Tại sao máy in không kết nối được với máy tính

Trong quá trình kết nối máy in với máy tính, đôi khi bạn sẽ gặp phải một số lỗi kết nối máy in với máy tính làm xảy ra các lỗi máy in thường gặp như không in được nội dung, không thực hiện được lệnh in, không kết nối được máy in trong mạng LAN,... Khi đó trên màn hình đều sẽ có thông báo Windows cannot connect to printer để người dùng được biết đang có vấn đề với máy tính và tìm cách khắc phục vấn đề.

Nguyên nhân xảy ra tình trạng lỗi kết nối giữa 2 thiết bị có rất nhiều và mỗi một nguyên nhân sẽ đều có những cách xử lý khác nhau. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp các nguyên nhân gấy ra hiện tượng lỗi kết nối máy tính với máy in và cách khắc phục.

Hướng dẫn sửa lỗi kết nối máy in với máy tính

• 1. Lỗi kết nối do tường lửa hoặc phần mềm antivirus
• 2. Lỗi Windows cannot connect to printer
• 3. Kết nối máy in với Windows
• 4. Xử lý sự cố 101
• 5. Thêm một máy in không có trong danh sách

1. Lỗi kết nối do tường lửa hoặc phần mềm antivirus

Lỗi xung đột giữa các phần mềm bảo mật hay do tường lửa hoạt động trên máy tính cũng gây ra hiện tượng lỗi kết nối máy tính. Với các phần mềm diệt virus thì bạn chỉ cần tắt chúng đi, còn với phần mềm tường lửa thì thực hiện theo hướng dẫn dưới đây.

Bước 1:

Tại giao diện trên máy tính bạn nhấn vào biểu tượng kính lúp rồi nhập từ khóa Firewall. Sau đó nhấn vào kết quả tìm được Firewall & network protection như hình dưới để vào công cụ.

Bước 2:

Chuyển sang giao diện tiếp theo bạn nhấn tiếp vào mục Private network.

Bước 3:

Tại dòng Windows Defender Firewall bạn sẽ nhìn thấy đang ở chế độ bật, chúng ta sẽ tắt chế độ này và chuyển sang Off.

Ngay sau đó ở cạnh phải màn hình sẽ hiển thị thông báo tắt tường lửa trên máy tính, Windows Firewall is turned off như hình dưới đây.

Bây giờ bạn tiến hành kết nối lại máy tính với máy in như bình thường.

2. Lỗi Windows cannot connect to printer

Nếu như bạn nhìn thấy thông báo Windows cannot connect to printer và kèm theo mã lỗi như hình dưới, thì có thể do thiếu file dll mscms.dll.

Bước 1:

Trước hết bạn truy cập theo đường dẫn sau: C:\Windows\system32\ và chọn file có tên là mscms.dll.

Bước 2:

Tiếp theo, chúng ta sẽ copy file mscms.dll vào thư mục trên máy tính theo đường dẫn bên dưới:

• C:\Windows\system32\spool\drivers\x64\3\ nếu đang sử dụng Windows 7 64-bit .
• C:\windows\system32\spool\drivers\w32x86\3\ nếu đang sử dụng Windows 7 32-bit.

Cuối cùng chúng ta tiến hành khởi động lại máy in và thực hiện thao tác chia sẻ các máy in trong mạng LAN như thông thường. Máy tính sẽ không xuất hiện thông báo lỗi như trên và chúng ta sẽ kết nối lại được với máy in.

3. Kết nối máy in với Windows

Một máy in trên mạng có thể được kết nối thông qua Ethernet hoặc Wi-Fi, hoặc nó có thể kết nối trực tiếp qua cổng USB với máy tính trên mạng. Việc chia sẻ máy in trên máy chủ hay trên máy tính với máy in được kết nối qua cổng USB có thể được chia sẻ với người dùng khác trên mạng.

Windows có một trình tên là Add Printer Wizard được truy cập từ Devices and Printers trong Control Panel. (Đối với Windows phiên bản cũ hơn bao gồm cả Vista, phần này là mục Printers). Việc thêm máy in là khá khác nhau về chi tiết trên các phiên bản Windows khác nhau. Nhưng các bước chung, cơ bản vẫn giống nhau.

Khi nhấn vào liên kết Add Printer, Windows sẽ tự động tìm kiếm máy in trên mạng. Khi máy in được tìm thấy, nó sẽ bật lên và bạn có thể chọn và tiến hành in.

