Chỉnh sửa trong thanh công thức excel

Dữ liệu ô là văn bản hoặc số trong một ô. Đó có thể là văn bản bạn nhập, số hoặc công thức. Khi bạn bắt đầu tạo một bảng tính, một trong những bước đầu tiên là nhập dữ liệu vào các ô

1. Nhấp vào ô trống nơi bạn muốn thêm dữ liệu

   Bạn biết ô đang hoạt động vì một đường viền xuất hiện xung quanh nó

2. Nhập dữ liệu của bạn vào ô

   Lưu ý rằng văn bản bạn nhập cũng xuất hiện trong thanh Công thức

3. Nhấn Enter hoặc nhấp vào nút Enter

Ngoài việc thêm dữ liệu vào ô trống, bạn cũng có thể nhập dữ liệu vào ô đã được điền sẵn

Chúng ta có thể dành phần lớn cuộc đời Excel của mình để viết và sửa đổi các công thức. Chúng là trái tim của Excel và có sức mạnh đáng kinh ngạc

Các công thức cũng có thể gây khó chịu, choáng ngợp và khó tìm ra. Vì vậy, trong bài đăng này, tôi chia sẻ năm mẹo và lối tắt để giúp bạn đọc và viết công thức nhanh hơn

#1 – Nhập và Chỉnh sửa Chế độ bằng F2

Khi bạn đã chọn một ô, nhấn phím F2 sẽ đặt ô ở chế độ Chỉnh sửa. Nếu ô chứa công thức, bạn sẽ thấy công thức trong ô và có thể chỉnh sửa công thức đó. Điều này giống như nhấp đúp vào ô bằng chuột

Nhưng còn nhiều điều hơn nữa…

Đôi khi bạn có thể muốn chọn một ô/phạm vi bằng các phím mũi tên để thay đổi tham chiếu. Khi bạn nhấn các phím mũi tên ở chế độ Chỉnh sửa, con trỏ văn bản sẽ di chuyển trong công thức

Lúc này bạn có thể nhấn F2 lần nữa để đưa công thức về chế độ Enter hoặc Point. Bây giờ các phím mũi tên sẽ chọn các ô thay vì di chuyển con trỏ văn bản

Chế độ được hiển thị ở góc dưới cùng bên trái của cửa sổ ứng dụng trên Thanh trạng thái

Bạn có thể nhấn F2 lần nữa để chuyển về chế độ Chỉnh sửa, để di chuyển con trỏ văn bản. Chuyển đổi này cho phép bạn sửa đổi các công thức chỉ bằng cách sử dụng bàn phím

Việc sử dụng F2 sẽ phụ thuộc vào kịch bản. Đôi khi sử dụng chuột nhanh hơn. Tuy nhiên, chế độ Nhập và Chỉnh sửa giúp dễ dàng chọn văn bản hoặc phạm vi bằng các phím tắt như Ctrl+Shift+End

Hãy xem các bài viết của tôi về 5 Phím tắt cho Hàng và Cột trong Excel và 2 Phím tắt để Chọn Cột có Ô Trống để tìm hiểu thêm các mẹo chọn phạm vi

#2 – Tham chiếu tuyệt đối và tương đối với F4

Nếu bạn thấy mình đang gõ ký hiệu $ để tạo tham chiếu tuyệt đối/tương đối, thì phím F4 sẽ nhanh chóng trở thành người bạn tốt nhất mới của bạn

Sau khi tạo tham chiếu phạm vi trong công thức [bằng chuột hoặc bàn phím], nhấn phím F4 sẽ thêm ký hiệu $ và biến tham chiếu thành tuyệt đối

Phím F4 là một nút chuyển đổi sẽ chuyển qua tất cả các trạng thái tham chiếu tuyệt đối, hỗn hợp và tương đối

• Lần nhấn đầu tiên – Tham chiếu tuyệt đối đầy đủ. $A$2
• Nhấn lần 2 – Tham chiếu hàng tuyệt đối. 2 đô la Úc
• Nhấn lần thứ 3 – Tham chiếu cột tuyệt đối. $A2
• Nhấn lần thứ 4 – Tham khảo tương đối đầy đủ. A2

Bạn có thể tiếp tục nhấn F4 để chuyển qua các trạng thái này. Chu kỳ sẽ bắt đầu ở trạng thái hiện có cho tham chiếu và thay đổi sang trạng thái tiếp theo khi bạn nhấn F4

F4 cũng hoạt động trên các tham chiếu phạm vi [$A$2. $A$10]

Khi bạn tạo tham chiếu lần đầu bằng cách chọn tham chiếu bằng chuột hoặc bàn phím, hãy nhấn F4 để áp dụng thay đổi cho tham chiếu đầy đủ

Nếu bạn sửa đổi tham chiếu phạm vi hiện có thì bạn sẽ cần chọn toàn bộ tham chiếu trước khi nhấn F4. Nếu không, nó sẽ chỉ sửa đổi phần tham chiếu mà con trỏ văn bản nằm trong đó.

