Công việc trợ lý kinh doanh là gì

Trợ lý kinh doanh là vị trí công việc hỗ trợ cho trưởng phòng kinh doanh và tham gia vào các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy công việc không đòi hỏi quá cao nhưng cần có những kiến thức kinh doanh cơ bản và các kỹ năng cần thiết cho công việc.

Xuất hiện bên trưởng phòng kinh doanh với vai trò là người hỗ trợ nên trợ lý kinh doanh có trách nhiệm phụ giúp sếp của mình trong mọi kế hoạch kinh doanh. Nhưng cụ thể trợ lý kinh doanh là gì? Họ thực hiện những công việc nào? Những câu hỏi này sẽ được giải đáp chi tiết hơn sau đây.

Trợ lý kinh doanh là gì? Có những yêu cầu nào?

Trợ lý kinh doanh trong tiếng Anh được gọi là sale admin hay sales assistant. Họ tham gia trực tiếp vào các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp, cụ thể là bán hàng và phối hợp với các phòng ban liên quan để tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp. Do vậy, sale admin phải là những người có kiến thức bán hàng hoặc các kiến thức cơ bản về kinh doanh, kinh tế – tài chính…

Tuy vị trí công việc không đòi hỏi kỹ năng chuyên môn sâu và có những nơi tuyển dụng hiện nay không yêu cầu kinh nghiệm. Thế nhưng, có những yêu cầu cơ bản như: Bằng cấp[Quản trị kinh doanh, marketing…], các kỹ năng[Giao tiếp, thuyết phục, xây dựng kế hoạch, phân tích, lập báo cáo…], sử dụng thành thạo vi tính văn phòng[Word, Excel…]

Vai trò của trợ lý kinh doanh ngày càng được mở rộng, do đó bắt buộc mọi người phải không ngừng phấn đấu và trau dồi các kiến thức chuyên môn cho mình. Trong đó, cần học hỏi kỹ năng đặc biệt quan trọng như:Tìm kiếm khách hàng, chăm sóc khách hàng, bán hàng, quản lý đơn hàng… Càng có lợi thế hơn nếu bạn thành thạo một ngoại ngữ nào đó.

Trợ lý kinh doanh làm công việc gì?

Sale admin phải tham gia vào các công việc hành chính như: Quản lý và soạn thảo các hợp đồng kinh doanh, báo giá, thư chào khách hàng và các văn bản liên quan. Tham gia các công việc bán hàng như: Quản lý hồ sơ khách hàng, giải quyết các đơn hàng, giới thiệu, tư vấn và thuyết phục khách hàng, làm hợp đồng bán hàng… Lên lịch hẹn cho nhân viên kinh doanh và khách hàng.

Cập nhật các chương trình khuyến mãi, ưu đãi để kịp thời giới thiệu đến khách hàng. Tổng hợp những phản hồi của họ trên các phương tiện truyền thông để xử lý, giải đáp các thắc mắc và đáp ứng các yêu cầu cần thiết. Nếu vượt quá khả năng thì sale admin sẽ báo cáo với cấp trên để giải quyết.

Xây dựng chiến lược kinh doanh, theo dõi và nhắc nhở bộ phận kinh doanh thực hiện. Đồng thời đôn đốc việc thu hồi nợ, tổng hợp số liệu bán hàng báo cáo cho bộ phận kế toán. Lập báo cáo kinh doanh theo định kỳ quy định cho trưởng phòng kinh doanh, giám đốc kinh doanh.

Tận dụng các kênh tìm kiếm khách hàng, nghiên cứu sản phẩm trên thị trường để có những đánh giá chính xác giúp doanh nghiệp điều chỉnh hướng phát triển sản phẩm. Bên cạnh đó, là thực hiện các công việc hỗ trợ khác theo yêu cầu, nhận chỉ đạo từ cấp trên.

Tiềm năng phát triển ra sao?

