Tại sao phải thu thập tài liệu

Với chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật. Trong thời gian qua, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh đã nỗ lực cố gắng vừa kiện toàn, củng cố tổ chức bộ máy, tăng cường về số lượng, nâng cao chất lượng chuyên môn nghiệp vụ. Hàng năm, Chi cục chủ động tham mưu lập kế hoạch và tổ chức thực hiện tiếp nhận tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu; hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đôn đốc việc phân loại, lập hồ sơ, lựa chọn tài liệu và chuẩn bị tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử. Chi cục đã tham mưu UBND tỉnh ban hành một số văn bản quan trọng như Quyết định số 621/QĐ-UBND ngày 05/3/2012 ban hành quy định tiêu chí đánh giá, xếp loại thi đua thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các Sở, ban, ngành và UBND cấp huyện [được thay thế bằng Quyết định số 3301/QĐ-UBND ngày 06/11/2017]; Quyết định số 3765/QĐ-UBND ngày 03/12/2014 Ban hành kế hoạch chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan, đơn vị, địa phương giai đoạn 2015-2020; Quyết định số 2264/QĐ-UBND ngày 15/6/2015 ban hành Danh mục các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ tỉnh, Quyết định số 1950/QĐ-UBND ngày 14/7/2016 về việc ban hành Danh mục bổ sung, điều chỉnh Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử; Quyết định số 2816/QĐ-UBND ngày 21/7/2015 ban hành Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh, Công văn số 1146/UBND-NC1 ngày 20/3/2015 của UBND tỉnh về việc tăng cường công tác bảo vệ bí mật nhà nước và chấn chỉnh hoạt động chỉnh lý tài liệu; Công văn số 6352/UBND- NC1 ngày 10/10/2017 về việc triển khai Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ và Thông báo kết quả kiểm tra của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; tham mưu Sở Nội vụ ban hành Kế hoạch thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử giai đoạn 2015 -2020. Ngoài ra, Chi cục còn chủ động ban hành Lịch thu tài liệu hàng năm trên cơ sở Kế hoạch của Sở Nội vụ. Chính vì vậy công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đã có nhiều chuyển biến tích cực, tài liệu nộp vào Lưu trữ lịch sử được nâng lên cả về số lượng và chất lượng. Hiện tại Chi cục văn thư - Lưu trữ tỉnh đã tiếp nhận 1.085,145 mét giá tài liệu của 109 phông, trong đó số lượng tài liệu thu thập từ các cơ quan tổ chức cấp huyện trong những năm qua và những năm tiếp theo sẽ chiếm đa số trong tổng số lượng tài liệu thu thập từ các cơ quan, tổ chức trong toàn tỉnh.

I. THỰC TRẠNG THU THẬP TÀI LIỆU TỪ CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC CẤP HUYỆN

1. Kết quả đạt được

Ngày 01/7/2012, Luật Lưu trữ có hiệu lực tổ chức Lưu trữ lịch sử cấp huyện không còn, toàn bộ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn đều phải giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh quản lý thống nhất theo quy định của pháp luật. Theo đó nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh được mở rộng và nâng lên. Tuy nhiên công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đối với các cơ quan tổ chức cấp huyện chậm được thực hiện, nguyên nhân do hệ thống văn bản hướng dẫn việc thu thập tài liệu và văn bản hướng dẫn xác định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử ban hành chậm. Do đó các địa phương không có đủ cơ sở pháp lý để triển khai thực hiện.

