Tại sao các doanh nghiệp nhỏ thường không có quy trình hoạch định

Đối với khởi sự doanh nghiệp, kế hoạch kinh doanh là một văn bản vô cùng quan trọng. Nó nêu rõ hoạt động kinh doanh, xác định sứ mệnh, mục đích, mục tiêu, chiến lược, chiến thuật kinh doanh của doanh nghiệp và được sử dụng như một bản lý lịch về doanh nghiệp. Một kế hoạch kinh doanh thực tế giúp chúng ta nhìn rõ hơn các cơ hội và yếu kém – rủi ro – một cách rõ ràng.

Theo dõi loạt bài về khởi sự tại đây:

• Khởi sự doanh nghiệp là gì? Làm thế nào để khởi sự thành công
• Bài 1: 10 kỹ năng cần phải có để khởi nghiệp thành công
• Bài 2: Hình thành ý tưởng kinh doanh
• Bài 3: Lập kế hoạch kinh doanh
• Bài 4: Nghiên cứu thị trường
• Bài 5: Các loại hình doanh nghiệp & Cơ sở chọn loại hình phù hợp
• Bài 6: Các mô hình tổ chức doanh nghiệp
• Bài 7: Các loại chi phí cần chuẩn bị

Nội Dung Chính

• Các bước lập bản kế hoạch kinh doanh
• Các thành phần chính có trong một bản kế hoạch kinh doanh
• Những nội dung cơ bản có trong bản kế hoạch kinh doanh ( Mẫu kế hoạch kinh doanh )
  • 1. Tổng quan chung
    • a. Lịch sử:
    • b. Hiện trạng và mục đích:
    • c. Kế hoạch tương lai – tầm nhìn và định hướng:
    • d. Những thế mạnh doanh nghiệp có thể dựa vào, những yếu kém cần khắc phục
  • 2. Sản phẩm dịch vụ
    • a. Phân tích mô tả:
    • b. Phân tích ứng dụng:
    • c. Phân tích lợi ích:
    • d. Kế hoạch phát triển:
  • 3. Phân tích thị trường
    • a. Phân tích thị trường mục tiêu (người mua) điển hình
    • b. Tại sao khách hàng mua?
    • c. Xác định thị trường tổng thể
    • d. Phân đoạn thị trường
    • e. Phân tích cạnh tranh
• Cách sử dụng bản kế hoạch kinh doanh
• Kết luận

Để có bản kế hoạch kinh doanh tốt, cần rất nhiều công sức, nỗ lực và tiền bạc. Đó là quá trình công phu, mang tính sáng tạo. Tuy nhiên nếu đơn giản hóa thì quy trình này bao gồm 6 bước sau đây:

1. Viết ra ý tưởng kinh doanh cơ bản của mình.
2. Thu thập tất cả các số liệu có thể có về tính khả thi và chi tiết của ý tưởng kinh doanh.
3. Tập trung và sàng lọc ý tưởng trên cơ sở các số liệu đã tổng hợp.
4. Phác họa các chi tiết về mô hình kinh doanh. Sử dụng phương pháp tiếp cận với các câu hỏi “cái gì, ở đâu, tại sao và như thế nào” có thể giúp ích tốt cho bạn trong việc này.
5. Làm cho bản kế hoạch kinh doanh thật hấp dẫn để nó không những cung cấp một cái nhìn sâu sắc mà có thể trở thành một công cụ tốt trong khi làm việc với các mối quan hệ quan trọng.
6. Đọc các bản kế hoạch tham khảo

Trình tự lập kế hoạch kinh doanh

Bản kế hoạch kinh doanh thường có độ dài 25-30 trang mô tả, phân tích và đánh giá ý tưởng kinh doanh. Trong bản kế hoạch kinh doanh có số liệu thông tin đầy đủ về doanh nghiệp, thị trường (khách hàng, đối thủ cạnh tranh….), sản phẩm, chiến lược, tài chính và rủi ro liên quan.

