ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA RA QUYẾT ĐỊNH NHÓM
a] Ưu điểm
- Nhóm là công cụ để tập trung kinh nghiệm và khả năng chuyên môn của nhiều cá nhân nhằm giải quyết vấn đề.
- Nhóm tập hợp được nhiều thông tin và kiến thức hơn so với một cá nhân, và thường xem xét nhiều phương án lựa chọn hơn. Mỗi cá nhân của nhóm có thể học hỏi được những kinh nghiệm, kỹ năng của người khác cho nhóm. Những kiến thức, trình độ và kinh nghiệm khác nhau giúp nhóm tăng khả năng nhìn nhận vấn đề, do đó nhóm có thể xem xét vấn đề trên nhiều phương diện và bằng nhiều cách.
- Việc ra quyết định nhóm làm cho các thành viên hài lòng hơn. Người ta thường chấp nhận quyết định dễ dàng và hài lòng với quyết định hơn khi họ đã được tham gia vào việc ra quyết định hơn là những quyết định áp đặt đối với họ. Kết quả là những quyết định đó sẽ được thực hiện tốt hơn.
- Ra quyết định nhóm làm tăng sự hiểu biết, gần gũi giữa các thành viên, giúp cho họ có thể phối hợp với nhau tốt hơn trong công việc cũng như trong việc thực thi quyết định. Nói cách khác, ra quyết đinh nhóm cũng giống như một cách thức truyền thông hiệu quả.
b] Nhược điểm
- Tốn nhiều thời gian: tốn nhiều thời gian để tổ chức cuộc họp, các thành viên trong nhóm thảo luận, thoả hiệp và lựa chọn phương án bởi lẽ lãng phí thời gian chính là lãng phí tiền bạc nếu như quyết định nhóm không mang lại hiệu quả bằng việc quyết định các nhân.
- Thảo luận nhóm có thể bị một số cá nhân hay nhóm nhỏ cấu thành chi phối. Hiệu quả sẽ giảm khi một cá nhân, chẳng hạn như trưởng nhóm, chi phối thảo luận bằng cách nói quá nhiều hay ngăn chặn người khác trình bày quan điểm. Việc chi phối như vậy có thể làm giảm sự tham gia của các thành viên khác trong nhóm và là nguyên nhân dẫn tới các phương án bị phớt lờ hay bị coi nhẹ. Bởi vậy các thành viên trong nhóm cần phải được khuyến khích tham gia.
- Các thành viên nhóm quan tâm đến mục tiêu của chính bản thân họ hơn là mục tiêu của nhóm. Họ cố gắng giành giữ ý kiến của mình mà quên đi hiệu quả công việc của nhóm. Nói cách khác, một nhóm quá quan tâm đến việc thoả hiệp thì nhóm đó không có những quyết định tốt. Đôi khi nó xuất phát từ ý muốn duy trì tình bạn, tránh xung đột, vị nể.
- Hiện tượng tư duy nhóm: tư duy nhóm có thể có kết quả khi các thành viên của nhóm nhận thức được vấn đề cần giải quyết. Trong trường hợp đó, nhóm có thể lập ra đầy đủ các phương án lựa chọn, họ có thể thảo luận chân thành với nhau về cách thức thực hiện và tránh những thông tin đe doạ đến sự lựa chọn của nhóm. Tuy nhiên, tư duy nhóm cũng dẫn đến sự thất bại của quyết định nhóm. Bởi lẽ tư duy nhóm có những đặc điểm về sự ảo tưởng về chiến thắng, quan hệ tập thể, quá tin vào khả năng ra quyết định nhóm, ảo tưởng về sự nhất trí của các thành viên, bị áp lực từ các thành viên...dẫn đến hiện tượng các phương án lựa chọn phức tạp, mục tiêu phức tạp, nghiên cứu thông tin nghèo nàn, sai lầm trong các phương án đánh giá lựa chọn.
Nguyễn Thị Thảo
Khi gặp vấn đề khó giải quyết trong kinh doanh, chúng ta thường thảo luận tập thể. Tuy nhiên, nguồn kiến thức lớn hơn không hoàn toàn đảm bảo cho kết quả tốt hơn. Do quá phụ thuộc vào cấp bậc, sự bất đồng quan điểm, hoặc mong muốn "dĩ hòa vi quý" mà nhiều nhóm rơi vào khó khăn khi chốt quyết định hoặc ra quyết định sau cùng vốn không phải là lựa chọn tốt nhất.
