Lọc dữ liệu [Filter Data] từ lâu đã là công cụ cực kỳ quan trọng khi thao tác trên bảng tính Excel. Chức năng Filter được thực hiện để lọc và hiển thị dữ liệu có mục đích, giúp người thực hiện dễ dàng theo dõi và thống kê.
- Lọc 1 vùng dữ liệu
Các bước thao tác lần lượt như sau:
- Chọn vùng dữ liệu cần lọc [nên để tiêu đề đầu mỗi cột để thao tác được chính xác]. Click tab Data, chọn biểu tượng Filter như hình
- Click mũi tên ở đầu cột cần lọc, chọn Text Filters hoặc Number Filters.
- Click chọn phép so sánh thích hợp. Ví dụ: để chọn các số giữa giới hạn nhỏ nhất và lớn nhất, chọn Between.
- Trong hộp Custom AutoFilter, chọn khoảng giới hạn để lọc dữ liệu. Ví dụ: để hiển thị tất cả các số giữa 1,000 và 7,000; trong mục “is greater than or equal to”, nhập 1000 và nhập 7000 ở phần “is less than or equal to”
- Click OK
II. Lọc dữ liệu trong bảng
Để lọc nhanh dữ liệu, các bạn làm theo cách sau:
- Click mũi tên ở đầu cột muốn lọc dữ liệu
- Trong bảng danh mục số hoặc chữ được hiển thị, bỏ chọn phần Select All ở đầu list, rồi check chọn vào các ô chứa dữ liệu mong muốn hiển thị trong bảng
- Click OK
- Mũi tên lúc này được đổi thành biểu tượngđể biểu thị 1 filter đã được thực hiện. Click vào để thay đổi hoặc xóa bộ lọc
III. Lọc dữ liệu bằng màu sắc
Tô màu chữ hoặc ô tính là mẹo hay để làm nổi bật những thông tin cần lưu ý. Chức năng Lọc dữ liệu còn cho phép lọc các ô theo màu sắc nếu các ô tính đã được định dạng sẵn bằng màu sắc hoặc chức năng Conditional Formatting. Các bước thao tác như sau:
trong Excel sử dụng để lọc một loạt dữ liệu dựa trên tiêu chí được cung cấp và kết xuất dữ liệu chính xác. Hàm này khá linh hoạt giúp bạn lọc những thông tin cần thiết từ các tiêu chí phù hợp đồng thời giúp sử dụng dễ dàng, tiết kiệm thời gian. Theo dõi bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về cách sử dụng lệnh FILTER trong Excel nhé.
Lệnh Filter trong Excel có chức năng giúp người dùng lọc dữ liệu theo một hoặc nhiều điều kiện đưa ra. Trong file Excel sẽ ẩn đi những hàng không đáp ứng yêu cầu và hiển thị những hàng đã đáp ứng điều kiện xác định. Chức năng lọc trong Excel gồm: lọc dữ liệu nâng cao [Advanced Filter] và lọc dữ liệu mặc định [Auto Filter].
Nhờ Filter mà nó giúp người dùng lọc dữ liệu dễ dàng hơn và tiết kiệm thời gian cho kết quả chính xác nhất. cách sử dụng lệnh filter trong excel 2007, 2010, 2013 đều giống nhau. Tuy nhiên, đối với phiên bản excel 2003 thì khác bởi phiên bản này có sự thay đổi trong việc chuyển từ thanh Menu sang thanh Ribbon.
Sử dụng bộ lọc Filter trong excel đơn giản nhất
Các bước dưới đây sẽ giúp các bạn tạo bộ lọc FILTER trong Excel.
Bước 1: Thực hiện nhập dữ liệu vào bảng Excel.
Bước 2: Bôi đen vùng dữ liệu cần lọc của bảng hoặc chọn hàng tiêu đề [hàng đầu tiên] của bảng.
Bước 3: Tại tab Home, nhấn chọn Sort & Filter > Filter. Hoặc tại tab Data, nhấn chọn Filter.
Cách sử dụng bộ lọc Filter mặc định [Autofilter] để lọc dữ liệu:
Bước 1: Nhấn vào dấu mũi tên bên cạnh mục cần lọc dữ liệu.
