Dữ liệu bảng tính là thông tin được lưu trữ trong bất kỳ chương trình bảng tính nào, chẳng hạn như Excel hoặc Google Trang tính. Dữ liệu được lưu trữ trong các ô trong trang tính có thể được sử dụng trong tính toán, hiển thị trong biểu đồ hoặc được sắp xếp và lọc để tìm thông tin cụ thể
Thông tin trong bài viết này áp dụng cho Excel for Microsoft 365, các phiên bản Excel 2019, 2016, 2013, 2010, Excel for Mac và Excel for Android. Nó cũng áp dụng cho Google Trang tính và hầu hết các chương trình bảng tính
Các loại dữ liệu bảng tính
Bảng tính bao gồm các cột và hàng tạo thành một lưới các ô. Thông thường, mỗi ô chứa một mục dữ liệu. Dưới đây là giải thích về ba loại dữ liệu được sử dụng phổ biến nhất trong các chương trình bảng tính
- Dữ liệu văn bản, còn được gọi là nhãn, được sử dụng cho đầu đề trang tính và tên xác định các cột dữ liệu. Dữ liệu văn bản có thể chứa các chữ cái, số và các ký tự đặc biệt như. hoặc &. Theo mặc định, dữ liệu văn bản được căn trái trong một ô
- Dữ liệu số hay còn gọi là giá trị được dùng trong tính toán. Theo mặc định, các số được căn phải trong một ô. Ngoài số thực, Excel còn lưu ngày và giờ dưới dạng số. Các chương trình bảng tính khác coi ngày và giờ là một loại dữ liệu riêng biệt. Các vấn đề phát sinh khi các số được định dạng dưới dạng dữ liệu văn bản. Điều này ngăn chúng được sử dụng trong tính toán
- Công thức là phương trình toán học hoạt động kết hợp với dữ liệu từ các ô khác trên bảng tính. Các công thức đơn giản được sử dụng để cộng hoặc trừ các số. Công thức nâng cao biểu diễn phương trình đại số. Các hàm bảng tính là các công thức được tích hợp sẵn trong Excel
Nếu một giá trị hiển thị dưới dạng ký hiệu khoa học [chẳng hạn như 1. 47E+10] hoặc dưới dạng thẻ bắt đầu bằng # [#], giá trị quá dài để vừa với ô. Để xem toàn bộ giá trị, hãy mở rộng cột. Chọn ô và kéo các cạnh của nó
Ngày trong Excel
Excel tự động nhận dạng ngày nhập theo định dạng quen thuộc. Ví dụ: nếu bạn nhập 31/10, 31/10 hoặc 31/10, Excel sẽ trả về giá trị ở định dạng mặc định 31-Oct
Cách chuyển đổi kiểu dữ liệu trong Excel
Khi dữ liệu được nhập từ cơ sở dữ liệu hoặc hệ thống báo cáo doanh nghiệp, dữ liệu số có thể được chuyển dưới dạng văn bản. Những tình huống như vậy có thể tạo ra các vấn đề sắp xếp. Tìm các ký tự số được căn trái trong ô. Các giá trị số phải căn lề bên phải theo mặc định
Có một số cách để thay đổi dữ liệu văn bản thành dữ liệu số nhưng sử dụng hàm VALUE thường là giải pháp đơn giản nhất
Ngược lại, nếu bạn muốn Excel đọc các ký tự số hoặc công thức dưới dạng văn bản, chỉ cần thêm dấu nháy đơn ['] vào đầu mục nhập. Ví dụ
Với tính năng kiểu dữ liệu phong phú mới của Excel, điều này không còn xảy ra nữa. Bây giờ chúng ta có nhiều trường dữ liệu bên trong một ô
Khi nghĩ về các kiểu dữ liệu, bạn có thể nghĩ về văn bản, số, ngày tháng hoặc giá trị Boolean, nhưng những kiểu dữ liệu mới này khá khác biệt. Chúng thực sự là kết nối với nguồn dữ liệu trực tuyến cung cấp thêm thông tin về dữ liệu
Hiện tại có hai loại dữ liệu có sẵn trong Excel;