4. Xử lý sự cố 101

Tất nhiên, máy in đôi lúc có thể không được cài đặt thành công. Nó có thể không xuất hiện trong danh sách máy in có sẵn, hoặc bạn có thể nhận được thông báo rằng Windows không thể kết nối với máy in. Bước đầu tiên cần kiểm tra là máy in và các máy tính muốn thêm có nằm trên cùng một mạng hay không và tính năng chia sẻ máy in của máy tính kết nối trực tiếp với máy in đã được bật chưa.

Nếu không thấy máy in được liệt kê trong Add Printer Wizard hoặc không thể kết nối khi nhấn vào tên của nó. Lúc này bạn hãy nhấn vào liên kết có tên là "The printer that I want isn't listed". Việc tên máy in cần kết nối không nằm trong Add Printer Wizard không có nghĩa là không có máy in đó.

Bộ phận IT trong một số cơ quan thường mặc định ẩn tên của máy in trên mạng. Mặc dù việc này là đúng về vấn đề bảo mật hoặc nguyên tắc nghiệp vụ nhưng về cơ bản nó có thể gây trở ngại cho một số người nào đó muốn kết nối với máy in có nhu cầu chính đáng.

Trong cửa sổ tiếp theo, bạn sẽ được lựa chọn thêm máy in cục bộ hoặc thêm từ mạng có dây, hay không dây hoặc qua kết nối với máy in Bluetooth. Bạn nên dùng tùy chọn thứ hai.

5. Thêm một máy in không có trong danh sách

Mục kế tiếp trong cửa sổ Add Printer Wizard là Find a printer by name or TCP/IP Address (tìm máy in theo tên hoặc địa chỉ TCP/IP).

Trên thực tế có ba lựa chọn: Bạn có thể tìm kiếm trong các thư mục, nhưng nếu trong cửa sổ đầu tiên ở bước trên không có tên máy in thì khả năng lựa chọn này cũng không xuất hiện.

Đối với tùy chọn “Select a printer by name”, bạn có thể nhập tên máy in cần kết nối theo mẫu \\COMPUTERNAME\PRINTERNAME, trong đó COMPUTERNAME là tên của máy chủ (hoặc máy tính mà máy in được cài đặt) trên mạng. Nó có thể tìm thấy thông qua Control Panel -> System and Security -> System (trong Windows 7). Nếu không biết tên máy in (PRINTERNAME), hãy hỏi người sử dụng trực tiếp máy in đó hoặc liên hệ đến bộ phận IT trong cơ quan để biết tên.

Nếu gặp may mắn, việc lựa chọn máy in theo cách này sẽ cho phép bạn truy cập được. Nếu không thể kết nối hoặc tên của máy in vẫn bị ẩn, bạn có thể thử lựa chọn cuối cùng “Add a printer using a TCP/IP or hostname” (thêm máy in sử dụng giao thức TCP/IP hoặc tên máy). Lúc này bạn cần phải có địa chỉ IP tĩnh của máy in. Để lấy địa chỉ IP tĩnh của máy in, bạn có thể vào Control Panel -> Printers, nhấn chuột phải vào biểu tượng máy in cần xem, chọn Printer Properties và chọn thẻ Ports, xác định tên máy in cần lấy địa chỉ, bạn sẽ thấy địa chỉ IP (hình trên). Sau đó quay trở lại máy tính và gõ địa chỉ IP trong mục Hostname hoặc IP Address và nó sẽ tự động xuất hiện trong trường Port name (hình dưới). Nhấn Next và để nó tự động kết nối.

Một loạt các vấn đề khác có thể gây ra lỗi kết nối máy in làm cho Windows không thể kết nối được với máy in, ngay cả khi máy tính có thể nhận dạng và xác định. Bạn có thể tìm kiếm thêm trên các diễn đàn về IT để tìm cách khắc phục hoặc có thể làm theo những bước cơ bản trên để xử lý.

Để giúp bạn tìm ra lỗi kết nối máy in và cách khắc phục do trong quá trình cài đặt diễn ra giữa chừng thì bị ngừng. Máy in không nhận lệnh, tài liệu in ra giấy trắng, hay như lỗi không nhận tín hiệu giữa máy tính với máy in. Với lỗi này, trên màn hình sẽ có thông báo lỗi Windows cannot connect to printer. Windows không thể kết nối với máy in. Chúng tôi xin chia sẻ đến bạn đọc giải pháp sửa lỗi máy in không nhận lệnh vô cùng đơn giản, tiết kiệm thời gian nhất.