Đến năm 2014, sau khi Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 hướng dẫn giao nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp và Thông tư 17/2014/TT-BNV ngày 21/11/2014 hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của Bộ Nội vụ ban hành, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định số 2264/QĐ-UBND ngày 15/6/2015 Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Từ đó số nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh tăng lên từ 66 nguồn nộp lưu [theo Quyết định 1971/QĐ-UBND ngày 30/6/2009 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành danh mục số 1, Danh mục số 2 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh] lên 362 nguồn nộp lưu, tăng 296 nguồn, trong đó cấp huyện 284 nguồn chiếm 78,45 % trong tổng số nguồn nộp lưu toàn tỉnh. Đây là nguồn tài liệu vô cùng phong phú, sau khi tiếp nhận vào Lưu trữ lịch sử sẽ góp phần phản ánh một cách toàn vẹn nhất quá trình hoạt động chỉ đạo, điều hành của tỉnh nhà trong thời gian qua trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Mặt khác khối tài liệu này đã, đang và sẽ góp phần quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc nói chung cũng như sự phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh nhà nói riêng.

Tuy nhiên qua kết quả khảo sát [năm 2014] hầu hết số tài liệu tại các cơ quan, tổ chức cấp huyện đang nằm trong tình trạng tích đống, bó gói, nên việc lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử là một bài toán nan giải đối với các địa phương. Để giải quyết vấn đề này, Chi cục đã tham mưu Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ban hành Quyết định số 3765/QĐ-UBND ngày 03/12/2014 về việc chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan, đơn vị, địa phương giai đoạn 2015-2020. Trong đó đưa lộ trình chỉnh lý tài liệu của các cơ quan tổ chức cấp huyện trong thời gian 05 năm. So với các địa phương khác, Hà Tĩnh là một trong những địa phương ban hành kế hoạch chỉnh lý tài liệu cấp huyện tương đối sớm so với cả nước. Song song với việc ban hành kế hoạch chỉnh lý tài liệu, Chi cục còn tham mưu Sở Nội vụ ban hành Kế hoạch số 213/KH-SNV về việc thu thập tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử cũng theo lộ trình 5 năm. Với phương châm: chỉnh lý đến đâu thu đến đó. Đây được xem là một bước đột phá mang lại hiệu quả cao trong công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Chính vì thế sau chưa đầy 03 năm tiến hành thu thập tài liệu từ các cơ quan tổ chức cấp huyện đến thời điểm hiện nay, Chi cục đã tiếp nhận 59 phông của 11/13 đơn vị [trong đó có 01 đơn vị mới chia tách, thành lập mới] với tổng số 294, 25 mét giá tài liệu. Nhìn chung tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được chỉnh lý sắp xếp khoa học theo nghiệp vụ lưu trữ thống nhất, có công cụ tra tìm phục vụ nhu cầu nghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu được nhanh chóng, chính xác kịp thời, hiệu quả.

2. Khó khăn, vướng mắc

Bên cạnh những kết quả đạt được công tác thu thập tài liệu từ các cơ quan, tổ chức cấp huyện cũng gặp những khó khăn nhất định:

- Việc phân chia lộ trình thu thập tài liệu trong nhiều năm giúp cho các địa phương có đủ thời gian để phân loại, lựa chọn những hồ sơ tài liệu có giá trị vĩnh viễn để nộp lưu và điều quan trọng giúp cho các địa phương dễ dàng hơn trong việc bố trí kinh phí để chỉnh lý tài liệu [vì trong một năm, một đơn vị cấp huyện không thể bố trí đủ kinh phí để chỉnh lý hết số tài liệu tồn đọng]. Tuy nhiên bên cạnh đó việc giao nộp cũng như tiếp nhận tài liệu sẽ không thực hiện dứt điểm trong một lần mà phải thực hiện nhiều lần. Dẫn đến mất nhiều thời gian trong công tác tiếp nhận.

- Do các văn bản về công tác văn thư lưu trữ chỉ mang tính chất đề nghị lãnh đạo các cấp chỉ đạo các cơ quan, tổ chức thực hiện văn bản này. Mà chưa có chế tài xử lý dẫn đến việc thu nộp của các cơ quan, tổ chức gặp nhiều khó khăn và phụ thuộc nhiều vào sự chỉ đạo của lãnh đạo và sự tham mưu của Phòng Nội vụ. Nơi nào lãnh đạo quan tâm và chỉ đạo sát sao thì công tác thu thập tài liệu nộp lưu có hiệu quả và ngược lại.

