Kế toán được chia ra thành nhiều bộ phận, lĩnh vực khác nhau. Mỗi bộ phận đều đảm nhận những nhiệm vụ riêng biệt. Trong đó, kế toán thanh toán là vị trí đóng vai trò quan trọng trong bộ máy hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây Hóa đơn điện tử Easyinvoice sẽ chia sẻ về kế toán thanh toán là gì và những điều quan trọng cần biết về vị trí này.
Nội dung bài viết
1. Kế toán thanh toán là gì?
Thanh toán được hiểu là việc chi trả tiền cho các sản phẩm, dịch vụ, công việc nhất định. Một doanh nghiệp có rất nhiều các khoản thanh toán khác nhau và có thể được thực hiện theo một số cách như: sử dụng tiền mặt, ghi nợ, tín dụng hoặc chuyển khoản ngân hàng… Thanh toán ở đây cũng bao gồm các khoản mà doanh nghiệp được thu về.
Kế toán thanh toán là vị trí thực hiện các công việc lập chứng từ thu – chi trong doanh nghiệp mỗi khi có nhu cầu cần thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
Ngoài ra kế toán thanh toán cũng theo dõi, tổng hợp, hạch toán kế toán thanh toán các nghiệp vụ phát sinh, các nghiệp vụ kinh tế – tài chính cả trong và ngoài doanh nghiệp.
Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến việc sử dụng dòng tiền để thanh toán cho các đối tượng liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
\>>>>>>>>> Tìm hiểu ngay: Tại sao nên tích hợp Hoá đơn điện tử với Phần mềm kế toán?
2. Các nghiệp vụ của kế toán thanh toán
Kế toán thanh toán là vị trí đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Dưới đây là tổng hợp những nghiệp vụ của kế toán thanh toán
2.1. Kế toán thanh toán cần nắm được quy trình thực hiện của kế toán
Trường hợp khách hàng thanh toán trực tiếp:
- Kế toán thanh toán cần phải cung cấp đầy đủ các thông tin như trên giấy “đề nghị nộp tiền”.
- Sau khi đã kiểm tra và đối chiếu những thông tin được cung cấp thì kế toán thanh toán sẽ lập “phiếu thu” theo đúng quy định giao cho khách hàng và mang tiền nộp cho thủ quỹ.
- Khi thủ quỹ nhận được tiền đầy đủ thì mới ký tên và đóng dấu là đã thu tiền.
- Phòng kế toán nói chung, kế toán thanh toán nói riêng sẽ căn cứ vào phiếu thu đó để tiến hành ghi vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp phải thu của khách hàng.
Trường hợp khách hàng thanh toán qua ngân hàng:
- Sau khi đã hoàn tất thủ tục thanh toán tại đó sẽ phải gửi giấy báo về cho công ty
- Kế toán thanh toán sẽ là người căn cứ vào giấy báo đó để tiến hành ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp phải thu của khách hàng theo đúng quy định của kế toán
2.2. Quản lý, theo dõi các khoản thu của doanh nghiệp
Các khoản thu của doanh nghiệp gồm nhiều khoản khác nhau. Các khoản thu bên trong doanh nghiệp có thể kể đến như khoản thu từ các cổ đông của doanh nghiệp; các khoản tạm ứng còn dư được thu hồi, hoặc cũng có thể là các khoản thu nội bộ khác….
Các khoản thu ngoài doanh nghiệp có thể kể đến như các khoản tiền mà doanh nghiệp đã ký cược, kỹ quỹ, các khoản mà chủ thể khác nợ doanh nghiệp, hay các khoản tiền doanh nghiệp được bồi thường.
Ngoài ra, thì các doanh nghiệp thường có các khoản tiền gửi tại ngân hàng.
Từ đó, nhiệm vụ của kế toán thanh toán là:
- Thực hiện nghiệp vụ thu tiền của các đối tượng bên trong, bên ngoài doanh nghiệp như: các cổ đông, thu hồi tạm ứng còn dư, các khoản thu nội bộ khác, thu bồi thường, ký cược, ký quỹ, thu hồi công nợ khách hàng,…
- Thực hiện theo dõi các khoản tiền gửi ngân hàng.
- Theo dõi hoạt động thanh toán qua thẻ của khách hàng.
- Theo dõi công nợ và đôn đốc thu hồi công nợ.
- Kiểm soát hoạt động thu ngân trong doanh nghiệp. Trực tiếp tiếp nhận các chứng từ có liên quan từ bộ phận thu ngân. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của những chứng từ nhận được.
- Quản lý chặt chẽ các chứng từ liên quan đến các khoản thu của doanh nghiệp.
- Hạch toán nghiệp vụ liên quan đến các khoản thu của doanh nghiệp.
\>>>>>>>> Bài viết liên quan: Kế toán cần làm gì khi phát hiện hóa đơn đầu vào sai mã số thuế
2.3. Quản lý, theo dõi các khoản chi của doanh nghiệp
- Lập kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp hàng tháng, hàng tuần.
