Uỷ nhiệm thu đó, ngân hàng lập là chứng từ gì

Nội dung bài viết được cố vấn chuyên môn bởi TS. Nguyễn Thị Chinh Lam - Giảng viên khóa học kế toán tổng hợp thực hành tại Kế Toán Lê Ánh.

Ủy nhiệm chi do khách hàng lập, ký và điền thông tin theo mẫu ủy nhiệm chi mà ngân hàng quy định, làm căn cứ để ngân hàng trích tiền từ tài khoản khách hàng trả cho người thụ hưởng. Để hiểu hơn ủy nhiệm chi là gì và cách viết ủy nhiệm chi như thế nào. Dưới đây kế toán Lê Ánh sẽ gửi đến bạn đọc mẫu ủy nhiệm chi của từng ngân hàng để bạn đọc tham khảo.

Xem thêm: Hạch toán tài khoản 451 - Qũy tích lũy trả nợ

1. Uỷ nhiệm chi là gì?

Uỷ nhiệm chi của ngân hàng là phương thức thanh toán không dùng tiền mặt mà thông qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. Uỷ nhiệm chi do ngân hàng cung cấp cho doanh nghiệp, khi phát sinh giao dịch, kế toán mang ủy nhiệm chi có thông tin đầy đủ và chính xác của người trả tiền và người hưởng thụ ra ngân hàng. Ngân hàng sẽ căn cứ vào ủy nhiệm chi để trích từ tài khoản người mua sang tài khoản người bán. 

Nếu ủy nhiệm chi không hợp lệ hoặc số tiền ghi trên ủy nhiệm chi vượt quá số dư trên tài khoản thanh toán của khách hàng thì ngân hàng sẽ nhanh chóng thông báo cho người lập ủy nhiệm chi, trả lại giấy ủy nhiệm chi và từ chối thực hiện lệnh chi đó nếu các bên không có thỏa thuận khác.

Ví dụ: Chị An mua hàng của công ty Kế toán Việt với hình thức thanh toán chuyển khoản thì chị An sẽ đến ngân hàng( nơi chị An mở tài khoản) lập ủy nhiệm chi và nhờ ngân hàng trích khoản tiền từ tài khoản mình để thanh toán cho công ty Kế Toán Việt. lớp học kế toán

2. Cách viết ủy nhiệm chi

a. Phần kế toán doanh nghiệp ghi

  • Ngày, tháng, năm: ghi rõ ngày tháng giao dịch 
  • Đơn vị trả tiền: Tên đơn vị là công ty cần chuyển tiền cho nhà cung cấp
  • Số tài khoản: Số tài khoản công ty chuyển tiền
  • Tại ngân hàng: ghi tên ngân hàng thực hiện giao dịch nơi công ty có tài khoản
  • Đơn vị thụ hưởng: Tên công ty được nhận tiền thanh toán
  • CMT/ Hộ chiếu… Ngày cấp… Nơi cấp… Điện thoại: Bỏ trống
  • Số tài khoản: Kiểm tra thông tin tài khoản và số tài khoản của công ty cần chuyển tiền
  • Tại ngân hàng: Đối tác sẽ cung cấp tên ngân hàng, nơi mà doanh nghiệp đối tác có tài khoản
  • Số tiền bằng số: Ghi đúng số tiền Việt Nam đồng vào ô này. Ví dụ như: 2.000.000đ
  • Số tiền bằng chữ: ghi đúng số tiền đã ghi ở trên thành chữ. Viết hoa chữ cái đầu tiên và kết thúc bằng ký tự ./. Ví dụ như: Hai triệu đồng./. 
  • Nội dung: Ghi rõ nội dung thanh toán

Ví dụ: Thanh toán tiền mua hàng tuyển dụng nhân sự

Chủ tài khoản: giám đốc ký và đóng dấu tròn tại đây. Đóng 2/3 chữ ký vào trong phần dấu, 1/3 đóng ngoài dấu

Đóng thêm dấu chức danh của giám đốc ở dưới.

b. Phần dành cho ngân hàng ghi

  • Số bút toán: Ghi số thứ tự bút toán
  • Loại tiền: VNĐ
  • Tài khoản ghi nợ
  • Tài khoản ghi có
  • Kế toán ký và đóng dấu.

Bạn có thể tải mẫu ủy nhiệm chi vietcombank, ủy nhiệm chi BIDV, ủy nhiệm chi Techcombank TẠI ĐÂY

Trên đây, kế toán Lê Ánh đã chia sẻ các mẫu ủy nhiệm chi của các ngân hàng và hướng dẫn cách ghi ghi tiết. Các bạn có thể tham khảo thêm các mẫu văn bản khác để phù hợp với công việc của mình

Xem thêm: Tổng hợp chứng từ kế toán tiền tệ theo thông tư 133

Tham khảo ngay khóa học kế toán ở Hà Nội và tphcm tại trung tâm Lê Ánh để được hướng dẫn và giải đáp các thắc mắc.

Ngoài lĩnh vực kế toán, Trung tâm Lê Ánh có đào tạo các khóa học xuất nhập khẩu, để biết thêm thông tin về khóa học này, bạn vui lòng tham khảo tại website: xuatnhapkhauleanh.edu.vn

Từ khóa liên quan: ủy nhiệm chi acb, uy nhiem chi, ủy nhiệm chi tiếng anh, giấy ủy nhiệm chi, mẫu ủy nhiệm chi ngân hàng agribank

Uỷ nhiệm là gì? Cách ghi và quy trình thanh toán bằng ủy nhiệm chi? Trường hợp nào phải sử dụng uỷ nhiệm chi? Khi nào ủy nhiệm chi được xem là chứng từ hợp lệ?

Ủy nhiệm chi là lệnh mà chủ tài khoản có thể sử dụng khi thực hiện các phương thức giao dịch khá phổ biến. Vậy ủy nhiệm chi là gì? Mục đích của ủy nhiệm chi là gì? Trong nội dung bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp các thắc mắc và hướng dẫn các thủ tục có liên quan tới ủy nhiệm chi.

Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài trực tuyến 24/7: 1900.6568

1. Ủy nhiệm chi là gì?

Ủy nhiệm chi chính là một phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu cho tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán (thường là ngân hàng) quy định, gửi cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản, yêu cầu ngân hàng đó trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng.

Có thể hiểu ủy nhiệm chi như sau:

  • Ủy nhiệm chi là sự ủy quyền của người có nghĩa vụ thanh toán cho đơn vị ngân hàng. Hình thức của ủy nhiệm chi theo mẫu in sẵn của ngân hàng. Người có nghĩa vụ thanh toán sẽ cần phải điền và ký vào ủy quyền này.
  • Người được ủy quyền chính là ngân hàng. Theo đó dưới góc độ pháp luật ngân hàng thì việc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thực hiện lệnh chi trả cho khách hàng chính các hoạt động cung cấp dịch vụ cho khách hàng có thu phí.
  • Nội dung công việc ủy quyền chính là trích tiền từ tài khoản của người có nghĩa vụ thanh toán để trả cho người thụ hưởng số tiền ghi trên lệnh chi đó.

Ủy nhiệm chi phải do khách hàng lập, ký và chỉ căn cứ vào lệnh đó để trích tiền từ tài khoản khách hàng chuyển trả cho đơn vị thụ hưởng. Ngân hàng không được phép tự động trích tài khoản của khách hàng chỉ khi có thỏa thuận trước bằng văn bản.

Ủy nhiệm chi tiếng Anh là Payment order, còn có tên gọi khác là lệnh chi là phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do ngân hàng quy đinh, gửi cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu trích một khoản tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng.

Ủy nhiệm chi còn có tên gọi khác là lệnh chi hoặc UNC là phương thức thanh toán mà người trả tiền sẽ lập lệnh thanh toán theo mẫu mà ngân hàng cung cấp. Sau đó, người trả tiền sẽ gửi lại ngân hàng tại nơi mở tài khoản để yêu cầu trích một số tiền trong tài khoản thanh toán của mình bằng với số tiền ghi trên ủy nhiệm chi để trả cho người thụ hưởng.

