Nhưng thực tế lại không hề đơn giản như vậy. Thực tế là ngay cả dân văn phòng, thường xuyên phải sử dụng các bản trình chiếu đều không thể đánh số trang đúng cách. Để giúp bản trình chiếu của bạn thật chất lượng và chuyên nghiệp. tinhocvanphongs.com sẽ hướng dẫn chi tiết các bước đánh số trang trong PowerPoint chuẩn.
Hướng dẫn cách đánh số trang trong PowerPoint
Trước khi thực hiện các thao tác đánh số trang trong PowerPoint, bạn cần đảm bảo bản trình bày đã hoàn chỉnh hoặc chuyển đổi về định dạng PDF. Tiếp đó làm theo các bước dưới đây:
– Bước 1: Điều hướng đến Slide Master
Bất kể bạn đang sử dụng phiên bản PowerPoint nào, bước đầu tiên để thêm số slide trong PowerPoint là điều hướng đến chế độ xem Slide Master. Đây là nơi tất cả các số slide, chân trang, ngày & giờ và các trình nội dung khác được quản lý.
Để điều hướng đến chế độ xem Slide Master trong PowerPoint, bạn chỉ cần:
- Điều hướng đến tab View tab
- Chọn Slide Master
– Bước 2: Điều hướng đến Slide chính
Trong chế độ xem Slide Master, bạn cần điều hướng đến slide Parent ở phía trên bên trái. Đây sẽ là slide đầu tiên và lớn nhất được liệt kê ở phía bên trái màn hình.
– Bước 3: Mở hộp thoại Master Layout
Để chèn số slide PowerPoint trên slide chính, bạn chỉ cần:
- Điều hướng đến tab Slide Master trong Dải băng của bạn
- Bấm vào Master Layout để mở hộp thoại
Lưu ý: Các Slide Master tab chỉ hiển thị trong Ribbon tại Slide Master view. Điều đó có nghĩa là nếu không nhìn thấy nó, bạn cần điều hướng đến chế độ xem này như được mô tả trong bước 1 ở trên.
– Bước 4: Chọn số Slide
Trong hộp thoại Master Layout, bạn có thể kiểm tra số trang của bản trình chiếu. Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm Tiêu đề, Văn bản, Ngày và Giờ/ hoặc Chân trang ở đây nếu muốn.
Sau khi bạn thực hiện các tùy chọn, nhấn OK để lưu lại cài đặt.
– Bước 5.: Đặt và định dạng số slide
Bây giờ bạn có thể định dạng hoặc đặt số trang ở bất cứ đâu trên slide. Thao tác đặt số trang trên Slide chính chính là nơi các số slide hiển thị theo mặc định trên các slide khác. Trong trường hợp này, tinhocvanphongs.com đã đặt số trang ở góc trên bên phải.
Lưu ý:
- Theo mặc định, số thứ tự sẽ hiển thị trên tất cả các trang trình chiếu ở cùng một vị trí. Nếu bạn muốn thay đổi vị trí hiển thị, hãy chọn lại biểu tượng chân trang trên các bố cục riêng lẻ và chúng sẽ xuất hiện lại.
- Nếu muốn số trang xuất hiện ở một vị trí bất kỳ hoặc với định dạng khác, bạn có thể điều chỉnh và định dạng thủ công với từng slide riêng lẻ.
– Bước 6: Quay trở lại chế độ Normal View
Sau khi kiểm thao tác đánh số trang trong PowerPoint đã được đặt và định dạng đúng, bạn có thể đóng chế độ xem chính. Để làm điều này , chỉ cần chọn lệnh Slide Master View trong tab Slide Master.
– Bước 7: Mở hộp thoại Slide number
Quay lại Normal View của bản trình bày PowerPoint, bây giờ bạn cần chèn số trang. Từ tab Insert, chọn lệnh Slide Number để khởi chạy hộp thoại Header and Footer. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Header and Footer: Alt + Shift + D để mở hộp thoại.
– Bước 8: Áp dụng số slide của bạn
Trong hộp thoại Header and Footer, bạn cần đánh dấu tích vào ô Slide number.
Khi đánh dấu tích này, bạn sẽ xem được bản xem trước nằm ở góc trên bên phải của hộp thoại. Sau đó, chọn một trong hai lựa chọn sau đây:
- Apply: Áp dụng đánh số cho từng trang chiếu riêng lẻ.
- Apply to All: Áp dụng cho tất cả slide trong bài thuyết trình. Chúng sẽ không hiển thị trên bất kỳ bố cục riêng lẻ nào mà bạn đã xóa.
- Ngoài ra, nếu bạn không muốn số thứ tự xuất hiện trên trang chiếu đầu tiên của bản trình bày, hãy chọn ô Don’t show on title slide.
