Quản trị theo mục tiêu [MBO] là một hệ thống quản lý được liên kết với mục tiêu của tổ chức theo kết quả công việc mà từng cá nhân đạt được và sự phát triển của tổ chức với sự tham gia của các cấp quản lý.
Trong hệ thống MBO, “mục tiêu” sẽ được chia thành 3 loại là mục tiêu công việc hàng ngày, mục tiêu để giải quyết được các vấn đề và mục tiêu cho việc đổi mới.
1.2. Ưu điểm
MBO giúp khuyến khích được cấp dưới có được sự chủ động, sáng tạo khi tham gia vào công việc lập mục tiêu chúng. Ngoài ra, MBO còn giúp cho nhà lãnh đạo dễ kiểm soát hơn, có nhiều thời gian hơn để đánh giá sự công bằng, minh bạch theo năng lực. Từ đó, tổ chức sẽ được phân định rõ ràng, có được sự cam kết của cấp dưới để thực hiện theo đúng yêu cầu và mang đến hiệu quả trong công việc của họ.
1.3. Nhược điểm
Một vài hạn chế khi sử dụng hệ thống MBO đó là sự thay đổi từ môi trường có thể mang đến lỗ hổng, tống thời gian thực hiện, cần có một môi trường nội bộ lý tưởng và phải có mục tiêu ngắn hạn. Ngoài ra, rất dễ hướng tới sự sai lạc, khó đúng chuẩn, khó kiểm soát được các quy trình, đòi hỏi những người thực hiện luôn phải có tinh thần trách nhiệm cao. Một điều nữa là khó kiểm soát được chi phí do việc thực hiện hành vi của nhân viên chưa có tính đồng nhất.
1.4. Cách thức làm
Quản trị theo mục tiêu [MBO] là quá trình trải qua 5 bước:
- Xem xét và thiết lập các mục tiêu chung của tổ chức.
- Thiết lập nên mục tiêu của từng cá nhân, bộ phận trong tổ chức.
- Kiểm soát quy trình thực hiện.
- Đánh giá hiệu quả thực hiện quá trình.
- Ghi nhận kết quả cũng như thành tích đã đạt được.
1.5. Tại sao nên dùng phương pháp quản trị mục tiêu [MBO]?
Trong thực tế, môi trường kinh doanh biến động và thay đổi không ngừng dưới tác động của nhiều yếu tố ngày nay. Chính vì vậy phương pháp quản trị theo mục tiêu đã xuất hiện và áp dụng rộng rãi nhất là các doanh nghiệp nước ngoài. Khi sử dụng phương pháp này sẽ phản ánh rõ nét quá trình phát triển trong việc quản trị doanh nghiệp mang tính kết nối và cộng tác các thành viên. Từ đó sẽ giúp cho các tổ chức nâng cao được năng suất và tối đa hóa trong việc quản trị nguồn lực. Điều này mang đến cho tổ chức có được những cái nhìn toàn diện về phương thức quản trị trong thời đại hiện nay.
Ví dụ như khi công ty Lothamilk đặt mục tiêu sẽ chiếm được tối thiểu 40% thị phần và đạt 5 tỷ doanh thu năm 2021 thì từ đó sẽ có được kế hoạch để thực hiện đạt mục tiêu.
2. Quản trị theo quá trình [Management By Processes – MBP]
2.1. Khái niệm
Quản trị theo quá trình [MBP] là việc quản lý các công việc theo một quy trình đã được phân tích và quy định trước đó. Gần như ngược lại với MBO thì MBP là bản chất của nền móng các hệ thống quản lý chất lượng ISO.
Ví dụ như trong một doanh nghiệp sản xuất theo quy trình chính gồm các giai đoạn bán hàng, sản xuất, giao hàng và dịch vụ sau bán hàng. Trong các giai đoạn này lại được phân thành những quy trình nhỏ hơn như quy trình bán hàng, quy trình xử lý đơn hàng, hay quy trình mua nguyên vật liệu. Các công việc của mỗi nhân viên được quy định theo quy trình sẽ giúp cho doanh nghiệp, tổ chức quản lý một cách hiệu quả.
