Thực tiễn cho thấy, bên cạnh chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thì con dấu doanh nghiệp cũng được coi là một dạng chữ ký của doanh nghiệp. Điều đó cũng có nghĩa rằng, chữ ký và con dấu doanh nghiệp luôn đi đôi với nhau tạo nên giá trị và hiệu lực của văn bản được ký kết giữa các bên. Tùy vào từng giai đoạn kinh tế – xã hội khác nhau mà các quy định về con dấu cũng có sự khác nhau, điều đó được biểu hiện qua Luật Doanh nghiệp 2005 và Luật Doanh nghiệp 2014. Bài viết này, chúng tôi xin được phân tích vấn đề về thời hạn sử dụng con dấu doanh nghiệp như sau:
Căn cứ theo Điều 36 Luật Doanh nghiệp năm 2005 quy định về con dấu doanh nghiệp, theo đó, nhà làm luật có quy định: mỗi doanh nghiệp có con dấu riêng, con dấu của doanh nghiệp phải được lưu giữ và bảo quản tại trụ sở chính của doanh nghiệp, hình thức và nội dung của con dấu, điều kiện làm con dấu và chế độ sử dụng của con dấu sẽ theo quy định riêng của pháp luật. Điều đó cũng có nghĩa rằng, mỗi doanh nghiệp chỉ có một con dấu riêng của mình, chỉ trong những trường hợp cần thiết và được sự đồng ý của cơ quan cấp dấu, doanh nghiệp có thể có con dấu thứ hai. Theo đó, con dấu được coi là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Ý nghĩa của con dấu đối với các cơ quan rất quan trọng, vì vậy chỉ trong những trường hợp đặc biệt thì cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới thay đổi con dấu doanh nghiệp. Bài viết này, chúng tôi xin được phân tích thời hạn sử dụng con dấu doanh nghiệp như sau:
Trước khi Luật Doanh nghiệp năm 2014 có hiệu lực thì doanh nghiệp áp dụng theo các quy định tại Thông tư 21/2012/TT-BCA có ghi nhận về thời hạn sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức là 05 năm kể từ ngày con dấu có giá trị sử dụng ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Theo đó, khi hết thời hạn sử dụng trên thì cơ quan, tổ chức phải đăng ký lại mẫu dấu tại cơ quan Công an nơi cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
Tuy nhiên, khi Luật Doanh nghiệp năm 2014 có giá trị hiệu lực thì quy định về thời hạn sử dụng con dấu doanh nghiệp đã có những thay đổi theo hướng có lợi nhất cho doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp có quyền quyết định về con dấu của mình như sau:
+ Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp, trong đó nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp.
+ Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo Điều lệ của công ty.
Như vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có quyền chủ động trong việc khắc dấu, quản lý và sử dụng con dấu, trước khi sử dụng con dấu, theo đó doanh nghiệp chỉ cần thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nhằm mục đích để bên thứ ba biết về việc sử dụng con dấu của doanh nghiệp, thay vì đăng ký mẫu dấu với cơ quan Công an như trước đây. Điều đó có nghĩa rằng, trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi hay hủy bỏ con dấu chỉ cần thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh.
Sự thay đổi các quy định giữa Luật Doanh nghiệp năm 2005 và Luật Doanh nghiệp năm 2014 đã đặt ra một vấn đề đối với những doanh nghiệp thành lập và xin con dấu trước ngày 01/07/2015 thì có phải thay đổi con dấu hay không? Căn cứ theo Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp, theo đó các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01/07/2015 thì tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp và không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Đối với trường hợp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp. Điều đó có thể hiểu, doanh nghiệp được pháp luật quy định bỏ con dấu hay hoạt động kinh doanh không cần dùng con dấu nữa.
Việc nhà làm luật quy định về việc trao quyền tự chủ về con dấu thì doanh nghiệp phải xây dựng quy định, quy chế chặt chẽ để làm sao một mặt đáp ứng được yêu cầu tự do sử dụng, đạt hiệu quả cao nhất nhưng đồng thời đảm bảo được quyền quản lý con dấu, sự an toàn của chính doanh nghiệp. Việc cho phép tự do, thoải mái tự quy định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu không đồng nghĩa với việc cơ quan nhà nước sẽ quản lý con dấu lỏng lẻo, sử dụng tùy tiện ảnh hưởng tới cơ chế quản lý hiệu quả của cơ quan nhà nước và gây ra những hậu quả không đáng có. Bởi việc lạm dụng con dấu của doanh nghiệp để ký kết các hợp đồng, các văn bản giấy tờ sẽ phát sinh nhiều tranh chấp phức tạp khi đưa ra xét xử tại Tòa án nhân dân.
Quý Khách hàng nếu cần tư vấn, giải đáp chi tiết hơn cũng như cách thức tiếp cận dịch vụ này, vui lòng liên hệ trực tiếp với Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Luật sư Mr Nhật Nam qua hotline: 0912.35.65.75, gọi điện đến Tổng đài tư vấn pháp luật miễn phí 24/7: 1900.6575 hoặc gửi yêu cầu dịch vụ qua email: .Chúc Quý Khách hàng cùng gia đình mạnh khỏe, an lạc và thành công!
Trân trọng!
Công ty Luật Hồng Bàng./
[Last Updated On: 31/07/2021 By Lytuong.net]
Theo Nghị định số 99/2016/NĐ – CP ngày 01/07/2016, quy định quản lý và sử dụng con dấu: “Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.”
Theo điều 1, Nghị định số 58/2001/NĐ_CP, ngày 28/8/2001 CP quy định quản lý và sử dụng con dấu: con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức.
Hệ thống con dấu ở Việt Nam
Theo Nghị định số 99/2016/NĐ – CP ngày 01/07/2016, con dấu bao gồm: con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi.
- Con dấu có hình Quốc huy là con dấu trên bề mặt có hình Quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt
- Con dấu có hình biểu tượng là con dấu trên bề mặt có hình ảnh tượng trưng của cơ quan, tổ chức đó được pháp luật công nhận hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
- Con dấu không có hình biểu tượng là con dấu trên bề mặt không có hình Quốc huy hoặc không có hình ảnh tượng trưng.
- Dấu ướt là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin, hình thức, kích thước theo quy định, khi sử dụng con dấu dùng chất liệu mực để đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.
- Dấu nổi là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nổi nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.
- Dấu thu nhỏ là loại dấu ướt hoặc dấu nổi nhưng có kích thước nhỏ hơn.
- Dấu xi là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng con dấu dùng chất liệu xi để đóng niêm phong sẽ in nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Nội dung con dấu phải thể hiện được các thông tin: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp.
Mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện dưới một hình thức cụ thể [hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác]. Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.
Con dấu sử dụng trong các trường hợp đặc biệt
a. Con dấu các độ mật
Hình chữ nhật, kích thước 20mm × 8mm, có đường viền xung quanh, bên trong là chữ “MẬT” in hoa, nét đậm, cách đều đường viền 2mm.
Hình chữ nhật, kích thước 30mm × 8mm, có đường viền xung quanh, bên trong là chữ “TỐI MẬT” in hoa, nét đậm, cách đều đường viền 2mm.
Hình chữ nhật, kích thước 40mm × 8mm, có đường viền xung quanh, bên trong là chữ “TUYỆT MẬT” in hoa, nét đậm, cách đều đường viền 2mm.
- Con dấu thu hồi tài liệu bí mật Nhà nước
Hình chữ nhật, kích thước 80mm × 15mm, có đường viền xung quanh, bên trong có hai hàng chữ, hàng trên là hàng chữ in hoa nét đậm “TÀI LIỆU THU HỒI”, hàng dưới là chữ “Thời hạn” in thường ở đầu hàng và các dấu chấm cho đến hết, chữ ở các hàng cách đều đường viền 2mm.
Dấu thu hồi tài liệu mang bí mật Nhà nước sử dụng trong trường hợp tài liệu mật chỉ được phát ra trong một thời gian nhất định, người sử dụng chỉ được sử dụng trong thời hạn đó rồi nộp lại cho nơi phát tài liệu. Khi đóng dấu “Tào liệu thu hồi” vào tài liệu phát ra, ở dòng thời hạn phải ghi rõ thời gian thu hồi tài liệu trước ngày, giờ cụ thể.
Hình chữ nhật, kích thước 100mm × 10mm, có đường viền xung quanh, bên trong là hàng chữ “Chỉ người có tên mới được bóc bì” in thường, nét đậm, cách đều đường viền 2mm.
Con dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”
Dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” sử dụng trong trường hợp chuyển tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước độ tuyệt mật mà chỉ người nhận mới được bóc bì để bảo đảm bí mật của tài liệu, ngoài bì ghi rõ tên người nhận, bộ phận chuyển tài liệu phải chuyển tận tay người có tên trên bì.
b. Con dấu các độ khẩn
- 30mm × 8mm “KHẨN”
- 40mm × 8mm “THƯỢNG KHẨN”
- 20mm × 8mm “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ”
Chữ in hoa, Times New Roman, cỡ chữ 13/14, kiểu chữ đứng, in đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đứng.
Dấu đóng vào ô số 10b. Mực đóng màu đỏ tươi.
Nguyên tắc đóng dấu
- Chỉ đóng lên văn bản, giấy tờ khi đã có chữ kí của cấp có thẩm quyền [không đóng dấu lên giấy trắng, giấy khống chỉ/ văn bản, giấy tờ chưa hoàn chỉnh nội dung].
- Đóng rõ ràng, ngay ngắn lên từ 1/3 đến 1/4 chữ kí về phía bên trái. Đóng dấu ngược, mờ phải hủy văn bản và làm lại văn bản khác.
- Chỉ người được giao giữ dấu mới được phép trực tiếp đóng dấu vào văn bản [thường chỉ cán bộ biên chế chính thức mới được phép giữ và sử dụng con dấu].
- Dấu của cơ quan chỉ được đóng vào văn bản do cơ quan xây dựng và ban hành.
- Đối với cơ quan Nhà nước, không đóng dấu vào ngoài giờ hành chính. Trường hợp đặc biệt do thủ tướng cơ quan cho phép.