Căn cứ Điều 2 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 quy định: “Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này.” Vậy việc đánh số, ký hiệu trong văn bản quy phạm pháp luật được quy định như thế nào? Sau đây, Luật Hoàng Anh xin trình bày về vấn đề này.
Điều 10 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 quy định về số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật như sau:
“Điều 10. Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật
1. Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật phải thể hiện rõ số thứ tự, năm ban hành, loại văn bản, cơ quan ban hành văn bản.
2. Việc đánh số thứ tự của văn bản quy phạm pháp luật phải theo từng loại văn bản và năm ban hành. Luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội được đánh số thứ tự theo từng loại văn bản và nhiệm kỳ của Quốc hội.
3. Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật được sắp xếp như sau:
a] Số, ký hiệu của luật, nghị quyết của Quốc hội được sắp xếp theo thứ tự như sau: “loại văn bản: số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản và số khóa Quốc hội”;
b] Số, ký hiệu của pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội được sắp xếp theo thứ tự như sau: “loại văn bản: số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản và số khóa Quốc hội”;
c] Số, ký hiệu của các văn bản quy phạm pháp luật không thuộc trường hợp quy định tại điểm a và điểm b khoản này được sắp xếp theo thứ tự như sau: “số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của loại văn bản - tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản”.”
Theo quy định trên, số, ký hiệu của văn bản gồm: số thứ tự, năm ban hành, loại văn bản, cơ quan ban hành văn bản.
Căn cứ Điều 58 Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật được quy định như sau:
1. Về quy tắc viết số, ký hiệu:
Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập, gồm số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm ban hành văn bản đó; bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hằng năm; năm ban hành phải ghi đầy đủ các số.
Ký hiệu của văn bản gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản phải được quy định cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu, đúng quy định.
2. Về quy tắc trình bày số, ký hiệu:
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày như sau:
- Số, ký hiệu của các văn bản được sắp xếp theo thứ tự như sau: số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của loại văn bản-tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Thứ tự sắp xếp này được viết liền nhau, không cách chữ;
- Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
- Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm [:]; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước;
- Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng;
- Giữa số, năm ban hành và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo [/]; giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối [-], không cách chữ.
Đối với các văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội và Chủ tịch nước, số, ký hiệu trong các văn bản này được quy định bởi Điều 6 Nghị quyết 351/2017/UBTVQH14 như sau:
- Số, ký hiệu của luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội gồm có loại văn bản, số thứ tự của văn bản, năm ban hành văn bản, tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản và số khóa Quốc hội.
- Số, ký hiệu của nghị quyết liên tịch gồm có số thứ tự của văn bản, năm ban hành văn bản, tên viết tắt của loại văn bản, tên viết tắt của cơ quan cùng ban hành văn bản. Nghị quyết liên tịch được đánh số theo hệ thống quản lý văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban Thường vụ Quốc hội.
- Số, ký hiệu của lệnh, quyết định của Chủ tịch nước gồm có số thứ tự của văn bản, năm ban hành văn bản, tên viết tắt của loại văn bản, chữ viết tắt chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản.
Như vậy, thông qua bài viết trên, Luật Hoàng Anh đã trình bày các quy định về số, ký hiệu của các văn bản quy phạm pháp luật.
Luật Hoàng Anh
Theo quy định tại Phụ lục I Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về việc trình bày số, ký hiệu như sau:
I. Trình bày số của văn bản
- Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm; được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.
Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng.
- Số của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm [:]; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước.
II. Ký hiệu của văn bản
- Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
- Ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo [/], giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối [-], không cách chữ.
Nguồn: ngân hàng pháp luật
Có thể bạn quan tâm:
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Sau từ “Số” có dấu hai chấm [:]. Với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước [theo điểm c khoản 3 mục II Phần I Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP].
Văn bản có số nhỏ hơn 10 phải thêm số 0 phía trước [Ảnh minh họa]
Trong đó, số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và là duy nhất trong một năm, được ghi bằng chữ số Ả Rập và được đăng ký tại Văn thư cơ quan.
Số của văn bản phải thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức [sau đây gọi chung là tổ chức tư vấn] được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng.
Cách trình bày ký hiệu của văn bản
Cách ghi số và ký hiệu văn bản đúng chuẩn Nghị định 30 [Ảnh minh họa]
Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo [/], giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối [-], không cách chữ.
Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản.
Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
Số và ký hiệu văn bản được trình bày ở vị trí nào?
Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Số và ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3 Mục IV Phần I Phụ lục này. Cụ thể, vị trí trình bày các thành phần thể thức của văn bản như sau:
| Ô số | Thành phần thể thức văn bản |
| 1 | Quốc hiệu và Tiêu ngữ |
| 2 | Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản |
| 3 | Số, ký hiệu của văn bản |
| 4 | Địa danh và thời gian ban hành văn bản |
| 5a | Tên loại và trích yếu nội dung văn bản |
| 5b | Trích yếu nội dung công văn |
| 6 | Nội dung văn bản |
| 7a, 7b, 7c | Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền |
| 8 | Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức |
| 9a, 9b | Nơi nhận |
| 10a | Dấu chỉ độ mật |
| 10b | Dấu chỉ mức độ khẩn |
| 11 | Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành |
| 12 | Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành |
| 13 | Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại, số Fax |
| 14 | Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử |
Đây là cách ghi số và ký hiệu văn bản áp dụng với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Nhà nước, tuy nhiên, các cơ quan, tổ chức khác hoàn toàn có thể và nên áp dụng để quản lý hệ thống văn bản thuận tiện hơn. Xem thêm:
>> Thể thức và cách trình bày văn bản áp dụng từ 05/3/2020