Các thành phần chính có trong một bản kế hoạch kinh doanh

Một bản kế hoạch kinh doanh có thể có nhiều phần. Tuy nhiên, nó phải bao gồm 4 nội dung chính sau đây:

• Luận chứng về quy mô và phát triển của cơ hội kinh doanh trên thị trường.
• Luận chứng về mô hình kinh doanh nên được khởi sự để hiện thực hóa cơ hội kinh doanh nói trên thành tỷ suất lợi nhuận cao. Mô hình kinh doanh bao gồm các thông tin về tên gọi, hình thức pháp lý, địa điểm trụ sở doanh nghiệp; phương thức sản xuất kinh doanh; các nguồn lực cần huy động (số lượng, cơ cấu) và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp; mô hình doanh thu – chi phí – lợi nhuận và phương thức hoàn trả các khoản nợ vay cũng như giải quyết quan hệ sở hữu các đối tượng hữu quan đối với doanh nghiệp.
• Thông tin về kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp và kinh nghiệm thực tiễn của nhóm đồng sáng lập/điều hành doanh nghiệp.
• Các tài liệu hỗ trợ, bổ sung sung thông tin đi kèm với bản kế hoạch.

Kế hoạch kinh doanh không chỉ cần thiết khi khởi sự kinh doanh mà còn cần trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Kế hoạch kinh doanh có thể nhằm mục tiêu thay đổi nhận thức và nhận biết thương hiệu trong con mắt của khách hàng, đối tác, cộng đồng. Đối với doanh nghiệp đang hoạt động hướng đến những thay đổi lớn hoặc khi hoạch định một kế hoạch khởi sự thì kế hoạch kinh doanh thường là 3-5 năm.

Những nội dung cơ bản có trong bản kế hoạch kinh doanh ( Mẫu kế hoạch kinh doanh )

1. Tổng quan chung

Cung cấp thông tin về lịch sử phát triển của doanh nghiệp. Mô tả rõ ràng hiện trạng và mục đích của doanh nghiệp, đồng thời trình bày một tầm nhìn được xác định rõ ràng: doanh nghiệp sẽ đi đến đâu và làm thế nào để đạt tới đích.

a. Lịch sử:

• Do ai thành lập, khi nào, ở đâu, và như thế nào?
• Sản phẩm ban đầu, những nguồn lực nào được sử dụng và lấy ở đâu
• Tầm quan trọng của những mối quan hệ đặc biệt
• Mức độ thành công : thị phần, kết quả tài chính
• Những vấn đề gặp phải và đã vượt qua được
• Những sự kiện/con người/cơ hội đặc biệt quan trọng đã ảnh hưởng tới vị trí của doanh nghiệp ngày nay.

b. Hiện trạng và mục đích:

• Sản phẩm chủ yếu hiện nay
• Nếu khác sản phẩm trước đây thì tại sao
• Tính độc đáo của sản phẩm
• Tính độc đáo của công ty, VD : công nghệ hàng đầu, quan hệ với khách hàng, các yếu tố tổ chức, cán bộ chủ chốt, chất lượng của cán bộ chủ chốt mới, những khó khăn cụ thể doanh nghiệp đang gặp phải.
• Mức độ thành công : thị phần và các kết quả tài chính
• So sánh các kết quả này với dự kiến trong quá khứ
• Những xu hướng hiện tại có ảnh hưởng tới công việc kinh doanh, như: các xu hướng trên thị trường hay sự hoàn thiện của sản phẩm
• Những điểm mạnh chủ yếu đóng vai trò quan trọng và cần phát huy trong tương lai

c. Kế hoạch tương lai – tầm nhìn và định hướng:

• Sản phẩm chính trong tương lai, tương quan với các yếu tố thị trường
• Các mục tiêu ngắn và dài hạn về thị phần và tài chính

d. Những thế mạnh doanh nghiệp có thể dựa vào, những yếu kém cần khắc phục

• Các phương tiện mới cần có; làm thế nào để vượt qua khó khăn hiện tại và bù đắp những thiếu hụt về nhân sự.

2. Sản phẩm dịch vụ

Mô tả chính xác doanh nghiệp bán cái gì- làm cho người đọc không những hiểu về bản thân sản phẩm/dịch vụ mà còn hiểu được tại sao lại có nhu cầu về sản phẩm/dịch vụ đó

a. Phân tích mô tả:

• Mô tả chính xác sản phẩm là gì, chức năng và tác dụng của nó, sản phẩm của doanh nghiệp khác với các công ty như thế nào
• Có nhiều dạng trong cùng một loại sản phẩm không
• Chu kỳ sống của sản phẩm kéo dài bao lâu
• Điều kiện vận hành thích hợp nhất của sản phẩm
• Có cần tới các phụ tùng hay phụ liệu hay không; chúng có được cung cấp không
• Cần tới chuyên môn kỹ thuật nào để có thể sử dụng sản phẩm cho hiệu quả (đưa các mô tả kỹ thuật vào phần phụ lục)

b. Phân tích ứng dụng:

