Điều cần lưu ý trước khi ký số tập tin
Một tập tin nào đó một khi đã ký số thì không thể thực hiện sửa đổi được nữa.
Chính vì vậy lời khuyên giá trị là bạn cần:
-> Sao chép/copy lại 1 bản trước khi thực hiện ký số với các file nói chung và MS Office nói riêng.
Một số lưu điều cần lưu ý riêng liên quan đến việc ký số với các file MS Office
Với những chữ ký số, hầu như các nhà cung cấp đều cho phép thực hiện ký số trên các file như: Word, Excel, Power Point.
1. Với file MS office, việc sửa đổi lại file và save lại thì không thể phục hồi lại file cũ có chữ ký số xác nhận nội dung cũ chưa được sửa đổi. Thực ra điều này cũng dễ hiểu, vì như đã đề cập ở trên về việc tập tin một khi đã ký số bạn sẽ không thể sửa đổi được gì nữa, và tập tin MS Office cũng không ngoại lệ.
-> bạn cần Save lại file trước khi thực hiện ký số với các file MS Office.
2. Đối với file MS Office, chữ ký số không thể hiện thông tin của chủ thể cụ thể như file PDF và chỉ hiện thị thông qua dấu hiệu trên thanh công cụ trạng thái của từng ứng dụng.
Một lưu ý nữa là: Trong bài viết hướng dẫn này tác giả khuyên các bạn sử dụng MS Office phiên bản cũ nhất cũng phải là MS Office 2010.
Nào! chúng ta cùng bắt tay vào thao tác ký số nhé!
Hướng dẫn sử dụng chữ ký số trên file Word và Exel
Microsoft Office Word
Để có thể thực hiện ký số trên file Word các bạn thực hiện theo những bước sau:
Bước 1: Đầu tiên bạn mở Microsoft Office Word, sau đó nhấp vào “file” phía góc trái trên cùng.
Bước 2: Các bạn vào “Info” rồi chọn “Protect Document”, khi xuất hiện thanh công cụ các bạn chọn “Add a Digital Signature” như hình dưới.
Bước 3: Khi hiện lên thông báo Microsoft Office Word, các bạn chọn OK
Tiếp tục lựa chọn chữ ký số đang hiện có trong trương trình rồi OK
Lưu ý: Trước khi làm những thao tác này, bạn cần kết nối thiết bị USB Token với máy tính, để chương trình có thể nhận được chữ ký số.
Bước 4: Ở bước này, cửa sổ Sign hiện lên để ghi chú cho lý do ghi chữ ký vào văn bản, các bạn có thể bỏ qua rồi ấn Sign để ký số.
Bước 5: Nhập mật khẩu USB Token. Khi hiện lên cửa sổ PIN Verification các bạn nhập mã PIN Token vào và ấn Đăng nhập để hoàn thành việc ký số.
Microsoft Office Excell
Với Microsoft Office Excell các bạn cũng thực hiện tương tự như Microsoft Office Word với những bước như trên vì cùng bộ MS Office nên thứ tự vào các bước hầu như hoàn toàn giống nhau.
Chúc bạn thành công và tận hưởng những dịch vụ tuyệt vời từ eHoaDon Online và hệ sinh thái BizStore.
Lưu ý: Hỗ trợ ký số trên Microsoft Word từ phiên bản 2013 trở lên. [Khuyến nghị dùng Microsoft office từ phiên bản 2016].
Có 2 dạng ký trên văn bản Word: Ký có xác định vị trí và ký không xác định vị trí.
Để ký điện tử trên file Word bạn hãy thực hiện theo các bước sau:
1. Ký văn bản Word không xác định vị trí.
Bước 1: Mở văn bản Word mà bạn cần ký số từ máy tính của bạn, giao diện màn hình word hiện ra [1], nhấn chọn File [2].
Bước 2: Chọn Info [1] => Protect document [2] -> Add a digital signature [3] để thêm chữ ký số vào Word.
