Hướng dẫn add lịch trong excel

Nhập hoặc thay đổi lịch biểu của bạn trong Excel và sau đó nhập nó vào ứng dụng ca có thể làm tăng tốc độ cơ quan của bạn, đặc biệt là nếu bạn quản lý một nhóm lớn. Và vì các thành viên trong nhóm của bạn sẽ tự động được thêm vào mẫu Excel trước khi bạn bắt đầu, gán công nhân để thay đổi là một cơn gió.

Trong bài viết này

Overview

Xuất lịch biểu thay đổi để chỉnh sửa trong Excel

Chỉnh sửa lịch biểu thay đổi trong Excel

Nhập lịch biểu vào ứng dụng ca

Xem và sửa lỗi nhập

Tổng quan

Có ba bước chính để làm việc trong Excel: xuất các thành viên nhóm và lên lịch từ ca, chỉnh sửa sổ làm việc Excel và nhập sổ làm việc trở lại vào ca. Sổ làm việc đã xuất sẽ chứa các thành viên nhóm và email của họ và bất kỳ thay đổi nào hiện có trong khoảng thời gian bạn chọn.

Nếu bạn đang bắt đầu với một lịch biểu trống, bạn sẽ cần thêm người vào lịch biểu trước khi xuất nó sang Excel. Để biết hướng dẫn, hãy xem mục "tổ chức ca theo nhóm" và "thêm người vào lịch biểu" trong phần điền vào một lịch biểu trong ca.

Xuất lịch biểu thay đổi để chỉnh sửa trong Excel

Quy trình này tạo sổ làm việc Excel tương thích nhập cho các chỉnh sửa của bạn.

1. Trong ứng dụng ca, đi tới lịch biểu nhóm mà bạn muốn sửa. 

2. Đi tới tùy chọn khác

   ở phía trên cùng bên phải của trang lịch biểu , rồi chọn xuất lịch biểu.

3. Chọn ngày bắt đầu và kết thúc cho khung thời gian bạn muốn làm việc.

4. Bên dưới ngày kết thúc, chọn tạo một báo cáo tương thích để nhập, rồi chọn xuất.

Lưu ý: Mở [chưa gán] thay đổi hiện không được xuất trong sổ làm việc. Chỉ các ca được phân công sẽ xuất hiện.

Chỉnh sửa lịch biểu thay đổi trong Excel

1. Mở sổ làm việc Excel mà bạn đã xuất từ ca. 

2. Chọn bật chỉnh sửa ở đầu trang. Bạn có thể làm việc trực tiếp trong tệp đã xuất, hoặc dùng lưu như để tạo bản sao thứ hai của tệp để sửa.

3. Đọc trang hướng dẫn trong tệp và xem mẫu Excel để thayđổi. Những tài nguyên này sẽ giúp bạn tránh các lỗi nhập thông thường.

4. Thực hiện các thay đổi và bổ sung của bạn trên các trang tính ca và lưu các ghi chú ngày  và lưu công việc của bạn.

   Lưu ý: Số lượng ca tối đa mà bạn có thể nhập cho mỗi tệp là 10.000. Sử dụng tệp thứ hai để nhập thêm thay đổi.

Nhập lịch biểu vào ứng dụng ca

1. Trong ứng dụng ca, đi tới trang hiển thị lịch biểu Nhóm bạn đã chỉnh sửa trong Excel.

2. Đi tới tùy chọn khác

   ở phía trên cùng bên phải của trang lịch biểu , rồi chọn nhập lịch biểu.

3. Chọn tải lên tệp, dẫn hướng đến tệp Excel đã sửa, rồi chọn mở.

Khi hoàn thành quá trình nhập, bạn sẽ thấy một trong những thao tác sau:

• Thông báo cho bạn biết rằng quá trình nhập thành công. [Bạn có thể bỏ qua phần tiếp theo của bài viết này!]

• Một thông báo sẽ hướng dẫn bạn để tải xuống một tệp lỗi Excel sẽ giúp bạn tìm và khắc phục sự cố.

Xem và sửa lỗi nhập

1. Mở tệp lỗi từ thư mục tải xuống của bạn. Tên của nó sẽ kết thúc bằng "lỗi".

2. Đi đến trang tính lỗi .

   Mỗi dòng của trang tính Hiển thị vị trí của một lỗi và những gì cần được sửa chữa.

3. Đi đến trang tính thay đổi và sửa lỗi. Vị trí lỗi sẽ có màu đỏ.

   Trong trường hợp này, ngày bắt đầu thay đổi đã vô tình nhập là 7/30, dẫn đến sự thay đổi dài hơn 24 giờ. Trình quản lý sau đó sẽ thay đổi ngày đến 7/31.

4. Khi bạn đã sửa lỗi, hãy nhập sổ làm việc để thay đổi một lần nữa.

Bạn muốn tìm hiểu thêm?

Đọc thêm về ca

Đối với người quản trị CNTT

Quản lý ứng dụng ca cho tổ chức của bạn