Trong bài viết này Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn cách tính tổng trong Excel bằng cách dùng tính năng AutoSum, và cách tạo công thức Sum để tính tổng các cột, hàng hoặc một dải ô đã được chọn. Ngoài ra, các bạn cũng sẽ học được cách tính tổng riêng những ô được hiển thị, tổng của các trang tính, đồng thời giúp bạn tìm hiểu thêm về những lý do khiến hàm Sum không hoạt động.
Nếu bạn muốn tính tổng của những ô nhất định một cách nhanh nhất, bạn chỉ cần chọn những ô đó rồi nhìn sang thanh trạng thái ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ Excel:
Nếu muốn có được một công thức sử dụng lâu bền hơn thì bạn nên dùng hàm Sum. Hàm này rất đơn giản và dễ hiểu nên dù bạn là người mới bắt đầu học Excel thì cũng sẽ dễ dàng hiểu được những ví dụ dưới đây:
Cách tính tổng trong Excel dùng phép tính số học đơn giản
Nếu bạn cần tính nhanh tổng của một số ô, bạn có thể sử dụng Microsoft Excel như một chiếc máy tính mini. Chỉ cần dùng dấu [+] giống như trong phép toán số học thông thường. Ví dụ:
=1+2+3
hoặc
=A1+C1+D1
Tuy nhiên, nếu bạn cần phải tính tổng vài chục, hay vài trăm hàng thì cộng từng ô không phải ý kiến hay. Trong trường hợp như vậy, bạn có thể sử dụng hàm Sum được thiết kế đặc biệt để tính tổng của một lượng đã được chỉ định sẵn.
Tìm hiểu ngay:Địa chỉ học Excel tại Hà Nội
Cách sử dụng hàm Sum trong Excel
Excel SUM là một hàm toán học dùng để tính tổng. Cú pháp của hàm Sum như sau:
Sum [số thứ nhất, [số thứ 2] ,]
Đối số đầu tiên là bắt buộc, các cố khác là tùy chọn, bạn có thể áp dụng hàm Sum cho tối đa 225 số trong một công thức.
Trong công thức Sum của Excel, mỗi đối số có thể là một giá trị số dương hoặc số âm, một hàng hoặc một chuỗi các ô. Ví dụ như:
=SUM[A1:A100]
=SUM[A1, A2, A5]
=SUM[1,5,-2]
Hàm SUM trong Excel thực sự là lựa chọn hữu ích khi bạn cần cộng các giá trị nằm ở cách dải khác nhau hoặc tính tổng các giá trị số, các ô tham chiếu hay các dãy. Ví dụ:
=SUM[A2:A4, A8:A9]
=SUM[A2:A6, A9, 10]
Tham khảo hình bên dưới:
Trong trang tính thực tế, hàm SUM thường được dùng với những công thức lơn hơn và được coi như một phần của những phép tính phức tạp hơn.
Ví dụ, bạn có thể kết hợp hàm SUM với đối số value_if_true thuộc hàm IF để cộng các giá trị trong cột B, C và D nếu tất cả các ô trong cùng hàng có cả ô chứa giá trị và ô trống:
=IF[AND[$B2 Totals Row.
Khóa học lập trình VBA trong Excel
Cách tính tổng dữ liệu trong bảng
Khi tổng số hàng xuất hiện ở cuối bảng, Excel sẽ tự xác định cách tính toán dữ liệu trong bảng.
Như trong bảng mẫu bên dưới, các giá trị trong cột D [cột bên phải] được thêm tự động và tổng được hiển thị trong hàng Total:
Để tính tổng giá trị trong các cột khác, chỉ cần chọn một ô tương ứng trong tổng số hàng, nhấp vào mũi tên trong ô để hiển thị danh sách thả xuống và chọn Sum:
Nếu bạn muốn thực hiện một số phép tính khác, hãy chọn chức năng tương ứng từ danh sách thả xuống như Average, Count, Max, Min,
Nếu hàng total tự động hiển thị tổng cho một cột mà bạn không cần dùng đến tổng đó thì mở danh sách thả xuống của cột đó và chọn None.
