Microsoft Outlook có tính năng Quét tự động thú vị cho phép bạn tự động xóa các email cũ hơn khỏi những người gửi cụ thể sau một khoảng thời gian nhất định. Bạn cũng có thể thiết lập các quy tắc đánh dấu các email cũ là đã đọc hoặc bạn có thể di chuyển email đến các thư mục khác nhau dựa trên các điều kiện.
Gmail cung cấp cho bạn các bộ lọc nhưng các bộ lọc này chỉ hoạt động trên các email mới đến. Bạn không thể thiết lập bộ lọc trong Gmail, sẽ tự động lọc tất cả các email bản tin cũ khỏi hộp thư của bạn. Hoặc một bộ lọc sẽ áp dụng nhãn khác cho email sau một số ngày cụ thể và cũng đánh dấu chúng là đã đọc.
Gmail Auto Purge – Tự động xóa các thư cũ
Email Studio là một tiện ích bổ sung Gmail mới có thể giúp giữ hộp thư Gmail của bạn gọn gàng và gọn gàng với tính năng tự động thanh lọc tích hợp. Dưới đây là một số ví dụ về các quy tắc mà bạn có thể thiết lập cho Gmail của mình với sự trợ giúp của Email Studio:
- Xóa tất cả các email đã nhận được hơn một tháng trước và từ những người gửi cụ thể hoặc đang ở trong một thư mục cụ thể.
- Lưu trữ và Đánh dấu tên là Đọc tất cả các email trong thư mục hộp thư đến hơn 3 tháng.
- Sao email trong thư mục theo dõi trên mạng và nhận được hơn 2 tuần trước.
- Xóa vĩnh viễn tất cả các email khỏi thùng rác Gmail và thư mục thư rác sau 2 ngày. [Gmail sẽ chỉ xóa thư rác và rác sau 30 ngày].
- Áp dụng nhãn mác theo dõi lên trên tất cả các email được gắn dấu sao sau một tuần hoặc một tháng.
Tiện ích thanh lọc tự động cũng bao gồm một người đăng ký email để giúp bạn dễ dàng xóa địa chỉ email của mình khỏi danh sách gửi thư không mong muốn và các email hàng loạt khác.
Cách bật tính năng tự động thanh lọc trong Gmail
Để bắt đầu, hãy cài đặt tiện ích Email Studio . Tiếp theo, chuyển sang trang web Gmail và mở bất kỳ thông báo email nào trong hộp thư đến của bạn. Bạn sẽ thấy biểu tượng Email Studio ở thanh bên phải.
Mở Email Studio, đăng nhập bằng tài khoản Gmail của bạn và sau đó chọn công cụ Email Email Cleanup từ danh sách các tùy chọn có sẵn. Nhấp chuột vào Thêm Thêm quy tắc mới và thiết lập quy tắc.
Có hai phần – bạn chỉ định một điều kiện và sau đó bạn chỉ định một hành động sẽ được thực hiện trên các thư phù hợp với điều kiện của bạn.
Để đặt điều kiện, bạn thậm chí có thể chỉ định các toán tử tìm kiếm nâng cao của Gmail như mới_than hoặc có: tệp đính kèm hoặc lớn hơn để khớp chính xác các thư Gmail mà bạn muốn lưu trữ, rác hoặc chuyển sang thư mục khác.
Khi bạn đã tạo quy tắc, nhấp vào nút Lưu và Email Studio sẽ khởi chạy trong nền. Nó sẽ tự động chạy mỗi giờ, như một công việc định kỳ và thực hiện hành động được chỉ định trên các email phù hợp với điều kiện của bạn. Không cần bạn phải chạy các quy tắc một cách thủ công.
Email Studio miễn phí cho sử dụng cơ bản nhưng nếu bạn muốn tạo nhiều bộ quy tắc thanh lọc, vui lòng chuyển sang phiên bản cao cấp . Nó bao gồm lập lịch email , chuyển tiếp và tự động trả lời và chi phí $ 29 mỗi năm.
Tất cả thư được gửi đến người dùng trong tổ chức Google Workspace của bạn đều phải tuân theo bộ lọc thư rác của Google. Theo mặc định, các thư được xác định là spam sẽ được chuyển đến thư mục spam trong Gmail của người dùng. Sau đó, các tin nhắn rác sẽ tự động bị xóa khỏi thư mục đó sau 30 ngày.
