- Cột
- Hỏi & Đáp công nghệ
Bởi J. Carlton Collins, CPA
H: Tôi nhận được báo cáo bán hàng hàng tuần từ chi nhánh châu Âu của chúng tôi có từ 1.260 đến 2.100 tên thành phố được đánh vần bằng cách viết chính tả không phù hợp với những gì chúng tôi sử dụng ở đây trong văn phòng của chúng tôi [42 tên thành phố "sai chính tả" mỗi lần 30 đến 50 lần]. Để khắc phục các vấn đề chính tả này để tên thành phố có thể được sử dụng để hợp nhất dữ liệu của họ với dữ liệu của chúng tôi, tôi thực hiện 42 hoạt động tìm kiếm và thay thế riêng biệt mỗi tuần, mất rất nhiều thời gian. Tôi đang làm việc để khắc phục các vấn đề chính tả tại các văn phòng liên kết ở châu Âu, nhưng trong lúc này, có cách nào dễ dàng để sửa chúng hơn là sử dụng công cụ tìm kiếm và thay thế của Word không?I receive a weekly sales report from our European affiliate that has between 1,260 and 2,100 city names spelled using a native spelling that does not match what we use here in our offices [42 city names "misspelled" 30 to 50 times each]. To correct these spelling issues so the city names can be used to merge their data with our data, I perform 42 separate search-and-replace operations each week, which takes a lot of time. I'm working to have the spelling problems corrected at the affiliate offices in Europe, but in the meantime, is there an easier way to correct them than using Word's Search and Replace tool?
A. Nếu vấn đề này là vấn đề đơn giản của các cách viết khác nhau, thì thay vì thực hiện 42 hoạt động tìm kiếm và thay thế riêng lẻ, bạn có thể nhấn phím F7 để kiểm tra chính tả toàn bộ bảng tính hoặc sổ làm việc của bạn. Trong trường hợp này, nếu bạn sử dụng nút thay đổi [vì nó giống như bạn], thao tác kiểm tra chính tả này yêu cầu bạn phải sửa từng lỗi chính tả một lần - lên đến 2.100 lần. May mắn thay, có một cách tốt hơn để sử dụng công cụ kiểm tra chính tả. Thay vì nhấn nút thay đổi cho mỗi từ sai chính tả trong tài liệu, bạn có thể sửa tất cả các thành phố sai chính tả của mình dưới dạng các khối điều chỉnh lớn hơn [một khối điều chỉnh cho mỗi tên thành phố] bằng cách nhấp nhanh vào nút thay đổi tất cả 42 lần, như hình dưới đây . Cách tiếp cận này dẫn đến một hoạt động kiểm tra chính tả duy nhất cho toàn bộ tài liệu, nhanh hơn nhiều so với thực hiện 42 hoạt động tìm kiếm và thay thế riêng lẻ.If this problem is a simple matter of different spellings, then instead of performing 42 individual search-and-replace operations, you can press the F7 key to spellcheck your entire worksheet or workbook. In this case, if you use the Change button [as it sounds like you do], this spellcheck operation requires you to correct each spelling error one at a time — up to 2,100 times. Fortunately, there is a better way to use the spellcheck tool. Instead of pressing the Change button for each misspelled word in the document, you can correct all of your misspelled cities as larger blocks of corrections [one block of corrections for each city name] by rapidly clicking the Change All button 42 times, as pictured below. This approach results in a single spellcheck operation for the entire document, which is much faster than performing 42 individual search-and-replace operations.
Nếu từ điển kiểm tra chính tả của Excel không chứa chính tả chính xác cho tất cả các thành phố liên quan, bạn có thể thêm chúng vào từ điển của mình như sau. Từ tab Tệp của Excel, chọn Tùy chọn, Chứng minh, Từ điển tùy chỉnh và sau đó chọn Từ điển mặc định [như hình dưới đây], nhấp vào nút Chỉnh sửa danh sách từ và thêm chính tả thành phố vào từ điển của bạn.File tab, select Options, Proofing, Custom
Dictionaries, and then select the default dictionary [as pictured below], click the Edit Word List button, and add the correct city spellings to your dictionary.
Tuy nhiên, nếu vấn đề phát sinh vì chi nhánh châu Âu sử dụng tên bản địa phổ biến cho các thành phố, chẳng hạn như Firenze thay vì Florence [Ý], Sevilla thay vì Seville [Tây Ban Nha] hoặc Wien thay vì Vienna [Áo], thì kiểm tra chính tả sẽ không làm Bí quyết. Trong trường hợp này, bạn có thể xem xét việc tạo một macro để thay thế các tên thành phố này như sau: Từ ViewTab của Excel, chọn macro, ghi macro và trong hộp thoại kết quả nhập tên vào hộp tên macro như thay thế_city_names và nhấp vào OK, như hình dưới đây.Viewtab, select Macros, Record Macro, and in the resulting dialog box enter a name in the Macro name box such as
replace_city_names, and click OK, as shown below.