Đặc điểm của MBP là: trong hệ thống MBP sẽ đặt mục tiêu và chú trọng vào kết quả cho toàn bộ quá trình chứ không theo từng bộ phận, phòng ban hay riêng cá nhân nào. Nhà quản trị sẽ đặt mục tiêu chung dài hạn cho tổ chức còn các thành viên sẽ tự quyết định mục tiêu ngắn hạn và phấn đấu để đạt được. Thường thì quản trị theo quy trình ban lãnh đạo chỉ đóng vai trò hỗ trợ, thúc đẩy hơn là việc chỉ đạo, kiểm tra hay thưởng phạt; Ccòn lại dựa vào tính tự giác của từng cá nhân, chủ động trong việc thực hiện nhiệm vụ công việc. Nhà quản trị sẽ quyết định dựa trên các cơ sở dữ liệu đã phân tích theo mục tiêu hướng đến khách hàng, làm thế nào để khách hàng cảm thấy hài lòng nhất.
2.2. Ưu điểm
Quản trị theo quy trình sẽ đảm bảo được tính tập kết cao hoặc thậm chí tất cả đã được định vị trước. Ít gây ra sự sai lệch trên mọi phương diện, chính vì vậy đảm bảo được các chuẩn mực, quy định đã đặt ra ngay khi khó khăn. Thực hiện MBP giúp dễ dàng đúng chuẩn và dễ kiểm soát quy trình một cách hoàn chỉnh từ đầu đến cuối.
2.3. Nhược điểm
Khi sử dụng MBP sẽ có vài điểm hạn chế như sử dụng theo quy trình sẽ khiến cấp dưới ít chủ động sáng tạo hơn vì phải lệ thuộc theo các quy định đã được đưa ra chặt chẽ, và khá tạo được sự linh động cao khi thực hiện theo chuẩn quy trình.
2.4. Lúc nào nên quản lý theo quá trình?
Quản trị theo quá trình [MBP] dựa trên việc phân loại các hoạt động, công việc theo một quy trình tiêu chuẩn. Để vận hành được tổ chức một cách hiệu quả cần phải xác định và phải quản lý những hoạt động có mối liên hệ với nhau. Những hoạt động nào tiếp nhận từ đầu vào và chuyển thành đầu ra đều được xem như một quá trình, và thông thường đầu ra của quá trình này sẽ là đầu vào của quá trình tiếp theo.
3. Kết hợp MBO, MBP
3.1. So sánh MBO và MBP
| Tiêu chí so sánh | MBO | MBP |
| Kết quả công việc | – Đảm bảo dựa vào mục tiêu đã đề ra. – Đạt được hiệu quả- Làm đúng việc |
– Kiểm soát được công việc một cách chi tiết nhưng không chắc chắn về việc đảm bảo được mục tiêu.- Đạt được hiệu năng.- Làm việc đúng |
| Người sử dụng | Thường dành cho những quản lý cấp cao và trung. | Thường dành cho những quản lý cấp trung và thấp. |
| Ưu điểm | Thuận lợi cho những công việc khó kiểm soát và đo lường được. | Thuận lợi cho những công việc khó xác định được mục tiêu. |
3.2. Kết hợp MBO và MBP
Thông thường trên thực tế các tổ chức sẽ kết hợp cả hai quan điểm quản trị MBO – MBP bởi mặc dù MBO có nhiều ưu điểm nhưng khi công nghệ thông tin phát triển hay sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, nhu cầu khách hàng ngày càng cao thì MBO sẽ lộ ra những điểm hạn chế rất rõ ràng. Chính vì vậy trong việc quản trị hiện đại người ta theo hướng đến quản trị theo quá trình [MBP]. Trên cơ sở tiêu chuẩn ISO 9001:2000 thì quản trị theo quá trình được áp dụng rất rõ ràng. Đến bây giờ chưa có quan điểm nào cho thấy được sử dụng phương pháp nào hiệu quả hơn tùy theo loại hình của doanh nghiệp. Chính vì vậy, các tổ chức có thể kết hợp cả hai quan điểm quản trị trên để đạt được hiệu quả cao nhất có thể.