Tuy nhiên mỗi lá mail Spam mà bộ lọc Google lọc được lại có cách cảnh báo khác nhau cho người dùng tương ứng với các dạng Spam mail. Thông thường bộ lọc Google phân mail Spam thành 4 loại như sau, theo 4 cấp độ nguy hại:
- Suspicious
- Spam
- Phishing
- Virus
Suspicious [Mail khả nghi]
Các thư bị bộ lọc mail Google đánh giá là mail khả nghi này thường chứa một hoặc nhiều tệp đính kèm bị mã hóa mà bộ lọc Google không thể quét virus được.
Bộ lọc mail Google sẽ cảnh báo cho người dùng bằng thông báo màu vàng. Với dòng chữ cảnh báo người dùng tránh tải file đính kèm xuống trừ khi bạn biết rõ người gửi và tin tưởng rằng lá mail khả nghi này là hợp pháp.
Spam [Thư rác thông thường]
Thư rác bị đánh giá là Spam trong quá khứ
Các lá thư bị bộ lọc mail Google nghi ngờ nội dung hoặc nội dung lá mail gửi đến đã bị nhiều người dùng cảnh báo trước đó sẽ bị bộ lọc Gmail cảnh báo thông báo màu xám và mail bị đưa vào hộp thư SPAM và sẽ bị xóa khỏi hộp thư SPAM sau 30 ngày.
Thư rác bị vi phạm chính sách của Google
Các lá mail vi phạm chính sách policy của bộ lọc Google sẽ bị đưa vào hộp thư SPAM và sẽ bị xóa khỏi hộp thư SPAM sau 30 ngày. Nội dung hộp thoại cảnh báo cho người dùng sẽ là màu xám.
Phishing [Mail lừa đảo, giả mạo]
Mail phishing không xác minh được chính xác người gửi. Fail DMARC
Những lá mail bị vi phạm chính sách mail Phishing này là những mail mà bộ lọc Google không xác định được bản ghi khai báo DMARC của địa chỉ người gửi. Nghi ngờ địa chỉ mail người gửi là mail giả mạo.
Để cảnh báo cho người dùng bộ lọc Google sẽ cảnh báo hộp thoại thông báo màu vàng khi người nhận mở lá mail lên.
Người nhận nên cân nhắc khi click vào các đường link, download file đính kèm hoặc phản hồi thư với nội dung cá nhân.
Mail phishing có chứa đường link liên kết đánh cắp thông tin cá nhân
Những lá mail bị vi phạm chính sách mail Phishing này là những mail có chứa các đường link phishing đáng ngờ có thể lấy cắp thông tin cá nhân của người nhận.
Để cảnh báo cho người dùng bộ lọc Google sẽ cảnh báo hộp thoại thông báo màu đỏ khi người nhận mở lá mail lên.
Người dùng nên cân nhắc khi click vào các đường link có trong các lá mail bị vi phạm chính sách này.
Mail phishing có chứa nội dung lấy cắp thông tin cá nhân
Những lá mail bị vi phạm chính sách mail Phishing này là những mail có chứa nội dung nội dung nghi ngờ là nội dung nhằm lấy cắp thông tin cá nhân của người dùng.
Để cảnh báo cho người dùng bộ lọc Google sẽ cảnh báo hộp thoại thông báo màu đỏ khi người nhận mở lá mail lên.
Người dùng nên cân nhắc khi click vào các đường link có trong các lá mail bị vi phạm chính sách này.
Mail phishing từ người gửi có danh tiếng xấu
Những lá mail bị vi phạm chính sách mail Phishing này là những mail có người gửi là những địa chỉ mail có danh tiếng xấu [poor reputation]. Những địa chỉ mail này trước đây đã có hành vi Spam mail số lượng lớn có danh tiếng xấu.
Để cảnh báo cho người dùng bộ lọc Google sẽ cảnh báo hộp thoại thông báo màu đỏ khi người nhận mở lá mail lên.
Người dùng nên cân nhắc khi click vào các đường link có trong các lá mail bị vi phạm chính sách này.
Mail phishing có chứa file đính kèm được mật khẩu bảo vệ
Những lá mail bị vi phạm chính sách mail Phishing này là những mail có chứa file đính kèm được mật khẩu bảo vệ mà bộ lọc Google không thể giải nén và quét được.
Để cảnh báo cho người dùng bộ lọc Google sẽ cảnh báo hộp thoại thông báo màu đỏ khi người nhận mở lá mail lên.
Người dùng nên cân nhắc khi download hoặc giải nén file đính kèm.
MAIL VIRUS
Những mail có chứa file đính kèm mà bộ lọc Google đã phát hiện có chứa virus nguy hại sẽ bị từ chối và trả lỗi về người gửi. Mail này sẽ không đưa xuống hộp thư người nhận.
Chúc các bạn thành công !
Gửi phản hồi về bài viết này