Giảm số hàng trong Excel

[2] Thêm một trang tính mới có tên là ShortSheet, đặt con trỏ vào ô đại diện cho góc trên bên trái của phạm vi được sao chép [có thể là A1] và dán như vậy

[2a] Paste Special... > Formulas [nhấp chuột phải vào ô góc trên bên trái]

[2b] Paste Special... > YourOriginalSheet1

[2c] Paste Special... > YourOriginalSheet3

[2d] Paste Special... > YourOriginalSheet5

[2e] Bao gồm các tùy chọn YourOriginalSheet6 khác mà bạn nghĩ có thể giúp trang tính trông đẹp hơn

[3] Nhấn YourOriginalSheet7 để tìm góc dưới bên phải của ShortSheet để đảm bảo rằng nó chứa tất cả dữ liệu liên quan

[4] YourOriginalSheet9 sách bài tập. [ShortSheet0 tệp mới nếu bạn muốn sao lưu. ]

[5] Xóa YourOriginalSheet [Dữ liệu liên quan hiện được lưu trong ShortSheet. ]

[6] Đổi tên ShortSheet thành tên thực của trang tính gốc của bạn`

Không có gì thay đổi ngoại trừ việc làm cho sổ làm việc nhỏ hơn rất nhiều, vì vậy tất cả các macro, tham chiếu bên ngoài đến trang tính này, v.v. vẫn nên làm việc

Đây là một ShortSheet4 để hoàn thành các bước trong [2]

Sub pasteSpecialAll[]
    Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteFormulas, Operation:=xlNone, SkipBlanks:=False, Transpose:=False
    Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteColumnWidths, Operation:=xlNone, SkipBlanks:=False, Transpose:=False
    Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks:=False, Transpose:=False
    Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteFormats, Operation:=xlNone, SkipBlanks:=False, Transpose:=False
End Sub

Trước khi sử dụng macro, A10 và A11 phạm vi có liên quan, như đã được thực hiện trong bước [1]

Tôi đã lưu macro của mình trong sổ làm việc ShortSheet7 để sử dụng trong tương lai ở mọi nơi và gán phím nhấn ShortSheet8 cho nó

Tất cả chúng ta đều có một tệp Excel quá lớn. Loại mất vài phút để mở hoặc lưu, vì vậy mọi thứ mất gấp đôi thời gian

Florence, Chuyên gia tư vấn cấp cao tại UpSlide, có một số thủ thuật dễ dàng giúp bạn giảm kích thước tệp Excel của mình trong vài giây

Khám phá 7 cách nén file Excel đơn giản trong bài viết dưới đây

Mục lục Ẩn

1 Bạn muốn biết cách giảm kích thước tệp Excel của mình?

2 Cách kiểm tra tệp Excel lớn

3 Mẹo số 1. Xóa định dạng có điều kiện

4 Mẹo số 2. Cắt từng trang tính thành phạm vi được sử dụng

5 Mẹo số 3. Xóa các công thức không cần thiết

6 Mẹo số 4. Nén ảnh trong Excel

7 Mẹo số 5. Xóa định dạng dữ liệu

8 Mẹo số 6. Xóa đồng hồ

9 Mẹo số 7. Loại bỏ dữ liệu ẩn [trang tính, hàng và cột]

10 ✨TIỀN THƯỞNG. Giảm kích thước tệp Excel của bạn chỉ bằng một cú nhấp chuột

Trước khi chúng tôi chỉ cho bạn cách giảm kích thước tệp Excel, trước tiên chúng tôi muốn chia sẻ mẹo nhanh về kiểm tra sổ làm việc Excel

Đối với các chuyên gia tài chính làm việc trong Dịch vụ giao dịch hoặc Ngân hàng đầu tư, việc xây dựng các mô hình với hàng tấn công thức, bảng biểu và trang tính là tiêu chuẩn. Tuy nhiên, bạn càng thêm nhiều nhận xét, công thức, định dạng có điều kiện và trang ẩn thì tệp Excel càng nặng.

Bạn có thể dễ dàng khám phá trang tính nào nặng nhất trong tệp Excel của mình. Để làm như vậy, hãy tạo một bản sao của tệp Excel của bạn và làm theo các bước sau

1. Mở File Explorer nơi lưu Excel của bạn
2. Hiển thị phần mở rộng tên tệp trong tab “Xem”
3. Thay đổi phần mở rộng của bản sao tệp Excel của bạn thành “. nén”
4. Sau đó, mở thư mục đã nén và đi tới xl > worksheets
5. Sắp xếp theo kích thước

Phát hiện các trang tính Excel nặng nhất có thể giúp bạn chọn bắt đầu với trang tính nào. Ví dụ: “tờ26. xml” chiếm gần một phần ba khối lượng toàn cầu. Thông thường, nó tương ứng với sheet n+1 trong file Excel của bạn. Vì vậy, trong ví dụ trên, chúng ta có thể bắt đầu bằng cách cắt trang thứ hai mươi bảy

Hãy cẩn thận. Quy tắc n+1 tính đến các trang ẩn. Nếu bạn có nhiều trang tính bị ẩn, việc tìm đúng trang tính có thể trở nên khó khăn. Một cách để biết chắc chắn bạn có trang tính phù hợp là lấy tên chính xác. Sau đây là hướng dẫn chi tiết cách tìm tên sheet

Bây giờ, đã đến lúc đi sâu vào bảy mẹo của chúng tôi để giảm kích thước tệp Excel

Định dạng có điều kiện rất hữu ích khi bạn cần làm nổi bật dữ liệu cụ thể. Nhưng nó có thể nhanh chóng làm nặng file Excel của bạn. Chúng tôi khuyên bạn nên xóa định dạng có điều kiện khỏi bảng tính của mình ngay khi bạn hoàn thành nó. Để làm như vậy, bạn phải

• Chọn một số ô được định dạng trên trang tính của bạn
• Chuyển đến tab Trang chủ > Định dạng có điều kiện > Xóa quy tắc > Xóa khỏi các ô đã chọn

Nếu bạn muốn xóa định dạng có điều kiện khỏi tất cả các ô của mình, hãy chọn Xóa quy tắc khỏi toàn bộ trang tính

Bạn có biết rằng trang tính Excel có thể có tới một triệu hàng không? . Đây là cách để làm điều đó

• Chọn tất cả các hàng và cột không sử dụng [Phím tắt = Ctrl+Shift+Mũi tên Phải/Xuống]
• Nhấp chuột phải > Xóa

Tất cả chúng ta đều sử dụng công thức Excel để thao tác và kết hợp dữ liệu một cách linh hoạt. Nhưng chúng ta thường quên loại bỏ chúng khi không còn cần thiết.
Đảm bảo thay thế các công thức của bạn bằng các giá trị của chúng để giảm kích thước tệp của bạn và lưu giữ bản ghi dữ liệu của bạn. Đây là một cách nhanh chóng để làm điều đó.

• Chọn các ô bạn đang làm việc [bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl+A để chọn toàn bộ trang tính của mình]
• Sao chép và Dán Đặc biệt. giá trị

Thao tác này cũng sẽ loại bỏ các siêu liên kết khiến tệp của bạn trở nên nặng nề

Khám phá 16 thủ thuật Excel cơ bản

Nguyên tắc vàng là tránh có ảnh trong Excel. Nếu bạn phải sử dụng hình ảnh, cách tốt nhất là luôn nén chúng. Đây là cách

• Chọn hình ảnh bạn muốn làm sáng
• Chuyển đến tab Định dạng ảnh
• Nhấp vào Nén
• Chúng tôi khuyên bạn nên bỏ chọn hộp đầu tiên Chỉ áp dụng trên ảnh này để nén tất cả ảnh trong tệp Excel của bạn
• Không bắt buộc. bạn có thể chọn độ phân giải bạn muốn [chúng tôi khuyên dùng email]

Định dạng cho phép mắt cấu trúc thông tin một cách tự nhiên. Tuy nhiên, định dạng dữ liệu của bạn cũng làm nặng trang tính của bạn. Nếu bạn gặp khó khăn khi tải tệp, chúng tôi khuyên bạn nên xóa định dạng của mình. Làm theo vài bước đơn giản sau

• Chọn tất cả các hàng, cột và ô được định dạng không chứa dữ liệu
• Trang chủ > Chỉnh sửa > Xóa định dạng

Bạn muốn tìm hiểu Top 6 hàm tài chính Excel?

