Khi làm việc với Excel, dữ liệu của tập tin quá lớn sẽ làm người xem khó xác định được cụ thể. Bạn có thể khắc phục việc này bằng cách định dạng ô dữ liệu với công cụ Conditional Formatting trong Excel. Vậy bạn đã biết cách sử dụng Conditional Formatting? Cùng theo dõi bài viết bên dưới để biết cách thực hiện nhé!
Lưu ý: Hướng dẫn bên dưới được thực hiện trên Microsoft Excel 365. Các phiên bản khác như Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016 sẽ có chút khác biệt về giao diện nhưng có cách thực hiện tương tự.: Hướng dẫn bên dưới được thực hiện trên Microsoft Excel 365. Các phiên bản khác như Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016 sẽ có chút khác biệt về giao diện nhưng có cách thực hiện tương tự.
Conditional Formatting trong Excel là công cụ dùng để làm nổi bật giá trị trong ô giúp người xem xác định được dữ liệu nhanh chóng bằng cách thay đổi màu sắc, icon, thanh dữ liệu và thang màu của ô theo một quy tắc định dạng có điều kiện.màu sắc, icon, thanh dữ liệu và thang màu của ô theo một quy tắc định dạng có điều kiện.
+ Khái niệm: Định dạng ô của bạn theo giá trị trong ô với giá trị thỏa mãn điều kiện có sẵn hoặc do bạn thiết lập.Khái niệm: Định dạng ô của bạn theo giá trị trong ô với giá trị thỏa mãn điều kiện có sẵn hoặc do bạn thiết lập.
Một số thiết lập có sẵn có chức năng như sau:
- Greater Than: Định dạng ô có giá trị lớn hơn giá trị bạn chọn.: Định dạng ô có giá trị lớn hơn giá trị bạn chọn.
- Less Than: Định dạng ô có giá trị nhỏ hơn giá trị bạn chọn.: Định dạng ô có giá trị nhỏ hơn giá trị bạn chọn.
- Between: Định dạng các giá trị nằm trong khoảng bạn chọn.: Định dạng các giá trị nằm trong khoảng bạn chọn.
- Equal To: Định dạng ô chứa giá trị bạn chọn.: Định dạng ô chứa giá trị bạn chọn.
- Text That Contains: Ô chứa chữ bạn chọn sẽ được định dạng.: Ô chứa chữ bạn chọn sẽ được định dạng.
- A Date Occurring: Định dạng ô có chứa thời gian bạn thiết lập.: Định dạng ô có chứa thời gian bạn thiết lập.
- Duplicate Values: Định dạng các giá trị trùng lặp.: Định dạng các giá trị trùng lặp.
+ Ví dụ: Đánh dấu ô có giá trị lớn hơn 8.5 tại cột Toán. Ví dụ: Đánh dấu ô có giá trị lớn hơn 8.5 tại cột Toán.
Bước 1: Quét chọn giá trị trong cột Toán.: Quét chọn giá trị trong cột Toán.
Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn Highlight Cells Rules > Chọn Greater Than.: Chọn Conditional Formatting > Chọn Highlight Cells Rules > Chọn Greater Than.
Bước 3: Nhập 8.5 vào ô > Nhấn OK.: Nhập 8.5 vào ô > Nhấn OK.
+ Khái niệm: Định dạng các giá trị trong ô theo xếp hạng của một vùng dữ liệu mà bạn chọn.Khái niệm: Định dạng các giá trị trong ô theo xếp hạng của một vùng dữ liệu mà bạn chọn.
Ô sẽ được định dạng theo các chức năng dưới đây:
- Top 10 Items: Ô có 10 giá trị lớn nhất.: Ô có 10 giá trị lớn nhất.
- Top 10%: 10% ô chứa giá trị lớn nhất.: 10% ô chứa giá trị lớn nhất.
- Bottom 10 Items: Ô có 10 giá trị nhỏ nhất.: Ô có 10 giá trị nhỏ nhất.
- Bottom 10%: 10% ô chứa giá trị nhỏ nhất.: 10% ô chứa giá trị nhỏ nhất.