Bất kể công việc nào cũng có những cơ hội phát triển nếu chúng ta có sự nỗ lực và đến giai đoạn chứng minh được năng lực bản thân thì khả năng phát triển rất cao. Công việc trợ lý kinh doanh cũng thế, ban đầu mọi người sẽ có những cơ hội việc làm dễ dàng tại nhiều công ty không yêu cầu kinh nghiệm. Sau đó là thời gian làm việc khoảng 3-5 năm để tích lũy kinh nghiệm, từ đây bạn có thể đảm nhận vai trò giám sát, giám đốc kinh doanh hoặc tự mở doanh nghiệp cho riêng mình.

Mức thu nhập cho công việc sale admin thường dao động từ 8-10 triệu bao gồm lương cơ bản và thưởng dựa trên hiệu quả công việc. Điều này tùy thuộc vào năng lực của mỗi người và tại mỗi doanh nghiệp còn sẵn sàng chi tiền hoa hồng theo doanh số nếu như trợ lý kinh doanh mang về các lợi nhuận cho họ. Mức thu thập là không giới hạn cùng nhiều chế độ đãi ngộ.

Nhờ vào sự đang dạng trong vị trí việc làm và các tiềm năng phát triển mà công việc trợ lý kinh doanh được nhiều người lựa chọn. Đặc biệt, sau khi hiểu rõ hơn trợ lý kinh doanh là gì qua bài viết trên thì lại càng giúp chúng ta có thêm hứng thú với công việc.

Người trợ lý luôn được xem là “cánh tay” đắc lực của hầu hết ban lãnh đạo, và vị trí trợ lý cũng đã trở nên rất phổ biến trong nhiều doanh nghiệp hiện nay. Vậy thực chất trợ lý là gì, và cần có những tố chất nào để trở thành một trợ lý giỏi, hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây của CareerBuilder nhé!

Trợ lý là gì?

Vị trí trợ lý tại nhiều doanh nghiệp hiện nay đang là mơ ước và mục tiêu của nhiều bạn trẻ trong thời buổi tăng trưởng kinh tế hiện nay. Cụ thể hơn, trợ lý sẽ là người hỗ trợ cho ban lãnh đạo như chủ tịch, giám đốc hay trưởng phòng để xử lý một số công việc. Nhiều người lầm tưởng rằng công việc của trợ lý là đảm nhận các vấn đề hành chính hoặc liên quan đến giấy tờ. Nhưng thực tế trợ lý còn là người hỗ trợ cấp trên giải quyết vô vàn vấn đề khác nhau, đôi khi còn đại diện cho lãnh đạo để gặp gỡ và giao tiếp với đối tác, xử lý các mối quan hệ đối ngoại, giúp truyền đạt thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới, được xem là “gương mặt đại diện” cho giám đốc.

Xem thêm

Cách viết CV nhân viên kinh doanh chuyên nghiệp, mẫu CV đẹp, ấn tượng
Cách làm CV bằng Word 2010, 2016 đơn giản, chuyên nghiệp

Trợ lý là gì [Nguồn: Internet]

Phân biệt sự khác nhau giữa trợ lý và thư ký

Tuy đã tìm hiểu rõ ràng trợ lý là gì, nhưng không ít người vẫn đang nhầm lẫn giữa hai vị trí - thư ký và trợ lý. Vậy liệu hai công việc này có thật sự giống nhau?

Thực chất, giữa trợ lý và thư ký có một số yếu tố tương đồng như:

Chịu trách nhiệm và thay mặt ban lãnh đạo xử lý một số công việc khi cấp trên tạm vắng mặt.
Có trách nhiệm quản lý văn thư, văn phòng phẩm và các tài liệu quan trọng.
Lưu trữ và tìm kiếm các hồ sơ giấy tờ liên quan khi ban lãnh đạo cần.
Thay mặt ban lãnh đạo gửi thư tín liên quan đến công việc.
Sắp xếp, tổ chức các buổi họp lớn/nhỏ trong công ty.
Lên kế hoạch theo tuần hoặc tháng cho doanh nghiệp. Theo dõi, tiếp nhận và sắp xếp lịch trình cho ban lãnh đạo. Có nhiệm vụ kiểm tra lịch trình di chuyển, hoặc các chuyến công tác của ban lãnh đạo.

Tuy có khá nhiều điểm tương đồng, nhưng công việc của trợ lý thực tế có rất nhiều khác biệt so với thư ký.

