Cách nhanh nhất để cải thiện kỹ năng Excel là gì?

Cải thiện kỹ năng Microsoft Excel của bạn – Microsoft Excel là một trong những công cụ văn phòng mạnh mẽ từ chuồng ngựa của Microsoft Office. Bản phát hành đầu tiên của Microsoft Excel được thực hiện vào năm 1985 dưới dạng một bảng tính được sắp xếp theo các hàng và cột được đánh số để tổ chức các thao tác dữ liệu bằng các phép toán và công thức số học. Kể từ đó, Microsoft Excel đã phát triển để trở thành một trong những phần mềm quản lý báo cáo và bảng tính mạnh mẽ và đáng tin cậy nhất. Phiên bản hiện tại của Microsoft Excel -2016 là phiên bản của bộ phần mềm năng suất Microsoft Office của Microsoft Office Excel 2016 kế nhiệm cả Microsoft Office 2013 và Office dành cho Mac-2011

Sử dụng Microsoft Excel

Đối với người mới bắt đầu hoặc người mới, điều quan trọng là phải trau dồi một số kỹ năng microsoft excel nhất định để thành thạo Microsoft Excel để tận dụng tối đa công cụ phần mềm mạnh mẽ này. Để trở thành người dùng Microsoft Excel chuyên nghiệp, điều quan trọng là phải học chín cách hoặc mẹo độc đáo giúp bạn tận dụng tối đa các tính năng của Microsoft Excel. Các cách được đề cập dưới đây sẽ giúp bạn mài giũa các kỹ năng microsoft excel

Gói VBA tất cả trong một Excel[hơn 120 khóa học, hơn 30 dự án]

Giá bán
Xem các khóa học

Hơn 120 khóa học trực tuyến. Hơn 30 dự án. Hơn 500 giờ. Giấy chứng nhận có thể kiểm chứng. Truy cập trọn đời
4. 9 [64.368 xếp hạng]

Chín cách cải thiện kỹ năng Microsoft Excel

1. Học công thức Microsoft Excel

Các công thức số học/logic là xương sống của bất kỳ chương trình Excel nào vì không có công thức, phần mềm Excel giống như một lưới khổng lồ nơi bạn có thể lưu trữ dữ liệu. Do đó, người học bắt buộc phải trau dồi kỹ năng microsoft excel của mình trong việc sử dụng các công thức như Tổng tự động, Công thức IF và Khác, Đếm các giá trị, Tổng các giá trị đáp ứng một tiêu chí, Công thức trung bình, Công thức Mod, v.v.

Bắt đầu khóa học Excel miễn phí của bạn

Các hàm Excel, công thức, biểu đồ, định dạng tạo bảng điều khiển excel và những thứ khác

1. Làm chủ các phím tắt

Sử dụng các công cụ cắt ngắn có sẵn trong Microsoft Excel sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu bên cạnh việc hoàn thành công việc/dự án đúng hạn. Những phím tắt excel này không chỉ tăng năng suất mà còn giúp bạn học Excel một cách nhanh chóng. Một số phím tắt quan trọng trong Excel bao gồm sử dụng các phím tắt như-

• “Ctrl + Space” để chọn cả cột
• “Shift + Space” để chọn toàn bộ hàng
• “Shift + Home” để chọn phạm vi từ ô bắt đầu sang trái
• “Ctrl + /” để chọn phạm vi công thức mảng
• “F3” để hiển thị tên phạm vi, v.v.

Các khóa học được đề xuất

• Lập trình trên VBA Macro

1. Sử dụng Công cụ Bảng Pivot

Công cụ Pivot Table là một trong những tính năng mạnh mẽ của MS Excel được sử dụng để tóm tắt, phân tích, khám phá và trình bày dữ liệu. Việc học và sử dụng các công cụ bảng tổng hợp giúp bạn trình bày dữ liệu và báo cáo trong thời gian ngắn hơn và là một cách trình bày đồ họa hấp dẫn. Bằng cách sử dụng tính năng “Nhóm” của Excel, bạn có thể dễ dàng tạo báo cáo hàng tháng, hàng quý bằng công cụ bảng tổng hợp