Thuật ngữ quản trị theo mục tiêu được xem như là cách tiếp cận đối với công việc hoạch định xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1954 trong quyển sách Thực Hành Quản Trị của Peter Drucker. Sau đó, nhiều chương trình tương tự như quản trị theo mục tiêu được phát triển với những tên gọi khác nhau ví dụ như “Quản trị theo kết quả” [Management by results], “Quản trị mục tiêu” [Goals management], “Kiểm soát và hoạch định công việc” [Work planning and review], “Mục tiêu và kiểm tra [Goals and controls] và một số tên gọi khác nữa. Mặc dù mang nhiều tên gọi khác nhau, nhưng các chương trình này đều có bản chất giống nhau. Với những đóng góp đáng kể cho công việc quản trị, do vậy quản trị theo mục tiêu không chỉ các tổ chức kinh doanh mà cả các tổ chức phi kinh doanh như giáo dục, y tế, cơ quan chính phủ cũng sử dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu.
Vậy quản trị theo mục tiêu là gì? Quản trị theo mục tiêu là phương pháp quản trị trong đó nhà quản trị và những thuộc cấp cùng nhau thiết lập mục tiêu rõ ràng. Những mục tiêu này được các thành viên tự cam kết thực hiện và kiểm soát. Trong thực tiễn quản trị ngày nay, quản trị theo mục tiêu bao gồm bốn yếu tố cơ bản: [1] Sự cam kết của các quản trị viên cao cấp với hệ thống MBO; [2] Sự hợp tác của các thành viên trong tổ chức để xây dựng mục tiêu chung; [3] Sự tự nguyện tự giác với tinh thần tự quản của họ để thi hành kế hoạch chung; và [4] Tổ chức kiểm soát định kỳ việc thực hiện kế hoạch.
Hệ thống quản trị theo mục tiêu sẽ có những mặt lợi sau:
– MBO có thể giúp cho công việc hoạch định của nhà quản trị là xác định mục tiêu của tổ chức xác đáng hơn. MBO làm cho mục tiêu của tổ chức và mục tiêu cá nhân đạt được sự thống nhất.
– MBO có thể tạo ra sự kích thích tinh thần hăng hái và nâng cao trách nhiệm của các thành viên, các bộ phận tham gia việc quản trị. Nhờ vào điều này, các thành viên sẽ hiểu rõ hơn mục tiêu của toàn tổ chức.
– MBO tạo điều kiện cho mọi thành viên trong tổ chức có cơ hội phát triển năng lực của mình. Mọi thành viên được tham gia thực sự vào việc đề ra mục tiêu cho họ. Họ có cơ hội đưa ra những ý kiến đóng góp vào các chương trình kế hoạch. Họ hiểu được quyền hạn tự do sáng tạo và phát huy tính năng động của họ và họ có thể nhận được sự giúp đỡ tích cực của cấp trên để hoàn thành mục tiêu.
– MBO giúp cho sự kiểm tra đạt được hiệu quả. Thật vậy, việc xác định hệ thống mục tiêu rõ ràng sẽ làm cho công việc kiểm tra thuận lợi – đo lường các kết quả và điều chỉnh các sai lệch so với kế hoạch để đảm bảo đạt mục tiêu.
Quá trình quản trị theo mục tiêu:
6 bước của chương trình quản trị theo mục tiêu được chỉ ra dưới đây.
* Thiết lập mục tiêu chiến lược dài hạn cho toàn tổ chức
* Phân bổ các mục tiêu chủ yếu cho các bộ phận và phân xưởng
* Những nhà quản trị và cộng sự xác định các mục tiêu cụ thể cho bộ phận của họ
* Xác định những mục tiêu cụ thể cho từng thành viên trong bộ phận
* Xây dựng kế hoạch hành động, xác định cách thức để đạt được mục tiêu
* Thực hiện kế hoạch
* Đánh giá việc thực hiện mục tiêu
* Tưởng thưởng cho việc thực hiện đạt được mục tiêu
Các từ khóa trọng tâm hoặc các thuật ngữ liên quan đến bài viết trên: