Văn Vũ Như Quỳnh
Jul 30 2020
Để tự động hóa được công việc và tiết kiệm thời
gian khi làm việc với các công thức trong GG Sheets thì bạn có thể dễ dàng sao chép công thức đó xuống toàn bộ cột bạn muốn.
Khi sử dụng bảng tính thì bạn sẽ thường áp dụng một công thức cho một hay nhiều cột/hàng. Và nếu dữ liệu của bạn lớn có đến cả trăm ngàn ô trong một cột thì bạn khó có thể nào nhập mỗi công thức một cách thủ công cho từng ô được.
Giả sử bạn muốn thực hiện cùng một phép tính trong một danh sách gồm các số. Ví dụ như bình phương các
số đó, và việc viết công thức trong từng ô đó cũng đã khiến ta rất chán nản và tốn rất nhiều thời gian.
Vì thế, có rất nhiều cách để sao chép công thức cho toàn bộ cột trong GG Sheets mà không cần phải nhập thủ công:
- Di chuyển con trỏ xuống công cụ Fill Handle
- Nhấn đúp chuột vào công cụ Fill Handle
- Sử dụng hàm ARRAYFORMULA
Gợi ý khóa học dành riêng cho bạn
Gợi ý khóa học dành riêng cho bạn
Sử dụng công cụ Fill Handle để sao chép công thức
Cách đơn giản nhất để sao chép công thức đó sử dụng Fill Handle. Đây là một tính năng trong GG Sheets có thể copy công thức cho toàn bộ cột. Nếu dữ liệu của bạn không lớn, hãy kéo Fill Handle ô công thức xuống toàn bộ cột bạn cần sao chép.
Dưới đây sẽ là ví dụ một danh sách các số ở cột A và kết quả của công thức bình phương của số đó được hiển thị ở cột B.
Bây giờ, mình sẽ từng bước hướng dẫn bạn sử dụng Fill Handle:
1. Đầu tiên, mình chọn ô trên cùng của cột và nhập công thức. Hàm mình nhập ở ô B2 là một công thức tính bình phương của ô: =A2^2
2. Sau đó, bạn hãy trỏ con chuột đến góc phải dưới của ô bạn nhập công thức. Bạn sẽ thấy có 1 hình vuông xanh nhỏ xuất hiện, đó chính là Fill Handle. Và khi bạn di chuyển Fill Handle, hình vuông nhỏ ấy sẽ chuyển thành hình dấu cộng đen.
3. Bạn nhấp giữ chuột trái và kéo xuống toàn bộ ô trong cột bạn cần sao chép công thức.
4. Lúc này, các ô trong cột B đã cùng một công thức. Các ô tham chiếu đều mang giá trị tương đối, nghĩa là Fill Handle đã tự động điều chỉnh các tham chiếu theo vị trí các ô.
Ví dụ, ở hàng thứ 4, mình muốn tính căn bậc hai của ô A4 nhưng công thức mình nhập lúc đầu là tham chiếu đến ô A2. Không sao cả! Vì GG Sheets đã linh động quản lý việc này cho ta: ô B2 sẽ tham chiếu ô A2, B3 tham chiếu A3, B4 tham chiếu A4,... Tất nhiên, với mỗi hàng thì GG Sheets sẽ luôn hiển thị kết quả chính xác miễn là bạn nhập đúng công thức chứ không cần phải nhập công thức từng ô một cách thủ công.
Rất đơn giản phải không nào? Đây là bản COPY của ví dụ trên để cho bạn luyện tập.
Nhấn đúp Fill Handle để sao chép công thức
Bạn có thể nhận được kết quả tương tự như trên bằng cách nhấn đúp chuột Fill Handle. Bằng cách này, Fill Handle sẽ tự động sao chép công thức đến ô cuối cùng trong danh sách mà bạn không cần phải kéo như cách trên.
Tuy nhiên, cách này thoạt đầu nghe có vẻ rất tiện lợi hơn nhiều nhưng cũng có 1 số hạn chế: đó là nếu trong danh sách/dữ liệu của bạn có 1 ô trống thì công thức sẽ tự động dừng sao chép ngay trước ô đó vì GG Sheets sẽ phát hiện đó là ô cuối cùng của cột dữ liệu rồi và các ô tiếp theo sau sẽ không được sao chép công thức nữa.
Khi mình nhấn đúp Fill Handle thì Fill Handle chỉ sao chép công thức đến ô B5 vì GG Sheets phát hiện ô B6 trống [tức dữ liệu đã hết] nên B5 sẽ là hàng cần điền cuối cùng.
