Google Drive giúp bạn chia sẻ tài liệu của mình một cách dễ dàng hơn. Nó cũng cho phép nhiều người đồng thời chỉnh sửa một file trong cùng một thời điểm. Xem video dưới đây để biết thêm chi tiết:
Chia sẻ files
Bất cứ khi nào bạn chia sẻ một file từ Google Drive, bạn có thể cho phép người khác xem hoặc thậm chí chỉnh sửa file đó. Trong khi bạn có thể chia sẻ các file được lưu trong Google Drive của mình, thì điều quan trọng cần nhớ là, bạn chỉ có thể thực hiện tính năng cộng tác cho những files được tạo ra trong phạm vi Drive của bạn
Hãy cùng xem ví dụ của Olenna, một giáo viên. Cô ấy sử dụng Google Drive của mình để tổ chức và lên kế hoạch như sau. Các file của Olenna bao gồm:
- File ở chế độ riêng tư: ví dụ như là trang tính quỹ lớp
- File cho người khác quyền chỉnh sửa: ví dụ như là tài liệu về kế hoạch bài học của cô ấy làm cùng với cô giáo khác
- File chia sẻ ở chế độ công khai và không trao quyền chỉnh sửa: ví dụ như các thông báo được chia sẻ với học sinh và phụ huynh
- Các file được chia sẻ với cô ấy: bao gồm các file mà cô ấy có thể chỉnh sửa và không thể chỉnh sửa [ví dụ như là lịch trình mà ban giám hiệu gửi tới cô ấy]
Bạn có thể thấy rằng, không có cài đặt chung nào có thể áp dụng cho tất cả các file của Olenna. Phần cài đặt cho mỗi file mà bạn chia sẻ có thể phụ thuộc vào lý do khiến bạn chia sẻ nó.
Khi chia sẻ một file vào trong group với số lượng người giới hạn, các cộng tác viên của bạn sẽ phải đăng nhập vào tài khoản Google để có thể xem và chỉnh sửa chúng. Tuy nhiên, khi chia sẻ với một nhóm lớn hơn hoặc chia sẻ công khai, thì người xem không cần phải đăng nhập vào tài khoản Google.
Chia sẻ file với nhóm ít người
1.Lựa chọn file bạn muốn chia sẻ và nhấn chọn nút “Share”
2.Một hộp thoại xuất hiện. Trong hộp “People”, gõ tên địa chỉ mail của người bạn muốn chia sẻ. Nếu muốn, bạn có thể thêm một lời nhắn, cái này cũng sẽ được gửi đến cho người đó.
3.Chọn “Send”. File của bạn đã được chia sẻ
Để kiểm soát file hơn, bạn có thể lựa chọn mũi tên chỉ xuống để quyết định xem ai là người có thể chỉnh sửa, bình luận hay xem chúng.
Chia sẻ đường link
Bạn có thể dễ dàng chia sẻ file với một nhóm rộng hơn bằng cách cung cấp một đường link chỉ tới file đó trong Google Drive của bạn. Đường link này cơ bản là một URL hay một địa chỉ web cho bất kì file nào bạn muốn chia sẻ. Nó đặc biệt hữu ích khi file quá nặng đến nỗi không thể đính kèm trong mail như các file nhạc hay video. Bạn cũng có thể chia sẻ đường link này bằng cách đăng lên một trang web công khai. Bất kì ai nhấp vào link này sẽ được chỉ tới file đích.
Để chia sẻ một đường link
1.Chọn file bạn muốn chia sẻ và chọn nút “Share”
2.Một hộp thoại xuất hiện. Chọn “Get shareable link”
3.Một đường link sẽ được sao chép vào web clipboard của bạn. Bây giờ, bạn có thể dán đường link này vào mail hoặc trên Web để chia sẻ file của mình. Khi hoàn thành, chọn “Done”.
Các files được chia sẻ với bạn
Mọi người cũng có thể chia sẻ file với bạn. Các file này sẽ xuất hiện trong thư mục “Được chia sẻ với tôi” [Shared with me]. Tuy nhiên, nếu như bạn muốn truy cập vào file này từ Googe Drive của mình thì bạn có thể di chuyển nó. Để làm điều này, đi đến thư mục “Được chia sẻ với tôi” di chuyển chuột đến file cần tìm và chọn Thêm vào Drive của tôi [Add to My Drive].
Công cụ cộng tác [Collaboration tools]
Bất cứ khi nào bạn chia sẻ một file ở định dạng Google Drive, bạn cũng có thể cho phép người khác thay đổi và chỉnh sửa chúng. Google Drive có rất nhiều công cụ giúp cải tiến tính năng làm việc cùng lúc, khiến cho bạn dễ dàng giao tiếp với người cùng chỉnh sửa với mình và xem những thay đổi đó như thế nào và được làm bởi ai.