Tiếp theo thực hiện 42 hoạt động tìm kiếm và thay thế như bạn đã thực hiện và khi bạn đã hoàn thành các hoạt động đó, từ tab View của Excel, chọn macro, dừng lại. Trong tương lai, bạn có thể chạy macro này để có Excel thay thế tất cả 42 tên thành phố cho bạn trong một bước đơn giản. Để chạy macro này, từ chế độ xem của Excel, chọn macro, xem macro, chọn macro thay thế_city_names và nhấn nút chạy. Các hướng dẫn vĩ mô này hoạt động giống nhau trong Microsoft Excel và Word.search-and-replace
operations as you have been doing, and when you have completed those operations, from Excel's View tab, select Macros, StopRecording. In the future, you can run this macro to have Excel replace all 42 city names for you in one simple step. To run this macro, from Excel's Viewtab, select Macros, View Macros, select the replace_city_names macro, and press the Run button. These macro instructions work the
same in Microsoft Excel and Word.
Thông tin về các Tác giả
J. Carlton Collins, CPA, [] là một nhà tư vấn công nghệ, người dẫn chương trình hội nghị và là biên tập viên đóng góp của Jofa., [] is a technology consultant, a conference presenter, and a JofA contributing editor.
Gửi một câu hỏi
Bạn có câu hỏi công nghệ cho cột này? Hoặc, sau khi đọc một câu trả lời, bạn có một giải pháp tốt hơn? Gửi chúng đến . Chúng tôi rất tiếc là không thể trả lời cá nhân tất cả các câu hỏi đã gửi.
Bài 11: Kiểm tra chính tả
/en/excel2016/using-find-replace/content/
Giới thiệu
Trước khi chia sẻ một sổ làm việc, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng nó không bao gồm bất kỳ lỗi chính tả nào. May mắn thay, Excel bao gồm một công cụ kiểm tra chính tả mà bạn có thể sử dụng để đảm bảo mọi thứ trong sổ làm việc của bạn được đánh vần chính xác.Spell Check tool you can use to make sure everything in your workbook is spelled correctly.
Nếu bạn đã sử dụng tính năng kiểm tra chính tả trong Microsoft Word, chỉ cần lưu ý rằng công cụ kiểm tra chính tả trong Excel, trong khi hữu ích, không mạnh mẽ. Ví dụ: nó sẽ không kiểm tra các vấn đề về ngữ pháp hoặc kiểm tra chính tả khi bạn gõ.
Tùy chọn: Tải xuống sổ làm việc thực hành của chúng tôi.
Để sử dụng kiểm tra chính tả:
- Từ tab Đánh giá, nhấp vào lệnh chính tả.Review tab, click
the Spelling command.
- Hộp thoại chính tả sẽ xuất hiện. Đối với mỗi lỗi chính tả trong bảng tính của bạn, kiểm tra chính tả sẽ cố gắng đưa ra các đề xuất cho chính tả chính xác. Chọn một đề xuất, sau đó nhấp vào Thay đổi để sửa lỗi.Spelling dialog box will appear. For each spelling error in your worksheet, Spell Check will try to offer suggestions for the correct spelling. Choose a suggestion, then click Change to
correct the error.
- Một hộp thoại sẽ xuất hiện sau khi xem xét tất cả các lỗi chính tả. Bấm OK để đóng kiểm tra chính tả.OK to close Spell Check.
Nếu không có đề xuất thích hợp, bạn cũng có thể nhập đúng cách chính tả theo cách thủ công.
Bỏ qua chính tả "lỗi"
Kiểm tra chính tả không phải lúc nào cũng chính xác. Đôi khi nó sẽ đánh dấu một số từ nhất định là không chính xác ngay cả khi chúng được đánh vần chính xác. Điều này thường xảy ra với tên, có thể không có trong từ điển. Bạn có thể chọn không thay đổi "lỗi" chính tả bằng cách sử dụng một trong ba tùy chọn sau:isn't always correct. It will sometimes mark certain words as incorrect even if they're spelled correctly. This often happens with names, which may not be in the dictionary. You can choose not to change a spelling "error" using one of the following three options:
- Bỏ qua một lần: Điều này sẽ bỏ qua từ mà không thay đổi nó. This will skip the word without changing it.
- Bỏ qua tất cả: Điều này sẽ bỏ qua từ mà không thay đổi nó và cũng bỏ qua tất cả các trường hợp khác của từ trong bảng tính của bạn. This will skip the word without changing it and also skip all other instances of the word in your worksheet.
- Thêm: Điều này thêm từ vào từ điển để nó sẽ không bao giờ xuất hiện như một lỗi nữa. Hãy chắc chắn rằng từ được đánh vần chính xác trước khi chọn tùy chọn này. This adds the word to the dictionary so it will never appear as an error again. Make sure the word is spelled correctly before choosing this option.
Challenge!
- Mở sổ làm việc thực hành của chúng tôi.
- Nhấp vào tab Bảng tính thử thách ở phía dưới bên trái của sổ làm việc.Challenge worksheet tab in the bottom-left of the workbook.
- Chạy kiểm tra chính tả để sửa bất kỳ lỗi chính tả trong sổ làm việc.Spell Check to correct any spelling errors in the workbook.
- Sửa các từ Coffe và Medum bằng cách sử dụng chính tả được đề xuất.coffe and medum using the suggested spelling.
- Bỏ qua đề xuất chính tả cho từ AMANECER. the spelling suggestion for the word Amanecer.
- Khi bạn kết thúc, bảng tính của bạn sẽ trông như thế này:
- Bước thưởng! Có một kiểm tra chính tả không bắt được. Bạn có thể phát hiện ra nó? Gợi ý: Đó là một trong những mô tả của mục. There is one error Spell Check didn't catch. Can you spot it? Hint: It's in one of the item descriptions.
/en/excel2016/page-layout-and-printing/content/