Tuy nhiên, điều này không có nghĩa nhóm không nên ra quyết định cùng nhau. Vấn đề ở đây là cần tạo ra quy trình phù hợp để thực hiện điều này. Sau đây là 7 chiến lược gợi ý của các chuyên gia Harvard Business Review.
Ra quyết định quan trọng bằng nhóm nhỏ
Các nhóm lớn có nhiều khả năng đưa ra các quyết định bị thiên lệch. Ví dụ, nghiên cứu cho thấy các nhóm có 7 thành viên trở lên dễ có thiên kiến xác nhận. Nhóm càng lớn, các thành viên càng có xu hướng nghiên cứu và đánh giá thông tin theo cách phù hợp với thông tin cùng niềm tin sẵn có.
Bằng cách duy trì nhóm từ 3 đến 5 người, quy mô mà mọi người đều bị thu hút một cách tự nhiên khi tương tác, bạn có thể làm giảm những tác động tiêu cực này trong khi vẫn đạt được lợi ích từ nhiều khía cạnh.
Thường nên lập nhóm không đồng nhất
Nhóm có thành viên đa dạng về hiểu biết và kỹ năng sẽ có thể đạt hiệu quả hơn trong các quyết định mang tính nghiên cứu, cải tiến. Ảnh: Pixabay
Nhiều nghiên cứu khác nhau cho thấy, các nhóm bao gồm nhiều cá nhân có quan điểm và niềm tin đồng nhất có xu hướng đưa ra quyết định bị thiên lệch nhiều hơn. Các đội có quan điểm trái ngược nhau có thể ngăn cản thành kiến hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, bối cảnh cũng quan trọng. Trên cơ bản, việc hoàn thành các nhiệm vụ phức tạp đòi hỏi các kỹ năng và quan điểm đa dạng, nên các nhóm không đồng nhất có thể thực hiện tốt hơn các nhóm đồng nhất. Nhưng trong các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, đòi hỏi tư duy hội tụ, chẳng hạn như tuân thủ các quy trình an toàn bay hay chăm sóc sức khỏe, các nhóm đồng nhất thường làm tốt hơn.
Chỉ định 'người kịch liệt phản đối'
Một cách ngăn cản xu hướng tư duy tập thể không tốt trong các nhóm là chỉ định ra một "người kịch liệt phản đối". Người này được giao nhiệm vụ như một lực lượng chống lại sự đồng thuận của nhóm. Nghiên cứu cho thấy, việc trao quyền cho ít nhất một người có quyền chống lại quá trình đưa ra quyết định của nhóm có thể giúp cải thiện đáng kể về chất lượng và kết quả quyết định.
Đối với các nhóm có 7 thành viên trở lên, hãy chỉ định ít nhất 2 "người kịch liệt phản đối" nhằm đảm bảo người bất đồng chiến lược duy nhất không bị những người còn lại cô lập như là một kẻ quấy rối.
Thu thập ý kiến riêng lẻ
Kiến thức chung của nhóm chỉ là một lợi thế nếu như được sử dụng đúng cách. Nhằm tận dụng tối đa khả năng đa dạng của nhóm, nên thu thập ý kiến riêng lẻ trước khi mọi người chia sẻ suy nghĩ trong một nhóm lớn.
Ví dụ, lãnh đạo đội ngũ có thể yêu cầu thành viên ghi lại ý tưởng cá nhân và ẩn danh trong một tập tài liệu chung. Sau đó, hãy yêu cầu nhóm đánh giá các ý tưởng được đề xuất, riêng lẻ và ẩn danh một lần nữa. Bằng cách tuân theo quy trình như vậy, nhóm có thể ngăn cản thành kiến và kiềm chế tư duy tập thể.
Tạo không gian an toàn để thẳng thắn nêu ý kiến
Để mọi người chia sẻ ý kiến và tham gia vào các cuộc tranh luận mang tính xây dựng, họ cần cảm thấy có thể lên tiếng mà không bị ghi thù. Do vậy, cần tích cực khuyến khích phản ánh và thảo luận các ý kiến khác nhau một cách tôn trọng.
