Nhiều cơ hội phát triển bị bỏ lỡ, năng suất làm việc của nhân viên giảm, tính cam kết thấp, các vấn đề giao tiếp trong doanh nghiệp đang bị bế tắc – đây là những điều các nhà lãnh đạo đang phải đối mặt và giải quyết hàng ngày nhưng vẫn chưa tìm được cách tốt nhất. Vậy chính xác thì đâu là phong cách lãnh đạo đúng đắn để tạo ra một nhà lãnh đạo hiệu quả?
Trong suốt 40 năm nghiên cứu của Ken Blanchard đã chứng minh được rằng, phong cách lãnh đạo tốt nhất chính là phong cách phù hợp với nhu cầu phát triển của nhân viên, người mà bạn đang làm việc cùng. Có phải những nhân viên mới, thiếu kinh nghiệm thì họ sẽ cần sự hướng dẫn và chỉ đạo nhiều hơn không? Và đối với các nhân viên cấp dưới đã có kinh nghiệm và kỹ năng thì họ đều không muốn bị giám sát công việc của mình?
Đâu là phong cách lãnh đạo đúng đắn để tạo ra một nhà lãnh đạo hiệu quả? [Photo freepik.com]
Có bốn phong cách lãnh đạo cơ bản trong mô hình SLII® để lãnh đạo thành công trong mọi tình huống: chỉ đạo, huấn luyện, hỗ trợ và giao phó. Những phong cách này cũng tương đương với bốn cấp độ phát triển cơ bản: năng lực thấp, năng lực từ thấp đến có ít, năng lực từ vừa đến cao, và năng lực cao.
Người có năng lực thấp cần phong cách chỉ đạo, người có năng lực thấp đến có ít cần phong cách huấn luyện, người có năng lực từ vừa đến cao cần phong cách hỗ trợ và người năng lực cao cần phong cách giao phó.
Mức độ phát triển cũng khác nhau giữa các mục tiêu hoặc nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Một cá nhân có thể ở một mức độ phát triển về một mục tiêu hoặc nhiệm vụ và ở một mức độ phát triển khác về mục tiêu hoặc nhiệm vụ khác. Ví dụ, một giáo sư đại học, sẽ thích dạy và viết. Đó là những nhiệm vụ mà người đó sẽ thực hiện tốt và không có sự giám sát. Tuy nhiên, khi nói đến các vấn đề hành chính như quản lý ngân sách và điền vào các báo cáo, thì người này hoàn toàn là một người chỉ có năng lực từ thấp đến có .
Ba kỹ năng của một nhà lãnh đạo SLII
Để trở thành một nhà lãnh đạo SLII để thành công trong mọi tình huống, nhà lãnh đạo cần phải nắm vững ba kỹ năng sau:
1. Thiết lập mục tiêu
Mọi hiệu suất cao đều bắt đầu với những mục tiêu rõ ràng. Làm rõ các mục tiêu bao gồm việc đảm bảo rằng mọi người hiểu hai điều: thứ nhất, những gì họ được yêu cầu làm — lĩnh vực trách nhiệm giải trình — và thứ hai, hiệu suất tốt trông như thế nào — các tiêu chuẩn hiệu suất mà họ sẽ được đánh giá.
2. Chẩn đoán
Nhà lãnh đạo phải chẩn đoán mức độ phát triển của các nhân viên cấp dưới trực tiếp của mình về từng mục tiêu và nhiệm vụ của họ bằng cách xem xét hai yếu tố — năng lực và cam kết. Năng lực là tổng hợp kiến thức và kỹ năng mà một cá nhân mang lại cho một mục tiêu hoặc nhiệm vụ. Cam kết liên quan đến động lực và sự tự tin của một người về mục tiêu hoặc nhiệm vụ.
3. Lựa chọn mức hỗ trợ phù hợp
Nhà lãnh đạo phải có phong cách lãnh đạo phù hợp với nhu cầu và trình phát triển của người mà mình đang lãnh đạo. Không giám sát hoặc giám sát quá mức — nghĩa là cho mọi người quá nhiều hoặc quá ít phương hướng — có tác động tiêu cực đến sự phát triển của nhân viên.
Bất kể các nhà lãnh đạo đang phải đối mặt với những thách thức trong bất kỳ tình huống nào, hãy nhớ rằng tất cả mọi người đều có năng lực lãnh đạo của riêng mình, và điều quan trọng là phải biết nó đến từ đâu và sử dụng nó như thế nào cho hiệu quả.
Kỹ năng Lãnh Đạo SLII giúp các nhà lãnh đạo có thể chẩn đoán được đặc tính và nhu cầu của từng nhân viên, cũng như thấu hiểu được tình hình thực tế biến động, từ đó sử dụng phù hợp và tối ưu cho từng nhân viên, trong từng tình huống, ở từng thời điểm khác nhau.
Theo Ken Blanchard
Nhân viên có thể trải qua những khoảng thời gian mà họ không làm việc hiệu quả như bình thường. Việc giảm năng suất đôi khi có thể ảnh hưởng đến các thành viên khác trong nhóm và mục tiêu chung, điều quan trọng là phải giúp nhân viên cảm thấy có động lực.
Các nhà quản lý luôn xem xét các quy trình và thủ tục trong công ty có thể tăng hiệu quả. Thực hiện phân tích quy trình làm việc để xem xét hệ thống hiện tại và tái cấu trúc những điểm còn yếu. Một cách khác để giải quyết thách thức này là đặt câu hỏi và đưa ra giải pháp cho vấn đề của nhân viên. Các cuộc họp trực tiếp tạo cơ hội tuyệt vời cho các nhà quản lý để thiết lập lại các kỳ vọng liên quan đến năng suất công việc, ví dụ như áp dụng công nghệ phần mềm để giảm thiểu các nhiệm vụ thủ công, vừa tránh sai sót lại tiết kiệm thời gian làm việc cho nhân viên.
2. Thiếu giao tiếp
Một thách thức khác mà các nhà quản lý phải đối mặt là đảm bảo giao tiếp hiệu quả. Bởi vì mỗi thành viên trong nhóm có một tính cách khác nhau, nên không thể tránh khỏi những hiểu lầm trong giao tiếp.
Tăng tần suất giao tiếp để đảm bảo nhân viên biết chính xác những gì bạn mong đợi ở họ và khi nào bạn cần họ hoàn thành. Cân nhắc triển khai một nền tảng công nghệ phần mềm cho toàn bộ doanh nghiệp để đảm bảo nhân viên có thể vừa liên hệ trao đổi vừa tập trung được toàn bộ thông tin liên quan đến công việc
3. Tinh thần đồng đội kém
Đôi khi, nhân viên có thể mất tập trung vào sự hợp tác khi họ dành nhiều thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ cá nhân. Để thiết lập lại tinh thần đồng đội, các nhà quản lý nên xem xét lại mục đích của một dự án. Những người quản lý dành thời gian để ghi nhận những nỗ lực của nhóm và làm rõ mục đích công việc của họ đã cho thấy mức độ động lực tăng lên.
Cân nhắc chia các thành viên trong nhóm của bạn thành các đối tác để họ có cơ hội làm việc với ai đó cho một dự án cụ thể. Các dự án xây dựng đội nhóm là một cách tuyệt vời khác để giúp mọi người học cách làm việc tốt hơn cùng nhau. Tùy theo đặc điểm của mỗi dự án của bạn xoay quanh những thách thức mà nhóm của bạn phải đối mặt. Ví dụ, nếu họ cần hiểu nhau hơn, hãy tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ.
4. Áp lực để thực hiện
Một số nhà quản lý, đặc biệt là các nhà quản lý mới, cảm thấy như họ phải chịu áp lực phải đạt được thành công vượt trội ngay từ khi bắt đầu đảm nhiệm vai trò của mình. Nếu bạn thường xuyên cảm thấy căng thẳng về vị trí lãnh đạo của mình, hãy dành thời gian để xem xét lại lý do tại sao bạn được tuyển dụng cho công việc đó. Nhận thức rằng các nhà lãnh đạo học hỏi từ kinh nghiệm và sai lầm. Lập kế hoạch cụ thể luôn mang lại lợi ích, tuy nhiên khoogn thể tránh khỏi những tình huống bất ngờ. Cách bạn chọn để giải quyết xung đột và phản ứng với thách thức phản ánh khả năng lãnh đạo của bạn.
5. Thiếu cấu trúc rõ ràng
Một thách thức phổ biến mà các nhà quản lý phải đối mặt tại nơi làm việc là thiếu cấu trúc đội nhóm cụ thể. Tùy thuộc vào môi trường làm việc, một số nhóm có thể cần được giám sát chặt chẽ hơn những nhóm khác để duy trì mức năng suất. Dành thời gian để phát triển một cơ cấu tổ chức rõ ràng và số hóa quy trình minh bạch giúp nhân viên dễ dàng chủ động trong công việc, nâng cao năng suất.
