Bảng dự toán chi phí không chỉ đơn giản là việc đưa ra con số tài chính tổng cộng, mà còn là việc xây dựng một danh sách chi tiết về những khoản chi phải chi trả, đồng thời dự trữ cho các tình huống rủi ro thông qua số liệu được tính toán chi tiết và chính xác, phản ánh đúng với thực tế mà bạn sẽ phải đối mặt. ACMan sẽ hỗ trợ bạn giải quyết những thắc mắc liên quan trong bài viết dưới đây.
1. Kinh doanh nhà hàng là gì?
Kinh doanh nhà hàng là một hoạt động kinh doanh cung cấp các dịch vụ đáp ứng nhu cầu ăn uống và giải trí của khách hàng, bao gồm các hoạt động như chế biến thức ăn, bán và phục vụ đồ ăn và đồ uống. Mục đích chính của kinh doanh nhà hàng là thu được lợi nhuận từ việc cung cấp các sản phẩm và dịch vụ đa dạng tới thực khách.
Bảng dự toán chi phí mở nhà hàng có thể thay đổi tùy thuộc vào mô hình kinh doanh cụ thể, nhưng đều tuân theo một khung sườn cơ bản. Để lập một bảng dự toán chi phí mở nhà hàng chính xác và hiệu quả, quan trọng nhất là phải hiểu rõ và xác định các khoản chi phí cụ thể liên quan đến việc mở nhà hàng và duy trì hoạt động của nhà hàng.
Trong quá trình khởi nghiệp nhà hàng, việc lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Bởi nếu không quản lý tài chính một cách hiệu quả, nguy cơ mất kiểm soát về việc sử dụng nguồn lực tài chính là rất cao. Điều này có thể dẫn đến lãng phí không cần thiết hoặc tình trạng thiếu hụt ngân sách và những vấn đề khác có thể phát sinh.
Lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng giúp kiểm soát nguồn vốn một cách hiệu quả. Việc này mang lại nhiều lợi ích quan trọng cụ thể như sau:
– Xác định được những phần việc cần phải làm
– Xác được được vốn đầu tư
– Kiểm soát được chi phí cố định hàng tháng
– Dự phòng chi phí phát sinh
3. Các khoản chi phí bắt buộc trong bảng dự toán chi phí mở quán ăn
Tùy thuộc vào mô hình và quy mô kinh doanh nhà hàng thì bảng dự toán chi phí sẽ có những khác biệt, nhưng thường được chia thành chi phí cố định và chi phí biến đổi. Dưới đây là các khoản chi phí quan trọng mà bạn cần tìm hiểu để lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng một cách chính xác.
3.1. Chi phí thuê mặt bằng
Không thể phủ nhận rằng vị trí kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong sự thành bại của một nhà hàng. Diện tích trung bình thường dao động từ 100m2 đến 250m2, bao gồm không gian phục vụ, khu vực bếp, và bãi đỗ xe cho khách.
Chi phí thuê mặt bằng không chỉ phụ thuộc vào diện tích mặt tiền mà còn bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau. Mỗi mô hình kinh doanh nhà hàng sẽ có yêu cầu về diện tích khác nhau tùy thuộc vào số lượng khách hàng phục vụ. Các yếu tố như vị trí trung tâm hay ngoại ô, độ rộng hẹp, tiện ích và thuận tiện đi lại đều ảnh hưởng đến chi phí thuê mặt bằng.
Việc chọn vị trí mặt bằng không chỉ là quyết định về chi phí mà còn liên quan đến việc kinh doanh. Ví dụ, mặc dù chi phí có thể cao hơn ở vị trí trung tâm, nhưng doanh nghiệp có thể hưởng lợi từ việc thu hút được nhiều khách hàng hơn nhờ nằm trong điểm sôi động của thành phố.