- Above Average: Ô có giá trị lớn hơn giá trị trung bình của vùng dữ liệu bạn chọn.: Ô có giá trị lớn hơn giá trị trung bình của vùng dữ liệu bạn chọn.
- Below Average: Ô có giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của vùng dữ liệu bạn chọn.: Ô có giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của vùng dữ liệu bạn chọn.
+ Ví dụ: Định dạng 2 giá trị lớn nhất tại cột Văn. Ví dụ: Định dạng 2 giá trị lớn nhất tại cột Văn.
Bước 1: Quét chọn các giá trị trong cột Văn.: Quét chọn các giá trị trong cột Văn.
Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn Top/Bottom Rules > Chọn Top 10 Items.: Chọn Conditional Formatting > Chọn Top/Bottom Rules > Chọn Top 10 Items.
Bước 3: Giảm giá trị xuống 2 > Chọn OK.: Giảm giá trị xuống 2 > Chọn OK.
+ Khái niệm: Data Bar có chức năng hiển thị mức độ lớn nhỏ của giá trị trong một vùng dữ liệu mà bạn chọn. Khái niệm: Data Bar có chức năng hiển thị mức độ lớn nhỏ của giá trị trong một vùng dữ liệu mà bạn chọn.
+ Ví dụ: Sử dụng Data Bar để định dạng cột Anh. Ví dụ: Sử dụng Data Bar để định dạng cột Anh.
Bước 1: Quét chọn giá trị trong cột Anh.: Quét chọn giá trị trong cột Anh.
Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn Data Bars > Chọn một bảng màu tại Gradient Fill.: Chọn Conditional Formatting > Chọn Data Bars > Chọn một bảng màu tại Gradient Fill.
+ Khái niệm: Chức năng dùng màu sắc để phân biệt các ô của một vùng dữ liệu dựa vào giá trị lớn nhỏ trong ô. Khái niệm: Chức năng dùng màu sắc để phân biệt các ô của một vùng dữ liệu dựa vào giá trị lớn nhỏ trong ô.
+ Ví dụ: Phân biệt giá trị lớn nhỏ tại cột Lý. Ví dụ: Phân biệt giá trị lớn nhỏ tại cột Lý.
Bước 1: Quét chọn giá trị tại cột Lý.: Quét chọn giá trị tại cột Lý.
Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn Color Scales > Chọn bảng màu.: Chọn Conditional Formatting > Chọn Color Scales > Chọn bảng màu.
+ Khái niệm: Dùng các biểu tượng để phân biệt các giá trị trong ô của một vùng dữ liệu. Khái niệm: Dùng các biểu tượng để phân biệt các giá trị trong ô của một vùng dữ liệu.
+ Ví dụ: Sử dụng chức năng Icon Sets tại cộng Hóa.Ví dụ: Sử dụng chức năng Icon Sets tại cộng Hóa.
Bước 1: Quét chọn giá trị tại cột Hóa.: Quét chọn giá trị tại cột Hóa.
Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn Icon Sets > Chọn 1 nhóm biểu tượng.: Chọn Conditional Formatting > Chọn Icon Sets > Chọn 1 nhóm biểu tượng.
– Khái niệm: Conditional Formatting trong Excel ngoài định dạng theo những chức năng có sẵn được giới thiệu ở phía trên thì công cụ còn cho phép bạn có thể tự thiết lập một quy định để định dạng ô chứa giá trị.Khái niệm: Conditional Formatting trong Excel ngoài định dạng theo những chức năng có sẵn được giới thiệu ở phía trên thì công cụ còn cho phép bạn có thể tự thiết lập một quy định để định dạng ô chứa giá trị.
– Ví dụ: Định dạng các ô tại cột Anh có giá trị lớn hơn 6.9 do bạn tự thiết lập. Ví dụ: Định dạng các ô tại cột Anh có giá trị lớn hơn 6.9 do bạn tự thiết lập.
Bước 1: Quét chọn các giá trị tại cột Anh.: Quét chọn các giá trị tại cột Anh.
Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn New Rule.: Chọn Conditional Formatting > Chọn New Rule.
