Cách sử dụng phần mềm excel

Nếu bạn là người mới tiếp xúc với Excel thì bạn cần được “training”. Dưới đây là bản hướng dẫn sử dụng Excel đơn giản và dễ hiểu nhất.

Trước khi tìm hiểu vềcẩm nang hướng dẫn sử dụng Excel thì chúng ta hãy tìm hiểu một chút về ứng dụng cực kỳ hữu ích này nhé!

Excel là một ứng dụng dạng bảng tính được tạo ra bởi tập đoàn Microsoft. Nó là một tổ hợp gồm nhiều ô, hàng, cột khác nhau và người dùng sẽ sử dụng chúng để tính toán những dữ liệu họ cần hoặc làm các loại báo cáo.

Dù là ứng dụng bảng tính nhưng Microsoft Excel không hề bị giới hạn xung quanh những con số. Bạn có thể thoải mái thêm các loại ảnh, video và các loại dữ liệu khác nữa để bảng Excel của bạn đẹp mắt, khoa học hơn và dễ sử dụng hơn.

Khái niệm Excel

Không phải ngẫu nhiên mà Excel lại được người dùng khắp thế giới ưa chuộng và tin dùng đến thế. Lý do cũng bởi nó đem đến nhiều công dụng tuyệt vời. Nó có thể giúp bạn làm được những gì, cùng tìm hiểu nhé!

• Quản lý ngân sách [đối với gia đình và doanh nghiệp]
• Theo dõi các dự án, tình trạng khách hàng…
• Tính toán các khoản vay nợ, thế chấp…
• Quản lý kho
• Giúp người dùng lập các loại kế hoạch, lịch trình…

Excel hiện tại có 4 phiên bản cho người dùng sử dụng, đó là:

• Microsoft Excel
• Microsoft Excel Online
• Microsoft Excel cho iOS
• Microsoft Excel cho Android

Dưới đây là phần hướng dẫn sử dụng Excel đơn giản cho những người mới bắt đầu sử dụng công cụ này!

Các cột, hàng, ô trong Excel luôn có vai trò quan trọng, bạn muốn hiểu rõ về Excel thì phải tìm hiểu cách làm việc chúng trước. Bản hướng dẫn sử dụng Excel nào cũng không thể thiếu phần về các hàng, cột, ô. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn một vài thao tác đơn giản như chèn, xóa, di chuyển, điều chỉnh kích thước của chúng.

Hãy đặt con trỏ chuột vào phần số hoặc chữ cái, tiếp đó nhấp chuột phải. Khi đó, menu sẽ hiện ra và bạn chỉ việc chọn lệnh Insert nếu muốn thêm ô, hàng, cột hoặc chọn Delete nếu muốn xóa chúng.

► XEM THÊM NGAY: Kỹ năng văn phòng cơ bản mà dân công sở nào cũng nên biết

Cách chèn hoặc xóa ô cũng tương tự như trên. Tuy nhiên, điểm khác biệt là bạn sẽ nhận được thông báo pop-up hỏi cách muốn chuyển ô, hàng hoặc cột. Khi đó, ban chỉ cần chọn theo ý muốn và click OK là được.

Hướng dẫn sử dụng Excel: Cách chèn/xóa… cột/hàng

Bước đầu tiên, hãy chọn ô, hàng, cột muốn di chuyển. Bạn đặt con trỏ chuột lên 1 trong số các cạnh của ô, hàng, cột sao cho mũi tên 4 chiều xuất hiện. Giũ chuột và kéo các ô, hàng, cột bạn muốn đến vị trí mới mà bạn muốn.

➣ Xem thêm: Cách khóa file Excel không cho chỉnh sửa & bảo mật cho file Word

Việc điều chỉnh chiều cao hoặc chiều rộng hoặc chiều cao của các ô, hàng, cột rất đơn giản . Bạn có thể chọn 1 trong 2 cách sau:

• Cách 1: Chọn và nhấp chuột phải vào ô/hàng/cột mà bạn muốn điều chỉnh kích thước. Khi menu hiện ra, chọn Column Width [chiều rộng của cột] hoặc Row Height [chiều cao của hàng]. Cửa sổ pop-up sẽ hiện ra và cho bạn biết chiều rộng và chiều cao hiện tại, hãy thay số liệu cũ bằng số liệu mới mà bạn muốn rồi click OK là xong.
• Cách 2: Chọn ô, hàng, cột muốn chỉnh kích thước. Di  chuột tới khu vực đường viền cho tới khi thấy mũi tên 2 chiều xuất hiện. Giữ chuột và kéo cho tới khi đạt tới kích thước mong muốn.

Các hàm cơ bản trong Excel là những công thức được định nghĩa trước và đã có sẵn trong Excel, giúp việc tính toán dữ liệu trực tiếp trên bảng tính trở nên nhanh gọn hơn:

• Hàm COUNT: Hàm đếm, giúp bạn không cần phải đếm các ô, cột, hàng, dữ liệu… theo cách thủ công.
• Hàm SUM: Hàm tính tổng, giúp bạn tính tổng khi cộng các con số lại với nhau.
• Hàm AVERAGE: Hàm tính giá trị trung bình.
• Hàm COUNTBLANK: Dùng để đếm các ô trống.
• Hàm MIN, MAX: Hàm tính giá trị lớn nhất và giá trị nhỏ nhất
• Hàm IF: Hàm này giúp bạn kiểm tra các điều kiện, nếu đúng nó sẽ trả về giá trị đúng, tương tự nếu sai nó sẽ trả về giá trị sai.

Hướng dẫn sử dụng Excel: Các hàm cơ bản

Trên đây là bài viết hướng dẫn sử dụng Excel dành cho các “lính mới”. Excel là một công cụ cực kỳ hữu ích nên nếu bạn chưa biết cách sử dụng thì hãy học ngay đi nhé!

►► XEM THÊM NGAY: Tìm việc làm, thông tin việc làm, mẫu CV hoàn toàn miễn phí

1. 1

   Cài đặt Microsoft Office nếu máy bạn chưa có. Microsoft Excel không được phân phối như một chương trình độc lập mà nó là một phần trong gói phần mềm Microsoft Office.

2. 2

   Mở tài liệu Excel bất kỳ bằng cách nhấp đúp vào tài liệu đó. Tài liệu này sẽ được mở trong cửa sổ Excel.

   • Bỏ qua bước này nếu bạn muốn tạo và mở tài liệu Excel mới.

3. 3

   Mở Excel. Nhấp hoặc nhấp đúp vào biểu tượng ứng dụng Excel hình chữ "X" màu trắng trên nền xanh đậm.

4. 4

   Chọn mẫu nếu cần. Nếu muốn sử dụng mẫu Excel [chẳng hạn như mẫu kế hoạch chi tiêu], hãy cuộn xuống cho đến khi tìm được mẫu mà bạn muốn sử dụng và nhấp vào mẫu đó một lần để mở trong cửa sổ làm việc.

   • Nếu chỉ muốn mở một tài liệu Excel trống, bạn hãy nhấp vào tùy chọn Blank [Trống] ở phía trên, bên trái của trang và bỏ qua bước tiếp theo.

5. 5

   Nhấn vào nút Create [Tạo] ở phía bên phải tên của mẫu.

6. 6

   Chờ sổ làm việc Excel được mở. Quá trình này sẽ mất vài giây. Sau khi trang trống / biểu mẫu Excel xuất hiện, bạn đã có thể tiến hành nhập dữ liệu vào trang tính.

1. 1

   Làm quen với các thẻ ruy-băng trong Excel. Trên "ruy-băng" màu xanh lá ở đầu cửa sổ Excel có vô số thẻ. Đó là lối truy cập vào vô số công cụ khác nhau của Excel. Những thẻ quan trọng là:

   • Home [Trang chủ] — Chứa các tùy chọn liên quan đến việc định dạng văn bản, thay đổi màu nền ô và tương tự.
   • Insert [Chèn] — Chứa các tùy chọn dành cho bảng, biểu đồ, đồ thị và phương trình.
   • Page Layout [Bố cục trang] — Chứa các tùy chọn liên quan đến việc canh lề, thay đổi hướng trang và chọn chủ đề.
   • Formulas [Công thức] — Gồm trình đơn hàm và vô số tùy chọn công thức.

