Tính năng Track Changes cho phép chỉnh sửa văn bản trên Microsoft Word. Mọi thay đổi về nội dung của mỗi người sẽ được ghi nhận và tất cả đều theo dõi dễ dàng.
Để minh họa, bài viết này chúng tôi sử dụng Microsoft Word 2007.
Kích hoạt Track Changes
Trong Microsoft Word, bạn vào Review, chọn Track Changes. Lúc này mọi thay đổi như thêm, xóa, sửa nội dung tài liệu đều được Microsoft Word ghi nhận và hiển thị ngay trên tài liệu. Track Changes cho phép bạn thay đổi màu sắc, cách thức hiển thị các thông tin đã chỉnh sửa. Mặc định, Track Changes sẽ hiển thị một gạch thẳng đứng bên trái nếu dòng có thay đổi; màu đỏ và gạch dưới khi chèn thêm văn bản, gạch ngang khi xóa văn bản.
Xem và ẩn Track Changes
Vào Review, ngay bên dưới thẻ Review là ô hiển thị “Final Showing Markup”, nhấn chọn “Final”. Lúc này các ghi nhận của Track Changes sẽ ẩn đi. Để xem tài liệu gốc, trước khi chỉnh sửa, thay đổi bạn chọn Original.
Thay đổi định dạng, màu sắc Track Changes
Vào Review, chọn Track Changes, Change Tracking Options. Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, định dạng các thay đổi như thêm, xóa, sửa, di chuyển văn bản.
Hoàn tất các thay đổi trên toàn bộ văn bản
Trước khi gửi văn bản đi, bạn nên hoàn tất các thay đổi mà bạn đã thực hiện. Nhấn vào thẻ Review, chọn Accept. Bạn chọn Accept and Move to Next để hoàn tất từng chỉnh sửa hay Accept All Changes in Document hoàn tất tất cả các thay đổi trên tài liệu. Nếu muốn quay lại các thay đổi trước đó, bạn nhấn chọn nút Reject có dấu x màu đỏ bên cạnh nút Accept, chọn Reject and Move to Next hay Reject All Changes in Document.
Xem các ghi nhận thay đổi
Vào Review, chọn Reviewing Pane. Lúc này, mặc định bên trái tài liệu sẽ xuất hiện cửa sổ Reviewing Pane. Tại đây có thể xem tổng số các thay đổi, chi tiết từng thay đổi. Có thể tùy chỉnh cửa sổ Reviewing Pane hiển thị bên trái hay phía dưới tài liệu. Nhấn nút sổ xuống bên phải Reviewing Pane, chọn Reviewing Pane Veritcal hay Reviewing Pane Horizontal. Mỗi thay đổi, Track Changes sẽ ghi nhận tên người thay đổi ngay bên cạnh. Nếu tên này không đúng hay chưa rõ ràng, có thể thay đổi bằng cách chọn Track Changes, chọn Change User Name. Cửa sổ Word Option xuất hiện, bạn chọn mục Popular, và thay đổi thông tin tại ô User name.
Tùy chọn hiển thị ghi nhận thay đổi của từng người dùng
Khi có nhiều người [trên các máy tính khác nhau] cùng tham gia chỉnh sửa tài liệu thì tương ứng mỗi người dùng, văn bản sẽ hiển thị màu sắc các ghi nhận thay đổi khác nhau. Microsoft Word cho phép tùy chọn hiển thị các ghi nhận thay đổi của từng người dùng, vào thẻ Review, Show Markup, Reviewers, chọn nhân viên.
Trên đây là hướng dẫn sử dụng công cụ Track changes trên MicroSoft Word, làm tương tự nếu máy tính cài MicroSoft Word phiên bản khác nhau như 2003, 2010, 2013.
Sau khi soạn thảo văn bản, nhiều người gặp phải lỗi Word không lưu được. Tình trạng này khiến cho người dùng cảm thấy khó chịu và ảnh hưởng nhiều đến tiến độ công việc. Bài viết dưới đây sẽ gợi ý với người dùng một số cách khắc phục lỗi Word không thể lưu nhanh chóng và hiệu quả.
Hướng dẫn cách khắc phục lỗi Word không lưu được
Trong quá trình sử dụng Microsoft Word, nếu người dùng gặp phải lỗi Word không lưu được thì có thể tham khảo một số cách khắc phục dưới đây:
Đợi một lúc
Nếu file Word quá nặng do chứa nhiều hình ảnh kích thước lớn hay video có độ phân giải cao thì có thể khiến cho quá trình lưu file diễn ra lâu hơn. Do vậy, khi gặp lỗi Word không lưu được thì người dùng hãy đợi một lúc để hệ thống load.
Nếu sau vài phút màn hình vẫn hiển thị Saving thì người dùng hãy chuyển sang cách tiếp theo.
