Khi làm báo cáo thực tập, chúng ta thường phải vẽ lại Vẽ sơ đồ trong Word tổ chức của công ty nơi chúng ta thực tập, hoặc phải vẽ lại sơ đồ tổ chức của bộ phận chúng ta thực tập. Việc phải vẽ bằng thao tác thủ công có thể khiến chúng ta tốn rất nhiều thời gian và gặp nhiều khó khăn. Thử hình dung một công ty có tới hàng chục phòng ban, mỗi phòng ban lại có nhiều tổ, nhóm, ngoài ra còn thêm các bộ phận độc lập có chức năng giám sát nữa, chỉ nghĩ thôi đã đau đầu rồi huông chi là vẽ nó một cách thủ công.
Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách thực hiện việc này với chức năng Smart Art, giúp cho việc Vẽ sơ đồ trong Word trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Để tìm hiểu tổng quát về chức năng Smart Art, mời các bạn xem lại bài viết này:
Hướng dẫn sử dụng chức năng Smart Art trong Word
Bước 1: Tạo mẫu sơ đồ
Để Vẽ sơ đồ trong Word, Trong tab Insert, chúng ta chọn chức năng Smart Art.
Trong cửa sổ Smart Art Graphic, chúng ta chọn chức năng Hierarchy để chọn loại sơ đồ phù hợp, sau đó bấm ok để insert mẫu sơ đồ đó ra
Bước 2: Thiết lập định dạng
Quay trở lại tab Home, chúng ta thấy font chữ mặc định của toàn bộ Smart Art vừa tạo đang là font mặc định của Word [dù chúng ta có thiết lập font mặc định cho Word từ trước đó]
Chọn lại Font chữ, cỡ chữ cho phù hợp.
Bạn cũng có thể chọn màu chữ, màu nền để phân biệt các bộ phận cho nổi bật
Bạn có thể chọn toàn bộ khung sơ đồ để định dạng cho tất cả các ô trong sơ đồ đó, hoặc chọn từng ô để định dạng riêng
Bước 3: Xử lý nội dung
Mục Type our text here: Bạn nhập nội dung cho từng vị trí ô vào vùng này. Ví dụ bạn nhập chức danh cho từng bộ phận như sau:
Khi muốn thêm 1 ô [Shape] tại vị trí nào, bạn click chuột phải vào vị trí ô liên quan tới ô đó và tìm đến mục Add Shape
Add Shape After: Thêm một Shape ngang hàng, về bên phải so với Shape đó
Add Shape Before: Thêm một Shape ngang hàng, về bên trái so với Shape đó
Add Shape Above: Thêm một Shape cấp dưới của Shape cũ, cấp được thêm mới này là cấp dưới gần nhất so với vị trí gốc
Add shape Below: Thêm một Shape cấp dưới của Shape cũ, cấp được thêm mới này là cấp dưới cuối cùng so với vị trí gốc
Add Assistant: Thêm cấp trung gian, trợ lý, hỗ trợ. Cấp này nằm dưới cấp gốc, và nằm bên trái, còn các cấp được thêm ở Above / Below nằm bên phải
Để tô màu cho Shape, chúng ta vào tab Format trong mục SmartArt Tools:
Định dạng cho Shape:
- Shape Fill: tô màu nền trong shape
- Shape Outline: Đường kẻ viền của Shape
- Shape Effects: Hiệu ứng cho Shape
Định dạng cho chữ trong Shape
- Text Fill: Màu chữ
- Text Outline: Đường viền của chữ
- Text Effects: Hiệu ứng cho chữ
—
Như vậy chúng ta đã có thể tự tay thiết kế sơ đồ tổ chức – Vẽ sơ đồ trong Word với công cụ SmartArt rồi. Bằng các thao tác đơn giản chúng ta đã có thể tạo ra được những sơ đồ phức tạp một cách dễ dàng và đẹp mắt.
Chúc các bạn thành công!
Vẽ sơ đồ, giúp chúng ta dễ hình dung, liên tưởng và làm nổi bật các ý chính cũng như truyền đạt thông tin một cách tổng quát sao cho hiệu quả nhất. Có lẽ vì thế, dù được ứng dụng trong học tập hay làm việc thì việc vẽ sơ đồ cũng đóng một vai trò nhất định để mọi người có thể nắm bắt thông tin một cách nhanh nhất.
Để có được sơ đồ, bạn có thể áp dụng một trong hai cách vẽ sơ đồ trong word 2007, 2010, 2013, 2016 hay 2019 như sau:
Cách vẽ sơ đồ trong word bằng Smart Art
Bước 1: Mở Word, bạn chọn Insert -> Smart Art.
Với word 2007, 2010 và 2016 nút Smart Art nằm kế bên nút Shapes nhưng với word 2013 thì nút Smart Art được bố trị gọn như trong hình sau:
Bước 2: Lúc này hộp Smart Art sẽ xuất hiện cho phép bạn chọn sơ đồ phù hợp với nhu cầu mình vẽ nhất trước khi nhấn nút OK. Ở đây, có rất nhiều loại sơ đồ được gợi ý như:
- List: kiểu sơ đồ danh sách
- Process: kiểu sơ đồ quá trình
- Cycle: kiểu sơ đồ vòng
- Hierarchy: kiểu sơ đồ tổ chức
- Relationship: kiểu sơ đồ quan hệ
- Matrix: kiểu sơ đồ ma trận
- Pyramid: kiểu sơ đồ hình kim tự tháp
- Picture: mẫu sơ đồ mà bạn có thể chèn thêm ảnh từ bên ngoài
Bước 3: Sau khi bạn chọn được loại sơ đồ, bạn cần tiến hành điền nội dung vào phần [Text] hiển thị trong sơ đồ.
Ví dụ: chọn vẽ kiểu sơ đồ tổ chức [Hierarchy], nhập nội dung - chữ “Giám đốc” vào ô đầu tiên trên cùng chẳng hạn. Tương tự điền các nội dung ô còn lại.
Lưu ý: Lúc này, bạn có thể xóa hoặc thêm bất kì ô nào có trong mẫu sơ đồ, bằng cách:
- Nếu muốn xóa: click chọn ô muốn xóa, rồi nhấn Delete.
- Nếu muốn thêm: click chọn ô vị trí muốn thêm, chọn Design -> Add Shapes xuất hiện các vị trí chèn ô như:
- Add Shape After: chèn ô ở phía sau [xuất hiện ở bên phải].
- Add Shape Before: chèn ô ở phía trước [xuất hiện ở bên trái].
- Add Shape Above: chèn ô ở phía trên một mức.
- Add Shape Below: chèn ô ở phía dưới một mức.
Ví dụ: Bạn muốn thêm 1 ô dưới ô “Giám đốc” để thêm chức vụ “Phó giám đốc” thì chọn ô Giám đốc, rồi để ý nút Add Shapes trong phần Design, chọn Add Shape Above, sẽ xuất hiện 1 ô mới phía trên ô Giám đốc. Lúc này, bạn có thể nhập lại dữ liệu vào ô nhé!
Bước 4: Nếu cảm thấy nhàm chán với gam màu mặc định, thì bạn có thể thay đổi màu ô của sơ đồ bằng cách vào Design -> Change Color, rồi chọn nhiều kiểu như được gợi ý.
Vậy là bạn đã hoàn tất về việc vẽ sơ đồ trong word dù là word năm 2007, năm 2010, năm 2013, năm 2016 hay năm 2019 rồi đấy! Cách vẽ sơ đồ trong word khi sử dụng Smart Art sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian vẽ hơn với những sơ đồ mà hệ thống đã gợi ý sẵn.
Cách vẽ sơ đồ trong word bằng Shapes
Nếu không chọn cách vẽ Smart Art trong word, thì bạn có thể vẽ sơ đồ bằng Shapes nhưng cách này sẽ tốn nhiều thời gian của bạn hơn.
Trước khi chọn cách vẽ sơ đồ trong word bằng Shapes, bạn cần liệt kê những ý chính được thể hiện trên sơ đồ để rút ngắn thời gian vẽ.{alertInfo}
Bước 1: Vào word, rồi chọn Insert -> Shapes, chọn bất kì hình dạng nào mà bạn muốn.
Bước 2: Tìm vị trí muốn vẽ trên trang, bạn nhấn trái chuột và kéo để tạo ra hình.
Dựa vào ý chính mà bạn muốn thể hiện trên sơ đồ, bạn tiến hành vẽ thêm số lượng hình tương ứng bằng cách giữ phím Ctrl trên bàn phím, đồng thời nhấn giữ trái chuột [sao cho xuất hiện dấu thập] rồi bạn tiến hành kéo thả hình ở vị trí khác.
Nếu không thực hiện thao tác kéo thả chuột để tạo hình như trên, bạn tiến hành sao chép và dán hình bằng tổ hợp Ctrl C và Ctrl V.{alertWarning}
Bước 3: Bạn tiến hành chỉnh style theo sở thích, bạn chọn Format -> để ý trong khung Shape Styles có những chức năng sau:
- Shape Fill: màu hình nền bên trong hình.
- Shape Outline: màu viền, độ dày viền, kiểu viền [nét liền, nét đứt,…].
- Shape Effects: hiệu ứng hình [3D, đổ bóng,...].
Bước 4: Bạn tiến hành vẽ các mũi tên hoặc đường thẳng để thể hiện sự liên kết, bằng cách vào Insert -> Shapes -> chọn hình mũi tên hoặc đường thẳng.
Nếu bạn muốn chỉnh độ dày của mũi tên [hay đường thẳng] thì chọn Format -> Shape Outlines -> Weight -> độ dày mong muốn.
Khi vẽ sơ đồ trong word mà gồm nhiều hình [đối tượng vẽ bằng shape], thì bạn cần nên Nhóm [group] lại để tránh bị xô lệch khi thay đổi bố cục của sơ đồ bằng cách:
Nhấn phím Ctrl, rồi dùng chuột click chọn hết sơ đồ, nhấp chuột phải để chọn Group.
Bước 5: Bạn tiến hành điền nội dung vào hình hộp, bằng cách chọn hình, nhấp phải chuột chọn Add Text rồi sau đó nhập chữ vào.
Bước 6: Như vậy, bạn đã hoàn thành cách vẽ sơ đồ trong word.