- Thực hiện nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt,qua ngân hàng cho nhà cung cấp như: đối chiếu công nợ, nhận hóa đơn, xem xét phiếu đề nghị thanh toán, lập phiếu chi.
- Thực hiện các nghiệp vụ chi nội bộ như trả lương, thanh toán tiền mua hàng bên ngoài…
- Theo dõi nghiệp vụ tạm ứng.
- Liên hệ với nhà cung cấp trong trường hợp kế hoạch thanh toán ko đảm bảo.
Khi thực hiện quản lý, theo dõi các khoản chi trên thì kế toán thanh toán bắt buộc phải quản lý các chứng từ, hóa đơn của các khoản chi đó.
2.4. Quản lý quỹ tiền mặt của doanh nghiệp
Quỹ tiền mặt của doanh nghiệp là thành phần liên quan trực tiếp đến hoạt động thu, hoạt động chi của doanh nghiệp. Do đó, kế toán sẽ kết hợp với thu ngân để cùng quản lý số tiền thu, chi của doanh nghiệp, sự biến động của quỹ tiền mặt theo từng ngày.
- Đối chiếu, kiểm tra tồn quỹ cuối mỗi ngày với thủ quỹ.
- Lập báo cáo, in sổ sách tồn quỹ báo cáo cho ban giám đốc [Với nhiều doanh nghiệp, có thể sẽ được yêu cầu báo cáo hàng ngày].
\>>>>>>> Xem thêm: Mục đích của báo cáo tài chính tổng hợp
2.5. Kiểm soát hoạt động thu ngân
- Tiếp nhận các chứng từ liên quan từ bộ phận thu ngân.
- Kiểm tra, đối soát tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ
- Trong trường hợp doanh nghiệp không sử dụng các phần mềm quản lý thì kế toán thanh toán sẽ thực hiện việc kiểm soát những chững từ kế toán từ thu ngân cung cấp.
3. Các kỹ năng quan trọng cần có của kế toán thanh toán
Để làm tốt được vị trí kế toán thanh toán phải đảm bảo những yêu cầu như:
Có những kỹ năng cơ bản và chuyên môn của kế toán: Năng lực và kỹ năng chuyên môn công việc của kế toán thanh toán được thể hiện trong các hoạt động như: kỹ năng lập báo cáo, hạch toán; kỹ năng phân tích, thống kê tài chính; kỹ năng trình bày báo cáo; kỹ năng quản trị tài chính doanh nghiệp;…
Am hiểu và sử dụng thành thạo phần mềm kế toán: Kế toán sẽ phải sử dụng rất nhiều phần mềm, bảng excel để thực hiện thống kê các giao dịch và lên kế hoạch cho các hạch toán. Nếu không thành thạo kỹ năng này, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để hoàn thành công việc, chưa kể, hiệu quả làm việc cũng không đạt như mong muốn.
\>>>>>>>>> Sự khác nhau giữa kế toán dồn tích và kế toán tiền mặt. Xem ngay tại đây.
Kỹ năng giao tiếp và thuyết trình tốt: Công việc của kế toán thanh toán cần có sự kết hợp với các bên như ngân hàng, thu ngân, thủ quỹ,… Do đó, kỹ năng giao tiếp tốt sẽ hỗ trợ rất nhiều cho công việc.
Bên cạnh đó, kế toán thanh toán cũng thường xuyên phải thuyết trình với cấp trên về tình hình tài chính của công ty, trình bày các bản báo cáo với nhiều số liệu khác nhau nên kỹ năng thuyết trình tốt là rất cần thiết.
Kỹ năng phân tích: Công việc của kế toán thanh toán đòi hỏi khả năng tổng hợp, phân tích và xử lý số liệu một cách chính xác, nhanh chóng.
Bên cạnh những kỹ năng quan trọng trên, kế toán thanh toán cũng cần đảm bảo phẩm chất cần có của một nhân viên kế toán:
- Có nhân cách tốt, trung thực, thẳng thắn
- Sức khỏe tốt, năng động, chuyên cần
- Cẩn thận, ngăn nắp, và có tinh thần trách nhiệm với công việc
- Nhiệt tình, tự tin, có tinh thần đồng đội; khả năng hợp tác và làm việc nhóm tốt
- Nhanh nhẹn và chịu được áp lực công việc cao
Trên đây là những thông tin quan trọng cần biết về kế toán thanh toán là gì và công việc của một kế toán thanh toán. Hy vọng sẽ giúp ích cho Quý bạn đọc đang quan tâm đến vị trí này.
Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với Hóa đơn điện tử Easyinvoice qua Hotline: 1900 56 56 53 – 1900 33 69 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.
\==========
Từ ngày 01/07/2022 theo Nghị định 123, Thông tư 78.các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân chính thức ngừng việc sử dụng chứng từ khấu trừ giấy do cơ quan Thuế cấp và chứng từ tự in theo quy định tại Thông tư 37 và chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
SoftDreams ra mắt Phần mềm kê khai EASYPIT Hỗ trợ nghiệp vụ kê khai Thuế TNCN theo quy định bắt buộc của pháp luật. Nếu bạn cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên môn của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.