Ví dụ: với loại dữ liệu chứng khoán mới, ô của chúng tôi có thể hiển thị tên của một công ty nhưng cũng sẽ chứa thông tin như giá cổ phiếu hiện tại, khối lượng giao dịch, vốn hóa thị trường, số lượng nhân viên và năm thành lập của công ty đó
Các kết nối đến dữ liệu bổ sung đang hoạt động, điều này đặc biệt phù hợp với dữ liệu chứng khoán. Vì dữ liệu như giá cổ phiếu liên tục thay đổi nên bạn luôn có thể nhận được dữ liệu mới nhất bằng cách làm mới kết nối
thận trọng. Dữ liệu chứng khoán được cung cấp bởi bên thứ ba. Dữ liệu bị trễ và độ trễ phụ thuộc vào việc dữ liệu đến từ sàn giao dịch chứng khoán nào. Thông tin về mức độ trễ của từng sàn chứng khoán có thể tham khảo tại đây
Kết nối dữ liệu cho loại dữ liệu địa lý cũng đang hoạt động và có thể được làm mới, nhưng những giá trị này sẽ rất hiếm khi thay đổi
Video hướng dẫn
Chuyển đổi văn bản thành kiểu dữ liệu phong phú
Bất kỳ loại dữ liệu nào bạn muốn sử dụng, việc chuyển đổi các ô thành một loại dữ liệu là cùng một quy trình. Như bạn có thể mong đợi, các kiểu dữ liệu mới đã được đặt trong tab Dữ liệu của dải băng Excel trong phần có tên là Kiểu dữ liệu
Hiện tại, hai loại dữ liệu có sẵn vừa vặn với không gian. Nhưng bạn có thể nhấp vào khu vực phía dưới bên phải để mở rộng không gian này, điều này dường như cho thấy nhiều loại dữ liệu đang được triển khai
Bạn sẽ cần chọn phạm vi ô có dữ liệu văn bản của mình và chuyển đến tab Dữ liệu và nhấp vào loại dữ liệu Chứng khoán hoặc Địa lý. Điều này sẽ chuyển đổi văn bản thuần túy thành một loại dữ liệu phong phú
Cảnh báo. Bạn không thể chuyển đổi ô chứa công thức thành kiểu dữ liệu
Bạn có thể dễ dàng biết khi nào một ô chứa loại dữ liệu vì sẽ có một biểu tượng nhỏ ở bên trái bên trong ô. Biểu tượng Hội trường Liên bang biểu thị loại dữ liệu Chứng khoán và biểu tượng bản đồ biểu thị loại dữ liệu Địa lý
Nhấp chuột phải vào Menu Loại dữ liệu
Menu nhấp chuột phải có tùy chọn ngữ cảnh chỉ khả dụng khi nhấp chuột phải được thực hiện trên một ô hoặc phạm vi chứa các loại dữ liệu. Đây là nơi bạn sẽ tìm thấy hầu hết các lệnh liên quan đến kiểu dữ liệu
Chuyển đổi loại dữ liệu tự động
Nếu bạn muốn thêm vào danh sách các ô kiểu dữ liệu, tất cả những gì bạn cần làm là gõ vào ô ngay bên dưới một kiểu dữ liệu và Excel sẽ tự động chuyển đổi nó thành kiểu dữ liệu tương tự như trên
Sửa các kiểu dữ liệu bị thiếu
Excel sẽ thử và chuyển đổi văn bản của bạn với kết quả phù hợp nhất, nhưng có thể không phải lúc nào nó cũng tìm thấy kết quả phù hợp hoặc có thể có một số điểm không rõ ràng. Khi điều này xảy ra, một biểu tượng dấu chấm hỏi sẽ xuất hiện trong ô. Bạn có thể nhấp vào biểu tượng này để giúp Excel tìm kết quả phù hợp nhất
Nhấp vào biểu tượng dấu chấm hỏi và thao tác này sẽ mở ngăn cửa sổ Data Selector. Bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm để thử và tìm kết quả mong muốn, sau đó nhấp vào nút Chọn để chấp nhận một trong các tùy chọn được trình bày
Thay đổi kiểu dữ liệu
Trong trường hợp Excel chọn sai, bạn cũng có thể thay đổi kiểu dữ liệu. Bạn nhấp chuột phải vào dữ liệu và chọn Loại dữ liệu rồi Thay đổi từ menu. Thao tác này cũng sẽ mở ngăn cửa sổ Bộ chọn dữ liệu
Dữ liệu tiền tệ và tiền điện tử
