Nếu bạn cần thao tác dữ liệu trong Google Trang tính, chức năng QUERY có thể giúp ích. Nó mang tính năng tìm kiếm kiểu cơ sở dữ liệu mạnh mẽ vào bảng tính của bạn, vì vậy bạn có thể tra cứu và lọc dữ liệu của mình ở bất kỳ định dạng nào bạn muốn. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng nó
Sử dụng hàm QUERY
Hàm QUERY không quá khó để thành thạo nếu bạn đã từng tương tác với cơ sở dữ liệu bằng SQL. Định dạng của hàm QUERY điển hình tương tự như SQL và mang lại sức mạnh tìm kiếm cơ sở dữ liệu cho Google Trang tính
Định dạng của công thức sử dụng hàm QUERY là =QUERY[data, query, headers]. Bạn thay thế “dữ liệu” bằng phạm vi ô của mình [ví dụ: “A2. D12” hoặc “A. D”] và “query” với truy vấn tìm kiếm của bạn
Đối số "tiêu đề" tùy chọn đặt số lượng hàng tiêu đề sẽ bao gồm ở đầu phạm vi dữ liệu của bạn. Nếu bạn có tiêu đề trải rộng trên hai ô, chẳng hạn như “Tên” trong A1 và “Tên” trong A2, điều này sẽ chỉ định rằng QUERY sử dụng nội dung của hai hàng đầu tiên làm tiêu đề kết hợp
Trong ví dụ bên dưới, một trang tính [được gọi là “Danh sách nhân viên”] của bảng tính Google Trang tính bao gồm danh sách nhân viên. Nó bao gồm tên, số ID nhân viên, ngày sinh của họ và liệu họ có tham gia buổi đào tạo nhân viên bắt buộc hay không
Trên trang tính thứ hai, bạn có thể sử dụng công thức QUERY để lấy danh sách tất cả nhân viên chưa tham gia buổi đào tạo bắt buộc. Danh sách này sẽ bao gồm số ID nhân viên, tên, họ và liệu họ có tham gia buổi đào tạo hay không
Để làm điều này với dữ liệu được hiển thị ở trên, bạn có thể nhập =QUERY['Staff List'!A2:E12, "SELECT A, B, C, E WHERE E = 'No'"]. Thao tác này truy vấn dữ liệu từ phạm vi A2 đến E12 trên trang tính “Danh sách nhân viên”
Giống như một truy vấn SQL điển hình, hàm QUERY chọn các cột để hiển thị [SELECT] và xác định các tham số cho tìm kiếm [WHERE]. Nó trả về các cột A, B, C và E, cung cấp danh sách tất cả các hàng phù hợp trong đó giá trị trong cột E [“Đã tham gia đào tạo”] là một chuỗi văn bản chứa “Không. ”
Như hình trên, 4 nhân viên trong danh sách ban đầu chưa tham gia buổi đào tạo nào. Hàm QUERY đã cung cấp thông tin này, cũng như khớp các cột để hiển thị tên và số ID nhân viên của họ trong một danh sách riêng
Ví dụ này sử dụng một phạm vi dữ liệu rất cụ thể. Bạn có thể thay đổi điều này để truy vấn tất cả dữ liệu trong các cột từ A đến E. Điều này sẽ cho phép bạn tiếp tục thêm nhân viên mới vào danh sách. Công thức QUERY bạn đã sử dụng cũng sẽ tự động cập nhật bất cứ khi nào bạn thêm nhân viên mới hoặc khi ai đó tham gia buổi đào tạo
Công thức chính xác cho điều này là =QUERY['Staff List'!A2:E, "Select A, B, C, E WHERE E = 'No'"]. Công thức này bỏ qua tiêu đề "Nhân viên" ban đầu trong ô A1
Nếu bạn thêm nhân viên thứ 11 chưa tham gia khóa đào tạo vào danh sách ban đầu, như minh họa bên dưới [Christine Smith], công thức QUERY cũng cập nhật và hiển thị nhân viên mới
Công thức QUERY nâng cao
Chức năng QUERY rất linh hoạt. Nó cho phép bạn sử dụng các phép toán logic khác [như AND và OR] hoặc các hàm của Google [như COUNT] như một phần trong tìm kiếm của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng các toán tử so sánh [lớn hơn, nhỏ hơn, v.v.] để tìm giá trị giữa hai số
Sử dụng toán tử so sánh với QUERY
Bạn có thể sử dụng QUERY với các toán tử so sánh [như nhỏ hơn, lớn hơn hoặc bằng] để thu hẹp và lọc dữ liệu. Để làm điều này, chúng tôi sẽ thêm một cột bổ sung [F] vào bảng "Danh sách nhân viên" của chúng tôi với số lượng giải thưởng mà mỗi nhân viên đã giành được
Sử dụng QUERY, chúng tôi có thể tìm kiếm tất cả nhân viên đã giành được ít nhất một giải thưởng. Định dạng của công thức này là =QUERY['Staff List'!A2:F12, "SELECT A, B, C, D, E, F WHERE F > 0"]
Điều này sử dụng toán tử so sánh lớn hơn [>] để tìm kiếm các giá trị trên 0 trong cột F
Ví dụ trên cho thấy hàm QUERY trả về danh sách tám nhân viên đã giành được một hoặc nhiều giải thưởng. Trong tổng số 11 nhân viên, ba người chưa bao giờ giành được giải thưởng
Sử dụng AND và OR với QUERY
Các hàm toán tử logic lồng nhau như AND và OR hoạt động tốt trong công thức QUERY lớn hơn để thêm nhiều tiêu chí tìm kiếm vào công thức của bạn
CÓ LIÊN QUAN. Cách sử dụng hàm AND và OR trong Google Sheets
Một cách hay để kiểm tra AND là tìm kiếm dữ liệu giữa hai ngày. Nếu chúng tôi sử dụng ví dụ danh sách nhân viên của mình, chúng tôi có thể liệt kê tất cả nhân viên sinh từ 1980 đến 1989
Điều này cũng tận dụng các toán tử so sánh, như lớn hơn hoặc bằng [>=] và nhỏ hơn hoặc bằng [