Những người làm việc trên các tệp lớn với nhiều trang tính và công thức biết đồng hồ là gì [không phải đồng hồ đeo tay của bạn. ] Nhiều đồng hồ sẽ đè nặng bảng tính của bạn. Khi bạn đã hoàn thành với chúng, một cách tốt là xóa chúng khỏi tệp của bạn

• Chuyển đến tab Công thức> Cửa sổ xem
• Chọn tất cả và nhấp vào Xóa

QUAN TRỌNG. Chúng tôi khuyên bạn nên áp dụng bước này cuối cùng vì nó có thể phá vỡ các công thức và không thể đảo ngược. Tạo một bản sao trước

Hãy bắt đầu với các trang tính

• Nhấp chuột phải vào một trang tính
• Chọn Bỏ ẩn
• Lặp lại các bước trước đó cho mọi trang tính

Bây giờ hãy làm tương tự với các cột và hàng

• Chọn toàn bộ trang tính của bạn [Ctrl+A]
• Nhấp chuột phải vào hàng/cột của bạn
• Nhấp vào Bỏ ẩn

Bây giờ bạn có thể xem toàn bộ tệp Excel của mình, bạn có thể xóa tất cả các trang tính, cột và hàng không cần thiết. Hơn nữa, bạn có thể dễ dàng kiểm tra tệp Excel của mình để phát hiện các trang nặng bằng phương pháp chúng tôi đã sử dụng ở đầu bài viết

Tại UpSlide, chúng tôi muốn làm việc trên các tệp nhẹ. Đó là lý do tại sao chúng tôi tạo ra một tính năng phù hợp với bạn. Làm sạch thông minh. Nó áp dụng tất cả các mẹo trên trong nháy mắt. Chỉ cần một cú nhấp chuột vào tab UpSlide trong Excel và tệp của bạn sẽ nhẹ như lông hồng

Tính năng này có thể giảm kích thước tệp Excel của bạn tới 99% so với trọng lượng ban đầu

Hãy thử Smart Clean ngay bây giờ

Bạn muốn tìm hiểu thêm về các tính năng của UpSlide và cách chúng tôi giúp bạn tiết kiệm thời gian trên Microsoft Office?

Khám phá các tính năng của chúng tôi

Chia sẻ nó

Đặt mua

thông báo về

Nhãn

{} [+]

Nhãn

{} [+]

18 Nhận xét

Cũ nhất

Mới nhất Được bình chọn nhiều nhất

Phản hồi nội tuyến

Xem tất cả bình luận

MộtAbdelah

2 năm trước

Đây chắc chắn là một bài viết rất hữu ích, cảm ơn bạn đã chia sẻ

8

Hồi đáp

Pablo

2 năm trước

Thủ thuật xóa các hàng trống… OMG, đó là một công cụ thay đổi cuộc chơi đối với tôi. Tôi không biết rằng khi bạn sao chép toàn bộ phạm vi trang, một triệu hàng đã được sao chép. Đó là lý do tại sao các tệp của tôi có kích thước hàng chục megs. Bây giờ chúng là 200kb. Cảm ơn bạn

37

Hồi đáp

Sẽ

2 năm trước

không thể hiểu được những hướng dẫn này ở tất cả bước 1. Thay đổi phần mở rộng tệp thành. kéo?? . đã thử nhưng nó vẫn là file excel ??

0

Hồi đáp

Tác giả

Edouard Ouaknine

2 năm trước

Trả lời Di chúc

Will thân mến,
Cảm ơn bạn đã phát hiện ra nội dung này.
Chúng tôi đã thêm hai bước bổ sung để bạn có thể biết cách thay đổi phần mở rộng tệp của mình thành ZIP một cách hiệu quả.
Hy vọng điều này sẽ giúp bạn giảm kích thước của các bảng tính Excel nặng trong tương lai của mình 🙂
Trân trọng nhất,
Edouard

4

Hồi đáp

Bart

2 năm trước

Bạn có thể sử dụng Ctrl-End để tìm ô ngoài cùng đang được lưu. Nó sẽ hiển thị nếu thực sự có cột/hàng trống đang thực sự được lưu/gây ra kích thước tệp lớn

0

Hồi đáp

Tác giả

Edouard Ouaknine

2 năm trước

Trả lời Bart

Xin chào Bart,
Cảm ơn về mẹo.
Một cách khác để tô sáng các ô chứa dữ liệu là chọn “A1” và sử dụng Ctrl+Shift+End [phím tắt này mở rộng vùng chọn đến ô được sử dụng cuối cùng trên trang tính].

1

Hồi đáp

Jignesh

2 năm trước

Xin chào, cảm ơn đã chia sẻ. Điều này rất hữu ích

0

Hồi đáp

tom

2 năm trước

Đây là trang đầu tiên tôi tìm thấy về vấn đề này – nhưng tôi không thể cắt các hàng không sử dụng cho đến khi đặt lại chiều cao hàng về mặc định cho bảng tính đó [xem https. // siêu người dùng. com/câu hỏi/1349521/xóa-hàng-trong-excel-doesnt-reset-last-cell-used-range]

0

Hồi đáp

Jaz

2 năm trước

Cứu mạng tôi

0

Hồi đáp

Jason

2 năm trước

Tôi có 3 trang tính riêng biệt trong tệp của mình có các cột trống trong "phạm vi đã sử dụng" cho đến tận XFD [hơn 16.000 cột]. Tôi đã xóa cả 3 và phạm vi đã sử dụng hiện chỉ còn khoảng 50 cột, sau đó lưu tệp. Điều này dẫn đến không giảm [không k] kích thước tệp. Tôi đã xác minh rằng phạm vi được sử dụng hiện là chính xác và các cột cồng kềnh này đã biến mất, vậy tại sao không có thay đổi về kích thước?

16

Hồi đáp

izabély lima

2 năm trước

Lưu dưới dạng sổ làm việc nhị phân Excel

5

Hồi đáp

VANDEEP

2 năm trước

Trả lời  izabely lima

CẢM ƠN NÓ LÀM VIỆC

0

Hồi đáp

Afaq Zaheer

1 năm trước

Cảm ơn rất nhiều… Bài viết hữu ích

0

Hồi đáp

tom

1 năm trước

Bài đăng tuyệt vời, cảm ơn bạn rất nhiều. Phương pháp tệp ZIP thật đáng kinh ngạc, tôi sẽ không quên điều đó trong tương lai. Chúng tôi đã tăng từ 46MB lên 874KB

3

Hồi đáp

Jack Rick

1 năm trước

Tôi đã thử phương pháp đầu tiên nhưng kích thước tệp excel tăng 12 MB lên 124 MB và hệ thống hoàn toàn chậm. Nhưng sau đó tôi làm theo tất cả các loạt khôn ngoan cuối cùng đã giảm kích thước tệp excel. cảm ơn

2

Hồi đáp

vim

3 tháng trước

Mẹo số 2 loại bỏ 8 meg. cảm ơn bạn

0

Hồi đáp

William Kus

15 ngày trước

Vấn đề duy nhất với chức năng xóa là một số máy tính có thể bị lỗi do cần bao nhiêu bộ nhớ để thực hiện việc này. Tôi cảm thấy như Excel sẽ tự động giới hạn các ô. Không chắc chắn tại sao 99% người dùng sẽ cần nhiều như vậy

0

Hồi đáp

William Kus

15 ngày trước

Ngoài ra, khi tôi đang sử dụng chức năng xóa để cắt bớt một trang có khoảng 40000 hàng và vài trăm cột, tôi phải thực hiện từng phần một [và xin lưu ý rằng tôi có một giàn máy chơi game]. Giữa chừng, tôi phải lưu, đóng chương trình và tải lại trang tính excel, chọn lại các phần mới và xóa lại. Chức năng xóa ngừng hoạt động nếu tôi không lưu và đóng và mở lại. Không chắc chắn nếu có ai khác có vấn đề này