Mẫu báo cáo sử dụng hóa đơn theo tháng

Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn là công việc mà kế toán thường phải thực hiện hàng tháng, hàng quý. Tuy nhiên, sau 01/07/2022, quá trình chuyển đổi hoá đơn điện tử đã dần ổn đỉnh trên 64 tỉnh thành cả nước, kế toán có cần phải báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn điện tử nữa không? Hãy cùng MISA meInvoice giải đáp nhé!

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là một trong những đầu việc mà một số kế toán doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh thường phải thực hiện từng tháng, từng quý.

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn được dùng để theo dõi, kiểm tra việc sử dụng hoá đơn trong kỳ của doanh nghiệp, hộ kinh doanh: Số hoá đơn đã viết, xuất, bị xoá bỏ, huỷ hoặc mất mát, hư hỏng…

2. Các quy định về báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn mới nhất 2022

2.1 Quy định báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo Nghị định 123, Thông tư 78

Theo Nghị định 123, thông tư 78, có quy định như sau:

“Các tổ chức, cá nhân kinh doanh sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 78, Nghị định 123  sẽ không phải lập báo cáo tình hình hoá đơn điện tử theo mẫu BC26 trừ một số trường hợp theo quy định.”

Xem chi tiết: Đối tượng nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo nghị định 123 là?

Như vậy, trừ một số trường hợp nhất định thì nếu tổ chức, cá nhân đã sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020, thông tư 78/2021/TT-BTC thì sẽ không cần nộp báo cáo sử dụng hoá đơn điện tử, đặc biệt giảm nhẹ thủ tục hành chính cho các doanh nghiệp lớn, lượng hoá đơn nhiều.

Vậy những đối tượng nào vẫn phải nộp báo sử dụng hoá đơn? Cùng đón xem phần tiếp theo cùng MISA meInvoice nhé!

* Đối tượng phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo Nghị định 123, thông tư 78

Điều 29, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau với đối tượng đặt in hoá đơn của cơ quan thuế trong kỳ:

1. Người nộp thuế là tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh dùng hóa đơn mua của Cơ quan thuế thì phải nộp báo cáo sử dụng hoá đơn Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA, kèm với bảng kê hoá đơn đã dùng trong kỳ tính thuế đến CQT trực thuộc theo hàng quý:

• Nếu trong kỳ tính thuế, đơn vị không sử dụng hoá đơn thì tại báo cáo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA, NNT ghi số lượng hoá đơn đã sử dụng là 0, đơn vị cũng không cần nộp thêm bảng kê hoá đơn;
• Nếu đơn vị đã sử dụng hết hoá đơn, tại báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn kỳ trước ghi số lượng hoá đơn có số tồn bằng 0 thì NNT không phải lập báo cáo mẫu BC26 trong kỳ đó nữa;

1. NNT là doanh nghiệp, tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh hàng hoá, dịch vụ có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn và bảng kê hoá đơn trong kỳ nếu có sự chia tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu, giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước cùng thời hạn với nộp hồ sơ quyết toán thuế;
2. NNT là doanh nghiệp, tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác nơi cơ quan thuế quản lý trực thuộc cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn và bảng kê hoá đơn được sử dụng trong kỳ với cơ quan thuế mới.

Vậy nếu người bán xuất hoá đơn điện tử theo thông tư 78/2021/TT-BTC mà không đặt in hoá đơn từ cơ quan thuế thì không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn.

2.2 Quy định báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo Quyết định 1421/QĐ-BTC

Quyết định số 1421/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 15/07/2022 công bố Danh mục báo cáo định kỳ trong lĩnh vực thuế thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tài chính. Đồng thời, trong quyết định còn có quy định về việc doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. 

1. Đối tượng phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo quyết định 1421 là ai?

Đối tượng phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo quyết định 1421 là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, nộp theo quý.

2. Cơ quan nhận báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo quyết định 1421 là?

Cơ quan nhận báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo quyết định 1421 là cục thuế/chi cục thuế, nhận báo cáo qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế.

3. Chế độ báo cáo được quy định theo văn bản nào?

Văn bản mà chế độ báo cáo quy định theo là nghị định 123/2020/NĐ-CP của chính phủ về hoá đơn, chứng từ, ban hành ngày 19/10/2020.

Do đó, về cơ bản quyết định 1421 không có nhiều sự thay đổi so với nghị định 123 về việc báo cáo sử dụng hoá đơn điện tử, những trường hợp buộc phải báo cáo hoá đơn điện tử theo đó vẫn giữ nguyên như mục 2.1.

3. Hướng dẫn Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn mới nhất 2022

3.1 Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn qua mạng mới nhất

Cách làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý và theo tháng như thế nào, hãy cũng MISA meInvoice tìm hiểu nhé! 

Bước 1: Sử dụng phần mềm HTKK bản mới nhất để báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn

Sau khi đăng nhập vào phần mềm HTKK, người nộp chọn mục “Hoá đơn” và chọn tiếp “Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn BC26/AC”;

Tiếp đó, chọn “Kỳ kê khai” theo tháng hoặc theo quý tương ứng với thời gian nộp thuế của doanh nghiệp; chọn kỳ cụ thể rồi nhấn đồng ý.

Ngoài ra, doanh nghiệp, tổ chức cần chọn một trong hai mẫu Báo cáo BC26/AC trên phần mềm như sau:

• Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn mẫu BC26/AC
• Báo tình hình sử dụng hoá đơn theo số lượng mẫu BC26/AC chỉ dành cho đối tượng là những hoá đơn được quy định tại điều 27 thông tư 39/2014/TT-BTC gồm:

+ Hoá đơn cước dịch vụ viễn thông

+ Hoá đơn tiền điện

+ Hoá đơn tiền nước

+ Hoá đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng 

+ Vé vận tải hành khách

+ Tem, vé khác,…

Bước 2: Điền đầy đủ chỉ tiêu cho báo cáo 

• Cột 1 – “Mã loại hoá đơn”: Nhấn hình mũi tên đi xuống bên phải để chọn loại hoá đơn;

• Cột 2 – “Tên loại hoá đơn”: Phần mềm tự động chạy theo mã hoá đơn;
• Cột 3 – “Ký hiệu mẫu hoá đơn”: Phần mềm tự động cập nhật mã loại hoá đơn nhưng chỉ hiện nội dung “01GTKT” hoặc “02GTTT” nghĩa là ký hiệu mẫu hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng tùy theo lựa chọn ban đầu; Người nộp điền hậu tố theo ký hiệu mẫu hoá đơn ở góc phải của hoá đơn đầu ra, tại dòng đầu tiên;
• Cột 4 – “Ký hiệu hoá đơn”: Ghi ký hiệu hoá đơn trên hoá đơn đầu ra, lấy thông tin ở góc phải của hoá đơn dòng thứ 2;
• Cột 5 – “Tổng số”: Phần mềm tự động tổng hợp kết quả
• Cột 6 – “Từ số”: Ghi số hoá đơn chưa lập nhỏ nhất từ kỳ thuế trước đó
• Cột 7 – “Đến số”: Ghi số hoá đơn đã lập lớn nhất trong tờ Thông báo sử dụng hoá đơn;

• Cột số 8 và 9 – “Số mua/phát hành trong kỳ”: Tính bằng số hoá đơn GTGT đặt mua trong kỳ tính thuế mà doanh nghiệp đã thông báo phát hành/số hoá đơn bán hàng doanh nghiệp mua từ Chi cục thuế. Nếu không phát sinh việc mua/phát hành hoá đơn thì bỏ trống 2 cột này;
• Cột 10, 11, 12 – “Tổng số sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy”: Phần mềm tự động nhảy số liệu tương ứng.
• Cột số 13 – “Số lượng hóa đơn đã sử dụng”: Tính bằng số hoá đơn đã xuất, không bao gồm hóa đơn đã xóa, mất, hủy trong kỳ. Nghĩa là Cột 13 = Số hoá đơn sử dụng cuối cùng trong kỳ – Số hoá đơn sử dụng đầu tiên trong kỳ + 1 – Số hoá đơn xoá, mất, huỷ;