Tôi chia sẻ một cách nhanh chóng để chọn toàn bộ phạm vi tham chiếu trong thủ thuật tiếp theo

#3 – Chọn văn bản đối số với siêu liên kết Screentip

Đôi khi rất khó để tìm và sửa đổi các đối số trong các công thức phức tạp. Chúng ta có thể sử dụng các siêu liên kết screentip của chức năng để trợ giúp việc này

Khi bạn đặt con trỏ văn bản bên trong một hàm, một chú thích màn hình sẽ xuất hiện bên dưới với các đối số của hàm. Nhấp vào siêu liên kết cho bất kỳ đối số nào để chọn văn bản của đối số trong công thức

Nếu bạn đang sửa đổi tham chiếu tuyệt đối/tương đối của công thức, thì bạn có thể nhấn F4 trực tiếp sau khi nhấp vào liên kết

tiền thưởng. Nếu chức năng screentip theo cách của bạn, bạn cũng có thể di chuyển nó bằng cách di chuột qua đường viền cho đến khi con trỏ biến thành một mũi tên chéo

#4 – Đánh giá các thành phần công thức với F9

Khi xử lý các công thức dài và phức tạp, bạn có thể muốn xem kết quả của một hàm/công thức lồng nhau [một công thức bên trong công thức]

Chọn văn bản trong công thức mà bạn muốn đánh giá, sau đó nhấn phím F9. Excel sẽ tính toán văn bản đã chọn và trả về kết quả trực tiếp cho công thức

Điều này có thể giúp bạn từng bước và hiểu cách tính toán của một công thức, nhưng có một vài điều quan trọng cần biết

1. Bạn phải chọn toàn bộ biểu thức hoặc hàm. Nếu bạn chỉ chọn một phần văn bản của hàm thì Excel sẽ hiển thị thông báo lỗi
2. Nhấn Escape sau khi đánh giá các phần của công thức. Cái này quan trọng. Escape sẽ thoát khỏi chế độ Chỉnh sửa và không thực hiện các thay đổi.
   Nếu bạn nhấn Enter thì kết quả đánh giá sẽ được cam kết với công thức và bạn sẽ mất các phần của công thức mà bạn đã đánh giá.

Phím tắt F9 hoạt động tốt khi bạn đang cố gắng tìm ra một thành phần cụ thể của công thức đang tính toán. Mẹo tiếp theo giải thích cách thực hiện từng bước trong toàn bộ công thức

#5 – Cửa sổ Công thức Đánh giá

Cửa sổ Đánh giá Công thức là một công cụ tuyệt vời nếu bạn đã kế thừa một sổ làm việc có chứa các công thức phức tạp. Nó cho phép bạn duyệt qua từng thành phần của công thức và xem nó tính toán như thế nào

Đây là cách sử dụng nó

1. Chọn ô chứa công thức bạn muốn đánh giá
2. Chuyển đến tab Công thức trong Dải băng và nhấn nút Đánh giá Công thức. [phim tăt. Alt, T, U, F]
3. Cửa sổ Đánh giá Công thức sẽ xuất hiện với công thức được tải trong hộp Đánh giá
4. Biểu thức được gạch chân trong công thức sẽ được đánh giá tiếp theo
5. Nhấn nút Đánh giá hoặc Phím cách để đánh giá biểu thức và xem kết quả trong công thức
6. Bạn có thể tiếp tục nhấn Đánh giá hoặc Phím cách để đánh giá từng bước
7. Cuối cùng bạn sẽ thấy kết quả của toàn bộ công thức. Sau đó, bạn có thể nhấn Restart hoặc Space Bar một lần nữa để bắt đầu lại
8. Bạn có thể đóng cửa sổ bất cứ lúc nào trong quá trình đánh giá. Cửa sổ hoàn toàn KHÔNG thay đổi công thức

Nếu bạn thấy mình xem lại công thức nhiều lần, thì bạn có thể muốn quay lại chỉnh sửa công thức và sử dụng phím tắt F9. Tôi thường sử dụng cả hai kỹ thuật này khi học hoặc gỡ lỗi một công thức phức tạp

Khóa chức năng trên bàn phím máy tính xách tay

Ở cuối video, tôi đã đề cập đến một mẹo nếu các phím chức năng [F1-F12] không hoạt động với bạn. Điều này thường là do bàn phím của bạn có các phím chức năng đa năng, phổ biến trên máy tính xách tay và bàn phím nhỏ hơn/mới hơn

Nếu đúng như vậy, bạn sẽ phải nhấn phím Fn kết hợp với phím chức năng. Điều này chắc chắn có thể làm bạn chậm lại

May mắn thay, nhiều bàn phím có tính năng Fn Lock cho phép bạn biến các phím chức năng thành lệnh chính. Thông thường, bạn có thể thực hiện tìm kiếm nhanh trên Google với tên kiểu bàn phím/máy tính xách tay của mình và cụm từ “fn lock”, để xem nó có sẵn không. Tất cả các nhà sản xuất xử lý điều này khác nhau

Phương án cuối cùng, bạn cũng có thể sửa đổi BIOS để khóa các phím chức năng. Đây không phải là thay đổi vĩnh viễn, nhưng khó bật/tắt nhanh hơn

Kiểm tra bài viết của tôi về Phím tắt bàn phím tốt nhất cho Excel để tìm hiểu những gì cần tìm trong bàn phím. Tôi cũng chia sẻ bàn phím tôi sử dụng trong bài viết đó

Sự kết luận

Tôi hy vọng những mẹo này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian khi làm việc với các công thức. Đây không phải là một danh sách đầy đủ

Vui lòng để lại nhận xét bên dưới với bất kỳ mẹo hoặc phím tắt bổ sung nào bạn sử dụng khi làm việc với các công thức. Cảm ơn bạn. 🙂

Trước Phím tắt Excel cho định dạng số

Tiếp theo Chuyển đổi văn bản thành giá trị thời gian bằng công thức

Bạn cũng có thể thích