Chú thích. Khi sử dụng tính năng Excel Total Row để tính tổng một cột, tổng số Excel chỉ có giá trị trong hàng hiển thị bằng cách chèn hàm SUBTOTAL với đối số đầu tiên là 109.
Nếu bạn muốn tổng hợp dữ liệu cả trong hàng hiển thị và không hiển thị thì không thêm tổng số hàng nữa, đồng thời sử dụng hàm SUM bình thường:
Cách tính tổng các ô được [có thể nhìn thấy được] trong Excel
Đôi khi, để việc phân tích dữ liệu hiệu quả hơn, bạn cần phải lọc hoặc ẩn một số dữ liệu trong bảng tính. Một công thức tổng hợp thông thường sẽ không hoạt động trong trường hợp này bởi vì hàm Excel SUM sẽ cộng tất cả các giá trị trong phạm vi được chỉ định bao gồm các hàng ẩn [đã lọc ra].
Nếu bạn muốn tính tổng các ô hiển thị trong một danh sách được lọc, cách nhanh nhất là đưa chúng vào một bảng Excel, và sau đó bật tính năng Excel Total Row. Như đã trình bày trong ví dụ trước, chọn Sum ở hàng total của bảng rồi chèn chức năng SUBTOTAL bỏ qua các ô ẩn.
Một cách khác để tính tổng các ô đã lọc trong Excel là áp dụng AutoFilter cho dữ liệu của bạn theo cách thủ công bằng cách nhấp vào nút Filter trên tab Data. Và sau đó, tự viết một công thức Subtotal.
Hàm SUBTOTAL có cú pháp sau:
SUBTOTAL [function_num, ref1, [ref2], ]
Trong đó,
Function_num một số từ 1 đến 11 hoặc từ 101 đến 111 dùng để xác định chức năng sẽ được dùng cho việc tính tổng phụ.
Bạn có thể tìm thấy danh sách đầy đủ các chức năng trên support.office.com. Bây giờ, chúng ta chỉ quan tâm đến chức năng SUM, được định nghĩa bởi các số 9 và 109. Cả hai số này loại trừ các hàng được lọc ra. Sự khác biệt là 9 bao gồm các ô ẩn thủ công [tức là bạn chuột phải rồi chọn Hide], trong khi đó 109 không bao gồm các ô đó.
Vì vậy, nếu bạn muốn tính tổng cho riêng những hàng được hiển thị, không tính những hàng đã bị ẩn thì có thể dụng 109 làm đối số cho công thức Subtotal của bạn.
Ref1, Ref2, ô hoặc dãy mà bạn muốn tính tổng phụ. Đối số Ref đầu tiên là bắt buộc, những đối số tiếp theo [lên đến 254] là tùy chọn.
Trong ví dụ này, ta sẽ tính tổng các ô có thể nhìn thấy trong khoảng B2: B14 bằng cách sử dụng công thức sau:
= SUBTOTAL [109, B2: B14]
Giờ, hãy lọc riêng hàng Banana và sử dụng công thức Subtotal để tính tổng riêng cho các ô được hiển thị.
Mẹo: Bạn có thể dùng tính năng AutoSum của Excel để chèn công thức Subtotal một cách tự động. bạn chỉ cần tổ chức dữ liệu của bạn trong bảng [Ctrl + T] hoặc lọc dữ liệu theo cách bạn muốn bằng cách nhấp vào nút Filter. Sau đó, chọn ô bên dưới cột mà bạn muốn tính tổng, và nhấp vào nút AutoSum trên thanh thực đơn. Công thức SUBTOTAL sẽ được chèn vào và nó chỉ tính tổng các ô hiển thị trong cột.
Cách sử dụng running total [tính tổng lũy tích] trong Excel
Để tính tổng lũy tích trong Excel, bạn viết công thức SUM như bình thường và sử dụng thông minh các tham chiếu của các ô một các tuyệt đối và tương đối.
Ví dụ, muốn hiển thị sô lũy tích của các số trong cột B, ta nhập công thức sau và ô B2 rồi sao chép sang các ô khác:
=SUM[$B$2:B2]
Cách tính tổng cho nhiều trang tính trên cùng bảng tính
Nếu bạn có một vài bảng tính với bố cũng và dữ liệu tương tự nhau, bạn có thể cộng tổng các dữ liệu trong cùng một ô hoặc dải ô ở các trang tính khác nhau với cùng một công thức SUM.