Lưu ý:
Ở góc dưới bên trái của hộp thoại Header and Footer có tùy chọn Don’t show on title slide [Không hiển thị trên trang chiếu tiêu đề]. Nếu tích vào ô tùy chọn này và vào Apply sẽ loại bỏ số trang chiếu, ngày & giờ và chân trang khỏi trang chiếu tiêu đề.
Chức này này được áp dụng phần lớn cho các trang bìa của bài thuyết trình. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng slide tiêu đề trong PowerPoint được định nghĩa là slide đầu tiên trong Slide Master bên dưới Parent Slide.
Đặt lại bố cục slide
Trong tab Home trong dải menu, bạn chỉ cần chọn lệnh Reset. Lúc này tất cả các bố cục được đặt trên Slide Master sẽ quay lại đúng vị trí hoặc xuất hiện lại.
Nếu sau khi đặt lại bố cục trang trình chiếu, các bố cục ban đầu vẫn không trở lại đúng vị trí hoặc hiển thị chính xác, đó có thể là một trong hai nguyên nhân sau:
- Các đối tượng không được định vị chính xác trên slide chủ: Trong trường hợp này, bạn chỉ cần điều hướng quay lại chế độ xem Slide Master và sửa lại chúng.
- Bạn có bố trí slide trùng lặp: Trong trường hợp này, bạn cần thay đổi bố cục trang chiếu chính xác bằng cách chọn từ menu thả xuống bố cục. Sau đó, quay lại Slide Master View và xóa các bố cục trùng lặp.
Tại sao số thứ tự trang không hiển thị?
Trong một số trường hợp, sau khi thực hiện theo hướng dẫn đánh số trang trong PowerPoint, nhưng số thứ tự vẫn không hiển thị. Để khắc phục lỗi này, bạn có thể áp dụng các cách sau:
Áp dụng lại số Slide
Để áp dụng lại các số slide trong bản trình chiếu PowerPoint không hiển thị, bạn chỉ cần:
- Điều hướng đến tab Insert
- Nhấp vào Header & Footer command
- Chọn Slide Number
- Nhấp vào Apply to All
Đây là cách khắc phục đơn giản nhất cho lỗi số slide không hiển thị trong PowerPoint. Tuy nhiên nó không thể có tác dụng trong mọi trường hợp. Tuy nhiên, trước khi sử dụng các cách tiếp theo, tinhocvanphongs.com khuyên bạn nên thử cách này đầu tiên.
Tìm bố cục trùng lặp
Một vấn đề phổ biến khi đánh số trang trong PowerPoint là có một chỗ bị thiếu trên một slide layout con nào đó. Điều này thường xảy ra với các bố cục trùng lặp trên Slide Master.
Để thêm lại chỗ giữ chỗ bị thiếu trên Slide Master của bạn , chỉ cần:
- Điều hướng đến tab View
- Nhấp vào Slide Master lệnh
- Tìm bố cục bị thiếu chỗ giữ Slide Number
- Nhấn vào Footer
- Nhấp vào Close Slide Master view
Khi bạn quay lại chế độ xem bình thường [Normal View], số trang của bản trình chiếu sẽ không tự động hiển thị. Do đó, bạn cần phải áp dụng lại các bước đã được hướng dẫn như cách 1 ở trên.
Cập nhật bố trí slide con
Một vấn đề khác khi đánh số trang trong PowerPoint đó là bạn không điều chỉnh trên bản chiếu gốc. Nguyên tắc khi thay đổi nhiều màu sắc, kích thước hoặc vị trí của các số trang chiếu trên bản chiếu gốc, bạn sẽ cần cập nhật tất cả các bố cục trang trình chiếu con. Điều này giúp các thay đổi đó được chuyển qua bản trình bày.
Để khắc phục điều này, trước tiên, bạn cần cập nhật bố cục Slide trẻ em như sau:
- Điều hướng đến tab View
- Nhấp vào lệnh Slide Master
- Xoay vòng Child Slide layouts
- Xóa tất cả các phần giữ chỗ Footer trên layouts
- Nhấp vào biểu tượng Footers để áp dụng lại số slide
- Nhấp vào đóng chế độ Master View
Khi đã cập nhật bố cục trong chế độ xem Slide Master, bạn có thể xóa và áp dụng các số slide trong chế độ Normal View.
Thêm số trang chiếu trong PowerPoint không hề đơn giản như bạn nghĩ. Đó là lý do không ít người phải bỏ tiền để nhờ đến sự hỗ trợ của các đơn vị chuyên nghiệp khi cần thực hiện những bản trình chiếu chất lượng. Nhưng giờ đây nhờ có bài hướng dẫn cách đánh số trang trong PowerPoint tinhocvanphongs.com chia sẻ, mọi chuyện đã thay đổi. Bạn có thể tự mình thực hiện được công việc tưởng chừng như “khó nhằn này rồi!
Khám phá nhiều thủ thuật PowerPoint, Word khác tại tinhocvanphongs.com mỗi ngày nhé!