Bước 3: Chọn Use a formula to determine which cells to format > Nhập vào ô công thức “=E4 > 6.9” > Chọn Format.: Chọn Use a formula to determine which cells to format > Nhập vào ô công thức “=E4 > 6.9” > Chọn Format.
Bước 4: Chọn màu tại Fill trong hộp thoại Format Cells > Nhấn OK.: Chọn màu tại Fill trong hộp thoại Format Cells > Nhấn OK.
Bước 5: Nhấn OK để hoàn tất.: Nhấn OK để hoàn tất.
Xem chi tiết về định dạng theo điều kiện riêng tại bài viết: Các công thức tô màu theo điều kiện trong Excel nhanh, tự độngCác công thức tô màu theo điều kiện trong Excel nhanh, tự động
Để áp dụng màu ô và màu chữ dựa theo giá trị với Conditional Formatting bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Quét chọn vùng dữ liệu.: Quét chọn vùng dữ liệu.
Bước 2: Chọn chức năng Highlight Cells Rules hoặc Top / Bottom Rules trong Conditional Formatting.: Chọn chức năng Highlight Cells Rules hoặc Top / Bottom Rules trong Conditional Formatting.
Một số chức năng có sẵn còn lại của Conditional Formatting cũng được áp dụng trong bài thi MOS và cách thực hiện như sau:
Bước 1: Quét chọn vùng dữ liệu.: Quét chọn vùng dữ liệu.
Bước 2: Chọn chức năng Highlight Cells Rules hoặc Top / Bottom Rules trong Conditional Formatting.: Chọn Conditional Formatting > Chọn Data Bars, Color Scale hoặc Icon Sets.
Tạo quy tắc mới giúp bạn có thể thiết lập quy tắc định dạng theo ý của bạn và cách thực hiện như sau:
Bước 1: Quét chọn dữ liệu.: Quét chọn dữ liệu.
Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn New Rules để tạo quy tắc mới.: Chọn Conditional Formatting > Chọn New Rules để tạo quy tắc mới.
Nếu bạn thiết lập quy tắc có thiếu sót thì bạn có thể hiệu chỉnh bằng cách như sau:
Bước 1: Quét chọn vùng cần hiệu chỉnh.: Quét chọn vùng cần hiệu chỉnh.
Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn Manage Rules.: Chọn Conditional Formatting > Chọn Manage Rules.
Bước 3: Chọn Edit Rule và sửa lại.: Chọn Edit Rule và sửa lại.
Để xóa quy tắc đã áp dụng trên các giá trị trong ô bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Quét chọn dữ liệu.: Quét chọn dữ liệu.
Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn New Rules để tạo quy tắc mới.: Chọn Conditional Formatting > Chọn Clear Rules > Chọn Clear Rules from Selected Cells để xóa quy tắc tại vùng bạn chọn hoặc Clear Rules from Entire Sheet để xóa quy tắc toàn bộ bảng tính.
Nếu bạn thiết lập quy tắc có thiếu sót thì bạn có thể hiệu chỉnh bằng cách như sau:: Quét chọn vùng dữ liệu.
Bước 1: Quét chọn vùng cần hiệu chỉnh.: Chọn Conditional Formatting > Chọn Highlight Cells Rules > Chọn Duplicate Values.
Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn Manage Rules.: Chọn Light Red Fill with Dark Red Text > Nhấn OK.
Bước 3: Chọn Edit Rule và sửa lại. Bản đồ nhiệt là gì?
Để xóa quy tắc đã áp dụng trên các giá trị trong ô bạn thực hiện như sau:
Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn Clear Rules > Chọn Clear Rules from Selected Cells để xóa quy tắc tại vùng bạn chọn hoặc Clear Rules from Entire Sheet để xóa quy tắc toàn bộ bảng tính.Cách thực hiện:
Bước 1: Quét chọn vùng dữ liệu.: Chọn vùng dữ liệu.
Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn Highlight Cells Rules > Chọn Duplicate Values.: Chọn Conditional Formatting > Chọn Color Rules > Chọn một bảng màu.
Bước 3: Chọn Light Red Fill with Dark Red Text > Nhấn OK.: Xem kết quả.
+ Bản đồ nhiệt là gì?