Hủy tài liệu hết hạn lưu trữ được xem là việc cần thiết với doanh nghiệp. Nhằm loại bỏ những tài liệu đã hết thời hạn sử dụng và giúp vấn đề bảo vệ tài liệu còn giá trị tốt hơn. Hủy tài liệu không chỉ đơn giản là tiêu hủy mà các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần phải tuân thủ chặt chẽ quy định của nhà nước. Dưới đây là cách hướng dẫn hủy tài liệu đã hết thời gian lưu trữ đúng quy định của nhà nước.
Hướng dẫn huỷ tài liệu hết hạn lưu trữ đúng quy định nhà nước
Việc tiêu hủy những giấy tờ đã hết thời gian lưu trữ là một việc cần thiết. Bởi như vậy mới có thể dễ dàng kiểm soát, bảo quản cho những tài liệu mới tốt hơn. Pháp luật quy định, loại bỏ các tài liệu đã hết thời gian lưu trữ cần phải thực hiện theo đúng nguyên tắc sau:
Cần phải thực hiện đúng thủ tục và quy trình mà pháp luật đã đề ra.
Trước khi tiêu hủy tài liệu hết hạn lưu trữ phải được sự phê duyệt từ Hội đồng cơ quan, doanh nghiệp có thẩm quyền.
Hội đồng tổ chức, doanh nghiệp khi xem xét phê duyệt tài liệu đã hết hạn thời gian lưu trữ. Đồng thời cũng phải xem xét cả phần mục lục và giấy tờ không tiêu hủy.
Khi thực hiện cần đảm bảo thông tin trên tài liệu hủy phải được loại bỏ hết. Sau khi hủy xong thì lập biên bản hủy tài liệu hết hạn lưu trữ.
Những quy định chung về hủy tài liệu hết hạn lưu trữ mà bạn cần biết
Hủy tài liệu hết hạn lưu trữ theo đúng quy trình và thủ tục
Nhà nước quy định, khi hủy bất kỳ thông tin hết giá trị, cần đảm bảo theo đúng quy trình.. Nhưng thực tế, có một số cơ quan, doanh nghiệp không thực hiện đúng theo quy định. Do chưa nắm rõ quy trình và thủ tục hủy giấy tờ đã hết hạn sử dụng. Dưới đây là quy trình và thủ tục xóa bỏ những tài liệu đã hết thời gian lưu trữ, các bạn có thể tham khảo.
Lập danh sách các danh mục hết hạn lưu trữ
Quy trình và thủ tục hủy tài liệu đã hết thời gian lưu trữ quy định rõ. Trước tiên cần xác định loại tài liệu đã hết giá trị và thời hạn lưu trữ.
Tiến hành lập danh mục giấy tờ đã hết thời gian sử dụng và viết bản thuyết minh đối với tài liệu cần loại bỏ.
Cơ quan thẩm quyền và Hội đồng phê duyệt
Hoàn thành xong bước trên thì trình lên người đứng đầu cơ quan, doanh nghiệp có thẩm quyền. Đồng thời đưa ra cho Hội đồng xem xét tài liệu đó và biểu quyết xem có loại bỏ hay không.
Khi đã được người đứng đầu cơ quan, doanh nghiệp và Hội đồng phê duyệt. Thì lúc này cần thực hiện hoàn chỉnh hồ sơ và tài liệu đã hết hạn lưu trữ. Hoàn chỉnh danh mục hồ sơ và tài liệu bao gồm các tài liệu sau:
- Danh mục những tài liệu đã hết thời gian lưu trữ,
- Công văn đề nghị xem xét tài liệu đã hết thời gian lưu trữ,
- Biên bản của Hội đồng và cuối cùng là bản thuyết minh tài liệu đã hết thời gian lưu trữ.
Bước tiếp theo các bạn nộp hồ sơ và đề nghị người đứng đầu cơ quan, doanh nghiệp, tức cơ quan có thẩm quyền xem xét có nên tiêu hủy tài liệu đó hay không.
Khi có kết quả, cơ quan có thẩm quyền sẽ biểu quyết bằng văn bản. Và ra quyết định tiêu hủy những giấy tờ đã hết thời gian sử dụng đó.
Thực hiện hủy tài liệu hết hạn lưu trữ và lập hồ sơ
Lúc này các bạn chỉ cần đem giấy tờ đi hủy bằng các phương pháp như:
Ngâm nước qua phương tiện chế biến, cắt thành giấy vụn,…
Khi thực hiện tiêu hủy cần phải đảm bảo hủy hết tất cả các thông tin và không có khả năng khôi phục.
Cuối cùng lập danh sách giấy tờ cho những giấy tờ đã tiêu hủy và tiến hành lưu trữ. Hết hạn sử dụng trong thời gian tối thiểu 20 năm, tính từ ngày tài liệu đã được loại bỏ.
Quy trình và thủ tục hủy tài liệu hết hạn lưu trữ
Những lưu ý khi hủy tài liệu hết hạn lưu trữ
Những tài liệu được lưu trữ trên internet hay điện tử khi hết hạn thời gian lưu trữ được loại bỏ theo quy định pháp luật cũng giống như lưu trữ trên giấy hay những vật khác.
Quy trình thực hiện hủy tài liệu cần phải theo đúng những quy định pháp luật đã đề ra.
Đối với giấy tờ được lưu trên giấy hay tài liệu điện tử thì khi xóa bỏ cũng cần phải đảm bảo thông tin không thể khôi phục lại được. Hiện nay tuy đã có quy định về việc hủy tài liệu hết hạn lưu trữ nhưng nhiều nơi vẫn chưa nắm hết quy trình. Mong rằng, bài viết trên sẽ giúp cho các bạn nắm rõ thông tin về công việc này, tránh làm trái quy định nhà nước.
Tiêu hủy tài liệu hết giá trị là nội dung cần thiết phải thực hiện trong công tác lưu trữ để loại bỏ những tài liệu thực sự hết giá trị về mọi mặt nhằm giải phóng diện tích kho lưu trữ, tạo điều kiện để bảo quản tốt những tài liệu có giá trị, tổ chức khoa học tài liệu, phục vụ tra tìm tài liệu nhanh chóng, hiệu quả …
Theo quy định tại Điều 28 Luật lưu trữ 2011, thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị được quy định:
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan;
- Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp.
Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.
Đồng thời, pháp luật cũng quy định, hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có:
- Quyết định thành lập Hội đồng;
- Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;
- Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;
- Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;
- Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị;
- Biên bản bàn giao tài liệu hủy;
- Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.
Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
Tiêu hủy tài liệu hết giá trị khi nào?
Thời hạn tối thiểu là 20 năm, tính từ lúc hủy tài liệu. Hồ sơ này sẽ phải bao gồm: Danh mục các tài liệu đã hết giá trị, tờ tường trình và bản thuyết minh về những tài liệu này. Văn bản quyết định thành lập Hội đồng về thẩm định giá trị tài liệu.
Tài liệu hết giá trị là gì?
- Danh mục tài liệu hết giá trị [theo mẫu] là bản thống kê tài liệu, bao gồm tài liệu loại ra trong quá trình chỉnh lý [bản nháp, bản photo, bản trùng…] và tài liệu đã hết thời hạn bảo quản trong kho [căn cứ Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu].
Hồ sơ hủy tài liệu theo quy định cần được bảo quản trong thời gian bao lâu?
Thời hạn bảo quản hồ sơ hủy tài liệu được quy định bao lâu kể từ ngày hủy tài liệu? Trả lời: Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu [Khoản 5 Điều 28].
Hội đồng xác định giá trị tài liệu là gì?
Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.