Công cụ Pivot table cho phép bạn chọn cột dữ liệu muốn phân tích rồi chọn cách thao tác với dữ liệu. Nó chỉ yêu cầu sử dụng các công cụ công thức như thêm, tính trung bình, tính toán độ lệch chuẩn bằng cách sử dụng tùy chọn Cài đặt trường giá trị của Excel. Sự ra đời của bảng Power Pivot, một công cụ chính trong Excel-2011 và Excel-2013, rất đáng chú ý vì nó có thể tải ngay cả những tập dữ liệu lớn nhất từ ​​bất kỳ nguồn nào và có thể xử lý lượng dữ liệu khổng lồ trong vài giây. Các công ty và tập đoàn đang sử dụng bảng điều khiển được tạo từ Power View – phần bổ sung cho Power Pivot. Đối với các nhà tiếp thị kỹ thuật số, Power Pivot cùng với GeoFlow là những công cụ mê hoặc mà qua đó các nhà tiếp thị này có thể sàng lọc và trực quan hóa dữ liệu lớn một cách dễ dàng

[Bảng hiển thị hiệu suất Chuyển đổi PPC bằng cách sử dụng Công cụ Pivot]

1. Công cụ định dạng bảng

Biết về định dạng bảng là một kỹ năng quan trọng khác của Microsoft Excel, đặc biệt dành cho các nhà tiếp thị, những người được yêu cầu thu thập và giải thích dữ liệu tiếp thị. Bằng cách học các kỹ thuật định dạng bảng của Excel, bạn có thể biến dữ liệu của mình thành cơ sở dữ liệu tương tác. Các công cụ định dạng bảng giúp tạo các kiểu bảng riêng một cách nhanh chóng và thuận tiện. Bộ sưu tập định dạng bảng của Excel ở dạng nút “Định dạng dưới dạng bảng” trên nhóm Kiểu của tab trang chủ cung cấp cho bạn một thành phần giao diện được gọi là bộ sưu tập với một số lựa chọn định dạng cho bảng như được hiển thị bên dưới-

Sau đó, người dùng Excel có thể chọn bất kỳ một trong các định dạng được xác định trước thông qua một loạt các ô để chuyển đổi thành bảng. Nếu bảng chứa hàng tiêu đề, bạn phải đảm bảo rằng hộp kiểm hiển thị – Bảng của tôi có tiêu đề – được chọn. Sau khi xác định bảng, vùng bảng có các chức năng đặc biệt với số lượng bộ lọc được chọn. Các công cụ định dạng khác được nhúng trong bảng Excel bao gồm-

• Tự động mở rộng bảng qua đó Excel có tính năng tự động tăng kích thước của bảng theo dữ liệu nhập vào bảng
• Tự động định dạng lại – Tính năng này cho phép bảng tự động điều chỉnh định dạng với bóng thay thế có hiệu lực
• Tự động điều chỉnh biểu đồ và các đối tượng khác – Thông qua tính năng này, bạn có thể thêm hàng vào bảng và bất kỳ đối tượng nào sử dụng nó và dữ liệu bảng liên quan sẽ tự động bao gồm dữ liệu mới
• Tóm tắt với Pivot Table – Một tính năng đáng chú ý khác có trong các công cụ định dạng bảng bao gồm ngày cập nhật tự động của Pivot Table. Chẳng hạn, nếu bạn thêm dữ liệu vào bảng, Excel sẽ tự động mở rộng phạm vi nguồn của Bảng Pivot để phản ánh những thay đổi liên quan

1. Sử dụng Tự động điền

Tính năng quan trọng khác cần được nắm vững là tùy chọn “Tự động điền” trong Microsoft Excel giúp điền dữ liệu được đánh số vào các cột và hàng, do đó giúp bạn tiết kiệm hàng giờ nhập liệu. Tùy chọn Tự động điền này có thể được sử dụng cho các công thức mà không cần gõ tổ hợp phím. Học các công thức Excel bao gồm sử dụng tính năng Tự động điền công thức giúp công việc trở nên đơn giản. Đa số người dùng Excel không biết đến tính năng Tự động điền giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu. Phương pháp sử dụng tính năng này bao gồm nhập dữ liệu vào ô đầu tiên kết thúc bằng một số, sau đó nhấp và giữ góc dưới bên phải của ô, sau đó kéo chuột xuống cột. Bằng cách này, bạn có thể thấy rằng số bên phải sẽ tự động tăng dần cho mỗi ô