6. Quản lý thời gian
Bởi vì các nhà quản lý chịu trách nhiệm quản lý các thành viên trong nhóm và giao tiếp với các bộ phận khác, họ thường phải vật lộn với việc cân bằng các nhiệm vụ của mình. Một cách để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho trách nhiệm công việc của bạn là lên lịch thời gian trong ngày để thực hiện công việc cụ thể. Hãy cho nhóm của bạn biết thời gian bạn sẽ có mặt với họ và thời gian bạn định tập trung vào công việc của mình. Thường xuyên cập nhật lịch của bạn và chia sẻ lịch đó với các thành viên trong nhóm để họ biết khi nào họ có thể liên hệ với bạn.
7. Hỗ trợ không đầy đủ
Các nhà quản lý đôi khi cần sự chấp thuận của ban điều hành hoặc chủ sở hữu doanh nghiệp trước khi tiến hành một dự án. Khi quá trình ra quyết định mất nhiều thời gian hơn dự kiến, nó có thể làm chậm tiến độ của nhóm của họ về tổng thể. Điều quan trọng nhất cần làm trong tình huống này là trung thực với các thành viên trong nhóm của bạn. Hãy cho họ biết rằng bạn đang chờ đợi thông qua của ban điều hành, và nếu có thể, hãy cho phép họ thực hiện các dự án khác. Cố gắng sắp xếp những cuộc họp 1-1 với người ra quyết định để đẩy nhanh tiến độ.
8. Chủ nghĩa hoài nghi
Các nhóm thường đặt câu hỏi về tính minh bạch của quản lý khi họ cảm thấy bị cấp trên xa lánh, đặc biệt nếu một số nhân viên cảm thấy như họ đang làm nhiều việc hơn những người khác. Khi mọi người cảm thấy họ chưa thực sự là một phần của doanh nghiệp, mức độ tin tưởng của họ sẽ bị giảm đi. Giao tiếp rõ ràng và tương tác trung thực giúp giải quyết sự hoài nghi trong hầu hết các trường hợp. Khi bạn ủy thác nhiệm vụ, hãy giải thích lý do tại sao bạn giao nó và nó đóng góp như thế nào vào mục tiêu chung. Hoặc đơn giản hơn, sử dụng công nghệ phần mềm trong công việc để mọi người dễ dàng nhìn thấy vai trò của họ trong một dự án cụ thể.
9. Nhân viên khó tính
Đôi khi, các nhà quản lý theo sát nhân viên có thể gây ra căng thẳng tại nơi làm việc. Nhận biết được vấn đề và tìm cách giải quyết đúng đắn trước khi chúng trở thành chúng trở nên nghiêm trọng là một thách thức phổ biến mà các nhà quản lý phải đối mặt. Để giải quyết được các mối bận tâm của nhân viên, hãy tìm hiểu và chủ động trao đổi với các thành viên trong nhóm/công ty để tìm hiểu về bất kỳ vấn đề nào họ có thể gặp phải khi hoàn thành công việc hoặc giao tiếp với các thành viên.
Thực hiện bất kỳ đề xuất khả thi nào để cho thấy bạn đang lắng nghe nhóm của mình. Nếu bạn không chắc phải làm gì tiếp theo, hãy cân nhắc việc nhờ đến sự hỗ trợ của bộ phận nhân sự trong công ty của bạn. Việc đào tạo của họ sẽ hỗ trợ giải quyết xung đột và các quan tâm khác của quan hệ nhân viên.
10. Thăng chức từ đồng nghiệp lên chức vụ quản lý
Những người được thăng tiến trong công việc thường thấy mình đang quản lý các đồng nghiệp cũ. Tình huống này lúc đầu có thể cảm thấy khó xử, nhưng với thời gian và sự lãnh đạo đúng đắn, nó có thể trở nên ít vấn đề hơn. Đảm bảo các thành viên trong nhóm rằng mọi người sẽ nhận được những sự hỗ trợ cần thiết để hoàn thành mục tiêu của mình. Có thể hữu ích nếu có một cuộc họp ngay sau khi bạn trở thành quản lý, khi ấy bạn có thể giải quyết sự thay đổi về vai trò và dễ dàng giải đáp bất kỳ câu hỏi nào của các thành viên trong nhóm.
Tăng cường tương tác giữa cấp quản lý với nhân viên, lựa chọn công nghệ phần mềm phù hợp để trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp vận hành trơn tru. Liên hệ ngay với các chuyên gia tư vấn tối ưu quản trị doanh nghiệp của 1C Việt Nam tại đây
DocumentManagement
QuanLyQuyTrinh
QuanLy
QuanLyDoanhNghiep