Trợ lý có quyền hạn cũng như vai trò lãnh đạo cao hơn thư ký. Một người trợ lý có thể đảm nhiệm tất thảy những công việc của một thư ký, trách nhiệm theo đó cũng nhiều hơn.
Trợ lý sẽ được trao quyền phân công, giám sát và nghiệm thu một vài công việc tại các phòng ban khác, sau đó báo cáo lại lên ban lãnh đạo.
Tại một số doanh nghiệp, trợ lý có thể đảm nhiệm luôn phần quản lý ngân sách, các khoản thu chi và công nợ của công ty, và làm việc với vai trò như một kế toán.
Trợ lý được ban lãnh đạo trao quyền hạn để làm việc trực tiếp với các nhân viên cấp dưới, gặp gỡ và trao đổi với khách hàng để giải quyết các vấn đề phát sinh.

Từ những yếu tố kể trên, có thể thấy trợ lý là người liên kết và tương tác với hầu hết phòng ban trong công ty, đảm nhiệm khối lượng công việc lớn hơn và mang quyền hạn, trách nhiệm cao hơn thư ký, cũng là vị trí “dưới một người, trên vạn người”.

Xem thêm

CV trợ giảng tiếng Anh: Cách viết CV và Email xin việc chuyên nghiệp
Mẫu CV xin vào câu lạc bộ chuẩn, được duyệt ngay bạn cần phải biết!

Công việc của trợ lý trong công ty

Tùy thuộc vào tính chất của từng doanh nghiệp mà công việc của trợ lý cũng sẽ khác nhau. Nhưng nhìn chung, các công việc chủ yếu mà người trợ lý cần đảm nhận có thể kể đến như:

Lưu trữ hồ sơ, tìm kiếm và chuẩn bị các loại giấy tờ, tài liệu cần thiết cho các buổi họp hoặc sự kiện theo yêu cầu của cấp trên.
Lên lịch và sắp xếp các cuộc họp định kỳ hoặc phát sinh cho công ty, chuẩn bị phòng họp trước khi hội nghị bắt đầu.
Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ của hầu hết nhân viên trong doanh nghiệp, từ nhiều phòng ban khác nhau.
Phối hợp với các nhân viên tại những phòng ban khác để hoàn thành nhiệm vụ được giao, đồng thời đảm nhiệm một số công việc hành chính trong trường hợp cần thiết.
Cập nhật cơ sở dữ liệu nội bộ định kỳ hoặc khi có phát sinh.
Thay mặt cấp trên giải đáp thắc mắc cho các phòng ban trong doanh nghiệp.
Quản lý văn phòng phẩm và thiết bị trong công ty, mua mới khi cần thiết.
Sắp xếp lịch trình di chuyển, công tác cho ban lãnh đạo và các nhân viên trong công ty.
Phân phát tài liệu, thông báo và chỉ dẫn từ ban lãnh đạo cho nhân viên.

Xem thêm:

Tổng hợp mẫu CV IT - Lập trình viên tiếng Việt/Anh chuẩn
Ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng là gì? Cơ hội việc làm?

Công việc chính của trợ lý [Nguồn: Internet]

Yêu cầu cần có đối với một trợ lý là gì?

Chỉ hiểu rõ trợ lý là gì thì chưa đủ. Để trở thành một người trợ lý giỏi, bạn cần sở hữu một số kỹ năng và tố chất riêng biệt.