Sử dụng tùy chọn Tự động điền cho các công thức có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian. Chẳng hạn, khi tính trung bình tất cả các giá trị trong một cột bằng cách sử dụng các công thức Trung bình có thể được mở rộng sang các cột khác trong trang tính Excel bằng tính năng tự động điền để thực hiện cùng một phép tính ở cuối mỗi cột khác

Quy trình bao gồm nhấp và giữ góc dưới bên phải của ô nơi dữ liệu/số vừa được nhập vào công thức, sau đó kéo nó qua các cột khác ở bên phải của nó. Khi nhả chuột, tất cả các phép tính cột đó sẽ tự động được sửa cho chữ cái cột bên phải mà không cần gõ thêm một phím nào trong vài phút

1. Căn chỉnh biểu đồ, hình, đối tượng trên bảng tính

Trình bày dữ liệu dưới dạng đồ thị, biểu đồ, sơ đồ đóng vai trò quan trọng trong việc trình bày báo cáo. Do đó, kỹ năng chính nằm ở việc học các nguyên tắc thiết kế cơ bản có trong Microsoft Excel ở dạng “Tùy chọn căn chỉnh hoặc phân phối”. Căn chỉnh biểu đồ cho bản trình bày power point yêu cầu giao diện chuyên nghiệp hơn với một số mẹo định dạng bổ sung. Ví dụ: bạn có thể thay đổi kích thước biểu đồ thành cùng chiều cao [ví dụ: 3 x 6 inch] bằng cách làm theo các bước sau bằng cách sử dụng Excel như được hiển thị ở đây bên dưới-

• Nhấn phím Ctrl trong khi chọn tất cả các biểu đồ
• Chuyển đến tab định dạng. Mục tiêu
• Trên tab kích thước, nhập số 3 cho chiều cao và 6 cho chiều rộng
• Nhấp vào được

Bằng cách thực hiện các bước này, tất cả các biểu đồ giờ đây sẽ thay đổi kích thước cùng nhau mặc dù các biểu đồ này có thể được thay đổi kích thước bằng đồ họa bằng cách sử dụng chuột. Bằng cách nhấp và kéo các góc của một biểu đồ, toàn bộ nhóm sẽ thay đổi kích thước cho phù hợp. Mẹo quan trọng khác để cải thiện kỹ năng microsoft excel của bạn là biết cách tạo/thêm hình vào bảng Excel. Hình dạng có thể được định nghĩa là các đối tượng riêng lẻ có thể được thêm vào bảng tính và chỉnh sửa nếu cần

Tab Đồ họa nghệ thuật thông minh khá hữu ích trong việc tạo các hình dạng khác nhau cho biểu đồ dòng chảy. Có nhiều loại hình dạng để lựa chọn từ tab Đồ họa nghệ thuật thông minh như đường kẻ, mũi tên, hình dạng hình học theo kích thước đã đặt. Để có menu toàn diện gồm các tùy chọn chỉnh sửa và tạo kiểu, bạn có thể nhấp vào một hình dạng hoặc công cụ Đồ họa nghệ thuật thông minh

1. Nhập dữ liệu từ một trang web

Để tăng tốc quy trình làm việc, trong một số trường hợp nhất định, cần nhập dữ liệu từ các nguồn khác như trang web, phần mềm khác như MS-Word, Ms-Access hoặc từ bất kỳ nguồn nào khác. Trong những trường hợp như vậy, điều quan trọng là bạn phải có kỹ năng microsoft excel để nhập dữ liệu vào trang tính. Các công cụ Excel mạnh mẽ như Power Query Ribbon rất hữu ích trong việc truyền dữ liệu từ trang web sang trang tính Excel. Lệnh trong Excel dưới tab Dữ liệu giúp bạn chọn Lấy dữ liệu ngoài từ trang web sẽ lần lượt mở ra Cửa sổ truy vấn mới nơi bạn có thể nhập URL của trang web mà bạn muốn lấy dữ liệu