1. Đi tìm nguyên nhân lỗi kết nối máy in

Trước khi đi vào tìm hiểu nguyên nhân lỗi kết nối máy in và cách khắc phục bạn cần phân biệt tình trạng và lỗi máy in đang mắc phải: Trường hợp máy vẫn báo đèn (xanh/ đỏ/ vàng) khi nhấn lệnh in mà không ra, lỗi này liên quan đến phần cứng hoặc hộp mực.

Cần phải tìm ra lỗi kết nối máy in và cách khắc phục được trong trường hợp khi nhấn lệnh in mà máy lại không nhận được lệnh in. Không nhận được bất kỳ tín hiệu kết nối nào từ máy tính đến máy in. Theo nhiều nghiên cứu chi tiết, người ta đã thống kê ra được một số nguyên nhân chủ yếu yếu dẫn đễn việc máy in không nhận lệnh. Từ đó để đưa ra những giải pháp sửa lỗi máy in không nhận lệnh.

Nguyên nhân thứ nhất: Máy tính bị lỗi win là trường hợp tuy không xảy ra thường xuyên nhưng bạn cũng cần lưu ý. Qúa trình lỗi win ảnh hưởng đến việc in và nhận lệnh.

Lưu ý: không nên bỏ sót bất kỳ chi tiết nào khi tìm kiếm nguyên nhân lỗi máy in và cách khắc phục của tình trạng máy không nhận lệnh.

Nguyên nhân thứ hai: Là do lỗi ở phần dây cáp kết nối: Rất nhiều trường hợp máy in đã bật và có tín hiệu màu xanh, tất cả đã sẵn sàng nhưng vẫn không thể ra bản in được. Tất nhiên khi đó bạn hãy kiểm tra dây cáp kết nối giữa máy in và máy tính, xem xem nó đã được kết nối chưa? Dây nối có gặp vấn đề gì không?

Nguyên nhân thứ ba: Là do chưa bật nguồn máy in: Có đôi khi bạn mất cả ngày loay hoay đi tìm kiếm những lỗi bên trong, hay những lỗi cao siêu nào khác nhưng lại bỏ qua chi tiết rất nhỏ – “nguồn của máy in”. Chắc chắn rằng nguồn điện đã có, máy in đã được bật sẵn.

Nguyên nhân cuối cùng: Có thể do lỗi driver: Nguồn đã bật, đèn tín hiệu màu xanh, mọi thứ đã sẵn sàng nhưng máy vẫn không hoạt động. Bạn nên xe lại phần mềm, nếu chưa có hoặc lỗi hãy down và cài lại phần mềm cho máy.

Xem thêm: Hướng dẫn cách kết nối máy in thông qua mạng LAN

2. Cách khắc phục nhanh chóng từng lỗi máy in

Xử lý các lỗi kết nối máy in và cách khắc phục như sau:

Lỗi Windows cannot connect to printer:

Nếu như bạn nhìn thấy thông báo Windows cannot connect to printer và kèm theo mã lỗi như hình dưới, thì có thể do thiếu file mscms.dll.

• Trước hết bạn truy cập theo đường dẫn sau: C:\Windows\system32\ và chọn file có tên là mscms.dll.
• Tiếp theo, chúng ta sẽ copy file mscms.dll vào thư mục trên máy tính theo đường dẫn bên dưới:

1. C:\Windows\system32\spool\drivers\x64\3\ nếu đang sử dụng Windows 7 64-bit .
2. C:\windows\system32\spool\drivers\w32x86\3\ nếu đang sử dụng Windows 7 32-bit.

• Cuối cùng bạn nên tiến hành khởi động lại máy in và thực hiện thao tác chia sẻ các máy in trong mạng LAN như thông thường. Máy tính sẽ không xuất hiện thông báo lỗi như trên và chúng ta sẽ kết nối lại được với máy in.

Xem thêm: Hướng dẫn cách cài đặt kết nối máy photocopy với máy tính

Kết nối máy in với Windows:

Một máy in có thể được kết nối thông qua Ethernet hoặc Wi-Fi, hay nó có thể kết nối trực tiếp qua cổng USB với máy tính trên. Việc chia sẻ máy in trên máy chủ hay trên máy tính với máy in được kết nối qua cổng USB có thể được chia sẻ với người dùng khác trên mạng.

Windows có một trình tên là Add Printer Wizard truy cập từ Devices and Printers trong Control Panel. (Đối với Windows phiên bản cũ hơn bao gồm cả Vista, phần này là mục Printers). Việc thêm máy in là khá là khác nhau về các chi tiết trên các phiên bản Windows khác nhau. Nhưng lỗi kết nối máy in và cách khắc phục các bước chung, cơ bản vẫn giống nhau.