Kỹ năng giao tiếp: Vì vị trí trợ lý luôn phải giao tiếp với nhiều người, từ ban lãnh đạo, nhân viên trong công ty cho đến khách hàng, thế nên đòi hỏi người trợ lý phải có khả năng giao tiếp tốt, biết cách đàm phán, thuyết phục và nắm bắt tâm lý đối phương. Kỹ năng này vô cùng cần thiết cho trợ lý, đặc biệt là khi gặp gỡ với khách hàng. Kỹ năng giao tiếp thường đi đôi với khả năng am hiểu về văn hóa của từng vùng miền, hay ngôn ngữ từ các quốc gia khác nhau. Có thế mới dễ dàng dẫn dắt cuộc trò chuyện và tạo được thiện cảm với người đối diện.
Kỹ năng vi tính: Trợ lý luôn phải đảm nhiệm các công việc liên quan đến sổ sách, tài liệu, thế nên kỹ năng tin học máy tính cũng rất cần thiết cho vị trí này. Thành thạo và hiểu biết về tin học sẽ giúp quản lý công việc hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất.
Kỹ năng lập kế hoạch: Kỹ năng này sẽ rất hữu ích khi sắp xếp lịch trình cho ban lãnh đạo, hay sắp xếp thời gian họp cho công ty. Một người trợ lý có kỹ năng lập kế hoạch giỏi sẽ được ban lãnh đạo tin tưởng và giao phó những nhiệm vụ quan trọng.
Kỹ năng ra quyết định: Đôi khi trợ lý sẽ thay mặt ban lãnh đạo để giải quyết một vài vấn đề phát sinh, đặc biệt là khi cấp trên tạm vắng mặt.
Hiểu rõ về lĩnh vực hoạt động của công ty: Người trợ lý muốn trở thành “cánh tay” đắc lực của lãnh đạo phải am hiểu hầu hết tình hình hoạt động của công ty cũng như của các đối thủ cạnh tranh trong cùng lĩnh vực. Có thế mới đề xuất những chiến lược đúng đắn, giúp công ty ngày một đi lên và phát triển hơn nữa.

Yêu cầu của trợ lý [Nguồn: Internet]

Những vị trí trợ lý phổ biến hiện nay

Như đã đề cập ở trên, tùy thuộc vào từng doanh nghiệp mà nhiệm vụ và chức danh của trợ lý cũng sẽ có sự khác biệt. Tiêu biểu có thể kể đến một số vị trí trợ lý phổ biến dưới đây.

Trợ lý hành chính

Đúng như tên gọi của mình, vị trí trợ lý hành chính là người sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm về các công việc liên quan đến vấn đề hành chính của doanh nghiệp. Những công việc chính của trợ lý hành chính gồm:

Soạn thảo các văn bản hội họp, văn bản chỉ dẫn của lãnh đạo.
Soạn thảo và gửi email từ doanh nghiệp đến khách hàng.
Gặp gỡ và tiếp đón đối tác của doanh nghiệp.
Tiếp nhận điện thoại từ khách hàng.
Sắp xếp lịch họp.

Trợ lý kinh doanh

Vị trí trợ lý kinh doanh còn được mọi người biết đến với các tên gọi như Sale Admin hay Sale Assistant, đây cũng là chức danh trợ lý phổ biến tại khá nhiều doanh nghiệp. Một người trợ lý kinh doanh sẽ đảm nhận một số công việc chính như:

Phối hợp với các phòng ban trong công ty để thúc đẩy hoạt động bán hàng, tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Hỗ trợ giải quyết các đơn hàng từ khách hàng và đối tác.
Quản lý toàn bộ hồ sơ khách hàng.
Phối hợp, đốc thúc bộ phận kinh doanh giải quyết các vấn đề tồn đọng.

Trợ lý giám đốc

Trợ lý giám đốc cũng là vị trí tương đối phổ biến, thế nhưng nhiều người vẫn chưa hiểu rõ trợ lý là gì, đặc biệt là chức danh trợ lý giám đốc. Cụ thể, trợ lý giám đốc sẽ đảm nhận các công việc chính gồm:

Theo dõi các hoạt động của nhân viên từ các phòng ban.
Hỗ trợ phòng ban nhân sự trong khâu tuyển dụng.
Sắp xếp và quản lý lịch trình, lịch hẹn cho ban lãnh đạo.
Tham gia vào quá trình sàng lọc các ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp.

Trợ lý sản xuất

Trợ lý sản xuất là người sẽ tham gia và giám sát quá trình sản xuất của công ty. Cụ thể:

Giám sát quy trình sản xuất.
Đảm bảo hệ thống sản xuất hoạt động trơn tru.
Phối hợp với các bộ phận khác để xử lý các vấn đề kỹ thuật.
Báo cáo với lãnh đạo để đưa ra phương án xử lý trong những trường hợp cần thiết.