Có 3 yếu tố cơ bản cần thiết để tạo ra một không gian an toàn và khai thác sự đa dạng của nhóm một cách hiệu quả nhất. Đầu tiên, tập trung phản hồi về quyết định hay chiến lược được thảo luận, không phải về cá nhân. Thứ hai, phát biểu ý kiến như một gợi ý, không phải như mệnh lệnh. Thứ ba, diễn đạt phản hồi theo cách thể hiện sự đồng cảm và đánh giá cao những cá nhân đang làm việc hướng đến mục tiêu chung.
Đừng quá dựa vào các chuyên gia
Các chuyên gia có thể giúp nhóm đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Tuy nhiên, niềm tin mù quáng vào các ý kiến chuyên gia có thể khiến nhóm dễ bị thành kiến và làm sai lệch kết quả.
Nghiên cứu chứng minh việc họ tham dự vào quá trình đưa ra quyết định có thể khiến nhóm điều chỉnh ý kiến bản thân phù hợp với ý kiến của chuyên gia hoặc đưa ra những đánh giá quá tự tin. Do đó, nên mời chuyên gia cung cấp ý kiến về một chủ đề được xác định rõ ràng, và định vị họ như những người ngoài cuộc trong mối quan hệ với nhóm.
Chia sẻ trách nhiệm chung
Tất cả các thành viên nên có trách nhiệm đối với quá trình đưa quyết định và kết quả sau cùng. Một cách thực hiện điều đó là yêu cầu nhóm ký văn bản chịu trách nhiệm chung ngay từ đầu, điều này dẫn đến việc phân bổ quyền lực cân bằng hơn cũng như trao đổi ý kiến cởi mởi hơn.
Dĩ nhiên, thực hiện theo các bước này không đảm bảo hoàn toàn cho một quyết định tốt. Tuy nhiên, chất lượng quá trình đưa ra quyết định và sự tương tác giữa các thành viên nhóm sẽ có cơ hội cải thiện, giúp đạt được thành công cao hơn.
Phiên An [theo Harvard Business Review]
Đạt được sự đồng thuận để đưa ra quyết định tốt hơn
Mặc dù nhiều quyết định hàng ngày chúng ta đưa ra khá đơn giản, nhưng một số thì không. Những quyết định này cần thu thập một số lượng lớn thông tin, khám phá nhiều ý tưởng khác nhau và rút ra kinh nghiệm.
Và hậu quả của một quyết định cho dù đúng hay sai đều ảnh hưởng rất lớn đến cả nhóm hoặc tổ chức.
Vì vậy, các nhà lãnh đạo nên quyết định, suy nghĩ về các vấn đề một cách cẩn thận và hành động vững chắc?
Có một giới hạn về số lượng thông tin mà một cá nhân có thể xử lý và giới hạn số lượng quan điểm một người có thể có. Nhiều quyết định cần có sự tham gia đầy đủ của cả nhóm để khám phá vấn đề, cung cấp đầu vào và đưa ra sự lựa chọn cuối cùng. Như bạn đã từng thấy, đội nhóm thường đưa ra quyết định tốt hơn so với làm việc cá nhân. Đây là một trong những lý do chính vì sao các công ty thường có hội đồng quản trị nơi những quyết định quan trọng được đưa ra.
Hơn nữa, nhiều quyết định cần sự đóng góp từ những người bị ảnh hưởng và thật khó nếu mọi người không tham gia vào quá trình ra quyết định.
Vấn đề là khi bạn đưa người khác vào quá trình ra quyết định, bạn phải tiếp cận nhiều quyết định khác nhau. Những cách tiếp cận này tùy thuộc vào một số yếu tố khác nhau, bao gồm:
- Kiểu quyết định.
- Thời gian và nguồn lực sẵn có.
- Bản chất của nhiệm vụ đang được thực hiện.
- Môi trường mà nhóm muốn tạo ra.
- Số lượng người tham gia góp ý cần thiết
Hiểu lý do tại sao và làm thế nào tốt nhất để đưa ra quyết định cho nhóm là một kỹ năng quan trọng. Chúng tôi sẽ cho bạn thấy một số công cụ chính mà bạn có thể sử dụng khi muốn toàn bộ đội nhóm tham gia vào quá trình ra quyết định.
