này khi đọc tách biệt với văn bản xung quanh. Nó không nên sao chép URL liên kết

Tránh sử dụng 'nhấp vào đây' hoặc liên kết URL (địa chỉ web) vì chúng ồn ào và lặp lại khi đọc qua trình đọc màn hình

Địa chỉ web siêu liên kết (URL)

Hiển thị URL khi tài liệu có khả năng được in hoặc sao chép và lý tưởng nhất là thêm nó dưới dạng cước chú hoặc chú thích cuối trang để người đọc có thể chọn đọc hay không

Kỹ thuật 1

Tạo một siêu liên kết bên ngoài

  1. Nhấp chuột phải vào văn bản và chọn Siêu liên kết
  2. Chọn Tệp hoặc Trang Web Hiện có
  3. Nhập hoặc dán URL đích vào trường Địa chỉ. Đảm bảo bạn bao gồm http. // hoặc https. // một phần của URL
Nêu quy tắc nhập văn bản trong Word?

Ghi chú. Khi liên kết đến một trang hoặc tài liệu trong khu vực an toàn của trang web, Word sẽ báo lỗi vì nó không có quyền truy cập của người dùng và nó cho rằng đó là một liên kết chết. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là bao gồm một chú thích với URL để nhân viên có quyền truy cập vào khu vực an toàn có thể sao chép và dán URL vào trình duyệt của họ và đăng nhập như bình thường. Nó cũng giúp người dùng in tài liệu nhìn thấy URL đầy đủ

Kỹ thuật 2

Tạo một siêu liên kết nội bộ

  1. Nhấp chuột phải vào văn bản và chọn Siêu liên kết
  2. Chọn Địa điểm trong Tài liệu này
  3. Chọn tiêu đề mục tiêu (hoặc Đánh dấu nếu có trong cấu trúc tài liệu)
Nêu quy tắc nhập văn bản trong Word?

bảng dữ liệu

Tổng quan

Bạn phải chỉ định các ô tiêu đề để người dùng trình đọc màn hình có thể hiểu dữ liệu bảng. Có ba loại bảng dữ liệu đơn giản

  • bảng trong đó hàng đầu tiên là tiêu đề
  • bảng trong đó cột đầu tiên là tiêu đề
  • bảng kết hợp trong đó cả hàng đầu tiên và cột đầu tiên đều là tiêu đề

Bảng tiêu đề hàng đầu tiên

Hàng đầu tiên, đi từ trái sang phải, chứa tiêu đề bảng. Bảng dữ liệu bên dưới minh họa các tiêu đề cột

Nhân Viên

 

HỌ

HỌ

VỊ TRÍSmithPeterSydney25JonesKylieBathurst27MillerJodieCoffs Harbour22

Bảng tiêu đề cột đầu tiên

Cột đầu tiên chứa tiêu đề bảng. Bảng dữ liệu bên dưới minh họa các tiêu đề hàng

Nhân Viên

 

HỌ

HỌVỊ TRÍTuổiPeterSmithSydney25KylieJonesBathurst27JodieMillerCoffs Harbour22

Bảng tiêu đề cột và hàng (kết hợp)

Bảng kết hợp chứa cả tiêu đề cột và hàng. Bảng dữ liệu bên dưới minh họa các tiêu đề cột và hàng

Nhân viên theo vai trò

 

TÊN VAI TRÒ

HỌ

VỊ TRÍBÁN HÀNGsmithPeterSydney25TIẾP THỊJonesKylieBathurst27QUẢN TRỊMillerJodieCoffs Harbour22

kỹ thuật

Chọn một tùy chọn kiểu bảng

Bảng tiêu đề hàng đầu tiên

  1. Nhấp vào ô trên cùng bên trái của bảng
  2. Bấm vào tab Thiết kế trong dải băng Công cụ Bảng
  3. Kiểm tra hàng tiêu đề.
     
Nêu quy tắc nhập văn bản trong Word?

Bảng tiêu đề cột đầu tiên

  1. Nhấp vào ô trên cùng bên trái của bảng
  2. Bấm vào tab Thiết kế trong dải băng Công cụ Bảng
  3. Kiểm tra cột đầu tiên

Bảng tiêu đề kết hợp (ví dụ: cột và hàng)

  1. Nhấp vào ô trên cùng bên trái của bảng
  2. Bấm vào tab Thiết kế trong dải băng Công cụ Bảng
  3. Kiểm tra hàng tiêu đề và cột đầu tiên

Bố cục bảng

Bảng bố cục được sử dụng để bố trí nội dung và hình ảnh trên một trang trái ngược với dữ liệu dạng bảng. Chúng tôi thực sự khuyên bạn không nên sử dụng chúng. Nếu bạn phải sử dụng chúng, hãy đảm bảo rằng bạn bỏ chọn cả hai ô Hàng tiêu đề và Cột đầu tiên

Lặp lại tiêu đề hàng

Đối với bảng 'tiêu đề hàng đầu tiên' và bảng 'dữ liệu kết hợp' (không phải bảng 'tiêu đề cột đầu tiên'), hãy thực hiện các bước sau

  1. Bấm vào một ô của hàng đầu tiên
  2. Nhấp chuột phải và chọn Thuộc tính bảng, Hàng
  3. Đánh dấu chọn Lặp lại dưới dạng hàng tiêu đề ở đầu mỗi trang
Nêu quy tắc nhập văn bản trong Word?

hộp văn bản

Các hộp văn bản bị bộ đọc màn hình trong Word bỏ qua

Ghi chú. Chúng có thể được sử dụng nếu định dạng cuối cùng của tài liệu là PDF vì các hộp văn bản được thông báo trong PDF. Tuy nhiên, bạn phải đảm bảo trình đọc màn hình thông báo chúng ở đúng vị trí trên trang

Kĩ thuật

Không sử dụng hộp văn bản trong tài liệu Word. Thay vào đó, hãy áp dụng các hiệu ứng đường viền để làm nổi bật nội dung

Hiển thị nội dung trong hộp

  1. Chọn nội dung bạn muốn hiển thị trong một hộp
  2. Chuyển đến Trang chủ rồi đến Đoạn văn
  3. Chọn đường viền
  4. Chọn đường viền bên ngoài.
     
Nêu quy tắc nhập văn bản trong Word?

Mục lục

Mục lục (TOC) chứa các liên kết đến nội dung tài liệu. Các liên kết này đặc biệt hữu ích cho người đọc bị khiếm thị và thể chất khi điều hướng các tài liệu dài

Kĩ thuật

Chèn mục lục

  1. Kiểm tra xem các tiêu đề tài liệu có được phân cấp và nhất quán không
  2. Chọn Tài liệu tham khảo, Mục lục
  3. Chọn kiểu TOC
Nêu quy tắc nhập văn bản trong Word?

Tiêu đề tài liệu

Độc giả mù hoặc kém thị lực dựa vào tiêu đề ngắn gọn rõ ràng để tóm tắt tài liệu PDF. Điều này cũng hữu ích cho việc tối ưu hóa công cụ tìm kiếm

Kĩ thuật

Chỉ định tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng nhưng mang tính mô tả cho tài liệu Word của bạn trước khi xuất PDF

Gán tiêu đề cho tài liệu

  1. Chọn tệp, thuộc tính
  2. Thêm tiêu đề vào tài liệu trong trường Tiêu đề
Nêu quy tắc nhập văn bản trong Word?

Tạo PDF

Mục đích của kỹ thuật này là xuất nội dung tài liệu Word sang PDF trong khi vẫn duy trì tính toàn vẹn cấu trúc của nó ở dạng thẻ PDF

Tối ưu hóa PDF đã xuất cho khả năng truy cập được trình bày trong phần tiếp theo

Kĩ thuật

Sử dụng Trình tạo PDF của Adobe Acrobat Pro để xuất tài liệu của bạn sang định dạng PDF. Có hai cách để làm điều này

Nêu các quy tắc khi gõ văn bản trong MS Word?

Bắt đầu nhập tài liệu mới của bạn
Quy tắc gõ văn bản trong Word. .
Sử dụng kiểu để định dạng văn bản
Trong Microsoft Word, sử dụng bảng và tab để sắp xếp văn bản
Sử dụng kiểu đoạn có dấu đầu dòng cho dấu đầu dòng và dấu chấm
Thực hiện thay đổi, sửa lỗi, chỉnh sửa tài liệu của bạn
Sử dụng đánh số trang và để văn bản chảy từ trang này sang trang khác
In tài liệu của bạn

Nhập văn bản là gì?

Việc nhập văn bản luôn được thực hiện tại vị trí con trỏ . Bất kỳ ký tự mới gõ nào được thêm vào văn bản tại vị trí mà con trỏ chiếm giữ, sau đó con trỏ được di chuyển sang phải một cột.

Thủ tục khi nhập văn bản trong một hình dạng là gì?

Thêm văn bản vào hình .
Nhấp vào Chèn > Vẽ hộp văn bản
Vẽ một hộp văn bản gần với hình dạng
Nhấp vào bên trong hộp văn bản và bắt đầu nhập