Bước 2: Nhấn chọn các tiêu chí lọc. Chẳng hạn để hiển thị những người có giới tính nam, cần tick chọn vào ô “Nam” trong ví dụ dưới đây.
Bước 3: Nhấn OK để tiến hành lọc dữ liệu. Khi đó, những dữ liệu thỏa mãn điều kiện lọc sẽ được hiển thị, dữ liệu không thỏa mãn sẽ tạm thời bị ẩn đi.
Cách cách sử dụng lệnh advanced filter trong excel để lọc dữ liệu:
Bước 1: Cần tạo bảng tiêu chí lọc.
Bước 2: Tại mục Data chọn Sort & Filter rồi chọn Advanced.
Tại mục Data > Sort & Filter, rồi click chọn Advanced.
Bước 3: Chọn thông số lọc trong bảng như sau:
- Action: Chọn vị trí xuất kết quả lọc dữ liệu; [Filter the list, in-place] nghĩa là kết quả sẽ được trả về vị trí bảng dữ liệu tương ứng; [Copy to another location] nghĩa là kết quả được xuất ra ở vị trí khác trong bảng tính.
- List range: nghĩa là vùng dữ liệu cần lọc.
- Criteria range: nghĩa là bảng tiêu chí lọc.
- Copy to: Ở mục Action bạn chọn [Copy to another location], lúc này bạn sẽ biết vị trí xuất kết quả lọc cụ thể.
Chọn thông số lọc trong bảng
Bước 4: Nhấn OK để xem kết quả lọc.
Công thức sử dụng hàm FILTER trong Excel
Hàm FILTER trong excel giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và lọc dữ liệu theo một hoặc nhiều điều kiện mà bạn đưa ra.
Công thức của hàm FILTER:
\=FILTER[array,include,if_empty]
Trong đó
- Array [bắt buộc]: Nghĩa là vùng dữ liệu cần lọc.
- Include [bắt buộc]: Nghĩa là điều kiện lọc và cột dữ liệu cần lọc
- If Empty [không bắt buộc]: Nghĩa là kết quả trả về trong trường hợp không có giá trị nào kết xuất được thỏa mãn điều kiện.
Một số lưu ý khi sử dụng hàm FILTER trong excel
Các bạn cần lưu ý khi sử dụng hàm filter trong excel:
- Kết quả trả về dưới dạng mảng dữ liệu, không đi kèm định dạng của vùng dữ liệu gốc.
- Hàm FILTER chỉ hỗ trợ sử dụng đối với phiên bản Excel 365.
- Tham số [Array] không bắt buộc phải chứa hàng tiêu đề.
- Tham số [Include] bắt buộc phải có số cột và số hàng tương ứng với vùng dữ liệu cần lọc.
Một số lỗi cơ bản thường gặp khi sử dụng hàm FILTER:
- Lỗi
NA!,
VALUE!,… sẽ xuất hiện nếu cột chứa dữ liệu trong tham số [Include] không phải là điều kiện hợp lý. Hoặc tham số [Include] có chứa giá trị lỗi. Ví dụ như số hàng không tương ứng với vùng dữ liệu lọc. Khi đó, bạn cần điều chỉnh lại tham số [Include] sao cho phù hợp với vùng dữ liệu cần lọc.
- Lỗi
CALC! xuất hiện khi không có giá trị nào trong dữ liệu thỏa mãn điều kiện lọc. Khi đó, bạn có thể điền thêm tham số [If Empty] vào vùng dữ liệu.
- Lỗi
SPILL! xuất hiện nếu trong vùng kết xuất kết quả có chứa cả các giá trị khác. Khi đó, bạn cần đảm bảo rằng không có giá trị nào khác nằm lẫn trong vùng dữ liệu này.
- Lỗi
REF! xuất hiện nếu bạn lọc dữ liệu từ bảng tính hoặc trang tính khác khi trang tính đó đang bị đóng. Để khắc phục tình trạng này bạn cần cập nhật lên phiên bản Excel 365 mới nhất.
Lời kết
Hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ giúp ích các bạn trong công việc hàng ngày. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết “ hướng dẫn sử dụng