Thách thức của Quyết định Nhóm
Để đội nhóm tham gia đóng góp là một thách thức và phải mất khá nhiều thời gian. Nếu bạn đặt 3 người trong một căn phòng, bạn thường nhận được bốn ý kiến. Mọi người thường nhìn nhận vấn đề khác nhau – và tất cả họ đều có kinh nghiệm, giá trị, tính cách, phong cách và nhu cầu khác nhau. Do đó để đạt được sự đồng thuận bạn cần sử dụng các chiến lược ra quyết định nhóm.
Khi bản chất là thời gian, một quyết đinh tốt là cái được thực hiện nhanh chóng. Điều đó thường không xảy ra với việc ra quyết định theo đội nhóm. Và khi một hoặc hai người có khả năng chuyên môn cần thiết đưa ra quyết định, không có nghĩa là phải tham gia cả nhóm – các chuyên gia cung cấp hầu hết các ý kiến đóng góp và đưa ra quyết định cuối cùng.
Tuy nhiên, nếu tình huống phức tạp và có thể dẫn đến hậu quả không tốt, lúc này cam kết và sự đồng thuận là rất quan trọng và khi các thành viên trong nhóm có thể làm việc cùng nhau thì quyết định của nhóm thường là tốt nhất.
Mẹo:
Nếu hướng đi không rõ ràng, hãy xem bài viết về Mô hình Quyết định của Vroom. Mặc dù nó khá phức tạp nhưng sẽ mang lại cho bạn một cây quyết định được suy nghĩ cẩn thận để bạn có thể sử dụng xử lý vấn đề thành công.
Phương pháp Đồng thuận Nhóm
Khi toàn bộ nhóm cần phải tham gia vào quá trình này, bạn cần phải khám phá các mô hình ra quyết định đồng thuận. Với việc này, mỗi thành viên trong nhóm đều có cơ hội để cung cấp ý kiến. Tất cả các thành viên thảo luận các lựa chọn thay thế cho đến khi họ đồng ý về một giải pháp.
Với sự đồng thuận, thường có sự thỏa hiệp. Không phải ai cũng có được mọi thứ họ muốn trong quyết định cuối cùng. Tuy nhiên, vì mọi người đều có ý kiến hợp lý nên quyết định cuối cùng đạt được là điều mà tất cả mọi người đều muốn.
Hãy xem xét một số chiến lược ra quyết định nhóm sau đây.
Bảo đảm sự tham gia
Quyết định đồng thuận phụ thuộc vào việc lắng nghe ý kiến mọi người. Trong tình huống đội nhóm, điều đó không phải lúc nào cũng xảy ra tự nhiên: những người quyết đoán có xu hướng lấn át. Thành viên khác ít quyết đoán hơn thường cảm thấy bị hăm dọa và không phải lúc nào cũng lên tiếng, đặc biệt khi ý tưởng của họ khác biệt so với quan điểm phổ biến.
Kỹ thuật bậc thang giúp bạn quản lý những khác biệt này. Mỗi thành viên trong nhóm nghĩ về một vấn đề và từng người giới thiệu ý tưởng mới cho lãnh đạo nhóm. Sau khi hai người đầu tiên trình bày ý tưởng, cả nhóm sẽ thảo luận với nhau. Sau đó, người lãnh đạo bổ sung thêm một người thứ ba, người này trình bày ý tưởng của mình trước khi nghe 2 ý tưởng trước. Chu trình trình bày và thảo luận này tiếp tục cho đến khi cả nhóm có cơ hội đưa ra ý kiến của mình.
Lợi ích của quá trình này là mọi người đều cảm thấy được lắng nghe và thừa nhận. Khi tất cả các ý tưởng đã được trình bày, nhóm tìm cách thu hẹp các lựa chọn và đưa ra quyết định.
Bỏ phiếu đồng thuận
Bỏ phiếu là một phương pháp phổ biến để đưa ra quyết định và là một cách tiếp cận tốt khi cân nhắc giữa 2 hoặc 3 lựa chọn.
Thật không may, nó trở nên kém hữu ích khi có nhiều lựa chọn – tưởng tượng một cuộc bầu cử, mọi người chỉ có một phiếu để lựa chọn giữa 8 ứng cử viên: một ứng cử viên có thể giành chiến thắng với ít nhất là 13 % phiếu bầu. Điều này có thể dẫn đến 87% những người bầu cho 7 người còn lại cảm thấy rất không hài lòng.
