Tiếp nối phần 1 của bài hướng dẫn nghiệp vụ Quỹ Chi tiền mặt, trong bài viết này, Hosting Việt sẽ giới thiệu quy trình thực hành còn lại có trên hệ thống kế toán Misa 2020. Rất đơn giản, bao gồm:
- Trả tiền nợ cho Nhà cung cấp bằng tiền mặt
- Tạm ứng cho nhân viên bằng tiền mặt
Nghiệp vụ trả tiền nợ cho Nhà cung cấp [bằng tiền mặt]
1. Những định khoản mà bạn cần hạch toán như sau:
Bạn chọn tài khoản nợ là: TK 331 Cụ thể là Tài khoản Phải trả cho người bán
Bạn chọn tài khoản có là: TK 111 Cụ thể là Tài khoản Tiền mặt [TK số 1111, 1112]
2. Mô tả chi tiết nghiệp vụ của kế toán như sau:
Sau đây mà mô tả sơ qua về các nghiệp vụ phát sinh khi công ty cần hạch toán trả nợ cho nhà cung cấp, chi tiêu, cụ thể là qua hình thức bằng tiền mặt. Kế toán khi đó cần thực hiện các quy trình như sau:
Kế toán tiến hành thanh toán của công ty sẽ cần lập Phiếu chi căn cứ theo những yêu cầu từ phía nhân viên đi trả nợ hoặc nhà cung cấp [công ty] đến đòi nợ.
Sau khi đã lập xong phiếu, nhân viên kế toán chuyển Phiếu chi cho quản lý là Kế toán trưởng và Giám đốc để có thể tiền hành ký duyệt
Sau khi đã được phê duyệt, kế toán Thủ quỹ tiến hành căn cứ vào Phiếu chi này để tiến hành xuất quỹ tiền mặt, mỗi hạch toán sau đó sẽ được ghi sổ quỹ
Thanh toán kế tiếp của kế toán sẽ căn cứ vào Phiếu chi này, cần bao gồm chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền, để sau đó có thể tiến hành ghi sổ kế toán tiền mặt.
Trong trường hợp thanh toán còn trong thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán, công ty sẽ phải trả công ty cung cấp khoản tiền đã trừ đi chiết khấu thanh toán. Bút toán cần được kế toán hạch toán thêm lúc đó là bút toán chiết khấu thanh toán: Bạn hạch toán vào Tài khoản Nợ là TK 331/ và Tài khoản Có là TK 515.
3. Các bước thực hiện trên phần mềm Misa:
Trong phần mềm kế toán Misa, bạn sẽ thực hiện nghiệp vụ Trả nợ nhà cung cấp bằng tiền mặt. Lưu ý rằng bút toán này đã phát sinh các chứng từ chưa trả tiền cho nhà cung cấp được chọn:
Bạn vào phân hệ Quỹ > Thu, chi tiền > Thêm\Trả tiền nhà cung cấp. Tại đây, bạn cần phải lựa chọn loại tiền thanh toán, nhà cung cấp đã hoàn thành trả nợ với công ty, và nhập đầy đủ Ngày trả tiền. Sau đó, bạn chọn lấy dữ liệu để có thể chọn tải lên chứng từ công nợ của bên đã trả đủ.
Với trường hợp công ty này chưa hoàn thành số nợ, bạn cần nhập số tiền vào cột Số trả trong phần mềm.
Một số lưu ý: Một cách khác là bạn nhập tổng số tiền công nợ phải trả tại mục Số tiền. sau đó tích chọn các chứng từ công nợ phù hợp trong phần mềm kế toán Misa [tích theo thứ tự chứng từ phát sinh trước]. Hãy nhập thông tin số tiền thu được vào cột Số trả.
Để có thể lấy chứng từ Phiếu chi trả tiền nhà cung cấp, bạn cần nhấn Trả tiền.
Cuối cùng, bạn thực hiện thao tác Kiểm tra chứng từ. Sau khi kiểm tra đầy đủ, bạn chọn Cất. Nếu cần in, bạn nhấp chọn In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu chi cần in.
Một số lưu ý: Bút toán của Thủ quỹ đối với hệ thống: sau khi phiếu chi trả tiền cho nhà cung cấp được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu chi trên tab Đề nghị thu, chi. Tại đây, nhân viên Thủ quỹ cần phải thao tác ghi sổ phiếu chi của công ty vào sổ quỹ.
Trong trường hợp quản lý của doanh nghiệp cần thiết phải thu tiền khách hàng bằng ngoại tệ, thì sau khi Ghi sổ chứng từ, nghiệp vụ chênh lệch tỷ giá sẽ tự động hạch toán trên phần mềm hệ thống kế toán Misa. Sau khi thực hiện trả tiền nhà cung cấp xong, phần mềm sẽ tự động giảm trừ số phải trả cho nhà cung cấp theo từng hóa đơn.
Xem thêm: Phần mềm MISA 2020: Hướng dẫn nghiệp vụ Quỹ Chi tiền mặt P1
Nghiệp vụ tạm ứng cho nhân viên [bằng tiền mặt]
1. Những định khoản mà bạn cần hạch toán như sau:
Bạn chọn tài khoản nợ là: TK 141 Cụ thể là Tài khoản Tạm ứng
Bạn chọn tài khoản có là: TK 111 Cụ thể là Tài khoản Tiền mặt [tk số 1111, 1112]
2. Mô tả chi tiết nghiệp vụ của kế toán như sau:
Sau đây mà mô tả sơ qua về các nghiệp vụ phát sinh khi công ty cần hạch toán xin đề nghị tạm ứng tiền mặt của nhân viên với các mục đích: đi công tác, mua hàng hoá, tiếp khách Kế toán khi đó cần thực hiện các quy trình như sau:
Căn cứ vào đề nghị tạm ứng của nhân viên đã được trưởng phó/phòng và Giám đốc phê duyệt, kế toán thanh toán sẽ lập Phiếu chi.
Chuyển Phiếu chi cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt, thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ
Nhân viên ký Phiếu chi và nhận tiền. Còn kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi sổ kế toán tiền mặt.
3. Các bước thực hiện trên phần mềm Misa:
Trong phần mềm kế toán Misa, bạn sẽ thực hiện nghiệp vụ Chi tạm ứng cho nhân viên bằng tiền mặt. Các bước thực hiện bút toán cụ thể như sau:
Bạn tiến hành vào phân hệ Quỹ > Thu, chi tiền. Sau đó, bạn tiến hành chọn chức năng Thêm\Chi tiền. Bạn cần điền đẩy đủ lí do, trong trường hợp này là Tạm ứng cho nhân viên.
Cuối cùng, bạn thực hiện thao tác Kiểm tra chứng từ. Sau khi kiểm tra đầy đủ, bạn chọn Cất. Nếu cần in, bạn nhấp chọn In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu chi cần in.
Một số lưu ý: Bút toán của Thủ quỹ đối với hệ thống: sau khi phiếu chi tạm ứng cho nhân viên được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu chi trên tab Đề nghị thu, chi. Tại đây, nhân viên Thủ quỹ cần phải thao tác ghi sổ phiếu chi của công ty vào sổ quỹ.
Bạn cũng có thể tìm thêm cách tải Misa và các bài hướng dẫn sử dụng giao diện, nghiệp vụ có thể thực hiện trên hệ thống kế toán Misa 2020 ngay trên trang web //misa.hostingviet.vn/. Chúc bạn thành công!