Thành lập văn phòng đại diện là việc quan trọng cho các doanh nghiệp muốn mở rộng mạng lưới kinh doanh tới các thị trường mới. Với quyền sở hữu con dấu và tài khoản độc lập, văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh. Với những doanh nghiệp quan tâm đến việc thành lập văn phòng đại diện cần phải tuân thủ theo thủ tục pháp lý về việc thành lập. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty phù hợp với các doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô kinh doanh, văn phòng đại diện sẽ đảm nhận nhiệm vụ đại diện ủy quyền để bảo vệ và thúc đẩy lợi ích của doanh nghiệp. Bài viết này hy vọng sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin hữu ích cho các doanh nghiệp về vấn đề đã đề cập. AZTAX tự hào là đơn vị chuyên nghiệp về dịch vụ thành lập công ty, với cam kết về giá trị hợp lý và thời gian xử lý nhanh nhất.
Do yêu cầu của Sở Kế hoạch và Đầu tư là phải dịch và công chứng hộ chiếu người đứng đầu văn phòng đại diện. Bà đã liên hệ đơn vị công chứng hộ chiếu nhưng không thực hiện được.
Bà Loan hỏi, bà phải làm thế nào để đăng ký được văn phòng đại diện?
Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Đà Nẵng trả lời vấn đề này như sau:
Theo quy định tại Điều 31 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 4/1/2021 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện như sau:
Hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:
- Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
- Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.
Đối với trường hợp cụ thể của công ty, để có cơ sở xem xét, xử lý hồ sơ đúng quy định, Sở Kế hoạch và Đầu tư hiện đang xin ý kiến hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền trước khi xử lý hồ sơ. Sau khi có ý kiến của các cơ quan đơn vị có liên quan, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ thông báo để công ty thực hiện theo hướng dẫn.
Căn cứ Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài như sau:
- Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành [sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành].
2. Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Tại Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện gồm:
[1] Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
[2] Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
[3] Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
[4] Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
[5] Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân [nếu là người Việt Nam] hoặc bản sao hộ chiếu [nếu là người nước ngoài] của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
[6] Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
- Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
- Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và quy định pháp luật có liên quan.
Lưu ý: Tài liệu [2], [3], [4], [5] [đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài] phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Tài liệu [2] phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
3. Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Tại Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ
Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến [nếu đủ điều kiện áp dụng] đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
Trừ trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài.
Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
Bước 3: Gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành [nếu có]
Trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Bước 4: Bộ quản lý chuyên ngành trả kết quả [nếu có]
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện.
Bước 5: Trả kết quả
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
\>>> Xem thêm: Thương nhân Việt Nam có được làm đại lý mua bán hàng hóa cho thương nhân nước ngoài hay không?
Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài cần những hồ sơ, thủ tục gì?
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài hoạt động tại Việt Nam có được trực tiếp thực hiện hoạt động quảng cáo thương mại không?
Ngọc Nhi
Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email info@thuvienphapluat.vn.