Phương pháp nộp đơn ưa thích cho một văn phòng bác sĩ là

Tủ hồ sơ

Các tủ hoặc kệ dùng để lưu trữ hồ sơ bệnh án phải luôn được làm bằng vật liệu nặng, có trọng lượng thích hợp ở phía dưới để chúng không bị lật, đặc biệt nếu các ngăn kéo hoặc giá kéo ra. Tủ tài liệu nên có hệ thống khóa. Tủ hồ sơ ngăn kéo bên phổ biến hơn tủ hồ sơ dọc cho hồ sơ y tế, mặc dù tủ hồ sơ dọc có thể được sử dụng để lưu trữ các loại thông tin khác. Tủ tài liệu ngăn kéo bên có ngăn kéo mở từ phía dài, giống như một ngăn kéo

Đơn vị kệ hồ sơ

Kệ hồ sơ bao gồm các kệ được sắp xếp theo chiều ngang tương tự như giá sách. Các đơn vị kệ thường được sử dụng để lưu trữ hồ sơ y tế vì hồ sơ có thể được truy cập mà không cần phải mở và đóng ngăn kéo. Các ngăn kệ bằng kim loại có thể điều chỉnh được lồng vào nhau ở mặt sau của kệ đi kèm với các thiết bị. Chức năng của chúng là giữ cho các bản ghi ở vị trí thẳng đứng, do đó ngăn các bản ghi bị trượt hoặc trượt dưới nhau

Các thư mục tệp có tab bên (được mô tả sau trong chương này) phải được sử dụng với các đơn vị giá để cho phép hiển thị tên của bệnh nhân trên giá. Bản ghi được đặt trên giá với các cạnh dưới cùng của thư mục hướng xuống và các tab bên hướng ra ngoài. Điều này có nghĩa là hồ sơ được truy cập từ bên cạnh, thay vì phía trên, như với tủ hồ sơ ngăn kéo

Các tệp giá được ưu tiên hơn vì chúng cho phép truy cập hồ sơ dễ dàng hơn và một số người có thể truy cập vào các giá cùng một lúc. Ví dụ, một trợ lý y tế có thể cần truy xuất hồ sơ y tế của bệnh nhân sẽ được khám vào ngày hôm đó, đồng thời, một trợ lý y tế khác có thể cần tra cứu thông tin cho một công ty bảo hiểm hoặc ghi lại cuộc gọi điện thoại của bệnh nhân.

Đơn vị kệ có sẵn trong hai phong cách. đơn vị kệ mở hoặc đơn vị phía trước kéo xuống. Như tên cho thấy, các đơn vị kệ mở được mở cho môi trường và không thể đóng lại. Họ phải ở trong phòng có thể khóa riêng biệt với các phần khác của văn phòng. Các đơn vị kéo xuống phía trước có nắp đậy có thể được kéo qua mặt trước của giá và khóa lại. Điều này bảo vệ các bản ghi khỏi các yếu tố môi trường và cho phép khóa từng phần của tệp (Hình 41-1). Phải luôn có khả năng khóa toàn bộ phòng hồ sơ y tế hoặc các giá đỡ riêng lẻ

Đưa tất cả vào thực tế

Tên tôi là Ellen McDonald và tôi là một trợ lý y tế được chứng nhận. Tôi đã làm việc cho một nhóm thực hành chuyên về nội khoa và tim mạch được khoảng một năm. Mặc dù văn phòng của chúng tôi sử dụng hệ thống lập hóa đơn và lấy hẹn trên máy tính, hồ sơ y tế bệnh nhân của chúng tôi vẫn ở định dạng trên giấy. Chúng tôi lưu hồ sơ theo thứ tự bảng chữ cái. Chúng tôi sẽ chuyển sang hệ thống điện tử trong năm nay, nhưng chúng tôi sẽ sử dụng hệ thống giấy trong quá trình chuyển đổi. Luôn có một đống báo cáo, thư từ và các thủ tục giấy tờ khác phải nộp. Chúng tôi không được phép gửi bất kỳ báo cáo nào trừ khi bác sĩ đã xem nó. Ngoài ra, các bác sĩ của chúng tôi viết ghi chú tiến trình của họ, được gửi điện tử đến dịch vụ sao chép. Hàng ngày, chúng tôi in bản chính tả mà dịch vụ sao chép đã trả lại cho chúng tôi bằng phương tiện điện tử và chúng tôi đóng dấu chúng để các bác sĩ ký tắt sau khi họ đọc và thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào. Tôi chịu trách nhiệm đảm bảo các tệp hồ sơ bệnh án được lưu giữ theo thứ tự tốt. Ngoài việc lấy hồ sơ và cất đi, đôi khi tôi phải tìm kiếm hồ sơ bị thất lạc. Nếu tôi không thể tìm thấy bệnh án của bệnh nhân, tôi bắt đầu tìm kiếm nó. Đầu tiên, tôi kiểm tra chồng hồ sơ cho những bệnh nhân sẽ được khám vào ngày hôm đó hoặc ngày hôm sau. Đôi khi một hồ sơ y tế bị vướng vào một hồ sơ khác, vì vậy điều quan trọng là phải kiểm tra kỹ lưỡng các ngăn xếp. Tiếp theo, tôi kiểm tra máy tính để biết bệnh nhân được nhìn thấy lần cuối khi nào. Tôi kiểm tra phía sau bàn làm việc của bác sĩ mà bệnh nhân gặp lần cuối, cũng như bàn thanh toán. Tôi cũng kiểm tra các tệp để tìm bản ghi đã bị nhập sai. Chúng tôi sử dụng các nhãn được mã hóa màu, vì vậy thường dễ dàng nhận thấy khi một bản ghi không đúng chỗ. Những biện pháp này thường là đủ để tìm ra hồ sơ, mặc dù đôi khi có thể mất đến một tuần trước khi hồ sơ xuất hiện. Một lần chúng tôi đã tìm kiếm một kỷ lục trong 3 tuần trước khi tìm thấy nó. Mỗi khi làm hồ sơ, tôi rất cẩn thận, vì tôi nhớ việc tìm ra một hồ sơ đã bị thất lạc là bao nhiêu công việc.  

Đồ dùng nộp hồ sơ

Các thư mục tập tin

Thư mục tệp là lớp vỏ bảo vệ được sử dụng để chứa tài liệu hồ sơ y tế ở định dạng có tổ chức. Thông thường các thư mục tập tin được làm bằng bìa cứng manila. Chốt kim loại linh hoạt ở phía trên bên trong cặp giữ tài liệu tại chỗ. Mặc dù các thư mục mở rộng khi số lượng tài liệu tăng lên, nhưng bạn nên chia nhỏ thư mục thành hai thư mục sau khi đạt được chiều rộng

inch.

Các thư mục có sẵn với các tab. Tab là hình chiếu của thư mục mở rộng ra ngoài cạnh trên cùng hoặc cạnh bên của thư mục. Thư mục cho tủ tài liệu có ngăn kéo có các tab ở trên cùng, trong khi các thư mục cho các đơn vị giá có các tab ở bên cạnh thư mục tài liệu. Trong văn phòng y tế với tủ hồ sơ kệ, một thư mục có tab bên đầy đủ được sử dụng. Các vết lõm ở các khoảng dọc theo tab cho biết vị trí của nhãn dính. Điều này đảm bảo rằng tất cả các nhãn trên tất cả các hồ sơ y tế được dán vào cùng một vị trí trên các thư mục tệp (Hình 41-2)

Hình 41-2 Các thư mục tệp dành cho các đơn vị giá có tab bên đầy đủ. Nhãn màu được dán ở cùng một vị trí trên mỗi thư mục.

Tấm gắn

Các báo cáo của phòng thí nghiệm, bản sao đơn thuốc và tin nhắn điện thoại thường được lưu trên các tấm dán có dải dính. Thông thường một số mặt hàng có thể được nộp trên cùng một tờ. Trợ lý y tế sắp xếp mục đầu tiên ở dưới cùng, với mỗi mục tiếp theo được xếp lên tấm gắn. Với hệ thống này, mục gần đây nhất luôn được đặt lên hàng đầu. Hình 41-3 cho thấy loại tấm lắp này

Hình 41-3 Các báo cáo của phòng thí nghiệm thường được đặt chồng lên nhau để có thể nhìn thấy gần đây nhất ở trên cùng.

Vật tư khác

Các thanh dẫn bên ngoài, như trong Hình 41-4, được đặt trong tệp để đánh dấu vị trí thư mục đã bị xóa. Mỗi hướng dẫn có một túi để đựng thẻ cho biết ai đã xóa hồ sơ và/hoặc các mục tích lũy trong khi hồ sơ ra khỏi khu vực lưu trữ của nó. Một loại bảng hướng dẫn khác làm bằng bìa cứng nặng và có dòng chữ ghi tên người xóa kỷ lục.

Hình 41-4 Hướng dẫn viên.

Máy sắp xếp là một thiết bị tạo điều kiện sắp xếp tài liệu theo thứ tự chữ cái hoặc số. Nó có túi hoặc ngăn cho mỗi chữ cái hoặc số

Bạn sẽ làm gì?

Nghiên cứu tình huống 1

Một bệnh nhân đã đến văn phòng để yêu cầu gửi một bản sao hồ sơ bệnh án của cô ấy cho một bác sĩ khác. Cô ấy nói rằng tên cô ấy là Anna Soubrette và ngày sinh của cô ấy là 25 tháng 4 năm 1952. Cô ấy nói rằng cô ấy đã không được gặp trong 4 năm, nhưng bác sĩ hiện tại của cô ấy đã hỏi về nhiều loại thuốc mà cô ấy đã dùng để điều trị bệnh tim trong quá khứ. Ellen tìm kiếm bệnh nhân trên máy tính dưới tên Soubrette, nhưng cô ấy không tìm thấy bệnh nhân được liệt kê.  

Nộp hồ sơ theo thứ tự bảng chữ cái

Hệ thống chữ cái được coi là một hệ thống trực tiếp, có nghĩa là tên của bệnh nhân được sử dụng trực tiếp để tìm hồ sơ bệnh án. Nó thường được sử dụng trong các văn phòng y tế với ít hơn 5000 hồ sơ. Việc nộp đơn theo thứ tự bảng chữ cái sử dụng các phần của tên hợp pháp làm đơn vị lập chỉ mục. Đơn vị lập chỉ mục là những mẩu thông tin được sử dụng để xác định vị trí nộp đơn chính xác. Các bản ghi được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái dựa trên đơn vị đầu tiên

Tất cả các tên có cùng đơn vị thứ nhất sẽ được sắp xếp theo đơn vị thứ hai, đơn vị thứ ba, v.v. Nếu tên bất thường, nếu bệnh nhân sử dụng nhiều hơn một tên hoặc nếu không rõ tên nào là họ, hồ sơ có thể được lập chỉ mục chéo. Để lập chỉ mục chéo có nghĩa là nộp đơn theo một đơn vị và nộp một hướng dẫn hoặc thẻ đề cập đến địa điểm nộp đơn chính dưới một đơn vị khác

Điều quan trọng là phải tuân theo các quy tắc khi nộp theo thứ tự bảng chữ cái. Một nguồn hướng dẫn là ARMA International, một hiệp hội dành cho nhân viên quản lý thông tin và hồ sơ. Trợ lý y tế phải luôn làm rõ các quy trình mà bất kỳ văn phòng y tế cụ thể nào tuân theo (Thủ tục 41-1)

chữ cái

kết quả

Lưu trữ hồ sơ bệnh nhân một cách chính xác bằng cách sử dụng hệ thống lưu trữ theo thứ tự bảng chữ cái

Thiết Bị/Vật Tư

• Hồ sơ bệnh nhân có tên bệnh nhân

• Bộ sắp xếp chữ cái

• Tủ tài liệu hoặc kệ

• Người hướng dẫn

• Thẻ chỉ mục

1. Bước thủ tục. Thu thập các hồ sơ đã sẵn sàng để lưu trữ và loại bỏ bất kỳ dây chun hoặc kẹp giấy nào

Nguyên tắc. Kẹp giấy, dây thun, v.v. ngăn không cho bản ghi dễ dàng trượt vào và lấy ra khỏi tệp

2. Bước thủ tục. Kiểm tra hồ sơ để chắc chắn rằng không có tờ giấy rời. Nếu tìm thấy tờ rời, hãy chèn chúng vào hồ sơ

3. Bước thủ tục. Sắp xếp các bản ghi theo thứ tự bảng chữ cái theo họ, sử dụng bộ sắp xếp chữ cái nếu có

4. Bước thủ tục. Tìm vị trí chính xác trong tệp cho bản ghi đầu tiên, kéo ống dẫn ngoài ra giữa chừng, trượt bản ghi về phía trước ống dẫn ngoài vào đúng vị trí trong tệp và hoàn tất việc tháo ống dẫn ngoài. Nếu văn phòng của bạn không sử dụng thanh hướng dẫn bên ngoài, hãy sử dụng tay của bạn để tạo khoảng cách giữa hồ sơ trước và hồ sơ sau hồ sơ bạn đang nộp

5. Bước thủ tục. Nếu có thẻ chỉ mục trong hướng dẫn bên ngoài cho biết ai có bản ghi từ hướng dẫn bên ngoài, hãy xóa thẻ đó. Đặt thanh dẫn ngoài cùng với các thanh dẫn ngoài không sử dụng khác. Một số văn phòng giữ thẻ mục lục cho các bác sĩ trong các hộp riêng biệt để thẻ mới không cần phải viết;

6. Bước thủ tục. Lưu trữ từng bản ghi theo cùng một cách cho đến khi tất cả các bản ghi đã được lưu trữ