Với loại dữ liệu chứng khoán, bạn có thể nhận được nhiều thứ hơn chỉ là cổ phiếu từ tên công ty. Loại dữ liệu chứng khoán cũng có thể được sử dụng để chuyển đổi tiền tệ và tiền điện tử
Cặp tỷ giá hối đoái
Bạn có thể chuyển đổi các cặp tiền tệ thành các loại dữ liệu để nhận tỷ giá hối đoái
Cặp tỷ giá hối đoái tiền điện tử
Bạn cũng có thể chuyển đổi các cặp tiền điện tử/tiền tệ thành các loại dữ liệu. Tỷ giá hối đoái giữa các loại tiền điện tử hiện không được hỗ trợ
Dữ liệu Quốc gia, Tiểu bang, Tỉnh, Quận & Thành phố
Kiểu dữ liệu địa lý hỗ trợ hầu hết các loại địa lý. Các quốc gia, tiểu bang, tỉnh, quận và thành phố đều sẽ hoạt động
Các trường có sẵn cho từng loại địa lý sẽ khác nhau. Ví dụ: một quốc gia, tiểu bang, tỉnh hoặc quận có thể có trường thành phố thủ đô, nhưng trường này sẽ không có sẵn cho thành phố
Thẻ dữ liệu
Có một cách khá hay để xem dữ liệu chứa bên trong một ô đã được. Khi bạn nhấp vào biểu tượng cho bất kỳ loại dữ liệu nào, Thẻ dữ liệu sẽ xuất hiện
Điều này cũng có thể truy cập thông qua menu rick click. Nhấp chuột phải, sau đó chọn Loại dữ liệu từ menu, sau đó chọn Thẻ dữ liệu
Thẻ dữ liệu sẽ hiển thị tất cả dữ liệu có sẵn cho ô đó và cũng có thể bao gồm hình ảnh liên quan đến dữ liệu, chẳng hạn như logo công ty hoặc cờ của một quốc gia
Mỗi phần dữ liệu được hiển thị trong thẻ cũng đi kèm với nút Trích xuất vào lưới sẽ hiển thị khi bạn di con trỏ chuột qua khu vực đó. Điều này sẽ trích xuất dữ liệu vào ô trống tiếp theo ở bên phải của loại dữ liệu
Ở góc dưới bên phải của thẻ, có biểu tượng lá cờ. Điều này cho phép bạn báo cáo lại bất kỳ dữ liệu xấu nào có thể hiển thị trong thẻ cho Microsoft
Trích xuất dữ liệu
Các thẻ dữ liệu rất phù hợp để xem dữ liệu bên trong một ô, nhưng bạn có thể sử dụng dữ liệu này như thế nào? . Nếu bạn muốn trích xuất dữ liệu từ nhiều ô thì sao?
Khi bạn chọn một dải ô chứa các loại dữ liệu, biểu tượng Trích xuất ra lưới sẽ xuất hiện ở trên cùng bên phải của dải ô đã chọn. Khi bạn bấm vào đây, Excel sẽ hiển thị danh sách tất cả các dữ liệu có sẵn có thể được trích xuất. Thật không may, bạn sẽ chỉ có thể chọn một phần dữ liệu tại một thời điểm
Một tính năng tiện dụng với việc trích xuất dữ liệu, đó là Excel đảm nhận việc định dạng số. Cho dù bạn đang trích xuất phần trăm, số, tiền tệ, ngày tháng hay thời gian, Excel sẽ áp dụng định dạng có liên quan
Công thức chấm & Hàm FIELDVALUE
Trích xuất có lẽ không phải là từ tốt nhất để sử dụng cho nút Trích xuất vào lưới. Nếu bạn kiểm tra nội dung của dữ liệu được trích xuất, bạn sẽ thấy đó là một tham chiếu công thức đến ô loại dữ liệu
Ký hiệu công thức chấm
Trên thực tế, bạn không cần sử dụng nút trích xuất vào lưới để tạo các công thức này. Bạn có thể viết chúng giống như bất kỳ công thức Excel nào khác
= B3.PopulationCông thức trên sẽ trả về dân số của Canada
= B3.Population / B3.AreaCông thức trên sẽ cho chúng ta phép tính mật độ và trả về 3. 7 người trên mỗi km vuông
Rất may, công thức IntelliSense của Excel sẽ hiển thị cho bạn tất cả các trường có sẵn khi bạn tạo một tham chiếu ô đến một ô kiểu dữ liệu theo sau là dấu chấm. Điều này làm cho việc viết công thức kiểu dữ liệu trở nên dễ dàng
Ghi chú. Khi tên trường chứa dấu cách, tham chiếu trường cần được đặt trong dấu ngoặc vuông
Công thức chỉ hỗ trợ một dấu chấm
= B3.CapitalCông thức trên sẽ trả về thủ đô của Canada, là dữ liệu địa lý
= B3.Capital.PopulationNhưng công thức trên sẽ không trả về dân số của thủ đô Canada. Để có được thông tin này, bạn cần trích xuất thủ đô, sau đó sao chép và dán kết quả dưới dạng một giá trị, sau đó chuyển đổi giá trị đó thành một loại dữ liệu, sau đó trích xuất dân số
Hàm FIELDVALUE
Hàm FIELDVALUE đã được giới thiệu với các kiểu dữ liệu và có thể được sử dụng để nhận được kết quả chính xác như vậy từ một ô kiểu dữ liệu
= FIELDVALUE[Value, Field]Chức năng mới này có hai đối số
- Giá trị là một tham chiếu đến một kiểu dữ liệu
- Trường là tên của một trường trong kiểu dữ liệu
Cảnh báo. Hàm FIELDVALUE không có IntelliSense cho các trường có sẵn trong một kiểu dữ liệu
= FIELDVALUE[B3, "Population"]Ví dụ trước để trả về dân số của Canada có thể được viết như trên bằng cách sử dụng hàm FIELDVALUE
= FIELDVALUE[B3, "Population"] / FIELDVALUE[B3, "Area"]Ví dụ trước để trả về mật độ dân số có thể được viết như trên bằng cách sử dụng hàm FIELDVALUE
Loại lỗi FIELD mới
Một #FIELD mới. lỗi đã được thêm vào Excel cho các công thức dấu chấm và hàm FIELDVALUE. Lỗi này có thể được trả lại vì nhiều lý do
- Trường không tồn tại cho loại dữ liệu
- Giá trị được tham chiếu trong công thức không phải là kiểu dữ liệu
- Dữ liệu không tồn tại trong dịch vụ trực tuyến cho sự kết hợp giữa giá trị và trường
Trong ví dụ trên, Ireland đang trả lại #FIELD. lỗi viết tắt vì dữ liệu này bị thiếu trực tuyến
Làm mới dữ liệu
Làm thế nào để bạn làm mới dữ liệu?
Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng phím tắt Alt + F5 [làm mới] và Ctrl + Alt + F5 [làm mới tất cả] để làm mới các loại dữ liệu
Sử dụng lệnh Làm mới sẽ làm mới tất cả các ô trong sổ làm việc có cùng kiểu dữ liệu với ô hiện hoạt của bạn
Lệnh Refresh All sẽ làm mới tất cả các ô thuộc bất kỳ loại dữ liệu nào
Cảnh báo. Làm mới Tất cả cũng sẽ làm mới tất cả các kết nối khác trong sổ làm việc, chẳng hạn như bảng tổng hợp và truy vấn nguồn
Ngoài ra còn có một phương thức làm mới dành riêng cho các loại dữ liệu. Nếu bạn chọn một ô có loại dữ liệu, bạn có thể nhấp chuột phải và chọn Loại dữ liệu từ menu, sau đó chọn Làm mới. Thao tác này sẽ làm mới tất cả các ô trong sổ làm việc có cùng loại dữ liệu với ô đã chọn và sẽ không làm mới bất kỳ kết nối nào khác như bảng tổng hợp hoặc truy vấn nguồn
Hủy liên kết dữ liệu
Nếu bạn không muốn kết nối dữ liệu của mình nữa, bạn có thể hủy liên kết dữ liệu bằng cách chuyển đổi dữ liệu trở lại thành văn bản thông thường. Cách duy nhất để làm điều này là nhấp chuột phải vào phạm vi dữ liệu đã chọn, sau đó chọn Loại dữ liệu từ menu và chọn Thay đổi thành văn bản
Cảnh báo. Liên kết và hủy liên kết dữ liệu có thể thay đổi dữ liệu của bạn
Khi bạn chuyển đổi văn bản thành một kiểu dữ liệu rồi chuyển đổi lại thành văn bản, bạn có thể không lấy lại được văn bản ban đầu chính xác như ban đầu. Tốt nhất là tạo một bản sao của bất kỳ dữ liệu văn bản nào trước khi chuyển đổi sang loại dữ liệu để bạn luôn có văn bản gốc
Sử dụng bảng với kiểu dữ liệu
Bạn không cần sử dụng các bảng Excel với các loại dữ liệu, nhưng có một tính năng bổ sung thú vị với các bảng khi trích xuất dữ liệu. Excel sẽ tạo tiêu đề cột cho bạn
Ghi chú. Bạn có thể tạo bảng Excel từ tab Chèn bằng lệnh Bảng hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + T
Tìm hiểu thêm về bảng Excel. Mọi thứ bạn cần biết về bảng Excel
Nút Trích xuất vào lưới sẽ xuất hiện bất cứ lúc nào ô hiện hoạt nằm trong bảng chứa các loại dữ liệu. Ô hiện hành không nhất thiết phải nằm trên ô chứa kiểu dữ liệu
Khi có hai hoặc nhiều cột có kiểu dữ liệu bên trong một bảng, nút Trích xuất ra lưới sẽ dựa trên cột bên phải nhất. Thật không may, điều này có nghĩa là bạn không thể trích xuất từ bất kỳ cột nào khác
Sử dụng Sắp xếp & Lọc với các loại dữ liệu
Sắp xếp và lọc các loại dữ liệu có một tính năng rất hay cho phép bạn sắp xếp và lọc dựa trên bất kỳ trường nào ngay cả khi nó chưa được trích xuất
Ghi chú. Bật chuyển đổi sắp xếp và lọc cho bất kỳ bảng hoặc danh sách nào bằng cách sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + L
Khi bạn nhấp vào chuyển đổi sắp xếp và lọc của một cột kiểu dữ liệu, bạn sẽ có thể chọn một trường từ danh sách thả xuống ở đầu menu. Điều này sẽ thay đổi trường sắp xếp và lọc dựa trên
Ví dụ: chúng tôi có thể chọn trường Năm thành lập và sắp xếp danh sách các công ty từ lâu đời nhất đến mới nhất hoặc lọc ra bất kỳ công ty nào được thành lập sau năm 2000
Tìm các kiểu dữ liệu trong sổ làm việc
Các kiểu dữ liệu khác biệt về mặt trực quan do các biểu tượng trong ô, vì vậy việc phân biệt giữa ô thông thường và ô kiểu dữ liệu rất dễ dàng. Nhưng nếu bạn muốn định vị tất cả các ô kiểu dữ liệu trong một sổ làm việc lớn thì sao?
Vì các kiểu dữ liệu không được hỗ trợ bởi các phiên bản Excel trước, nên cách dễ nhất để định vị chúng trong sổ làm việc là sử dụng tính năng tương thích kiểm tra của Excel
Ghi chú. Kiểm tra tính tương thích có thể được tìm thấy trong tab Tệp ➜ Thông tin ➜ Kiểm tra sự cố ➜ Kiểm tra tính tương thích
Trình kiểm tra tương thích sẽ liệt kê tất cả các tính năng trong sổ làm việc không tương thích ngược với phiên bản Excel trước. Để tìm bất kỳ loại dữ liệu nào, bạn có thể tìm dòng chữ “This workbook contains data type…” trong phần tóm tắt. Mỗi bản tóm tắt cũng sẽ có một siêu liên kết Tìm sẽ đưa bạn đến vị trí và chọn các ô đó
Ghi chú. Chỉ chọn Excel 2016 từ nút Chọn phiên bản để hiển thị sẽ giảm kết quả trong trình kiểm tra tương thích và giúp tìm kiếm các loại dữ liệu dễ dàng hơn
kết luận
Với các Kiểu dữ liệu phong phú, giờ đây bạn có thể nhận được nhiều hơn từ dữ liệu của mình mà không cần rời khỏi Excel để sử dụng công cụ tìm kiếm yêu thích của mình
Bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng nhận dữ liệu tài chính hiện tại, tỷ giá tiền tệ, giá trị tiền điện tử và dữ liệu địa lý chỉ bằng một vài cú nhấp chuột
Đây là một tính năng rất mạnh mẽ trong Excel mà bạn cần bắt đầu sử dụng và với gợi ý về nhiều loại dữ liệu sắp tới, sẽ càng trở nên hữu ích hơn