Lưu nó trên PC
Nếu lưu file Word mất quá nhiều thời gian thì người dùng hãy tạo một bản sao và lưu tạm nó trên máy tính. Để thực hiện cách này, người dùng hãy chọn File, nhấn Save as và chọn This PC là xong.
Dọn dẹp OneDrive
Trong trường hợp OneDrive hết dung lượng, người dùng sẽ gặp phải lỗi Word không lưu được. Để khắc phục tình trạng này, người dùng hãy xóa bớt những file không cần thiết hoặc di chuyển một số tài liệu sang Google Drive.
Kiểm tra kết nối Internet
Người dùng có thể cập nhật mọi thay đổi trên Word vào OneDrive. Tuy nhiên, nếu trong quá trình chỉnh sửa mà mạng quá kém thì sẽ dẫn đến tình trạng Word không lưu được. Lúc này, người dùng cần kiểm tra là đường truyền mạng và chuyển sang mạng khác ổn định hơn.
Tắt add-in Microsoft
Tính năng add-in giúp người dùng có thể soạn các công thức, phương trình toán học, tải ảnh shock, thêm chữ ký điện tử trong Word một cách nhanh chóng mà không cần sự hỗ trợ của các bên thứ 3.
Khi add-in bị quá tải hoặc lỗi thì sẽ dẫn đến tình trạng Word không lưu được. Với trường hợp này, người dùng nên tắt tính năng bằng các bước như sau:
- Bước 1: Vào File, chọn thẻ File và chọn Options.
- Bước 2: Chọn Add-in.
- Bước 3: Tại mục Manage, chọn Com Add-ins và nhấn Ok.
- Bước 4: Chọn vào chữ Go, sau đó bỏ tích ở dòng chữ ở cửa sổ mới hiện ra rồi nhấn Remove.
- Bước 5: Nhấn Ok.
Thay đổi tên mẫu Normal.dotm
Mẫu Normal.dotm là loại file thường hoạt động khi người dùng sử dụng Microsoft Office. File này thường chứa các cài đặt quyết định đến việc hiển thị tài liệu. Vì vậy, nếu mẫu Normal.dotm này bị hỏng hoặc có vấn đề thì người dùng sẽ gặp phải lỗi không lưu được tài liệu trên Word. Cách khắc phục như sau:
- Bước 1: Mở File Explorer, vào ổ đĩa C chọn User rồi chọn UserName.
- Bước 2: Chọn AppData, nhấn Roaming rồi chọn Microsoft, sau đó chọn Templates.
- Bước 3: Tìm file Normal và đổi tên.
Thay đổi tên mẫu Normal.dotm
Thực hiện lại việc lưu tài liệu
Nếu gặp phải tình trạng Word lỗi không lưu được thì người dùng có thể thử khôi phục tài liệu và thực hiện lưu lại như sau:
- Bước 1: Nhấn chuột phải vào biểu tượng Start, chọn Task Manager.
- Bước 2: Tìm và chọn Microsoft Word, sau đó chọn End Task.
- Bước 3: Vào Word và mở lại file không lưu được trước đó. Lúc này, trên màn hình sẽ hiển thị thông báo yêu cầu người dùng khôi phục lại dữ liệu. Nếu không thấy tùy chọn đó, người dùng vào File và mở menu Info.
- Bước 4: Nhấn chọn Version History.
Tiến hành sửa chữa Microsoft Office
Để sửa lỗi Word không lưu được bằng cách này, người dùng hãy làm theo hướng dẫn dưới đây:
- Bước 1: Bấm tổ hợp phím Windows + I, chọn App.
- Bước 2: Chọn Apps & features, bấm vào dấu 3 chấm tại mục Microsoft Office và chọn Modify.
- Bước 3: Chọn Online Repair, chọn Repair.
Vô hiệu hóa các phần mềm ngăn chặn virus trên máy
Phần mềm chống virus hoạt động cũng có thể là một nguyên nhân dẫn đến lỗi Word không lưu được. Do đó, để khắc phục lỗi này, người dùng hãy thử tắt phần ứng dụng này đi và quay lại Word thực hiện thao tác lưu.
Tiến hành mở Word ở chế độ an toàn
Khởi động Word ở chế độ an toàn cũng là cách khắc phục lỗi Word không lưu được hiệu quả. Cách thực hiện như sau:
- Bước 1: Nhập từ khóa Run vào thanh tìm kiếm trên màn hình, chọn Run.
- Bước 2: Tại ô trống của hộp thoại Run nhập winword /safe và nhấn Ok.
- Bước 3: Vào Word, chọn File, nhấn Options và chọn Add-ins.
- Bước 4: Tại mục Manage, bấm vào dấu mũi tên và chọn COM Add-ins và bấm Go.