2. 2

   Cân nhắc sử dụng các ô trên cùng làm đề mục. Khi thêm dữ liệu vào bảng tính trống, bạn có thể dùng ô đầu tiên [chẳng hạn như A1, B1, C1,...] để làm đề mục cột. Chúng rất hữu dụng trong việc tạo bảng biểu cần đến nhãn.

3. 3

   Chọn ô. Nhấp chuột vào ô mà bạn muốn nhập dữ liệu.

   • Chẳng hạn như trong trường hợp dùng mẫu kế hoạch chi tiêu, bạn có thể nhấp chuột vào ô trống đấu tiên để chọn ô đó.

4. 4

   Nhập văn bản. Gõ nội dung mà bạn muốn thêm vào ô.

5. 5

   Nhấn ↵ Enter để thêm nội dung vào ô đã chọn và chuyển đến ô khả dụng tiếp theo.

6. 6

   Chỉnh sửa dữ liệu của bạn. Để quay trở lại và chỉnh sửa dữ liệu, bạn hãy nhấp chuột vào ô mà bạn muốn chỉnh sửa rồi tiến hành điều chỉnh tùy thích trên hộp văn bản nằm phía trên dòng đầu của bảng tính.

7. 7

   Định dạng văn bản nếu cần. Nếu muốn thay đổi cách định dạng nội dung của một ô nào đó [chẳng hạn như đổi từ định dạng tiền tệ sang định dạng ngày], bạn hãy nhấp vào thẻ Home, vào hộp được thả xuống ở đầu phần "Number" [Số] rồi chọn loại định dạng mà bạn muốn sử dụng.

   • Bạn cũng có thể dùng định dạng có điều kiện để thay đổi định dạng của các ô dựa trên một số yếu tố nhất định [ví dụ như tự động chuyển sang màu đỏ khi giá trị trong ô thấp hơn ngưỡng nào đó].

1. 1

   Chọn ô cho công thức của bạn. Nhấp chuột vào ô mà bạn muốn tạo công thức.

2. 2

   Thực hiện những phép toán đơn giản. Bạn có thể cộng, trừ, nhân, chia giá trị các ô theo những công thức sau:

   • Cộng — Gõ =SUM[ô+ô] [ví dụ: =SUM[A3+B3]] để cộng giá trị hai ô với nhau hoặc gõ =SUM[ô, ô, ô] [ví dụ: =SUM[A2,B2,C2]] để cộng giá trị một dãy ô với nhau.
   • Trừ — Gõ =SUM[ô-ô] [ví dụ: =SUM[A3-B3]] để trừ giá trị một ô cho giá trị của ô còn lại.
   • Chia — Gõ =SUM[ô/ô] [ví dụ: =SUM[A6/C5]] để chia giá trị một ô cho giá trị của một ô khác.
   • Nhân — Gõ =SUM[ô*ô] [ví dụ: =SUM[A2*A7]] để nhân giá trị hai ô với nhau.

3. 3

   Cộng các số của cả cột. Nếu muốn cộng toàn bộ các số có trong một cột [hay một phần của cột], bạn có thể gõ =SUM[ô:ô] [ví dụ: =SUM[A1:A12]] vào ô mà bạn muốn dùng để hiển thị kết quả.

4. 4

   Chọn ô để thao tác với công thức nâng cao. Với công thức phức tạp hơn, chúng ta sẽ dùng đến công cụ Insert Function [Chèn Hàm]. Hãy bắt đầu bằng cách nhấp chuột vào ô mà bạn muốn hiển thị công thức.

5. 5

   Nhấp vào thẻ Formulas ở đầu cửa sổ Excel.

6. 6

   Nhấp vào tùy chọn Insert Function ở xa bên trái của thanh công cụ Formulas. Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện.

7. 7

   Chọn hàm. Trong cửa sổ vừa được mở, hãy nhấp vào hàm mà bạn muốn dùng rồi nhấn OK.

   • Chẳng hạn như để chọn công thức tìm tang của một góc, bạn có thể cuộn xuốn và nhấn vào tùy chọn TAN.

8. 8

   Điền vào mẫu hàm. Khi được yêu cầu, bạn hãy nhập số [hay chọn ô] mà bạn muốn áp dụng công thức.

   • Ví dụ, khi chọn hàm TAN, bạn sẽ phải nhập độ lớn của góc mà bạn muốn tìm tang.
   • Tùy vào hàm được chọn, có thể bạn sẽ phải nhấp chuột theo một số hướng dẫn trên màn hình.