Khi vào liên kết Add Printer, Windows sẽ thực hiện việc tự động tìm kiếm máy in trên mạng. Khi máy in được tìm thấy, nó sẽ bật lên và bạn có thể chọn và tiến hành in.

Xử lý sự cố 101:

Tất nhiên, máy in đôi lúc có thể không được cài đặt thành công. Nó có thể không xuất hiện trong danh sách máy in có sẵn, hoặc bạn có thể nhận được thông báo rằng Windows không thể kết nối với máy in. Bước đầu tiên bạn cần kiểm tra ngay là máy in và các máy tính muốn thêm có nằm trên cùng một mạng hay không và tính năng chia sẻ máy in của máy tính kết nối trực tiếp với máy in đã được bật chưa.

Nếu như không thấy máy in được liệt kê trong mục Add Printer Wizard hay không thể kết nối khi nhấn vào tên của nó. Lúc này bạn hãy nhấn vào liên kết có tên là “The printer that I want isn’t listed”. Việc tên máy in của bạn không nằm trong Add Printer Wizard không có nghĩa là không có máy in đó.

Bộ phận IT trong một số cơ quan thường mặc định ẩn tên của máy in trên mạng. Mặc dù việc này là đúng về vấn đề bảo mật hoặc nguyên tắc nghiệp vụ nhưng về cơ bản nó có thể gây trở ngại cho một số người nào đó muốn tìm ra lỗi kết nối máy in và cách khắc phục có nhu cầu chính đáng.

Trong cửa sổ tiếp theo, bạn sẽ được lựa chọn thêm máy in cục bộ hoặc thêm từ mạng có dây, hay không dây hoặc qua kết nối với máy in Bluetooth. Bạn nên dùng tùy chọn thứ hai.

Xem thêm: Sau hơn 30s khởi động, máy photocopy vẫn không lên, vì sao?

Thêm một máy in không có trong danh sách:

Mục kế tiếp trong cửa sổ Add Printer Wizard là Find a printer by name or TCP/IP Address (tìm máy in theo tên hoặc địa chỉ TCP/IP).

Trên thực tế bạn có thể tìm kiếm trong các thư mục, nhưng nếu trong cửa sổ đầu tiên ở bước trên không có tên máy in thì khả năng lựa chọn này cũng không xuất hiện.

Đối với tùy chọn “Select a printer by name”, bạn có thể nhập tên máy in cần kết nối theo mẫu \\COMPUTERNAME\PRINTERNAME, trong đó COMPUTERNAME là tên của máy chủ (hoặc máy tính mà máy in được cài đặt) trên mạng. Nó có thể tìm thấy thông qua Control Panel -> System and Security -> System (trong Windows 7). Nếu không biết tên máy in (PRINTERNAME), hãy hỏi người sử dụng trực tiếp máy in đó hoặc liên hệ đến bộ phận IT trong cơ quan để biết tên.

Nếu gặp may mắn, việc lựa chọn máy in theo cách này sẽ cho phép bạn truy cập được. Nếu vẫn không thể kết nối hoặc tên của máy in bị ẩn, bạn có thể thử giải pháp “Add a printer using a TCP/IP or hostname” (thêm máy in sử dụng giao thức TCP/IP hoặc tên máy). Lúc này bạn cần phải có địa chỉ IP tĩnh của máy. Để lấy địa chỉ IP tĩnh của máy in, bạn có thể vào Control Panel chọn Printers, nhấn chuột phải vào biểu tượng máy in cần xem, chọn Printer Properties và chọn thẻ Ports, xác định tên máy in, bạn sẽ thấy địa chỉ IP. Sau đó quay trở lại máy tính và gõ địa chỉ IP trong mục Hostname hoặc IP Address và nó sẽ tự động xuất hiện trong trường Port name (hình dưới). Nhấn Next và để nó tự động kết nối.

Có hàng loạt các vấn đề khác có thể làm cho Windows không thể kết nối được với máy in, ngay cả khi máy tính của bạn có thể nhận dạng và xác định. Bạn có thể tìm kiếm thêm trên các diễn đàn về IT để tìm lỗi kết nối máy in và cách khắc phục hoặc có thể làm theo những bước cơ bản để xử lý. Nếu bạn có nhu cầu thuê máy photocopy giá rẻ thì hãy liên hệ với chúng tôi nhé. Chúc các bạn thành công!

Xem thêm: 6 Dấu hiệu khẳng định máy photocopy bạn thuê là hàng chính hãng