- Bước 5: Xóa bỏ mọi mục tiện ích mở rộng không cần thiết.
Khởi động Word ở chế độ an toàn
Word không lưu được sau khi cài Adobe Acrobat 7.0
Một trong những nguyên nhân phổ biến gây nên lỗi Word không lưu được chính là cài Adobe Acrobat 7.0. Nếu người dùng chưa biết cách xử lý vấn đề này thì có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây:
Biểu hiện
Một số biểu hiện của việc Word không lưu được do cài đặt Adobe Acrobat 7.0 gồm:
- Mặc dù người dùng thực hiện thành công một số thao tác thay đổi không gian làm việc của Word như tạo macro, thay phông chữ mặc định… nhưng khi thoát ra, những tùy chỉnh này không được lưu.
- Khi truy cập vào Word, người dùng thấy những mục mình đã thay đổi và thêm vào không xuất hiện.
- Khi khởi động chương trình Office, người dùng thấy một số lỗi như lỗi thời gian chạy visual c++, Microsoft visual c++ runtime library…
- Nhận được thông báo “Bộ nhớ hoặc không gian đĩa không đủ. Word không thể hiển thị phông chữ được yêu cầu” khi mở một file Word.
- Nhấn đúp chuột vào tệp để mở tệp trong Word nhưng nhận được thông báo Word ngừng phản hồi.
Nguyên nhân
Nguyên nhân dẫn đến những biểu hiện trên là do người dùng cài đặt bổ sung cho Word Adobe Acrobat 7.0 Professional, Adobe Acrobat 7.0 Standard hoặc Adobe Acrobat 7.0 Elements.
Cách khắc phục
Dưới đây là một số cách khắc phục lỗi Word không lưu được do cài đặt Adobe Acrobat 7.0 mà bạn có thể tham khảo:
Lưu các macro
Phương pháp lưu các macro để xử lý lỗi Word không lưu được do cài đặt Adobe Acrobat 7.0 áp dụng được tất các các phiên bản Word, trừ Word 2007. Cách thực hiện như sau:
- Bước 1: Bấm và giữ phím Shift trong Word.
- Bước 2: Chọn thẻ File và nhấn Save All.
Dùng lệnh “Lưu tất cả”
Để “Lưu tất cả” trong Word, người dùng cần thực hiện một số lệnh như sau:
Với Word 2007
- Bước 1: Chọn thẻ Microsoft Office Button, sau đó chọn Word Options.
- Bước 2: Chọn Customize .
- Bước 3: Trong hộp thoại Choose commands from, chọn All commands.
- Bước 4: Trong danh sách phần Choose commands from, chọn Save All và nhấn More.
- Bước 5: Nhấn OK để đóng cửa sổ Word Options.
Với Word 2003 và các phiên bản trước đó
- Bước 1: Trên thanh công cụ, chọn Customize.
- Bước 2: Trong mục Commands, chọn File.
- Bước 3: Chọn Save All trong menu File.
- Bước 4: Chọn vị trí muốn lưu và nhấn Customize.
Liên hệ Adobe
Người dùng cần liên hệ với Adobe nhằm biết thông tin chi tiết về phần mềm công cụ vừa tải về, đồng thời xem có bản cập nhật mới nhất không để nâng cấp.
Để làm được điều này, người dùng hãy truy cập vào đường link sau //support.microsoft.com/vi-vn/gp/vendors/en-us. Microsoft sẽ liên hệ với bên bên thứ 3 và giúp người dùng xử lý kỹ thuật trong trường hợp này.
Xóa phần bổ trợ Adobe khỏi Office
Loại bỏ phần bổ trợ Adobe khỏi Office được xem là cách đơn giản nhất để xử lý lỗi Word không lưu được. Tuy nhiên, cách này sẽ khiến người dùng không thể lưu file dưới dạng PDF. Các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Vào Start, chọn Settings và chọn Control Panel.
- Bước 2: Click vào Add or Remove Programs.
- Bước 3: Trong mục Current Installed Programs, chọn Adobe Acrobat Professional 7.0 và nhấn Change.
- Bước 4: Chọn Modify và nhấn Next.
- Bước 5: Chọn Create Adobe PDF và Acrobat PDF Creator.
- Bước 6: Nhấn mũi tên cạnh mục Microsoft Office và chọn Not installed.
- Bước 7: Nhấn Ok và đóng cửa sổ Add or Remove Programs.
Xóa phần bổ trợ Adobe
Lời kết
Hy vọng rằng thông qua hướng dẫn trong bài viết trên, người dùng sẽ khắc phục lỗi Word không lưu được thành công. Ngoài ra, nếu đang có nhu cầu tư vấn về các dịch vụ