Trang Truy vấn web mới này chứa một số dấu mũi tên nhỏ màu vàng và đen nằm rải rác khắp trang. Các dấu màu vàng hoặc biểu tượng mũi tên màu vàng bên cạnh dữ liệu bảng có thể được nhập hoặc thêm vào Excel. Khi nhấp vào các vùng dữ liệu sẽ được nhập, các hộp chuyển thành dấu kiểm màu xanh lá cây. Sau đó, bằng cách nhấp vào nút nhập, bạn có thể chọn ô mà bạn muốn dữ liệu xuất hiện trong bảng tính. Dữ liệu sau đó sẽ bắt đầu được lấy từ trang web tùy thuộc vào lượng dữ liệu mà người dùng đã chọn

1. Sử dụng nhận xét cho các ô cụ thể

Một kỹ năng khác mà bạn cần trau dồi là kiến ​​thức về xác định nội dung của các ô cụ thể trong trang tính hoặc thêm thông tin mà người khác có thể cần để chỉnh sửa thêm. Nhận xét thường là các ghi chú có thể được chèn vào bất kỳ ô nào của Excel, hữu ích cho những người xem khác dưới dạng lời nhắc, ghi chú hoặc để tham khảo chéo các sổ làm việc khác. Phiên bản Excel 2010 & 2013 có Tab Comment mới. Bằng cách nhấp vào tab này, một cửa sổ hộp thoại nhỏ xuất hiện nơi người dùng có thể bắt đầu nhập văn bản. Ngoài ra, sẽ có một hình tam giác nhỏ màu đỏ ở trên cùng bên phải của ô cho biết ô có nhận xét. Để sử dụng các tùy chọn nhận xét một cách thích hợp, người ta cũng nên biết những điểm phức tạp cơ bản của tùy chọn xác thực tài liệu của Microsoft Excel

1. Làm việc với nhiều trang tính

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, cách tốt nhất để cải thiện kỹ năng Microsoft Excel của bạn là biết cách làm việc với nhiều trang tính hoặc sổ làm việc có nhu cầu định dạng giống nhau. Để duy trì tính nhất quán của các trang tính này, với tư cách là người dùng Excel, bạn chỉ cần thông thạo các kỹ thuật nhóm và định dạng được cung cấp trong Excel để nhóm các trang tính lại với nhau để nhập, chỉnh sửa, định dạng hoặc in dữ liệu cùng một lúc. Tính năng nhóm trong Excel giúp chọn nhiều trang tính và đồng thời thêm hoặc nhập dữ liệu trên tất cả các lựa chọn được nhóm. Các bước sau đây sẽ giúp bạn làm việc với nhiều trang tính cùng một lúc

• Nhấp vào tab trang tính đầu tiên của nhóm bằng cách giữ phím shift
• Nhấp vào trang tính cuối cùng của tab bạn muốn đưa vào nhóm
• Trường hợp các sheet không liền nhau thì nhấn giữ phím Ctrl và chọn các tab sheet cần thiết
• Khi các trang tính đã được nhóm lại với nhau, bạn có thể nhập tiêu đề và nhãn trên một trang tính và sau đó chúng sẽ được nhập vào tất cả các trang tính được nhóm. Các trang tính cũng có thể được định dạng đồng thời trong khi chúng được nhóm lại với nhau
• Sao chép một trang tính hiện có tạo thành một phần của làm việc với nhiều trang tính. Để sao chép một trang tính, cần sử dụng lệnh Edit, Move hoặc Copy Sheet rồi chọn vị trí trang tính mới rồi tạo tùy chọn Sao chép sẽ dẫn đến một bản sao của trang tính đã chọn được chèn vào vị trí đã chọn

Chín cách làm việc với Excel này sẽ giúp bạn cải thiện các kỹ năng microsoft excel của mình như một người dùng Excel chuyên nghiệp. Tuy nhiên, để đạt được chuyên môn về các lệnh Excel, bạn nên thực hành các kỹ năng microsoft excel này trong lịch trình làm việc hàng ngày của mình

Bài viết được đề xuất

Dưới đây là một số bài viết sẽ giúp bạn cải thiện Kỹ năng Microsoft Excel của mình, vì vậy chỉ cần truy cập liên kết

Làm thế nào tôi có thể học Excel một cách nhanh chóng?

Cách nhanh nhất để trở thành một chuyên gia trong Excel là gì?

Làm cách nào tôi có thể nâng cao kỹ năng Excel của mình?

5 kỹ năng Excel cơ bản là gì?