Chi phí thuê mặt bằng thường chiếm một phần đáng kể trong tổng chi phí đầu tư, lên đến khoảng 25%. Chi phí cọc ban đầu cũng rất lớn, thậm chí lên tới là 6 tháng hoặc 1 năm. Do đó bạn phải dự trù được một khoản chi phí lớn bởi khi ký hợp đồng thường kéo dài ít nhất 3 năm.
3.2. Chi phí thiết kế trang trí nội thất
Sau khi đã chọn được mặt bằng ưng ý, bước quan trọng tiếp theo là quá trình trang trí nhà hàng và mua sắm nội thất cần thiết. Đối với những mô hình kinh doanh nhỏ, chủ nhà hàng thường chỉ cần dọn dẹp lại không gian, nhưng với các dự án lớn, việc thiết kế lại không gian, mua sắm nội thất và cây cảnh trở nên quan trọng.
Chi phí cho việc thiết kế và mua sắm nội thất thường chiếm khoảng 5-10% tổng chi phí mở nhà hàng. Sau khi hoàn thành thiết kế hoặc có ý tưởng trang trí, bạn sẽ cần tìm những đơn vị cung cấp bàn ghế, đèn trang trí, và các vật phẩm trang trí khác. Việc tìm kiếm những nhà cung cấp uy tín, chất lượng, có chính sách bán hàng hấp dẫn là một phần quan trọng của quá trình này.
Trong thời đại công nghệ hiện đại, việc mua sắm những vật dụng trang trí chất lượng, đẹp mắt, và giá phải chăng không còn là chuyện quá khó khăn. Các sàn thương mại điện tử như Shopee, Tiki, Lazada cũng cung cấp nhiều lựa chọn đa dạng. Ngoài ra, để tiết kiệm ngân sách, bạn cũng có thể tìm mua những món đồ thanh lý từ các nhà hàng khác thông qua các hội nhóm kinh doanh trên Facebook. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm chi phí mà còn đóng góp vào việc tái chế và bảo vệ môi trường.
3.3. Chi phí mua trang thiết bị
Khoản chi phí mua trang thiết bị và vật dụng kinh doanh là một phần quan trọng không thể thiếu trong quá trình lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng. Để đảm bảo tính chính xác và sát thực nhất, bạn cần lên danh sách những vật dụng cần thiết cho bếp và khu vực phục vụ khách hàng một cách chi tiết.
Chi phí đầu tư vào trang thiết bị không nên vượt quá 25% tổng chi phí đầu tư của nhà hàng. Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh, có thể là nhà hàng Á, Âu, buffet, hoặc fast food, bạn cần chọn lựa những thiết bị phù hợp như lò nướng, bếp nấu, nồi chiên, máy rửa bát, và nhiều vật dụng khác.
Quan trọng nhất, khi đầu tư vào trang thiết bị, bạn nên chú ý đến chất lượng và độ bền của sản phẩm. Vì môi trường làm việc trong nhà hàng thường chứa đựng dầu mỡ và độ ẩm, việc chọn lựa các dụng cụ có độ bền cao sẽ giúp tránh được tình trạng hỏng hóc và nâng cao hiệu suất của kinh doanh.
3.4. Chi phí mua phần mềm quản lý nhà hàng
Hiện nay, các phần mềm quản lý nhà hàng đã là một yếu tố cần phải có để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng mang lại nhiều lợi ích, từ hỗ trợ kinh doanh hiệu quả hơn, xử lý nhanh chóng các nghiệp vụ bán hàng đến cho tới hỗ trợ quản trị chuyên nghiệp hơn. Điều này giúp giảm bớt nhân lực, tiết kiệm thời gian và chi phí. Qua đó, giảm thiểu gian lận và thất thoát trong kinh doanh, hướng tới việc tối đa hóa lợi nhuận.
Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý nhà hàng có thể kể đến như quản lý đặt món, bán hàng, chấm công nhân viên, theo dõi doanh thu và các chi phí về nguyên phụ liệu,…
3.5. Chi phí nguyên vật liệu
Chi phí nguyên vật liệu sẽ phụ thuộc khá nhiều vào loại hình bạn lựa chọn. Có thể là nhà hàng chay, nhà hàng đồ ăn Á, Âu, buffet lẩu, hoặc đồ nướng, mỗi loại hình này đều đặt ra định mức nguyên liệu, tính giá và định giá bán khác nhau. Để tối ưu hóa chi phí thực phẩm, nhiều hệ thống nhà hàng lớn thường đầu tư vào khu chế biến và bảo quản riêng, từ đó phân phối đến các bếp trong cùng hệ thống nhà hàng.
Bên cạnh đó, một số nhà hàng không chỉ thu hút thực khách bằng đồ ăn mà còn cả từ các món đồ uống đa dạng và phong phú. Do đó trong quá trình lập bảng dự toán chi phí mở quán ăn, các bạn có thể cần xem xét thêm khoản dự trữ đồ uống. Ngân sách cho việc này thường rơi vào khoảng 10 – 20 triệu đồng mỗi tháng, tùy thuộc vào quy mô và loại hình kinh doanh.
Một lời khuyên nhỏ cho những người mới mở nhà hàng là nên tìm kiếm đại lý cung cấp nguyên vật liệu uy tín và chất lượng, với chính sách ưu đãi hợp lý. Điều này sẽ giúp bạn giảm chi phí nhằm tối đa hóa lợi nhuận. Chi phí cho nguyên liệu thường chiếm khoảng 10% tổng vốn đầu tư ban đầu.
3.6. Chi phí Marketing
Trước ngày khai trương, các bạn cần tăng cường quảng bá để thu hút sự chú ý của khách hàng đối với nhà hàng của bạn. Các phương tiện quảng bá thông thường bao gồm việc phát tờ rơi trong khu vực gần nhà hàng, treo bảng banner để thông báo chương trình khuyến mãi và ưu đãi mở cửa. Chi phí cho những hoạt động này thường dao động trong khoảng 5 – 10 triệu đồng, bao gồm cả thiết kế, in ấn, và chi phí thuê nhân viên phát tờ rơi.
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, việc quảng cáo thương hiệu qua internet và mạng xã hội cũng trở thành giải pháp hiệu quả và không thể thiếu để nhiều người biết đến nhà hàng của bạn. Bằng cách tạo fanpage hoặc trang web để chia sẻ thông tin và hình ảnh về thực đơn, cũng như đăng các đánh giá tích cực và câu chuyện trải nghiệm của khách hàng, bạn có thể tạo ra sự tương tác tích cực. Ngoài ra, chạy quảng cáo trên Facebook Ads, Google, và thậm chí trên TikTok cũng là các cách hiệu quả để tiếp cận đối tượng đa dạng.
Tổng cộng, chi phí marketing, quảng cáo sản phẩm và dịch vụ thường chiếm khoảng 5 – 7% tổng chi phí đầu tư. Tuy nhiên, nếu nhà hàng của bạn có chất lượng đội ngũ nhân viên, sản phẩm, và dịch vụ, cũng như chăm sóc khách hàng xuất sắc, chi phí này có thể giảm đi nhờ việc tạo được ra một lượng lớn khách hàng trung thành.
3.7. Chi phí nhân sự
Với quy mô dịch vụ phục vụ từ 70 đến 100 thực khách, nhà hàng của bạn sẽ cần tuyển dụng 2 đầu bếp chính, 4 phụ bếp, khoảng 5 đến 10 nhân viên phục vụ, 1 quản lý, 1 thu ngân, và 2 nhân viên bảo vệ. Chi phí trung bình cho việc thuê mỗi nhân viên là khoảng 7 triệu đồng, do đó, tổng chi phí lương cho nhân viên mỗi tháng sẽ ước tính khoảng 140 triệu đồng. Với đặc thù của nhà hàng, nhân viên thường sẽ làm theo ca, với ca sáng từ 8 giờ sáng đến 2 giờ chiều và ca chiều từ 4 giờ chiều đến 10 giờ tối.
Số lượng nhân viên cần tuyển dụng trong mỗi ca làm việc sẽ phụ thuộc vào quy mô của nhà hàng. Nhưng những vị trí như quản lý, đầu bếp chính thường là nhân viên cố định, yêu cầu chuyên môn cao và độ tin cậy để đảm bảo ổn định về chất lượng sản phẩm và dịch vụ của nhà hàng.
Ngược lại, đối với những vị trí như nhân viên phục vụ, phụ bếp, các bạn có thể tối ưu hóa chi phí bằng cách thuê sinh viên làm thêm giờ. Mức lương trung bình cho sinh viên là khoảng 15.000 – 22.000 đồng/giờ. Đây là nhóm nhân sự đông đảo và có nhu cầu làm thêm cao nên việc tuyển dụng là không quá khó khăn.
\>>> Xem thêm:
Các bước xây dựng mô hình kinh doanh nhà hàng chi tiết nhất
Làm thế nào để thiết được không gian nhà hàng đẹp?
3.8. Chi phí duy trì hoạt động kinh doanh
Trong thực tế, việc khởi đầu kinh doanh thường gặp khó khăn do khách hàng chưa biết nhiều tới nhà hàng của bạn. Kinh nghiệm quý báu từ những người đi trước trong lĩnh vực này đã chứng minh rằng nhà hàng sẽ chưa thể có lợi nhuận, thậm chí là có thể phải chịu lỗ trong giai đoạn đầu. Do đó, các bạn cần có kế hoạch dự trữ để chi trả tiền thuê và lương nhân viên trong khoảng 3-6 tháng, giúp quán hoạt động ổn định.
Ngoài ra, đừng quên tính toán các chi phí hàng tháng như tiền điện, nước, gas, cũng như chi phí bảo trì và duy trì máy móc, thiết bị. Hãy đảm bảo bạn có nguồn lực tài chính đủ để duy trì hoạt động nhà hàng qua giai đoạn khó khăn ban đầu. Đồng thời, để tăng cường doanh thu và lợi nhuận, bạn cần tập trung vào chất lượng món ăn, thái độ phục vụ chuyên nghiệp từ nhân viên, và triển khai các chương trình ưu đãi hấp dẫn để thu hút được sự quan tâm của khách hàng.
3.9. Chi phí đăng ký các loại giấy phép kinh doanh
Có hai hình thức chính đối với ngành dịch vụ kinh doanh nhà hàng là kinh doanh hộ cá thể và theo mô hình doanh nghiệp. Mỗi hình thức kinh doanh sẽ yêu cầu riêng biệt về những loại giấy tờ cần chuẩn bị. Mức chi phí cho mục này tuy không cao nhưng rất quan trọng cho kế hoạch kinh doanh của bạn.
3.10. Chi phí khác
Bên cạnh những chi phí đã được đề cập, bảng dự toán chi phí mở quán ăn của bạn cũng cần xem xét những khoản chi phí khác bên lề. Ví dụ như chi phí thuế, chi phí rủi ro, và nhiều chi phí khác. Đây là những chi phí không cố định và tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp, khu vực hoặc địa bàn mà bạn chọn để mở nhà hàng. Khoản chi phí khác này thường chiếm khoảng 2-3% trên tổng chi phí đầu tư.
Trên đây là toàn bộ những chi phí cần dự trù trong bảng dự toán chi phí mở quán ăn mà ACMan muốn chia sẻ với bạn. Hy vọng rằng những thông tin sẽ hữu ích và giúp bạn có thể lập ra được một kế hoạch kinh doanh nhà hàng hiệu quả và thành công.
Bên cạnh đó nếu các bạn đang quan tâm tới một phần mềm quản lý nhà hàng chuyên nghiệp thì có thể thử ứng dụng giải pháp phần mềm ACMan Bar của chúng tôi. Mọi chi tiết về sản phẩm và ưu đãi liên quan xin vui lòng liên hệ: