Giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định là những việc mà chúng ta phải làm hàng ngày. Trời mưa tắc đường, nên đi những đường nào để về nhà nhanh nhất đòi hỏi kỹ năng giải quyết vấn đề. Con đòi mua đồ chơi cũng là tình huống cần kỹ năng giải quyết vấn đề. Bởi không mua thì con khóc mà mua thì hai hôm vứt. Kể cả việc làm sao để giảm cân cũng là giải quyết vấn đề.
Đây là skill vô cùng cần thiết với bất kỳ ai, nhất là cấp manager trở lên. Level càng cao thì càng phải xử lý vấn đề khó hơn. Nên nếu bạn nắm được kỹ năng giải quyết vấn đề ngay khi chưa làm manager, chặng đường sau này sẽ có phần dễ thở hơn.
Sẽ có những vấn đề đơn giản không cần suy nghĩ, nhưng phải chi vấn đề nào cũng dễ vậy. Những vấn đề phức tạp hoặc là cần thời gian gấp hơn, hoặc đòi hỏi lượng kiến thức cao hơn, hoặc đòi hỏi kinh nghiệm lâu hơn. Một khi có kỹ năng giải quyết vấn đề, marketer hay growth hacker sẽ bình tĩnh và tự tin xử lý. Vậy từ đâu mà chúng ta thất bại khi gặp vấn đề?
Nguyên nhân giải quyết vấn đề thất bại
Có một số nguyên nhân khách quan và chủ quan phổ biến:
- Không có phương pháp mà giải quyết theo cách cảm tính, ngẫu nhiên. Con bị đau đầu thì cho con uống thuốc an thần. Nhưng có thể nguyên nhân là do con stress. Giải pháp dùng thuốc ở đây không hiệu quả. Do đó, bạn cần có kỹ năng giải quyết vấn đề.
- Thiếu cam kết trong giải quyết vấn đề. Bạn muốn giảm cân, đã thuê PT và được hướng dẫn ăn uống lẫn tập luyện từ A-Z. Giải pháp đã rành ra ở đó rồi, nhưng không cưỡng lại được ăn uống. Đó là khi trà sữa giảm 50%, hay đứa bạn thân rủ ăn pizza phô mai XXL.
- Chỉ thấy được một mặt nhỏ của vấn đề. Doanh thu sụt giảm so với cùng thời điểm năm trước thì đè đầu team marketing và team sales chất vấn. Nhưng không xem các yếu tố thời vụ năm trước không có covid.
- Không có khả năng phân tích và sáng tạo. Vấn đề càng phức tạp càng đòi hỏi phân tích tốt và phát huy sáng tạo. Những thói quen suy nghĩ lối mòn khi giải quyết vấn đề sẽ làm giảm khả năng sáng tạo của chúng ta.
Quy trình căn bản của kỹ năng giải quyết vấn đề
Quy trình căn bản của kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ gồm 6 bước:
1. Xác định vấn đề
Bước này là căn bản nhất trong kỹ năng giải quyết vấn đề. Vì bạn không nên lãng phí thời gian và sức lực vào việc không quan trọng. Chưa kể có những vấn đề tự biến mất. Hoặc có thể không phải mọi vấn đề đều do bạn giải quyết. Nếu vấn đề nên được giải quyết bộ phận có chuyên môn hơn thì hãy để họ xử lý nhanh gọn.
Việc giải quyết vấn đề mang lại lợi ích gì?
Nếu không giải quyết thì có nguy cơ gì?
Bản thân có chuyên môn hay quyền lực đủ để giải quyết không?
2. Phân tích nguyên nhân.
Bước này quan trọng nhất. Khi tìm đúng nguyên nhân thì bạn mới gãi đúng chỗ ngứa được. Dành thời gian nhiều để đặt thật nhiều câu hỏi, phân tích thật sâu, tìm đúng ngọn nguồn vấn đề.
- Vấn đề phát sinh do đâu?
- Vấn đề xảy ra ở đâu, lúc nào, liên quan đến sự kiện gì?
- Những mâu thuẫn nào cần khắc phục trong vấn đề.
- Quyền lợi của các bên liên quan ra sao?
- Đó có phải là vấn đề đơn lẻ hay có tiềm năng rộng lớn hơn?
- Nếu là vấn đề rộng lớn thì có thể phân ra nhỏ hơn không?
- Mục tiêu cần đạt được khi giải quyết là gì?
3. Đưa ra giải pháp.
Nạn có thể tự suy nghĩ bằng cách vận dụng kỹ năng giải quyết vấn đề. Nếu vấn đề phức tạp, bạn có thể gọi bộ phân liên quan để nghĩ càng nhiều ý tưởng càng tốt. Lưu ý, bước này chưa phải bước lọc ý tưởng. Đừng loại bỏ ý tưởng của bất kỳ ai. Ưu tiên bước này là số lượng ý tưởng hay giải pháp cho vấn đề.
4. Lựa chọn giải pháp.
Giờ mới là lúc lọc tìm ý tưởng có giá trị hơn. Lúc này các ý tưởng được ưu tiên sẽ phải giải quyết được vấn đề. Đồng thời, ý tưởng cũng nên dễ thực hiện nhất, không gây ảnh hưởng sau này.
5. Thực thi.
Hãy triển khai ý tưởng đó ra và thường xuyên theo dõi để xem liệu đây là giải pháp tốt.
6. Kiểm tra.
Set cho mình một thời hạn để kiểm tra lại ý tưởng này liệu đã giải quyết được vấn đề chưa? Nếu vẫn chưa, thì bạn cần bắt đầu lại từ đầu. Có thể bạn xác định sai vấn đề, hoặc giải pháp còn lỗ hổng.
Một số nguyên tắc của kỹ năng giải quyết vấn đề
- Nếu vấn đề do bạn gây ra, thừa nhận và xin lỗi ngay: Đây là phần khá khó trong kỹ năng giải quyết vấn đề. Nhưng nếu bạn làm được việc này sẽ mang lại lợi ích to lớn. Về phía bạn, bạn sẽ không phải bị mọi người ghét bỏ nếu trung thực, cả team cũng sẽ tiết kiệm thời gian tranh cãi với bạn xem ai đúng ai sai. Bạn tưởng tượng xem bạn gây lỗi cần xử lý cấp bách mà cả team mất 80% thời gian tranh cãi thì vấn đề có được giải quyết thỏa đáng không?
- Nếu vấn đề do sai phạm cá nhân của người khác, không công kích họ. Tập trung giải quyết vấn đề, không giải quyết con người. Cùng nguyên tắc trên, nếu chỉ chăm chăm dành thời gian tranh cãi thì mất thời gian cả team. Về sau cực kỳ ảnh hưởng teamwork.
- Tập trung vào vấn đề và giải pháp có thể kiểm soát được: không phải mọi vấn đề đều trong tầm kiểm soát của bạn. Trời mưa thì bạn đâu thể bảo trời đừng mưa được, nhưng bạn có thể chọn các giải pháp có thể dùng ô hoặc áo mưa để về nhà.
- Nếu vấn đề về con số, hãy dùng data: chắc chắn bạn sẽ cần các dữ liệu liên quan đến chỉ số đang gặp vấn đề. Rất có thể bạn sẽ đọc được nguyên nhân và tìm được giải pháp phù hợp, thay vì ra giải pháp cảm tính. Team sales báo khách tới cửa hàng trẻ quá không có tiền mua. Họ đổ lỗi đây là do team chạy performance. Nhưng đây là loại dữ liệu bạn có thể lấy ra từ các analytics tool, bạn có thể dễ dàng show cho họ thấy ad không reach ai dưới 25 tuổi.
Bài tập kỹ năng giải quyết vấn đề
Nam là một marketer giỏi, chỉ sau 2 năm ra trường đã lên được vị trí manager. Nhưng từ khi lên manager Nam lại gặp stress với việc quản lý team. Nhân viên lớn tuổi hơn có vẻ không hợp tác và tỏ ra không phục. Anh đoán là do họ cho anh quá trẻ để làm manager. Họ thường không phát biểu hay phản biện ý kiến trong các buổi meeting. Nam còn nghe là họ nói xấu mình với cấp trên và các team khác.
Nếu là bạn thì bạn sẽ làm gì?
Yêu cầu:
- Áp dụng kỹ năng giải quyết vấn đề dựa vào quy trình trên, hãy đề xuất một số giải pháp khả thi cho 6 tháng tới.
- Xác định tiêu chí để đánh giá các giải pháp.
- Đánh giá lại các giải pháp dựa vào các tiêu chí trên và lựa chọn ra giải pháp khả thi nhất.
Cách thú vị để biến vấn đề thành cơ hội.
Nhân viên của bạn có thể đạt được nhiều hơn nữa khi họ giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định cùng nhau. Bằng cách phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề của họ, bạn có thể cải thiện khả năng của họ để có thể giải quyết tận gốc rễ các vấn đề phức tạp. Và bằng cách tinh chỉnh kỹ năng ra quyết định của mình, bạn có thể giúp họ làm việc cùng nhau một cách chín chắn, sử dụng các cách suy nghĩ khác nhau và có trách nhiệm với các quyết định đưa ra.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng xem xét ba bài tập xây dựng nhóm mà bạn có thể sử dụng để cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định trong một nhóm.
Bài tập 1: Lạc trên biển
Trong hoạt động này, những người tham gia được đặt trong tình huống bị đắm tàu và họ bị mắc kẹt trong một chiếc thuyền cứu sinh. Mỗi nhóm có một hộp diêm và một số vật phẩm mà họ đã vớt được từ tàu chìm. Các thành viên sẽ trao đổi và cho ý kiến về những vật dụng nào là quan trọng nhất cho sự sống còn của họ.
Mẹo: Tải và in bảng danh mục các vật dụng để thực hiện bài tập này.
Tác dụng
Hoạt động này xây dựng các kỹ năng giải quyết vấn đề khi các thành viên trong nhóm phân tích thông tin, thương lượng và hợp tác với nhau. Nó cũng khuyến khích mọi người lắng nghe và suy nghĩ về cách họ đưa ra quyết định.
Những gì bạn cần
- Tối đa năm người trong mỗi nhóm.
- Phòng riêng lớn.
- Bảng danh mục xếp hạng các vật dụng cho từng thành viên trong nhóm. Bảng này sẽ gồm sáu cột. Cột đầu tiên liệt kê từng mục [xem bên dưới], cột thứ hai để trống cho mỗi thành viên trong nhóm có thể xếp hạng các mục. Cột thứ ba là để xếp hạng theo ý kiến của nhóm. Cột thứ tư là xếp hạng theo kết quả được tiết lộ ở phần cuối của bài tập. Cột thứ năm và thứ sáu là cho nhóm nhập sự khác biệt giữa điểm số cá nhân, của nhóm và kết quả cuối cùng.
- Xếp hạng các vật dụng sau: màn chống muỗi, xăng, thùng chứa nước, gương cạo râu, tấm nhựa, khẩu phần ăn khẩn cấp, bản đồ biển, ghế nổi hoặc đệm, dây thừng, một số thanh sôcôla, một cần câu, thuốc đuổi cá mập, một chai rượu rum, và một loa phát thanh. Đây có thể được liệt kê trong biểu đồ xếp hạng hoặc được hiển thị trên bảng trắng hoặc cả hai.
- Kinh nghiệm thực tế cho thấy bài tập có thể được thực hiện thú vị hơn bằng cách chuẩn bị sẵn một số đạo cụ.
Thời gian
Linh hoạt, nhưng thường từ 25 đến 40 phút.
Hướng dẫn
- Hướng dẫn từng thành viên tham gia chơi, cung cấp cho mỗi người một bảng xếp hạng.
- Để từng thành viên xếp hạng các mục theo thứ tự quan trọng trong thời gian 10 phút [điền vào cột thứ hai].
- Cho các nhóm 10 phút để bàn bạc và quyết định thứ hạng theo ý kiến của nhóm. Sau khi đã thống nhất, họ liệt kê trong cột thứ ba trong trang tính.
- Yêu cầu mỗi nhóm so sánh xếp hạng của cá nhân với xếp hạng của nhóm, và xem xét lý do tại sao có điểm khác biệt. Có ai thay đổi suy nghĩ về thứ hạng sau khi thảo luận nhóm không? Bao nhiêu người bị ảnh hưởng bởi cuộc trò chuyện nhóm?
- Bây giờ đọc “đúng” thứ tự, được đối chiếu bởi các chuyên gia tại US Coast Guard [từ nhiều nhất đến ít quan trọng nhất]:
- Gương cạo râu [Một trong những công cụ mạnh mẽ nhất, bởi vì bạn có thể sử dụng nó để báo hiệu vị trí của mình bằng cách phản chiếu ánh mặt trời.]
- Xăng [có ích cho việc báo hiệu vì xăng trôi nổi trên mặt nước và có thể đốt các vật dụng]
- Thùng chứa nước.
- Khẩu phần ăn khẩn cấp [Có giá trị cho lượng thức ăn cơ bản.]
- Tấm nhựa [Có thể được sử dụng cho nơi trú ẩn, hoặc để thu thập nước mưa.]
- Thanh sô cô la. [cung cấp thực phẩm]
- Cần câu. [Có thể sử dụng để bắt cá. Cũng có thể sử dụng để dựng lều.]
- Dây thừng. [dùng để buộc các thiết bị lại với nhau, nhưng không nhất thiết phải sống còn.]
- Ghế nổi hoặc đệm [dùng để thay thế phao]
- Thuốc đuổi cá mập [quan trọng khi ở trong nước.]
- Chai rượu rum. [Có thể hữu ích như một chất khử trùng để điều trị vết thương, nhưng sẽ làm bạn háo nước nếu bạn uống nó.]
- Đài phát thanh.
- Bản đồ biển. [Vô giá trị không có thiết bị điều hướng.]
- Màn chống muỗi. [Giả sử bạn đã bị đắm tàu ở Đại Tây Dương, nơi không có muỗi, điều này là vô dụng.]
Lời khuyên cho người hướng dẫn
Kịch bản lý tưởng là cho các nhóm cùng đi đến một quyết định đồng thuận, nơi mà ý kiến của mọi người được lắng nghe và thống nhất. Tuy nhiên, điều đó không phải lúc nào cũng xảy ra một cách tự nhiên: những người quyết đoán có xu hướng thu hút sự chú ý nhất. Thành viên nhóm ít thẳng thắn thường không chia sẻ quan điểm cá nhân, đặc biệt khi ý tưởng của họ khác với quan điểm của số đông. Điều quan trọng là thu hút mọi người tham gia, đồng thời giải thích lý do tại sao lại quyết định như vậy, để mọi người có thể rút ra các bài học từ đó.
Bạn có thể sử dụng kỹ thuật Stepladder khi thảo luận nhóm. Ở đây, yêu cầu mỗi thành viên trong nhóm suy nghĩ về vấn đề một cách riêng lẻ, và từng người một, giới thiệu những ý tưởng mới cho một trưởng nhóm được chỉ định – mà không biết ý tưởng nào đã được thảo luận. Sau khi hai người đầu tiên trình bày ý tưởng và thảo luận với nhau, thêm một người thứ ba trình bày ý tưởng của mình trước khi nghe ý kiến trước đó. Chu kỳ trình bày và thảo luận này tiếp tục cho đến khi cả nhóm đã có cơ hội lên tiếng ý kiến của họ. Sau khi mọi người hoàn thành bài tập, mời các nhóm đánh giá quá trình để tự mỗi người rút ra kinh nghiệm của riêng họ. Ví dụ, hỏi họ những khác biệt chính giữa cá nhân, nhóm và thứ hạng chính thức là gì và tại sao. Điều này sẽ đưa cuộc thảo luận về kết quả mà các nhóm đưa ra, và khiến mọi người nghĩ về các kỹ năng họ phải sử dụng trong các tình huống trong tương lai, chẳng hạn như lắng nghe, thương lượng và kỹ năng ra quyết định, cũng như kỹ năng sáng tạo ‘thinking outside of the box”.
Bài tập 2: Thả trứng lớn
Trong trò chơi cổ điển, các nhóm phải làm việc cùng nhau để xây dựng một thùng chứa bảo vệ trứng, được thả từ độ cao nhất định. Trước khi thả trứng, các nhóm phải thuyết trình về các giải pháp của họ, quá trình tìm kiếm giải pháp và lý do họ tin tưởng giải pháp này sẽ thành công.
Sử dụng
Trò chơi này phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định. Các thành viên trong nhóm phải lựa chọn hành động tốt nhất thông qua thương lượng và tư duy sáng tạo.
Những gì bạn cần
- Tốt nhất là ít nhất sáu người trong mỗi nhóm.
- Trứng sống – một quả cho mỗi nhóm, cộng thêm một số lượng dự trữ!
- Vật liệu để tạo bao bì, chẳng hạn như bìa cứng, băng keo, băng đàn hồi, chai nhựa, túi nhựa, ống hút và kéo.
- Tạp dề bảo vệ quần áo, khăn giấy để lau chùi và khăn trải bàn bằng giấy, nếu cần.
- Một nơi nào đó – lý tưởng là bên ngoài – bạn có thể thả trứng từ đó. [Nếu không có nơi nào thích hợp, bạn có thể sử dụng thang hoặc tương đương.]
Thời gian
- Khoảng 15 đến 30 phút để tạo các gói.
- Khoảng 15 phút để chuẩn bị, trình bày một phút.
- Đủ thời gian cho các bài thuyết trình và phản hồi [điều này sẽ phụ thuộc vào số lượng nhóm].
- Thời gian để chứng minh giải pháp là đúng.
Hướng dẫn
- Sắp xếp mọi người vào các nhóm, yêu cầu mỗi nhóm xây dựng một hộp có thể bảo vệ trứng rơi từ độ cao được chỉ định [ví dụ: hai mét rưỡi] với các vật liệu được cung cấp.
- Mỗi nhóm cử ra một người trình bày về ý tưởng của nhóm.
- Sau khi tất cả các nhóm đã trình bày, họ phải thả trứng của họ, đánh giá xem trứng có còn nguyên vẹn hay không và thảo luận những gì họ đã học được.
Lời khuyên cho người hướng dẫn
Khi các nhóm đưa ra quyết định của mình, họ càng cân nhắc kỹ các lựa chọn thì quyết định cuối cùng của họ càng có hiệu quả.
Khuyến khích các nhóm xem xét tình hình từ các góc độ khác nhau, để họ đưa ra quyết định tốt nhất có thể. Nếu mọi người đang gặp khó khăn, yêu cầu mọi người sử dụng kỹ thuật Brainstorming – đây có lẽ là phương pháp tạo ý tưởng phổ biến nhất trong một nhóm.
Yêu cầu các nhóm tìm hiểu quá trình đi đến quyết định của nhóm, để khiến họ suy nghĩ về cách cải thiện quy trình này trong tương lai. Bạn có thể đặt câu hỏi cho họ như:
- Các nhóm có bỏ phiếu để thống nhất ý kiến hay các thành viên bị ảnh hưởng bởi ý kiến của một cá nhân nào đó?
- Các nhóm phân chia trách nhiệm như thế nào? Dựa trên chủ quan hay kinh nghiệm của mọi người?
- Mọi người có tình nguyện làm công việc của họ không?
- Có người nào đảm nhận vai trò của “lãnh đạo” không?
- Các thành viên trong nhóm tạo ra và thực hiện bài thuyết trình như thế nào? Đây có phải là nỗ lực cá nhân hay nhóm không?
Bài tập 3: Tự tạo tình huống riêng của bạn
Trong bài tập này, các nhóm phải tạo ra hoạt động mới, giải quyết vấn đề của riêng họ.
Tác dụng
Trò chơi này khuyến khích người tham gia suy nghĩ về quy trình giải quyết vấn đề. Nó xây dựng các kỹ năng như sáng tạo, đàm phán và ra quyết định, cũng như giao tiếp và quản lý thời gian. Sau hoạt động, các nhóm sẽ làm việc cùng nhau tốt hơn và có thể tự suy nghĩ để giải quyết vấn đề của mình.
Những gì bạn cần
- Lý tưởng là bốn hoặc năm người trong mỗi nhóm.
- Phòng riêng lớn.
- Giấy, bút và bảng lật.
- Thời gian: Khoảng một giờ.
Hướng dẫn
- Khi những người tham gia đến, bạn thông báo rằng, thay vì dành một giờ cho hoạt động xây dựng nhóm giải quyết vấn đề, họ phải thiết kế một tình huống riêng họ.
- Chia những người tham gia thành các nhóm và nói với họ rằng họ phải tạo ra một hoạt động xây dựng nhóm để giải quyết vấn đề mà hoạt động này sẽ có ích trong tổ chức của họ. Hoạt động này không được là hoạt động mà họ đã tham gia hoặc đã nghe nói.
- Sau một giờ, mỗi nhóm phải trình bày hoạt động của mình cho mọi người khác và phác thảo các lợi ích chính của nó.
Lời khuyên cho người hướng dẫn
Có bốn bước cơ bản trong việc giải quyết vấn đề: xác định vấn đề, tạo ra các giải pháp, đánh giá và lựa chọn các giải pháp và triển khai các giải pháp. Giúp nhóm của bạn suy nghĩ sáng tạo ở từng giai đoạn bằng cách yêu cầu họ đánh giá kỹ lưỡng nhiều lựa chọn. Nếu khó có ý tưởng, hãy giới thiệu một kỹ thuật động não thay thế, chẳng hạn như Brainwriting. Điều này cho phép mọi người phát triển ý tưởng của người khác, trong khi tất cả đều có cơ hội bình đẳng để đóng góp ý tưởng. Sau khi thuyết trình, khuyến khích các nhóm thảo luận về các quy trình ra quyết định khác nhau mà họ đã thực hiện. Bạn có thể hỏi cách truyền đạt và quản lý thời gian của họ hoặc về cách họ duy trì cuộc thảo luận nhóm … Và để tóm lại, bạn có thể hỏi họ liệu họ có thay đổi cách tiếp cận sau khi nghe các bài thuyết trình của các nhóm khác hay không.
Áp dụng điều này cho cuộc sống của bạn
Hãy xem xét cách những người xung quanh bạn giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định. Các thành viên trong nhóm của bạn có được hưởng lợi từ việc cải thiện kỹ năng của họ không? Nếu vậy, hãy suy nghĩ xem liệu bạn có thể kết hợp bất kỳ bài tập nào trong số các bài tập này vào cuộc họp nhóm tiếp theo hoặc sự kiện xây dựng nhóm của bạn hay không.
Bấm vào đây để tải biểu mẫu.