Nhấn vào các phần trong giao diện dưới đây để hiểu thêm về các tính năng cộng tác trong Google Drive
Chế độ gợi ý [Suggesting mode]
Google Drive gần đây có thêm tính năng Chế độ gợi ý, giống như tính năng Theo dõi thay đổi [Track Changes] trong Microsoft Office. Điều này cho phép trước khi mỗi người thực hiện chỉnh sửa thì người khác sẽ cơ hội xem xét các thay đổi đó trước khi nó được thay đổi vĩnh viễn.
Xem video dưới đây từ Google để hiểu hơn về Chế độ gợi ý, cũng như là các tips khác về cộng tác trên cùng một file.
Thử thách !
- Mở file ví dụ . Chắc chắn rằng bạn đã đăng ký tài khoản Google, sau đó chọn “File-> Make a copy”
- Chuyển sang chế độ gợi ý
- Chọn 3 dòng đầu của bức thư và căn giữa.
- Chọn tên Melissa Vaughn và thêm vào một bình luận là: Double check the spelling [Kiểm tra lại chính tả]
- Khi hoàn thành, tài liệu của bạn sẽ trông giống như sau:
6. Tùy chọn: Thử chia sẻ tài liệu của bạn với một ai đó.
Học Excel ở đâu tốt nhất?
Xem thêm: Cách upload file lên google drive Cực Đơn Giản
Bạn có thể thêm tệp đính kèm, như tệp hoặc ảnh, vào email. Để gửi các tệp lớn vượt quá giới hạn về kích thước, như các video, hãy sử dụng Google Drive.Đính kèm tệp
Loại bỏ tệp đính kèm
Sau khi thêm tệp đính kèm, bạn có thể loại bỏ tệp này. Hãy nhấn vào Đóng ở bên phải tên tệp đính kèm.
Gửi tệp đính kèm bằng chế độ bảo mật
Mẹo: Nếu bạn đang sử dụng Gmail bằng tài khoản công việc hoặc tài khoản trường học, hãy liên hệ với quản trị viên để đảm bảo bạn có thể sử dụng chế độ bảo mật.
- Trên máy tính, hãy truy cập vào Gmail.
- Nhấp vào Soạn thư.
- Nhấp vào biểu tượng Đính kèm .
- Chọn các tệp bạn muốn tải lên.
- Ở dưới cùng bên phải của cửa sổ, hãy nhấp vào biểu tượng Bật chế độ bảo mật .
Mẹo: Nếu bạn đã bật chế độ bảo mật cho email, hãy chuyển tới cuối email, sau đó nhấp vào Chỉnh sửa. - Đặt ngày hết hạn và mật mã. Các tùy chọn cài đặt này tác động đến cả văn bản trong thư và mọi tệp đính kèm.
- Nếu bạn chọn "Không sử dụng mật mã qua SMS", thì những người nhận sử dụng ứng dụng Gmail sẽ có thể mở thư trực tiếp. Người nhận không sử dụng Gmail sẽ nhận được mật mã qua email.
- Nếu bạn chọn "Mật mã qua SMS", thì người nhận sẽ nhận được mật mã qua tin nhắn văn bản. Hãy nhớ nhập số điện thoại của người nhận, chứ không phải số điện thoại của bạn.
- Nhấp vào Lưu.
Bạn có thể gửi tệp đính kèm có kích thước tối đa là 25 MB. Nếu có nhiều tệp đính kèm thì tổng kích thước không được vượt quá 25 MB.
Nếu tệp của bạn lớn hơn 25 MB, thì Gmail sẽ tự động thêm đường liên kết Google Drive trong email, chứ không bao gồm tệp đó dưới dạng tệp đính kèm. Tìm hiểu thêm về các chế độ cài đặt chia sẻ tệp đính kèm trên Google Drive.
- Đảm bảo bạn đang dùng một trình duyệt được hỗ trợ.
- Hãy thử thêm tệp đính kèm trong trình duyệt khác.
- Nếu bạn đã thiết lập proxy trình duyệt web thì hãy thử tắt proxy.
Quản trị viên mạng hoặc nhà cung cấp dịch vụ Internet của bạn có thể đã chặn "mail-attachment.googleusercontent.com", miền Google sử dụng để lưu trữ tệp đính kèm.
Để được trợ giúp thêm, hãy liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ Internet của bạn.
Để ngăn chặn vi-rút, Gmail không cho phép bạn đính kèm các tệp thực thi, chẳng hạn như các tệp có đuôi .exe.
Thông tin này có hữu ích không?
Chúng tôi có thể cải thiện trang này bằng cách nào?
Nhận câu trả lời từ các chuyên gia trong cộng đồng