Bước 3: Giao diện màn hình sẽ hiện ra như hình bên dưới. Bạn chọn Approved this document [2] Sau đó nhấn change [3 – nếu trường hợp máy tính cắm nhiều USB thì cần chọn đúng USB Token của công ty cần ký], nếu chỉ cắm 1 USB Token thì bạn không cần nhấn vào mục này.
Bước 4: Nhấn sign => màn hình sẽ hiện ra như hình bên dưới. Bạn nhập mã pin vào. Sau đó nhấn đăng nhập thì đã hoàn tất việc ký số trên văn bản Word.
Thông báo đã ký điện tử thành công cho văn bản hiện ra => bạn nhấn ok.
Sai khi đã hoàn tất việc ký số trên văn bản Word, bạn vào lại File => info => recoverable signatures để xem lại văn bản đã ký.
Khi đó giao diện màn hình sẽ hiển thị như hình bên dưới, khung chữ ký bên góc phải màn hình sẽ hiển thị chữ ký số đã ký trên văn bản.
Vậy là bạn đã ký thành công văn bản Word không chọn vị trí ký, đối với hình thức ký không chọn vị trí bạn chỉ có thể xem thông tin chữ ký tại góc phải màn hình và chữ ký không hiển thị trên văn bản
Bạn có thể click chuột phải chọn signatures details [để xem chi tiết thông tin chữ ký đã ký trên văn bản] hoặc chọn remove signature [để gỡ bỏ chữ ký đã ký trên văn bản
2. Ký văn bản Word xác định vị trí.
Bước 1: Bạn để trỏ chuột vào chỗ cần ký.
Mở văn bản Word mà bạn cần ký số –> chọn Insert –> Signature Line –> điền thông tin vào bảng Signature Setup –> OK.
Bước 2: Bạn nhấn phải vào khung chữ ký –> chọn Sign.
Bước 4: Chọn logo cho chữ ký [nếu có] bằng cách nhấn vào Select Image –> chọn logo –> nhấn Sign.
Bước 5: Nhập mật khẩu của chữ ký –> nhấn đăng nhập –> nhấn OK để hoàn tất việc ký.
Chữ ký sẽ hiển thị trên văn bản như hình bên dưới.
Như vậy là bạn đã hoàn thành các bước ký văn bản Word xác định vị trí, đối với hình thức ký này bạn có thể xem chữ số thể hiện trực tiếp trên văn bản.
HƯỚNG DẪN KHÓA FILE WORD.Để tránh những trường sao chép, chỉnh sửa văn bản word đã ký, bạn tiến hành khóa văn bản không cho phép chỉnh sửa theo các bước sau:
Bước 1: Vào mục Review, bấm chọn vào mục Restrict Editing.
Bước 2: Tích chọn vào ô Allow only this type of editting in the document, sau đó chọn vào mục Filling in forms.
Bước 3: Nhấn vào Yes, Start Enforcing Protection.
Bước 4: Bạn đặt mật khẩu cho văn bản word. Bạn nhập mật khẩu vào ô Enter new password và nhập lại mật khẩu ở ô Reenter password to confirm. Sau đó nhấn vào OK để lưu lại.
Quay lại văn bản Word bạn sẽ thấy:
- Tất cả công cụ định dạng đều bị ẩn đi.
- Không thể quét chọn hoặc sao chép được.
Như vậy là bạn đã thực hiện thành công, văn bản word không sửa được sẽ ngăn chặn người khác sao chép và sửa định dạng cho văn bản. Muốn chỉnh sửa được bắt buộc bạn phải nhập đúng mật khẩu.
Ký trên excel.
Thực hiện tương tự như word.
Bước 1: Mở file excel cần ký => chọn menu File
Bước 2: chọn Info => Protect Workbook . Sau đó chọn Add a digital signature để thêm chữ ký số vào Excel.
Bước 3: Giao diện màn hình sẽ hiển thị ra như bên dưới, chọn Approved this document và nhắn change [ nếu cần thay đổi chữ ký số].
Bước 4: Nhấn sign => màn hình hiển thị như hình bên dưới bạn chỉ cần nhập mã pin và chọn đăng nhập.
Đến khi hiển thị thông báo đã ký hoàn tất như hình bên dưới => nhấn Ok
Giao diện màn hình sẽ trả về như hình bên dưới => chọn views signatures để xem file excel vừa được ký điện tử thành công.