Multi-voting có thể giải quyết vấn đề này. Qua một số vòng bỏ phiếu, các cá nhân được cung cấp một số lượng phiếu nhất định để phân bổ cho các lựa chọn khác nhau mà họ muốn. Về cơ bản, họ đưa ra trọng số cho lựa chọn của mình. Họ có thể đưa ra phiếu bầu cho mỗi trong số các khác nhau hoặc tất cả phiếu bầu cho một lựa chọn hoặc kết hợp 2 hình thức trên. Sau khi đã bỏ phiếu, những lựa chọn có số phiếu bầu cao nhất sẽ được đưa vào vòng tiếp theo, cho tới khi người chiến thắng xuất hiện.
Phương pháp này cho phép nhiều người tham gia vào quyết định cuối cùng.
Thiết lập ưu tiên nhóm
Một tình huống tương tự là khi bạn cần ưu tiên để thiết lập các lựa chọn thì mọi người lại có quan điểm khác nhau và không có khuôn khổ khách quan nào để quyết định. [Tình huống này thường xảy ra khi mọi người đang phân bổ nguồn lực giữa các dự án cạnh tranh.]
Ở đây, Hệ thông đếm của Borda cung cấp một khuôn khổ hiệu quả để sắp xếp các ưu tiên và chọn ra lựa chọn phù hợp nhất với những ưu tiên đó. Đầu tiên, đội nhóm thảo luận vấn đề, sau đó các thành viên thu hẹp vấn đề thành những lựa chọn chính họ phải đánh giá. Từ đó, mỗi người tham gia xếp hạng các lựa chọn hàng đầu của họ. Nhóm đánh giá kết quả xếp hạng cho mỗi giải pháp thay thế và chọn ra lựa chọn có xếp hạng cao nhất sẽ trở thành lựa chọn ưu tiên của nhóm.
Đóng góp ẩn danh
Đôi khi, những người có chuyên môn sâu không thích làm việc cùng nhau. Số khác, mọi người có thể cần thảo luận vấn đề thực tế nhưng không hấp dẫn, lúng túng. Trường hợp khác, các đề xuất cần được phát triển và khám phá một cách chi tiết, phù hợp với xem xét và phân tích cá nhân ngoài cuộc họp.
Đối với những tình huống này, quản lý quy trình ra quyết định theo cách đóng góp ẩn danh và từ xa giúp bạn tránh được các tình huống khó xử và đạt được một quyết định tốt.
Với phương pháp Delphi, người điều phối giúp người tham gia brainstorming các giải pháp và gửi ý tưởng “ẩn danh” – các thành viên khác không biết người gửi ý tưởng. Người hướng dẫn thu thập và sắp xếp thông tin, trình bày cho người khác để phát triển, phê bình và sàng lọc cho đến khi mọi người đồng ý với lựa chọn cuối cùng và đưa ra quyết định.
Tiến hành thảo luận như này rất tốn thời gian và bạn cần một người điều phối có kinh nghiệm giúp các cá nhân đến với nhau, tìm ra giải pháp. Nhưng kết quả thường là một quyết định cuối cùng đã được nghiên cứu và hỗ trợ bởi mỗi thành viên trong nhóm.
Lợi thế khác của Phương pháp Delphi là loại bỏ tư duy tập thể.Trong một số trường hợp, sự gắn kết và đồng thuận của nhóm quan trọng hơn việc đưa ra quyết định đúng. Nếu tư duy tập thể không được thừa nhận và khắc phục, nó có thể dẫn đến những quyết định nghèo nàn và đem lại hậu quả tiêu cực nghiêm trọng.
Những điểm chính
Quá trình ra quyết định nhóm thường tốn nhiều thời gian, có nghĩa là bạn nên chuẩn bị kỹ càng và đúng cách. Trước khi cho toàn đội tham gia vào quá trình ra quyết định, đảm bảo nó thích hợp, đủ thời gian cần thiết và nguồn lực có sẵn.
Tuy nhiên, các thành viên trong nhóm có thể cam kết nhiệt tình hơn thông qua sự đồng thuận. Sử dụng nhiều kỹ thuật được đưa ra trong bài viết, bạn có thể đạt được điều này.