Nếu cột dữ liệu của bạn có các ô trống như thế mà bạn lại không muốn xóa hay điền vào ô đó thì tốt nhất là bạn nên sử dụng phương pháp kéo Fill Handle xuống cho tiện.
Sử dụng hàm ARRAYFORMULA để sao chép công thức
Một cách khác để sao chép công thức xuống toàn bộ cột trong GG Sheets 1 cách nhanh chóng và hiệu quả là sử dụng hàm ARRAYFORMULA.
Công cụ Fill Handle chỉ thích hợp cho các cột nhỏ nhưng nếu bảng tính của bạn lớn thì tốt nhất bạn nên sử dụng hàm
ARRAYFORMULA để sao chép công thức.
Hàm ARRAYFORMULA rất hữu ích khi chỉ cần nhập công thức trong ô đầu tiên và toàn bộ ô còn lại trong cột sẽ tự động sao chép công thức. Đây là công thức duy nhất có thể lấp đầy toàn bộ cột của mình mà không cần phải sao chép hoặc kéo xuống như 2 cách trên.
Bây giờ, mình sẽ từng bước hướng dẫn bạn sử dụng hàm ARRAYFORMULA này nhé:
1. Đầu tiên, ta chọn ô trên cùng của cột để
nhập hàm ARRAYFORMULA và lại một lần nữa là ô B2 như trong ví dụ trên.
2. Để bắt đầu, bạn hãy nhập một dấu bằng "=", theo sau là tên hàm "ARRAYFORMULA" và dấu mở ngoặc "[".
3. Sau đó, mình nhập phép tính vào. Khi sử dụng hàm ARRAYFORMULA, mình đã bao hàm hàm ARRAYFORMULA ban đầu rồi. Nhưng ta cũng phải thay đổi các tham chiếu từng ô một trong công thức thành các tham chiếu một vùng ô. Trong trường hợp này, thay vì chỉ định một ô là một tham số [A2], mình sẽ chỉ định toàn bộ vùng ô mà mình muốn bình phương [A2: A10].
4. Cuối cùng, ta tính bình phương. Trong Google Sheets, mình thực hiện việc này bằng cách thêm "^ 2" sau các tham chiếu vùng ô. Toàn bộ hàm chúng ta viết trong ô B2 như sau: =ARRAYFORMULA[A2:A10^2]
5. Do đó, hàm ARRAYFORMULA áp dụng phép tính tương tự cho toàn bộ cột. Cứ như thế cho đến hết ô A10 - cuối vùng mình chỉ định trong tham chiếu vùng [A2:A10]. Nhưng ta có thể áp dụng cùng một công thức cho nhiều ô.
*** Một số lưu ý khi sử dụng phương pháp ARRAYFORMULA:
1.
Ở đây, mình đã gõ tên của hàm ARRAYFORMULA. Thay vào đó, bạn cũng có thể chuyển đổi một hàm thông thường thành ARRAYFORMULA bằng các phím tắt bằng cách nhấn Ctrl + Shift + Enter trên Windows hoặc Cmd + Shift + Enter trên Mac để tự động bọc công thức của bạn bằng hàm ARRAYFORMULA.
2. Chúng ta có thể áp dụng một công thức cho toàn bộ cột của trang tính chỉ với một ô duy nhất có chứa công thức trong đó. Nó dễ
dàng duy trì hơn vì bạn chỉ cần thay đổi một ô để chỉnh sửa phép tính.
3. Hàm này hoạt động rất tốt nhưng nó cũng có một nhược điểm, đó là nếu bạn xóa 1 ô thì toàn bộ ô còn lại trong cột cũng sẽ bị xóa.
4. Sử dụng hàm này thì bạn không thể xóa dù chỉ một ô được. Nếu bạn cố gắng xóa/ thay đổi nội dung của ô ở giữa cột [mà đây cũng là một phần của mảng] thì sẽ không có gì xảy ra.
Trên đây, Gihito vừa hướng dẫn bạn cách để sao chép công thức xuống toàn bộ cột trong Google Sheets. Ngoài ra, để sử dụng thành thạo các tính năng của Google Sheets bạn cần phải tìm hiểu sâu và tiếp thu nhiều kiến thức hơn nữa. Hãy tham khảo ngay khóa học Google Sheets từ cơ bản tới nâng cao đang được rất nhiều người quan tâm tại Gitiho.com nhé.