Chúng ta có một công thức gọi là tham chiếu 3-D:
=SUM[Jan:Apr!B6]
hoặc
=SUM[Jan:Apr!B2:B5]
Công thức đầu tiên là cộng tổng các giá trị trong ô B6, còn công thức thứ 2 cộng tổng của dải B2:B5 trong tất cả các bảng tính nằm giữa hai ranh giới mà bạn đã chỉ định sẵn [Như trong ví dụ này ranh giới là Jan và Apr].
Tính tổng có điều kiện trong Excel
Nếu công việc của bạn yêu cầu tính tổng các ô đáp ứng điều kiện nhất định nào đó thì bạn có thể sử dụng hàm SUMIF hoặc SUMIFS tương ứng.
Ví dụ: công thức SUMIF sau chỉ cộng tổng các giá trị trong cột B có trạng thái Completed [đã hoàn thành] trong cột C, ta có:
= SUMIF [C: C, completed, B: B]
Để tính tổng có điều kiện cho nhiều tiêu chí khác nhau, bạn sử dụng hàm SUMIFS.
Trong ví dụ trên, để có được tổng số đơn đặt hàng Completed với số tiền trên $200, hãy sử dụng công thức SUMIFS sau:
=SUMIFS[B:B,C:C,completed,B:B, >200 ]
Chú thích: Các chức năng tính tổng có điều kiện có sẵn trong các phiên bản của Excel bắt đầu từ phiên bản 2003 [cụ thể hơn, SUMIF có ở Excel 2003, nhưng SUMIFS chỉ có từ phiên bản Excel 2007]. Nếu bạn vẫn còn sử dụng những phiên bản Excel cũ hơn thì cần phải sử dụng công thức SUM dạng mạng để tính tổng các dữ liệu với điều kiện đi kèm.
Excel SUM không hoạt động lý do và giải pháp
Khi bạn tính tổng của một vài giá trị hoặc một số cột trong bảng tính Excel nhưng công thức SUM đơn giản không hoạt động thì có thể là do những lý do sau đây:
1. #Name error xuất hiện thay vì kết quả mong đợi
Đó là lỗi dễ sửa chữa nhất. 99 trên 100 trường hợp, lỗi #Name error chỉ ra rằng hàm SUM bị sai chính tả.
2. Một số con số không được cộng vào tổng chung
Một lý do phổ biến khác khiến một công thức Sum [hoặc Excel AutoSum] không hoạt động là các con số được định dạng dưới dạng các giá trị văn bản. Thoạt nhìn, chúng trông giống như các con số bình thường, nhưng Microsoft Excel nhận dạng chúng như chuỗi văn bản nên không đưa chúng vào tính toán.
Một số trường hợp, chúng ta có thể nhận ra lỗi này một cách trực quan khi thấy văn bản được căn lề trái một cách mặc định hoặc xuất hiện tam giác màu xanh lá cây ở góc trên cùng bên trái của ô, như trong ảnh chụp màn hình bên dưới:
Để khắc phục điều này, bạn chọn tất cả các ô có vấn đề, nhấp vào dấu hiệu cảnh báo, sau đó bấm Convert to Number.
3. Hàm Excel SUM trả về kết quả bằng 0
Ngoài các con số được định dạng dưới dạng văn bản, tham chiếu vòng tròn cũng là nguyên nhân của các vấn đề trong công thức Sum, đặc biệt là khi bạn cố gắng tính tổng một cột trong Excel. Vì vậy, nếu các con số của bạn được định dạng dưới dạng số, nhưng công thức Excel Sum của bạn vẫn trả về kết quả bằng 0, bạn cần sửa các tham chiếu tròn trong bảng của bạn [vào tab Formula > Error Checking > Circular Reference].
4. Công thức Excel Sum trả về một con số cao hơn dự kiến
Nếu công thức Sum của bạn sẽ trả về một số lớn hơn dự kiến, bạn cần nhớ rằng hàm SUM trong Excel sẽ thêm cả các ô ẩn nà ta không nhìn thấy được. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng chức năng Subtotal để thay thế công thức SUM.