Tại màn hình này bạn có thể click chuột phải vào chỗ hiển thị chữ ký số bên góc phải màn hình rồi chọn signature details [ để xem chi tiết chữ ký số đã ký trên file excel] hoặc remove signature [nếu muốn gỡ bỏ chữ ký số đã ký trên văn bản].
2. Xác định vùng ký.
Bước 1: nhấn vào Insert –> Signature Line –> nhập thông tin vào bảng Signature –> nhấn OK.
Bước 2: Nhấn chuột phải vào chữ ký –> chọn sign.
Bước 3: Nhấn vào Select image để chọn logo.
Bước 4: Nhấn chọn Sign –> Yes –> Ok để ký.
Chữ ký sẽ hiển thị trên văn bản như hình bên dưới.
Lưu ý: để có thể thực hiện ký số trên văn bản pdf bạn cần phải tải foxit reader version cao hơn phiên bản 9.5.0. [Tham khảo tải Foxit Reader tại đây].
Bước 1: Mở văn bản pdf cần ký với phần mềm foxit reader [ cụ thể click chuột phải vào văn bản pdf cần ký chọn open with => chọn foxit reader].
Bước 2: Chọn Protect => Sign & certify => place signature.
Bạn kéo chuột vào vùng cần thể hiện chữ ký điện tử ở trên văn bản pdf => màn hình sẽ hiển thị như hình bên dưới.
Tại đây bạn có thể thao tác thiết kế mẫu chữ ký hiển thị trên văn bản theo các bước sau:
Tại hộp thoại Sign Document bạn chọn Appearance Type -> Create New Style.
Tại đây bạn có thể thiết kế mẫu chữ ký bằng cách chọn Draw -> Draw Signature nếu muốn thiết kế chữ ký tay trực tiếp:
Hoặc chọn Imported graphic -> Browse… để chèn hình ảnh mẫu chữ ký có sẵn:
Bạn có thể chọn thông tin hiển thị trên chữ ký số bằng cách nhấn chọn những thông tin trong phần: “Configure Text”.
Sau khi thiết kế xong mẫu bạn chọn “OK” để lưu lại mẫu chữ ký.
Bước 3: Bạn nhấn Sign -> chọn vị trí lưu file đã ký:
Nhấn save => nhập mã pin và nhấn đăng nhập.
Lưu ý: Để đảm bảo thông tin trong văn bản không bị chỉnh sửa, sao chép bạn nên khóa văn bản trước khi nhấn Ký.
Để khóa văn bản, bạn nhấn chọn “Lock Document After Signing” như hình bên dưới.
Như vậy thao tác ký số trên văn bản pdf đã hoàn tất. Bạn có thể vào ổ đĩa đã lưu văn bản lúc nãy để xem lại văn bản đã thực hiện ký.
Các bước kiểm tra thông tin chứng thư số.
Sau khi thực hiện ký trên pdf thành công, bạn có thể xem và kiểm tra được thông tin của chứng thư số:
Bước 1: Bạn mở văn bản pdf đã được ký số, tick chọn vào biểu tưởng ký số như hình bên dưới.
Bước 2: Khi đó ở bên trái màn hình sẽ hiển thị chứng thư số đã ký được ký bởi Công ty.
Bước 3: Bạn nhấn chuột vào chứng thư số, chọn mục Signature Details.
Ở đây, bạn chọn mục Certificate Details, khi đó hệ thống sẽ hiển thị thông chứng thư số.
Bước 4: Để có thể kiểm tra kỹ hơn về thông tin của Công ty đã thực hiện ký [như email, số điện thoại…] bạn chọn Details, nhấn Subject.
Khi đó những thông tin về số điện thoại, email, mã số thuế,.. của Công ty ký số sẽ được hiển thị ra.
Lưu ý: ở mục CN sẽ có 3 trường hợp: chữ ký số cá nhân, chữ ký số tổ chức và chữ ký số cá nhân trong tổ chức.
Bạn có thể xem thao tác cụ thể tại video sau:
Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!