Hướng dẫn tự động đánh dấu màu các dữ liệu trùng nhau trong bảng tính Excel

Cách tô màu dòng có điều kiện trong Excel cực dễ

Khi làm việc trong Excel, đối với những bảng tính nhiều dữ liệu, chắc chắn bạn sẽ cần tô màu ô để dễ phân biệt và quản lý. Vậy làm sao để có thể tô màu dòng có điều kiện trong Excel nhanh chóng nhất mà không gây khó khăn? Hãy cùng ThuthuatOffice tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Định dạng màu có điều kiện là gì?

Định dạng màu có điều kiện là việc bạn làm cho ô đó thay đổi màu sắc dựa trên giá trị bên trong nó. Chẳng hạn, khi bạn điền chữ “Có”, ô màu sẽ có màu hồng, nhưng khi điền chữ “Không”, ô màu sẽ chuyển sang màu vàng. Điều này giúp ích rất nhiều trong việc quản lý và xem xét dữ liệu. Nhất là đối với những bảng tính lên đến hàng trăm, hàng ngàn dòng và cột.

Tô màu dòng có điều kiện trong Excel bằng Conditional Formatting

Conditional Formatting nghĩa là định dạng có điều kiện. Định dạng ở đây bao gồm cả việc thay đổi font chữ, kích thước chữ, màu chữ, màu ô,… Vậy nên bạn hoàn toàn có thể áp dụng công cụ này để tô màu dòng có điều kiện trong Excel.

Hướng dẫn cách dùng Conditional Formatting

• Bước 1: Bôi đen toàn bộ bảng tính. Trên thẻ Home chọn Conditional Formatting.

• Bước 2: Chọn New Rule.

• Bước 3: Lựa chọn điều kiện để tô màu trong mục Select a Rule Type.

Trong đó:

1. Format all cells based on their values: Định dạng tất các ô dựa trên giá trị bên trong của nó.
2. Format only cells that contain: Chỉ định dạng các cô có chứa gì đó.
3. Format only top or bottom ranked values: Chỉ định dạng những giá trị trên cùng và dưới cùng.
4. Format only values that are above or below average: Chỉ định dạng những giá trị cao hơn hoặc nhỏ hơn giá trị trung bình.
5. Format only unique or duplicate values: Chỉ định dạng những ô khác biệt hoặc những ô trùng nhau.
6. Use a formula to determine which cells to format: Dùng hàm để quyết định những ô nào cần định dạng.

Ví dụ dưới đây sử dụng hàm để tô màu các dòng xen kẽ nhau. Vì thế phần Select a Rule Type lựa chọn Use a formula to determine which cells to format.Sau đó trong phần Format values where this formula is true điền công thức hàm sau:

= MOD[ROW[];2]>0

• Bước 4: Sau khi lựa chọn xong, nhấn Format…

• Bước 5: Bảng chọn Format Cells hiện ra.

1. Number: Thẻ giúp bạn định dạng dữ liệu trong ô là ngày tháng hay số,…
2. Font: Thẻ giúp bạn định dạng kiểu chữ, kích thước chữ,…
3. Border: Thẻ giúp bạn kẻ viền ô theo ý muốn.
4. Fill: Thẻ giúp bạn tô màu ô.

Trong trường hợp này, để tô màu thì bạn nhấn vào thẻ Fill. Chọn màu sắc ô như mong muốn và nhấn OK. Excel đưa bạn quay lại bảng chọn New Formatting Rule, bạn nhấn tiếp OK.

Kết quả:

Các ví dụ tô màu dòng có điều kiện trong Excel sử dụng Conditional Formatting

Công thức so sánh các giá trị

• Bước 1: Bôi đen toàn bộ bảng tính. Trên thẻ Home chọn Contitional Formatting.
• Bước 2: Chọn New Rule.
• Bước 3: Chọn Use a formula to determine which cells to format. Nhập vào công thức:

$/tên cột + chỉ số ô bắt đầu/ + điều kiện

Ví dụ, cần tô những dòng có số ngày công > 25, khi đó công thức sẽ là: =$F2>25

Trong đó, bạn cần nhớ:

1. Lớn hơn: >
2. Nhỏ hơn: =
3. Nhỏ hơn hoặc bằng: AVERAGE[vị trí các giá trị]

   Ví dụ, cần định dạng các ô có số ngày công nhỏ hơn tổng số ngày công trung bình trong cột F, khi đó công thức sẽ là: =$F2