5. Công thức Excel SUM không cập nhật
Khi một công thức SUM trong Excel tiếp tục hiển thị tổng số cũ ngay cả sau khi bạn đã cập nhật các giá trị cần tính tổng mới, nhiều khả năng Calculation Mode được đặt thành Manual. Để khắc phục sự cố này, hãy chuyển đến tab Formulas, nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh Calculate Options, rồi nhấn Automatic.
Trên đây là những lý do phổ biến nhất khiến công thức SUM trong Excel không hoạt động. Nếu không có trường hợp nào ở trên giống với trường hợp của bạn, thì có thể nghiên cứu thêm về những lý do khiến các công thức Excel không hoạt động, không cập nhật, không tính.
Ngoài ra để ứng dụng Excel vào công việc một cách hiệu quả thì bạn còn phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel.
Một số hàm cơ bản thường gặp như:
- SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điều kiện, nhiều điều kiện
- COUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiện
- Các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số
- Các hàm dò tìm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT
Một số công cụ hay sử dụng như:
- Định dạng theo điều kiện với Conditional formatting
- Thiết lập điều kiện nhập dữ liệu với Data Validation
- Cách đặt Name và sử dụng Name trong công thức
- Lập báo cáo với Pivot Table
Rất nhiều kiến thức phải không nào? Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học Excel từ cơ bản đến chuyên gia dành cho người đi làm
· · · Bài viết liên quan
Hàm IF nhiều điều kiện trong Excel
Nếu tiết kiệm và đầu tư bây giờ, thì sau bao năm bạn có thể nghỉ hưu
4 cách tốt nhất để xử lý khi quên mật khẩu tài liệu Excel, Word
Tuyển tập những bài viết về hàm Vlookup chi tiết, dễ hiểu
CÁCH DÙNG HÀM LEN TRONG EXCEL ĐỂ ĐẾM SỐ KÝ TỰ TRONG MỘT Ô
Cải thiện kỹ năng Excel Ngay Siêu ưu đãi mùa dịch Covid
Khóa học liên quan
Khóa học Excel từ cơ bản đến chuyên gia dành cho người đi làm Chi tiết khóa học
Khóa học Trọn bộ Power Query nền tảng cho công việc báo cáo dữ liệu Chi tiết khóa học
Hàm IF nhiều điều kiện trong Excel Hàm IF nhiều điều kiện trong Excel
Nếu tiết kiệm và đầu tư bây giờ, thì sau bao năm bạn có thể nghỉ hưu Nếu tiết kiệm và đầu tư bây giờ, thì sau bao năm bạn có thể nghỉ hưu
4 cách tốt nhất để xử lý khi quên mật khẩu tài liệu Excel, Word 4 cách tốt nhất để xử lý khi quên mật khẩu tài liệu Excel, Word
Tuyển tập những bài viết về hàm Vlookup chi tiết, dễ hiểu Tuyển tập những bài viết về hàm Vlookup chi tiết, dễ hiểu
CÁCH DÙNG HÀM LEN TRONG EXCEL ĐỂ ĐẾM SỐ KÝ TỰ TRONG MỘT Ô CÁCH DÙNG HÀM LEN TRONG EXCEL ĐỂ ĐẾM SỐ KÝ TỰ TRONG MỘT Ô
Cải thiện kỹ năng Excel Ngay Siêu ưu đãi mùa dịch Covid Cải thiện kỹ năng Excel Ngay Siêu ưu đãi mùa dịch CovidKhóa học Excel từ cơ bản đến chuyên gia dành cho người đi làmKhóa học Trọn bộ Power Query nền tảng cho công việc báo cáo dữ liệu
Đăng ký học qua Email
Hộ kinh doanh Học Excel Online.
Số ĐK: 17A80048102
Khóa học Excel
Khóa học VBA
Khóa học SQL
Khóa học Google Apps Script
Khóa học Power BI
YouTube
EXCELVBAPOWER BISQLGoogle Apps ScriptGoogle SheetsPower QueryPythonPower Platform
© Học Excel Online. All rights reserved.