Một cách đơn giản hơn thì UNC là một loại chứng từ giao dịch mà phía người trả tiền sẽ lập với mục đích ủy quyền cho ngân hàng thanh toán số tiền cho người thụ hưởng.

Một điều cần lưu ý là UNC phải do khách hàng lập, ký và ngân hàng chỉ căn cứ vào đó để thực hiện lệnh trích tiền để chuyển cho người hưởng thụ. Ngoài lý do này thì việc ngân hàng tự động trích tiền từ tài khoản thanh toán của khách hàng là không được phép nếu không có văn bản thỏa thuận trước đó.

2. Nội dung của ủy nhiệm chi:

Thường thì ủy nhiệm chi sẽ có 2 liên, một liên cho ngân hàng thương mại giữ lại, liên còn lại sau khi ngân hàng xác nhận sẽ đóng dấu và trả lại cho khách hàng để kế toán doanh nghiệp căn cứ làm kế toán.

Một giấy ủy nhiệm chi hợp lệ thường sẽ bao gồm các yếu tố cơ bản sau:

  • Chữ lệnh chi/ủy nhiệm chi, số seri là yếu tố bắt buộc đầu tiên.
  • Tiếp đến là phần họ tên, địa chỉ và số hiệu tài khoản người trả tiền.
  • Chắc chắn sẽ không thể thiếu tên, địa chỉ tổ chức, doanh nghiệp cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người trả tiền.
  • Tiếp theo là họ tên, địa chỉ và số hiệu tài khoản của người thụ hưởng.
  • Tên, địa chỉ tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người thụ hưởng.
  • Số tiền thanh toán bằng chữ và số.
  • Nơi và ngày tháng lập ủy nhiệm chi.
  • Chữ ký của chủ tài khoản hoặc chữ ký của người được chủ tài khoản ủy quyền.
  • Các yếu tố khác có liên quan do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán quy định theo đúng pháp luật.

Ưu điểm và nhược điểm của thanh toán ủy nhiệm chi là gì?

Ưu điểm

  • Phương thức thanh toán ủy nhiệm chi thường được diễn ra khá nhanh chóng và đơn giản. Bởi người thụ hưởng không còn phụ thuộc quá nhiều vào thời gian chi trả của người trả tiền.
  • Bên trả tiền có thể ủy thác hoàn toàn cho ngân hàng giao dịch thanh toán trực tiếp với người thụ hưởng. 
  • Quá trình thanh toán bằng ủy nhiệm chi diễn ra tuyệt đối an toàn và ít có sơ sót xảy ra.

Nhược điểm

  • Trong trường hợp tài khoản người trả tiền không có đủ số dư thì sẽ dễ gây ra chậm trễ thanh toán trong quá trình thanh toán cho bên thụ hưởng. Lúc này ngân hàng có thể sẽ từ chối thực hiện thanh toán và sẽ thực hiện thanh toán lại khi bên trả tiền bổ sung tiền vào tài khoản.
  • Người trả tiền phải trả một khoản phí cho bên ngân hàng thương mại thực hiện ủy nhiệm chi.

3. Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi:

Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi sẽ bao gồm 3 bước:

  • Bước 1: Người trả tiền sẽ làm thủ tục ủy nhiệm chi qua ngân hàng khi có nhu cầu chi trả. Theo đó mà ủy nhiệm chi sẽ phải ghi đầy đủ các thông tin theo đúng mãu mà pháp luật quy định mới được xem là hợp lệ.
  • Bước 2: Ngân hàng phụ vụ sẽ trả tiền và làm thủ tục trích tiền trên tài khoản người trả khi đã nhận được lệnh chi và tiến hành thủ tục chuyển tiền với ngân hàng hàng phụ vụ người hưởng thụ
  • Bước 3: Ngân hàng phục vụ người hưởng thụ sẽ tiến hành làm thủ tục thanh toán nhanh đối với người thụ hưởng và giao dịch ủy nhiệm chi chính thức hoàn tất.

Lưu ý khi tiến hành giao dịch về ủy nhiệm chi

  • Khi đã nhận được ủy quyền nhiệm chi cho khách hàng được chuyển đến dưới dàn chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử thì ngân hàng cần phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của ủy nhiệm chi. Đồng thời còn cần kiểm tra việc đảm bảo khả năng thanh toán của khách hàng.
  • Nếu ủy nhiệm chi không hợp lệ hoặc không hợp pháp, hoặc số tiền ghi trên ủy nhiệm chi vượt quá số dư trên tài khoản thanh toán của khách hàng thì cần phải nhanh chóng thông báo cho người lập ủy nhiệm chi, trả lại giấy tờ ủy nhiệm chi và từ chối thực hiện lệnh chi đó nếu các bên trước đó không có thỏa thuận nào khác.
  • Nếu ủy nhiệm chi hợp lệ, hợp pháp và số tiền ghi trên ủy nhiệm chi được đảm bảo về khả năng thanh toán thì ngân hàng cần phải nhanh chóng tiến hành chi trả cho người thụ hưởng, trích tiền từ tài khoản của người thụ hưởng.

Hiện  nay khách hàng có thể sử dụng mẫu ủy nhiệm chi online hoặc mẫu ủy nhiệm chi được in sẵn tại quầy giao dịch ngân hàng.

Ủy nhiệm chi online

Ủy nhiệm chi online là mẫu ủy nhiệm chi được in trực tiếp từ trên website của ngân hàng xuống. Theo đó khách hàng chỉ cần truy cập vào website ngân hàng, điền theo form thông tin có sẵn trên website và in ra mang đến ngân hàng.

Ủy nhiệm chi tại quầy

Nếu như không muốn viết ủy nhiệm chi online thì bạn có thể ra các quầy giao dịch của ngân hàng đễ lấy các mẫu giấy ủy nhiệm chi để viết trực tiếp. Với những khách hàng có giao dịch thường xuyên thì ngân hàng thường sẽ cho khách hàng một quyển ủy nhiệm chi để chủ động viết nội dung trước nhằm tiết kiệm thời gian.

4. Khi nào ủy nhiệm chi được xem là chứng từ hợp lệ:

Căn cứ vào khoản 1 Điều 9 Nghị định 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 Chính phủ đã quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp để xem xét trường hợp ủy nhiệm chi có hợp pháp hay không. Cụ thể:

Điều 9. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

Trừ các khoản chi quy định tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả các khoản chi sau:

– Khoản chi cho thực hiện nhiệm vụ giáo dục quốc phòng và an ninh, huấn luyện, hoạt động của lực lượng dân quân tự vệ và phục vụ các nhiệm vụ quốc phòng, an ninh khác theo quy định của pháp luật; khoản chi hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp;

– Các khoản chi thực tế cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS nơi làm việc của doanh nghiệp, bao gồm: Chi phí đào tạo cán bộ phòng, chống HIV/AIDS của doanh nghiệp, chi phí tổ chức truyền thông phòng, chống HIV/AIDS cho người lao động của doanh nghiệp, phí thực hiện tư vấn, khám và xét nghiệm HIV, chi phí hỗ trợ người nhiễm HIV là người lao động của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

Đối với các trường hợp: Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra; mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra; mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra, mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt, mua đồ dùng, tài sản, của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra và dịch vụ mua của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh phải có chứng từ thanh toán chi trả tiền cho người bán và Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp kinh doanh ký và chịu trách nhiệm.

c) Đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các khoản chi của doanh nghiệp cho việc: Thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, an ninh, cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS nơi làm việc, hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này; cho việc thu mua hàng hóa, dịch vụ được lập Bảng kê quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này.

Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể đối với trường hợp thanh toán theo hợp đồng mà thời điểm thanh toán khác với thời điểm ghi nhận chi phí theo quy định và các khoản chi không phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác.”

Kết luận: Ủy nhiệm chi hiện nay là một trong những lệnh giao dịch phổ biến giữa các doanh nghiệp với nhau. Bên cạnh đó với việc có ngân hàng làm trung gian thì UNC phần nào cũng thể hiện được sự an toàn trong các giao dịch phát sinh.