Chứng từ vận tải là các tài liệu hoặc giấy tờ liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác. Chúng thường được sử dụng để xác nhận và ghi lại các giao dịch vận tải, thông tin về hàng hóa, người gửi và người nhận, cũng như các chi tiết về hình thức và phương tiện vận tải được sử dụng. Các chứng từ vận tải quan trọng bao gồm vận đơn, biên bản giao nhận hàng hóa, hóa đơn vận chuyển và các tài liệu liên quan khác để theo dõi và kiểm soát quá trình vận tải.
Chứng từ vận tải đơn vị vận tải cấp cho khách hàng để xác định họ đã nhận được hàng hóa để chuyên chở.
Đối với các hình thức vận chuyển, vận đơn là loại chứng từ vận tải quan trọng và cần hạn chế để xảy ra bất kỳ một sai sót nào.
Hiện nay, có các loại vận đơn sau: vận đơn hàng không, vận đơn đường biển, giấy gửi hàng đường sắt. Riêng với hình thức vận tải đường bộ sẽ không có vận đơn đường bộ. Thay vào đó sẽ là các giấy tờ khác như: Cargo receipt, chứng từ giao nhận tại kho FCR,…
Các loại chứng từ vận tải
Mỗi hình thức vận tải sẽ bao gồm những giấy tờ khác nhau trong bộ chứng từ vận tải. Cụ thể như sau:
Chứng từ vận tải đường bộ
Trong chứng từ vận tải đường bộ, không thể thiếu các loại giấy tờ sau:
Giấy tờ xe:
- Giấy đăng ký xe
- Giấy chứng nhận bảo hiểm
- Giấy chứng nhận kiểm định
- Giấy lưu hành dành riêng cho xe quá tải, quá khổ [nếu có]
- Sổ nhật trình chạy xe
- Phù hiệu xe chạy hợp đồng
Giấy tờ của chủ phương tiện: giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vận tải [tùy theo ngành nghề cụ thể]
Giấy tờ của người điều khiển phương tiện:
- Giấy phép lái xe
- Giấy chứng nhận huấn luyện vận chuyển hàng
Hợp đồng vận chuyển:
Hợp đồng vận chuyển thực chất là một bản cam kết, thỏa thuận giữa bên vận tải và bên thuê vận tải, có tính chất pháp lý, được dùng trong trường hợp hai bên xảy ra tranh chấp.
Trong hợp đồng vận chuyển thường sẽ có những nội dung sau: số lượng hàng hóa, nơi nhận trả hàng, cước phí, hình thức thanh toán, phương thức giao nhận,… Ngoài ra còn có những điều khoản, thỏa thuận liên quan đến quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của 2 bên tham gia hợp đồng.
Chứng từ vận tải đường biển
Chứng từ vận tải đường biển là những tài liệu quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.
Trong vận tải đường biển có những loại chứng từ quan trọng sau:
Chứng từ hải quan:
- Văn bản cho phép xuất khẩu của Bộ Thương mại
- Tờ khai hải quan dành cho hàng xuất khẩu
- Hợp đồng mua bán ngoại thương
- Giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp và chứng nhận đăng ký kinh doanh
- Bản kê khai chi tiết hàng hóa
\>>> Tìm hiểu thêm: Chi tiết cách tính giá cước vận tải biển quốc tế
Chứng từ với cảng và tàu:
- Chỉ thị xếp hàng của công ty vận tải: những chỉ dẫn của người gửi hàng cho công ty vận tải và cơ quan quản lý cảng nhằm cung cấp đầy đủ hàng hóa được gửi đến cảng để xếp lên tàu.
- Biên lai thuyền phó: do thuyền phó phụ trách xác nhận tàu đã nhận xong hàng.
- Vận đơn đường biển
- Bản lược khai hàng hóa: bản liệt kê do đại lý tại cảng xếp hàng lập để liệt kê các loại hàng hóa được sắp xếp lên tàu vận chuyển đến các cảng khác.
- Phiếu kiểm đếm
- Sơ đồ xếp hàng: bản vẽ miêu tả sơ đồ xếp hàng hóa trên tàu để đánh dấu từng loại hàng hóa khác nhau giao đến từng cảng khác nhau.
- Ngoài ra còn một số chứng từ khác như: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng, chứng từ bảo hiểm.
Chứng từ vận tải đường hàng không
Chứng từ vận tải đường hàng không là các tài liệu hoặc giấy tờ liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không. Những chứng từ này thường được sử dụng để xác nhận và ghi lại các giao dịch vận tải, thông tin về hàng hóa, người gửi và người nhận, cũng như các chi tiết về chuyến bay, số hiệu chuyến bay và hãng hàng không.
Trong chứng từ vận tải đường hàng không có 2 loại chứng từ cần lưu ý đó là:
- Chứng từ vận đơn dùng trong giao hàng: đây được xem là bằng chứng đơn vị chuyên chở hàng không đã nhận hàng để vận chuyển bằng máy bay. Chứng từ này do người chuyển chở phát hành.
- Chứng từ vận đơn người phát hành
Chứng từ vận tải đường sắt
Với hình thức vận tải là đường sắt, bộ chứng từ vận tải gồm các nội dung sau:
- Tên người gửi hàng
- Tên người nhận hàng
- Địa chỉ nhận hàng
- Thông tin về hàng hóa bao gồm: tên và số lượng hàng hóa
- Tên ga đến, ga đi, ga biên giới đi thông qua
- Tiền cước
Chứng từ vận tải đa phương tiện
Chứng từ vận tải đa phương tiện do người kinh doanh vận tải đa phương thức phát hành. Đây được coi là bằng chứng của hợp đồng vận tải đa phương thức, xác nhận người kinh doanh vận tải đa phương thức đã nhận hàng để vận chuyển và giao hàng.
Dưới đây là một số mẫu chứng từ vận tải đa phương thức quan trọng cần có:
- Chứng từ MULTIDOC – Multimodal transport document: chứng từ này do Hội nghị của Liên hợp quốc về buôn bán và phát triển soạn thảo dựa trên cơ sở công ước của Liên hợp quốc về vận tải đa phương thức.
- Chứng từ liên hợp [COMBIDOC – Conbined transport document]: chứng từ này do BIMCO soạn thảo để người kinh doanh vận tải đa phương thức có tàu biển sử dụng.
- Chứng từ vừa dùng cho vận tải liên hợp vừa dùng cho vận tải đường biển [Bill of Lading for Conbined transport Shipment or port to port Shipment]: Là loại chứng từ do các hãng tàu phát hành để mở rộng kinh doanh sang các phương thức vận tải khác khi khách hàng cần. Vận đơn FIATA: Là loại vận đơn do Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận soạn thảo để các hội viên của Liên đoàn sử dụng trong kinh doanh vận tải đa phương thức.