• Cột 15 – “Số Xóa bỏ”: Tính bằng số lượng hoá đơn đã lập do sai sót bị xoá [điền đầy đủ các số hoá đơn bị xóa];
• Cột 17 – “Số Mất”: Tính bằng số lượng hóa đơn đã lập nhưng bị mất;
• Cột 19 – “Số Hủy”: Tính bằng số lượng hoá đơn chưa lập nhưng phải huỷ do đặt in bị in sai, trùng, thừa cần huỷ trước thanh lý hợp đồng đặt in hoá đơn hoặc do công ty bị chia tách, sáp nhập, giải thể…Không có nhu cầu sử dụng hoá đơn nữa. Trước đó phải thành lập hội đồng huỷ và có thông báo đến cơ quan thuế;

• Cột 14, 16, 18 – “Số lượng”: Phần mềm tự động tổng hợp từ các số hóa đơn được điền vào các cột 15, 17, 19;
• Cột 20, 21, 22 ” Tồn cuối kỳ”: Phần mềm tự động tổng hợp.

Sau đó điền thông tin cá nhân:

• Người đại diện theo pháp luật của Doanh nghiệp: Điền tên Giám đốc doanh nghiệp;
• Người lập biểu: Điền tên Người lập biểu
• Ngày lập báo cáo: Thường được mặc định là ngày hiện tại, nếu sửa thì phải sửa sớm hơn, không được muộn hơn.

Bước 3: Nhấn “Ghi”, cập nhật lỗi do phần mềm thông báo nếu có

Bước 4: Kết xuất XML và kết xuất báo cáo nộp đến Cơ quan thuế

3.2 Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn BC26/AC

Tải ngay tại đây: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo mẫu BC26/AC ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính.

3.3 Thời gian nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

TH1: Với những doanh nghiệp, tổ chức nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo tháng

•  Áp dụng với những doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế [Theo thông tư 119/2014/TT-BTC];
• Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng: Hạn cuối là ngày 20 của tháng sau.

TH2: Với những doanh nghiệp, tổ chức nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo quý

• Áp dụng đối với doanh nghiệp không thuộc đối tượng có rủi ro cao về thuế;
• Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa theo đơn quý: 

Quý 1: Hạn cuối nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn là vào ngày 30/4.

Quý 2: Hạn cuối nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn là vào ngày 30/7

Quý 3: Hạn cuối nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn là vào ngày 30/10.

Quý 4: Hạn cuối nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn là vào ngày 30/01 của năm sau.

Áp dụng trong năm 2022, ta có:

Quý I: Hạn cuối là ngày 30/4/2022

Quý II: Hạn cuối là ngày 30/7/2022

Quý III: Hạn cuối là ngày 30/10/2022

Quý IV: Hạn cuối là ngày 30/01/2023

4. Phạt vi phạm trong nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn 2022

4.1 Mức phạt hành vi vi phạm chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Nghị định 125/2020/NĐ-CP gồm nội dung quy định xử phạt hành vi vi phạm lập, gửi, thông báo, báo cáo hoá đơn như sau:

Nếu tổ chức, cá nhân tự phát hiện sai sót và tiến hành lập lại thông báo, báo cáo thay thế theo quy định 

4.2 Mức phạt nộp chậm, làm sai báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn [BC/26/AC]

Trường hợp bạn có làm sai nội dung của thông báo phát hành hóa đơn BC/26/AC thì bạn có thể bị phạt theo mức là phạt tiền từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng.

Phần mềm Hoá đơn điện tử đáp ứng đầy đủ thông tư, nghị định mới nhất 2022

Hiện nay, MISA meInvoice là phần mềm hoá đơn điện tử được tin dùng hàng đầu Việt Nam, với +150.000 Khách hàng đang sử dụng, đáp ứng mọi thông tư, nghị định hiện hành.

Cảm ơn các bạn đã đón đọc bài viết của MISA meInvoice! Doanh nghiệp quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây: