Trong bài viết này, LuatVietnam sẽ cùng các doanh nghiệp đi tìm câu trả lời cho các băn khoăn trên để việc áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới được rõ ràng, thuận lợi.
Phải hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử đã phát hành còn tồn
Theo quy định tại khoản 3, Điều 15 Nghị định 123 có nêu:
Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng [nếu có]. Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này.
Như vậy theo quy định trên, kể từ thời điểm doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và được cơ quan thuế chấp nhận thì doanh nghiệp sẽ ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định cũ và thực hiện tiêu hủy hóa đơn giấy còn tồn [nếu có].
Gần đây, trong Thông báo gửi doanh nghiệp, người nộp thuế trên địa bàn TP. Hà Nội về việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử tại Hà Nội, Cục thuế TP. Hà Nội cũng đã hướng dẫn rõ nội dung này cho các doanh nghiệp, người nộp thuế nắm bắt thực hiện.
>> Toàn văn Thông báo của Cục thuế TP. Hà Nội về áp dụng hóa đơn điện tử
Nghị định 123 có hướng dẫn khá cụ thể về việc hủy hóa đơn còn tồn [Ảnh minh họa]
Cách hủy hóa đơn còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123
Thủ tục tiêu hủy hóa đơn của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện theo Điều 27 Nghị định 123 như sau:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.
- Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
- Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:
+ Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
+ Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy [từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục];
+ Biên bản tiêu hủy hóa đơn;
+ Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số... đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
Đối với hóa đơn điện tử cũ đang sử dụng, doanh nghiệp thực hiện liên hệ với nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử của mình để hỗ trợ thủ tục ngừng trên phần mềm để tránh việc phát sinh việc vẫn phát hành xuất hóa đơn sau khi đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123.
Như vậy LuatVietnam đã cập nhật các quy định liên quan tới hủy hóa đơn còn tồn theo quy định cũ khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123. Nếu bạn là kế toán doanh nghiệp đang thực hiện nghiệp vụ này mà gặp khó khăn, vướng mắc vui lòng liên hệ đến tổng đài hỗ trợ của LuatVietnam: 1900.6192.
>> Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 123, Thông tư 78
Quy định về hủy hóa đơn điện tử chưa sử dụng:
- 1. Thời hạn hủy hóa đơn điện tử chưa sử dụng
- 2. Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn điện tử chưa sử dụng
- 3. Trình tự, thủ tục hủy hóa đơn điện tử chưa sử dụng
- 4.Các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
- 5. Các trường hợp lập hóa đơn điện tử không cần có đủ nội dung theo quy định
Luật sư tư vấn:
Nội dung được biên tập từ chuyên mụctư vấn luật ThuếcủaCông ty luật Minh Khuê. Mọi vướng mắc pháp lý liên quan đến việc hủy hóa đơn hoặc các vướng mắc khác trong lĩnh vực pháp luật về thuế, vui lòng liên hệLuật sư tư vấn pháp luật Thuế trực tuyến, gọi: 1900.6162
1. Thời hạn hủy hóa đơn điện tử chưa sử dụng
Theo quy định tại khoản 1 Điều 27,Nghị định 123/2020/NĐ-CP[và theo Thông tư 68/2019/TT-BTC], doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn trong thời hạn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng [trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế],doanh nghiệp,tổ chứckinh tế, hộ, cá nhânkinh doanh thì đơn vịphải tiêu hủy hóa đơn, thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
2. Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn điện tử chưa sử dụng
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn, hồ sơ bao gồm:
>> Xem thêm: Hướng dẫn hồ sơ, thủ tục hủy hóa đơn điện tử chưa sử dụng 2022
- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy [từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục];
- Biên bản tiêu hủy hóa đơn;
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủytheoMẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA. [có đính kèm dưới đây tương tự hóa đơn giấy]
Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
3. Trình tự, thủ tục hủy hóa đơn điện tử chưa sử dụng
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh tiến hành tiêu hủy hóa đơn điện tử theo trình tự sau đây:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.
>> Xem thêm: Quy định mới nhất năm 2022 về bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử ?
Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.
- Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
>>> Văn bản thông báo kết quả tiêu hóa hóa đơn áp dụng theo mẫusố:02/HUY-HĐG
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
THÔNG BÁO KẾT QUẢTIÊUHỦY HÓA ĐƠN
Kính gửi : ...
Tên tổ chức, cá nhân : ...
Mã số thuế : ...
>> Xem thêm: Tài khoản định danh điện tử là gì ? Làm thế nào để được cấp tài khoản định danh điện tử?
Địa chỉ: ...
Phương pháp hủy hóa đơn : ...
Hồi... giờ... ngày... tháng... năm..., [tổ chức, cá nhân] thông báo hủy hóa đơn như sau:
|
STT |
Tên loại hóa đơn |
Mẫu số |
Ký hiệu hóa đơn |
Từ số |
Đến số |
Số lượng |
|
[1] |
[2] |
[3] |
[4] |
[5] |
[6] |
[7] |
|
NGƯỜI LẬP BIỂU [Ký, ghi rõ họ tên] |
Ngày……… tháng……… năm……… NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT [Ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu] |
4.Các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
Theo Khoản 1Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế trong cáctrường hợp sau:
[1]Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
[2]Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
>> Xem thêm: Có được hủy hóa đơn giá trị gia tăng cũ đã xuất tháng và xuất lại hóa đơn khác hay không ?
[3]Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;
[4]Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;
[5]Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
[6]Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế
[7]Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định.
Căn cứ kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế theo quy định thì cơ quan thuế ban hành quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử; doanh nghiệp bị xử lý theo quy định của pháp luật.
5. Các trường hợp lập hóa đơn điện tử không cần có đủ nội dung theo quy định
Căn cứ hướng dẫn tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP,có 11 trường hợp lập hóa đơn điện tử [sau đây gọi là hoá đơn] không cần có đầy đủ nội dung, cụ thể gồm:
[1] Trên hóa đơn không cần có chữ ký điện tử của người mua [bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài]. Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn do người bán lập thì hóa đơn có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.
>> Xem thêm: Sàn giao dịch thương mại điện tử là gì? Quy chế hoạt động của sàn giao dịch thương mại điện tử?
[2] Đối với hóa đơncủa cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua [hiện hành không có quy định này].
[3] Đối với hóa đơn bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
[4] Đối với hóa đơn bán xăng đầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế GTGT.
[5] Đối với hóa đơn là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán [trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn do cơ quan thuế cấp mã], tiêu thức người mua [tên, địa chỉ, mã số thuế], tiền thuế, thuế suất thuế GTGT. Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
[6] Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế GTGT, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán.
Lưu ý:
- Trường hợp tổ chức kinh doanh hoặc tổ chức không kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không thì chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho các cá nhân của tổ chức kinh doanh, cá nhân của tổ chức không kinh doanh thì không được xác định là hóa đơn điện tử.
-Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải hàng không phải lập hóa đơn điện tử có đầy đủ các nội dung theo quy định giao cho tổ chức có cá nhân sử dụng dịch vụ vận tải hàng không.
[7] Đối với hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
[8] Đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thể hiện các thông tin liên quan lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa điểm kho xuất, địa điểm nhận hàng, phương tiện vận chuyển. Cụ thể: tên người mua thể hiện người nhận hàng, địa chỉ người mua thể hiện địa điểm kho nhận hàng; tên người bán thể hiện người xuất hàng, địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng và phương tiện vận chuyển; không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.
>> Xem thêm: Hướng dẫn hồ sơ, thủ tục giải quyết chế độ trợ cấp ưu đãi đối với thân nhân liệt sĩ theo quy định mới
Đối với Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý thì trên Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý thể hiện các thông tin như hợp đồng kinh tế, người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa điểm kho xuất, địa điểm kho nhận, tên sản phẩm hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Cụ thể: ghi số, ngày tháng năm hợp đồng kinh tế ký giữa tổ chức, cá nhân; họ tên người vận chuyển, hợp đồng vận chuyển [nếu có], địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng.
[9] Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
[10] Hóa đơn doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý là hóa đơn xuất ra theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và theo bảng kê tổng hợp thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.
[11] Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp quốc phòng an ninh phục vụ hoạt động quốc phòng an ninh theo quy định của Chính phủ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính; số lượng; đơn giá; phần tên hàng hóa, dịch vụ ghi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng ký kết giữa các bên.
Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗtrợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phậntư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoạigọi ngay số:1900.6162để được giải đáp.
Rất mong nhận được sự hợp tác!
Trân trọng./.
Bộ phận tư vấn pháp luật Thuế - Công ty luật Minh Khuê