• Sản phẩm được sử dụng như thế nào? Ai dùng?
• Sản phẩm tiếp cận một khu vực thị trường mới hay cạnh tranh trực tiếp với các nhà sản xuất đã có mặt trên thương trường
• Sản phẩm này bổ sung hay thay thế các sản phẩm khác
• Sản phẩm phải mua liên tục hay chỉ phải mua một lần
• Người mua và người sử dụng cuối cùng có phải là một không, quan hệ giữa họ ra sao, quan điểm của họ khác nhau như thế nào
• Có yêu cầu lắp đặt hay sửa đổi sản phẩm theo nhu cầu không; nếu có thì thời gian và chi phí là bao nhiêu
• Nhu cầu lắp đặt/sửa đổi trên có ảnh hưởng tiêu cực tới doanh số không; nếu có thì có thể giảm những tác động đó không
• Việc lắp đặt có ảnh hưởng tới việc bảo hành các thiết bị khác không, có phải sử dụng các dịch vụ đặc biệt nào không

c. Phân tích lợi ích:

• Sức hấp dẫn đối với thị trường-đánh giá giá trị thực của sản phẩm hoặc giá trị được nhận thức bởi người tiêu dùng để chứng minh lý do mua hàng của họ – Xem xét một cách đặc biệt tính độc đáo của sản phẩm có liên quan với những gì người mua đang hiện nay đang quan tâm khi chưa có sản phẩm này
• Xem xét các khía cạnh: hình thức, hiệu suất, giá cả, tính đa dạng, độ bền, tốc độ, độ chính xác, tính dễ sử dụng, chi phí lắp đặt/sử dụng, khả năng giảm yêu cầu đào tạo, chất lượng nguyên liệu…

Việc phân tích lợi ích có thể được thực hiện dễ dàng hơn bằng cách thiết lập một bảng có dạng như ở dưới đây. Hãy thiết kế một bảng phân tích lợi ích sản phẩm như vậy cho sản phẩm của bạn cũng như sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh. Hãy trình bày các bảng này trong kế hoạch của bạn.

Bảng phân tích lợi ích sản phẩm

Giá trị của các phần sau về phân tích thị trường và kế hoạch marketing/bán hàng sẽ được củng cố nếu toàn bộ công việc trong phần sản phẩm/dịch vụ này được thực hiện một cách kỹ lưỡng.

d. Kế hoạch phát triển:

• Sản phẩm đã sẵn sàng cho sản xuất/tiêu thụ chưa
• Nếu chưa, thời gian cần thiết là bao nhiêu
• Có những ai đang phát triển các sản phẩm cùng loại
• Liệt kê các hoạt động, ngày tháng và chi phí cần thiết để hoàn thành việc phát triển và thử nghiệm sản phẩm
• Tầm quan trọng của các kế hoạch phát triển sản phẩm trong tương lai
• Xem xét độ rủi ro dẫn tới thất bại/khó khăn

3. Phân tích thị trường

Cung cấp cho người đọc một bản phân tích về môi trường kinh doanh của doanh nghiệp, qua đó có thể đánh giá các phần khác của bản kế hoạch trong một môi trường thực tiễn. Phần này mô tả ai là người có nhu cầu về sản phẩm, tại sao lại có nhu cầu đó, lượng cầu là bao nhiêu, và doanh nghiệp có thể đáp ứng bao nhiêu phần trăm trong tổng lượng cầu này

a. Phân tích thị trường mục tiêu (người mua) điển hình

Có thể có nhiều loại người mua, nhưng chỉ cần một số ít loại người mua đã có thể tạo nên một thị phần lớn hay có lợi nhất; có 4 cách phân loại chính.