Trợ lý dự án

Những người trợ lý dự án sẽ làm việc theo chỉ đạo và dưới sự giám sát của quản lý dự án, tương tự như trợ lý sản xuất.

Tham gia thực hiện dự án.
Phối hợp, hỗ trợ, giám sát các phòng ban liên quan khi thực hiện dự án.
Sắp xếp lịch trình, đảm bảo dự án tiến hành theo đúng kế hoạch đã đặt ra.
Làm việc với những chuyên gia để xử lý các vấn đề về chất lượng dự án.
Phụ trách một số công việc văn phòng như: gửi email cho khách hàng, soạn báo cáo, sắp xếp lịch họp,...

Mức lương của trợ lý là bao nhiêu

Ngoài thắc mắc trợ lý là gì, nhiều bạn trẻ còn băn khoăn không biết mức lương của trợ lý là bao nhiêu.

Theo thống kê hiện nay cho thấy mức lương trung bình cho vị trí trợ lý tại Việt Nam nằm trong khoảng hơn 10 triệu đồng/tháng. Nếu trợ lý dưới 1 năm kinh nghiệm thì mức lương sẽ thấp hơn, khoảng 8,3 triệu đồng/tháng. Số năm kinh nghiệm nhiều hơn thì mức lương cũng tăng lên. Cụ thể trợ lý từ 1-4 năm kinh nghiệm sẽ có mức lương trung bình là 11,5 triệu đồng/tháng, và trợ lý từ 5-9 năm kinh nghiệm sẽ có mức lương khoảng 15,2 triệu đồng/tháng.

Tìm việc làm trợ lý ở đâu?

Hiện nay có rất nhiều nơi để tìm kiếm việc làm. Thế nhưng nếu bạn đang tìm kiếm vị trí trợ lý với đa dạng lĩnh vực, nhiều mức đãi ngộ hấp dẫn từ vô số các công ty uy tín, thì website tuyển dụng CareerBuilder sẽ là lựa chọn hoàn hảo nhất!

Thông qua bài viết trên, CareerBuilder hy vọng đã giúp bạn giải đáp được các thắc mắc trợ lý là gì, công việc của trợ lý gồm những gì và mức lương của trợ lý là bao nhiêu. Đừng quên ghé CareerBuilder để tìm kiếm thêm nhiều thông tin về các ngành nghề khác nhau nhé!

Công việc của trợ lý kinh doanh là gì?

Trợ lý kinh doanh [Sale Admin/ Sales Assistant] là người tham gia trực tiếp vào các công việc kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời phối hợp cùng đội ngũ bán hàng trong việc nâng cao doanh thu và đem lợi nhuận về cho doanh nghiệp. Do đó vị trí này có thể được xem là “cánh tay phải” đắc lực của ban lãnh đạo công ty.

Công việc của trợ lý là gì?

Vậy trợ lý là gì? Trợ lý là những người làm công việc hỗ trợ chủ tịch, giám đốc, trưởng phòng xử lý những công việc như: tiếp nhận báo cáo, sắp xếp lịch trình công việc, lên lịch họp, đối nội đối ngoại,... Họ là người sẽ làm việc trực tiếp với Ban giám đốc cũng như trưởng bộ phận các phòng ban.

Trợ lý giám đốc là công việc gì?

Trợ lý Tổng giám đốc [Assistant General Manager – AGM] là người luôn đồng hành cùng Tổng giám đốc trong công việc, hỗ trợ, sắp xếp, đảm bảo công việc thường ngày của Tổng giám đốc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất. Hay nói cách khác, AGM chính là "trợ thủ" đắc lực của Tổng giám đốc.

Trợ lý Tổng giám đốc Lương bao nhiêu?

Mức lương trợ lý giám đốc Trung bình thu nhập của thư ký, trợ lý giám đốc từ 9-16 triệu đồng. Tiền lương sẽ tăng dần theo số năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí này. Ngoài ra, khi bạn đảm nhiệm giữ vai trò cánh tay đắc lực của sếp thì thu nhập của bạn có thể 45 triệu/tháng hoặc hơn thế.