9. 9

   Nhấn ↵ Enter để áp dụng và hiển thị hàm trong ô mà bạn đã chọn.

1. 1

   Thiết lập dữ liệu dành cho biểu đồ của bạn. Chẳng hạn như, để tạo biểu đồ đường hoặc biểu đồ cột, bạn nên lập một cột dữ liệu cho trục hoành và một cột dữ liệu cho trục tung.

   • Thường thì cột bên trái được dùng cho trục hoành và cột ngay bên phải của nó được dùng cho trục tung.

2. 2

   Chọn dữ liệu. Nhấp và kéo chuột từ ô trên cùng, bên trái xuống đến ô dưới cùng bên phải của khối dữ liệu.

3. 3

   Vào thẻ Insert [Chèn] ở đầu cửa sổ Excel.

4. 4

   Nhấn vào tùy chọn Recommended Charts [Biểu đồ được đề xuất] trong phần "Charts" [Biểu đồ] của thanh công cụ Insert. Một cửa sổ với nhiều mẫu biểu đồ khác nhau sẽ xuất hiện.

5. 5

   Chọn mẫu biểu đồ. Nhấp chuột vào mẫu biểu đồ mà bạn muốn dùng.

6. 6

   Nhấn vào nút OK ở cuối cửa sổ để tạo biểu đồ.

7. 7

   Chỉnh sửa tiêu đề biểu đồ. Bạn hãy nhấp đúp vào tiêu đề ở phía trên của biểu đồ, xóa và thay thế tiêu đề hiện tại bằng tiêu đề riêng của bạn.

8. 8

   Thay đổi tiêu đề các trục. Nếu muốn thêm tiêu để các trục vào biểu đồ, bạn có thể vào trình đơn "Chart Elements" [Thành phần biểu đồ] bằng cách nhấp vào dấu ＋ màu xanh lá nằm ngay bên phải của biểu đồ được chọn rồi tiến hành thay đổi.

1. 1

   Nhấp vào thẻ File [Tệp] ở phía trên bên trái của cửa sổ Excel [Windows] hoặc màn hình [Mac]. Một trình đơn mới sẽ xuất hiện.

2. 2

   Nhấn Save As [Lưu thành]. Trên Windows, tùy chọn này được bố trí ở phía bên trái của trang.

   • Với máy Mac, tùy chọn này trong trình đơn File được thả xuống.

3. 3

   Nhấn đúp vào tùy chọn This PC [Máy tính này] nằm ở giữa trang.

   • Với máy Mac, đó sẽ là On my Mac [Trên máy Mac của tôi].

4. 4

   Nhập tên dự án của bạn. Ở đây, bạn có thể dùng bất kỳ tên nào mà bạn muốn đặt cho trang tính của mình và nhập nó vào hộp "File name" [Tên tệp] - trên Windows hoặc "Name" [Tên] - trên máy Mac - trong cửa sổ Save As.

5. 5

   Chọn thư mục lưu. Nhấp vào thư mục mà bạn muốn lưu trang tính.

   • Trên máy Mac, có thể bạn sẽ phải nhấp vào hộp "Where" [Ở đâu] được thả xuống trước rồi mới có thể chọn tệp.

6. 6

   Nhấn Save [Lưu] ở cuối cửa sổ để lưu trang tính vào thư mục đã chọn dưới tên vừa đặt.

7. 7

   Lưu những lần chỉnh sửa sau bằng phím tắt "Save". Nếu có ý định chỉnh sửa thêm tài liệu Excel, về sau, bạn có thể nhấn Ctrl+S [Windows] hoặc ⌘ Command+S [Mac] để lưu thay đổi mà không cần vào lại cửa sổ Save As.

JL

Cùng viết bởi:

Tác giả & Biên tập viên viết về công nghệ

Bài viết này đã được cùng viết bởi Jack Lloyd. Jack Lloyd là tác giả và biên tập viên làm việc cho wikiHow. Anh có hơn hai năm kinh nghiệm viết và biên tập các bài viết về công nghệ. Anh là người đam mê công nghệ và là giáo viên tiếng Anh. Bài viết này đã được xem 6.755 lần.

Chuyên mục: Office

Trang này đã được đọc 6.755 lần.