• Phân theo khu vực địa lý- khu vực của người mua, khu vực sản xuất, sở thích theo khu vực,dân số, nguồn tài nguyên thiên nhiên
• Phân theo hoạt động chung của người mua cuối cùng-cá nhân hay tổ chức, chính phủ, kinh doanh hoặc sản xuất…
• Phân theo vị trí hay trách nhiệm của người mua-người mua là cá nhân, là chủ sở hữu doanh nghiệp, hay là nhân viên/cán bộ quản lý của họ…
• Phân theo đặc điểm cá nhân của người mua – tuổi tác, các đặc điểm thể chất, giới tính, thu nhập, sở thích, các mối quan tâm chính trị, thành viên các hiệp hội….

b. Tại sao khách hàng mua?

• Người mua thu được gì đối với những lợi ích được trình bày ở mục phân tích lợi ích và ứng dụng.
• Sản phẩm của doanh nghiệp thoã mãn một nhu cầu hay mới chỉ là một mong muốn/mơ ước (động cơ mua hàng xuất phát từ lý do này là không chắc chắn).
• Khi lựa chọn sản phẩm này, người mua có tiết kiệm ngay được tiền bạc hoặc thu được lợi ích về lâu dài không.
• Có thể xác định được khoảng thời gian thu hồi vốn đã bỏ ra để mua sắm không.
• Hãy xem xét hàng loạt các lý do mua sắm khác: như thờ i gian giao hàng, do nhãn hiệu…
• Với một số khách hàng nhất định, có những cản trở cụ thể nào đối với việc mua hàng không, ví dụ như chi phí phải trả trước.
• Hiện người mua tiềm năng đang làm gì khi chưa mua sản phẩm của DN.

c. Xác định thị trường tổng thể

Cho đến hiện tại có bao nhiêu người mua tiềm năng được dự kiến trong khu vực địa lý đề cập tới trong kỳ kế hoạch – liên hệ loại khách hàng với dữ liệu điều tra nghiên cứu:

• Lượng người mua lớn tới đâu, từ đó xác định được một cách tương đối dung lượng hàng bán và mức độ tiếp xúc với khách hàng.
• Mức độ thường xuyên mua, khối lượng mua là bao nhiêu.
• Quy mô thị trường tính bằng tiền (đồng).
• Trong tương lai- thị trường mới xuất hiện, đang tăng trưởng, hay sẽ bão hoà. – Thị trường bị ảnh hưởng thế nào bởi nhân tố tăng trưởng kinh tế chung, hãy cung cấp những bằng chứng củng cố cho luận điểm của bạn.
• Những chính sách của chính phủ có ảnh hưởng tới thị trường không.
• Những nhân tố cơ bản làm tăng trưởng thị trường được mong đợi là gì.
• Dựa vào các dự đoán trên, ước tính số lượng người mua trong vòng 3-5 năm và 10 năm tới, quy mô của họ, mức độ thường xuyên mua sắm, số lượng những lần mua, và sau đó là dung lượng thị trường tính bằng tiền

d. Phân đoạn thị trường

• Chia nhỏ thị trường tổng thể thành nhiều đoạn cụ thể có thể quyết định những phân đoạn nào cần tập trung nỗ lực maketing- qua đó mỗi yếu tố thị trường được xác định và lượng hoá.
• Lựa chọn một phương pháp phân đoạn thích hợp với doanh nghiệp của bạn ,ví dụ: theo khu vực địa lý hoặc theo đặc điểm cá nhân của người mua.
• Trong mỗi phân đoạn này có thể có các phân đoạn nhỏ hơn được chia theo: chất lượng, giá cả, điều kiện hoàn vốn… những phân đoạn phụ này cũng có thể được chia nhỏ hơn nữa.
• Xác định dung lượng thị trường tính bằng tiền cho mỗi phân đoạn· Xác định đoạn thị trường nào bạn nên nhắm tới.
• Tìm hiểu liệu có sự tập trung người mua theo khu vực hoặc theo ngành không.
• Tính mùa vụ có ảnh hưởng tới một vài phân đoạn ( hay tất cả các phân đoạn) không.
• Bạn làm thế nào để đáp ứng được, trước những thay đổi nhu cầu thị trường hoặc phân đoạn thị trường, khi những yếu tố này trở nên quan trọng.

e. Phân tích cạnh tranh

• Xác định các yếu tố cạnh tranh.
• Xác định tình hình cạnh tranh cụ thể – ai là đối thủ chính, cơ sở của họ đặt ở đâu, họ đã hoạt động trong lĩnh vực này bao lâu, quy mô của họ lớn hay nhỏ, thị phần thế nào, ai là kẻ mạnh nhất.
• Động thái cạnh tranh- các nhà cung cấp bao quát thị trường được tới đâu; cung thừa hay thiếu, điều đó dẫn tới hoạt động tiếp thị tích cực hay cơ hội cho các đối thủ khác; địa phương nào là vùng đang tăng trưởng nhanh, đâu là những ví dụ điển hình
  của kẻ thắng/kẻ bại trong cạnh tranh, hay tất cả đều thành công- một yếu tố cho thấy thị trường dễ xâm nhập.
• Các đối thủ cạnh tranh có liên kết với nhau để chống lại những kẻ mới xâm nhập thị trường không.
• Những kế hoạch của bạn có ảnh hưởng lớn đến các đối thủ cạnh tranh không bạn dự tính sẽ chiếm bao nhiêu phần trăm thị trường.
• Trong số các khách hàng của bạn, bao nhiêu phần trăm là khách hàng mới, bao nhiêu phần trăm là do thu hút được từ phía các đối thủ cạnh tranh.
• Các đối thủ cạnh tranh sẽ phản ứng như thế nào, ví dụ tung dư luận xấu, tiến hành chiến tranh giá cả, tẩy chay, phá hoại ngầm hay bỏ mặc.
• Chiến lược phòng thủ của doanh nghiệp là gì.
• Điểm A+B nhằm mục đích xác định tổng thể thị trường thực bao gồm những người chắc chắn sẽ mua trong khu vực thị trường được doanh nghiệp hướng tới.
• Phương pháp này có thể khó thực hiện ở Việt Nam, đặc biệt là cho thị trường hàng tiêu dùng phổ thông vì mới chỉ có một số lượng khiêm tốn những nghiên cứu thị trường.
• Sẽ dễ dàng hơn nếu bạn định hướng vào các loại nhà máy hay doanh nghiệp nhất định.
• Bạn cũng có thể phải thoả hiệp đôi chút khi ước tính dung lượng của thị trường, đồng thời tìm kiếm những phương pháp đơn giản hơn.
• Hãy sử dụng các kết quả của những nỗ lực marketing ban đầu của mình cũng như của các đối thủ cạnh tranh để lượng hoá thị trường tiềm năng

Cách sử dụng bản kế hoạch kinh doanh

Một cách tiện lợi để sử dụng tập tài liệu này là: trước hết phân phát cho những người sẽ tham gia vào việc chuẩn bị bản kế hoạch. Sau đó tiến hành gặp gỡ thông qua bản danh mục và phân công trách nhiệm thu thập số liệu cho từng đề mục. Một vài đề mục có thể không hoặc kém thích hợp với tình hình của doanh nghiệp bạn; bạn có thể cho điểm từ 0 đến 5 theo tầm quan trọng của đề mục trong cuộc họp về bản danh mục. Một người phải được giao nhiệm vụ ghi chép nguyên văn nội dung cuộc họp trên; biên bản này sẽ được dùng để phác thảo bản nháp đầu tiên của kế hoạch.

Thông thường ở các công ty nhỏ, chính giám đốc sẽ là người chịu trách nhiệm về việc ghi chép này. Cần ghi nhớ rằng thiết lập một kế hoạch phụ thuộc rất nhiều vào công tác thu thập và quản lý – xử lý thông tin; bạn phải thực hiện một cách toàn diện mọi mặt và nghiêm ngặt để giảm tới mức tối đa những yếu tố bất ổn. Những nỗ lực của bạn bỏ vào phần công việc này quyết định điểm mạnh của bản kế hoạch, cũng như mức độ thuyết phục người đọc rằng bạn đã kiểm tra toàn bộ các giả thiết được đặt ra.

Kết luận

Trên đây, Vân Nguyên đã hướng dẫn bạn lập kế hoạch kinh doanh từ a đến z, nội dung và cách sử dụng một bản kế hoạch kinh doanh trong thực tế.. Hi vọng bạn có thể áp dụng thành công khi xây dựng kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp mình.

Bài viết liên quan

• Khởi sự doanh nghiệp là gì? Làm thế nào để khởi sự thành công
• 10 kỹ năng cần có trước khi khởi nghiệp
• Hình thành ý tưởng kinh doanh
• Nghiên cứu thị trường
• Các loại hình doanh nghiệp & Cơ sở chọn loại hình phù hợp
• Các mô hình tổ chức doanh nghiệp