- Nhận thức của lãnh đạo một số cơ quan, tổ chức về vai trò tầm quan trọng của công tác lưu trữ chưa đầy đủ, chưa dành sự quan tâm đúng mức cho công tác này. Đôi lúc, đôi khi còn xem đây là công việc thứ yếu, việc chưa làm chưa chết ai.

- Vai trò của Phòng Nội vụ trong việc xâu nối, phối hợp với các phòng, ban đơn vị thuộc và trực thuộc UBND cấp huyện đang còn mờ nhạt và đặc biệt là công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ chưa thực hiện tới các đơn vị ngành dọc đóng trên địa bàn huyện. Mặt khác nhân sự bố trí ở Phòng Nội vụ để quản lý công tác văn thư lưu trữ cấp huyện cũng như cán bộ được bố trí kiêm nhiệm công tác văn thư lưu trữ tại các Phòng, ban, thuộc UBND huyện, thành phố, thị xã chưa được đào tạo đúng chuyên ngành, thiếu kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ văn thư lưu trữ nên trong công tác tham mưu còn nhiều hạn chế; do thiếu kiến thức chuyên môn lại yếu về nghiệp vụ nên việc hướng dẫn đôn đốc, lựa chọn những hồ sơ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của từng Phông tài liệu, thống kê thành Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu và làm các thủ tục bàn giao cho Lưu trữ lịch sử mất rất nhiều thời gian. Dẫn đến một số đơn vị thời hạn nộp tài liệu chậm hơn so với kế hoạch.

- Đa số các địa phương khi tiến hành thu thập bước đầu có tài liệu gì thu tài liệu đó mà chưa chú ý đến việc tìm kiếm, bổ sung các văn bản còn thiếu, dẫn đến có nhiều hồ sơ sau khi chỉnh lý vẫn thiếu văn bản, thành phần liên quan, làm tài liệu trong từng phông lưu trữ bị phân tán nên thành phần và số lượng giao nộp không đủ và không phản ánh trọn vẹn chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan. Từ đó ảnh hưởng không nhỏ đến việc khai thác phục vụ độc giả.

- Thực hiện chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu của một số các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh còn chưa nghiêm. Tình trạng tài liệu của các cơ quan, tổ chức tích đống, tồn đọng còn khá phổ biến, nhưng chưa có kế hoạch bố trí kinh phí hàng năm để tổ chức chỉnh lý và lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định.

II. GIẢI PHÁP

Để khắc phục những khó khăn vướng mắc nêu trên cũng như để làm tốt hơn nữa công tác thu thập tài liệu từ các cơ quan, tổ chức cấp huyện vào Lưu trữ lịch sử, cần thực hiện một số giải pháp sau:

1. Đối với các cơ quan, tổ chức

- Thực hiện nghiêm túc đầy đủ quy trình thủ tục, thời gian giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử. Mà muốn làm tốt công tác giao nộp trước mắt các cơ quan tổ chức cần xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống để lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu [vì tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện hầu hết chưa được chỉnh lý đang nằm trong tình trạng tích đống, bó gói].

- Trên cơ sở tiêu chí đánh giá xếp loại của UBND tỉnh về công tác văn thư lưu trữ, Phòng Nội vụ tham mưu cho Lãnh đạo UBND tiêu chí đánh giá xếp loại thi đua, khen thưởng của các Phòng, ban đơn vị thuộc và trực thuộc về công tác thu thập và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử xem đó là một trong những tiêu chí đánh giá mức độ xếp loại cho các tập thể và cá nhân hàng năm. Để từ đó nâng cao nhận thức cho Lãnh đạo và cán bộ về trách nhiệm của cá nhân trong công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập và giao nộp tài liệu nói riêng; cần tăng cường kiểm tra, giám sát quản lý về công tác văn thư lưu trữ đối với các cơ quan ngành dọc đóng trên địa bàn huyện. Đặc biệt là công tác bảo quản, thu thập và nộp lưu tài liệu; tham mưu xây dựng kế hoạch thu thập và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử cho từng Phòng, ban, đơn vị thuộc và trực thuộc trên cơ sở kế hoạch thu của Sở Nội vụ.

- Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức tiếp tục đẩy mạnh việc triển khai Luật lưu trữ; Nghị định số 01/2013/NĐ-Cp ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ; Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp và các văn bản quy định về công tác văn thư lưu trữ.

- Tăng cường công tác tập huấn để nâng cao nhận thức cho toàn thể cán bộ công chức viên chức về công tác lưu trữ, trong đó chú trọng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử.

2. Đối với Lưu trữ lịch sử

- Cần đồng hành, phối hợp chặt chẽ với các địa phương để kịp thời tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc của đơn vị. Đặc biệt là trong việc xử lý kịp thời tài liệu tích đống, bó gói vì muốn thu thập được tài liệu của các cơ quan, tổ chức trước hết cần hướng dẫn các đơn vị xây dựng kế hoạch, lập dự toán chỉnh lý trên cơ sở Kế hoạch khung của UBND tỉnh. Làm tốt vấn đề này thì việc thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử mới đạt hiệu quả cao.

- Cán bộ làm công tác thu thập phải bám sát cơ sở, tận tình hướng dẫn nghiệp vụ, đánh giá đúng được số liệu và chất lượng tài liệu tại các đơn vị, thời gian tài liệu, nội dung khối lượng tài liệu. Có như thế, mới nắm bắt được tình trạng tài liệu của các cơ quan, tổ chức. Từ đó mới hướng dẫn chính xác, kịp thời cách thức tổ chức thực hiện cho từng cơ quan, đơn vị.

- Bên cạnh hướng dẫn cần chỉ đạo, đôn đốc quyết liệt các cơ quan, tổ chức chuẩn bị hồ sơ giao nộp đúng kế hoạch.

- Bổ sung tiêu chí giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử để đánh giá, xếp loại thi đua thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các sở, ban, ngành và UBND cấp huyện.

- Hàng năm tổ chức họp đánh giá lại kết quả đạt được cũng như những tồn tại, hạn chế trong công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử để từ đó đề ra những giải pháp cụ thể cho năm tới.

3. Đối với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

- Việc xác định thành phần tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày của cơ quan, tổ chức là vấn đề vướng mắc chưa có sự thống nhất giữa Lưu trữ lịch sử và các cơ quan, tổ chức. Vì vậy, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần tham mưu Bộ Nội vụ ban hành hướng dẫn cụ thể đối với thành phần tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày của cơ quan, tổ chức để Lưu trữ lịch sử có đủ cơ sở thực hiện việc tiếp nhận khối tài liệu này.

- Tham mưu Bộ Nội vụ đôn đốc, phối hợp thống nhất với các bộ, ngành để quy định thời hạn bảo quản đối với tài liệu chuyên ngành.

- Xây dựng chế tài quy định đối với các cơ quan, tổ chức trong việc thực hiện giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.

- Cần lồng ghép công tác thi đua khen thưởng trong Hội nghị sơ kết, tổng kết việc thực hiện các văn bản quy định về công tác văn thư lưu trữ. Để nhằm đánh giá lại kết quả đạt được cũng như kịp thời biểu dương khích lệ các cơ quan, tổ chức, địa phương làm tốt công tác văn thư lưu trữ. Để từ đó tạo ra khí thế thi đua sôi nổi trong thực hiện nhiệm vụ chung của toàn ngành. Đưa công tác văn thư lưu trữ ngày càng phát triển đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội./.

Đinh Thị Cẩm Thơ

PT Phòng Nghiệp vụ VTLT

Video liên quan